◎侯 擘

(黑龍江科學(xué)技術(shù)出版社有限公司，黑龍江 哈爾濱 150000)

毫無(wú)疑問，各個(gè)出版社在日益競(jìng)爭(zhēng)激烈的圖書市場(chǎng)環(huán)境下紛紛將提升圖書出版效率和質(zhì)量作為重要目標(biāo)。高效管理與圖書出版高質(zhì)量與高效益有著緊密聯(lián)系，尤其圖書出版是一項(xiàng)集多環(huán)節(jié)于一體的系統(tǒng)化工程，在出版中實(shí)施科學(xué)高效管理能提升出版社經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益以及綜合競(jìng)爭(zhēng)力。ERP 系統(tǒng)為控制、計(jì)劃和管理企業(yè)所有資源的方式，能幫助企業(yè)優(yōu)化配置資源，提升經(jīng)營(yíng)與管理水平，在出版社出版管理中應(yīng)用ERP 系統(tǒng)能有效增強(qiáng)其整體實(shí)力，形成可持續(xù)發(fā)展能力，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)先機(jī)，提升出版管理工作水平，推動(dòng)出版行業(yè)快速穩(wěn)定發(fā)展。

一、ERP特征

ERP 即企業(yè)資源計(jì)劃，基于信息技術(shù)運(yùn)用系統(tǒng)化管理為企業(yè)發(fā)展提供決策支持以及業(yè)務(wù)運(yùn)行管理工作平臺(tái)。該系統(tǒng)將企業(yè)信息流、資金流、物流相整合后實(shí)施管理，使企業(yè)現(xiàn)有資源得到最大限度利用，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益目標(biāo)。

ERP 共有以下三大特征：其一，面向供需鏈管理的信息集成；ERP 自身不僅具有財(cái)務(wù)功能、制造與供銷等，在功能方面還具備支持物料流通體系運(yùn)輸管理與倉(cāng)庫(kù)管理；支持保障生產(chǎn)體系的設(shè)備維護(hù)、實(shí)驗(yàn)室管理、質(zhì)量管理、備品備件管理；支持售后服務(wù)、在線分析處理與質(zhì)量反饋，實(shí)時(shí)掌握市場(chǎng)需求；支持跨國(guó)經(jīng)營(yíng)的多幣制、多語(yǔ)種、多工廠、多國(guó)家地區(qū)需求；支持混合型或多種類型制造企業(yè)；支持電子商務(wù)、遠(yuǎn)程通信、電子數(shù)據(jù)交換、Web/Extranet/Internet 等。其二，部分ERP 系統(tǒng)功能已超出現(xiàn)有制造業(yè)應(yīng)用范圍并逐漸成為應(yīng)用意義廣泛且較強(qiáng)適應(yīng)性的企業(yè)管理系統(tǒng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)新成就；和MRPII 相比，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應(yīng)用是ERP 最為顯著的特征，該系統(tǒng)不單單運(yùn)用面向?qū)ο蠹夹g(shù)、關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、SQL 結(jié)構(gòu)化查詢語(yǔ)言、分布式數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)輔助軟件工程等，在操作層面基于開放性較強(qiáng)的平臺(tái)，運(yùn)用符合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)特性的編程軟件，更好地滿足不同行業(yè)用戶使用需求。其三，ERP 系統(tǒng)與企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組緊密聯(lián)系；蓬勃發(fā)展的信息技術(shù)提升信息傳遞速度，拓寬業(yè)務(wù)信息交換量與覆蓋面，為企業(yè)實(shí)時(shí)處理相關(guān)信息并做出決策提供便利。

企業(yè)內(nèi)外業(yè)務(wù)流程需保證信息暢通無(wú)阻，才能使企業(yè)業(yè)務(wù)流程對(duì)環(huán)境變化做到預(yù)見性評(píng)判和響應(yīng)，ERP 系統(tǒng)應(yīng)用能提升企業(yè)供需鏈管理競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，便于企業(yè)能實(shí)時(shí)且迅速地捕捉市場(chǎng)動(dòng)態(tài)變化并做出反應(yīng)，提升企業(yè)運(yùn)行效率。

二、在出版社出版管理中應(yīng)用ERP系統(tǒng)的必要性

(一)現(xiàn)代出版業(yè)供應(yīng)鏈管理要求

出版業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)環(huán)境中，將新品研發(fā)、營(yíng)銷擴(kuò)張、質(zhì)量管理、售后服用等作為工作重點(diǎn)，并基于此打造競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。而現(xiàn)代出版業(yè)在合作共贏與分工細(xì)化的市場(chǎng)環(huán)境下，單憑自身現(xiàn)有資源參與激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不利于長(zhǎng)穩(wěn)發(fā)展，需要打造整體供應(yīng)鏈吸納上游原材料供應(yīng)商與下游客戶，同時(shí)有機(jī)整合出版業(yè)內(nèi)部資源、客戶要求與上游供應(yīng)商資源等，出版業(yè)內(nèi)部多層相互協(xié)作并有效管理供應(yīng)鏈上所有環(huán)節(jié)。供應(yīng)鏈管理驅(qū)使不同出版業(yè)在ERP 系統(tǒng)管理下相互協(xié)作經(jīng)營(yíng)，通過(guò)共享資源和信息大幅度提升出版業(yè)供應(yīng)鏈管理在大市場(chǎng)環(huán)境下的優(yōu)勢(shì)。

(二)現(xiàn)代出版業(yè)財(cái)務(wù)管理的要求

當(dāng)前大部分出版業(yè)在財(cái)務(wù)管理層面都相繼引入電算化管理，換言之，各個(gè)企業(yè)針對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)已積累相應(yīng)經(jīng)驗(yàn)，為了能在以速度著稱的現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)中搶占市場(chǎng)先機(jī)，需不斷提升財(cái)務(wù)管理信息化水平，使財(cái)務(wù)管理人員能敏捷地捕捉市場(chǎng)需求變化并結(jié)合自身實(shí)際情況提出應(yīng)對(duì)方案。ERP 系統(tǒng)將業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)流程相融合，形成一體化財(cái)務(wù)管理體系，便于多方使用經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息，企業(yè)財(cái)務(wù)部門在此基礎(chǔ)上通過(guò)與其他部門溝通交流進(jìn)行事前預(yù)測(cè)，便于決策層充分思考和制定戰(zhàn)略管理對(duì)策，這是促進(jìn)出版業(yè)可持續(xù)發(fā)展的良性發(fā)展策略，而運(yùn)用滾動(dòng)成本核算法產(chǎn)生資金賬與實(shí)物賬，再與資金流和物流高效對(duì)接，不僅能準(zhǔn)確且及時(shí)地處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，更能減緩財(cái)務(wù)管理人員工作壓力。

(三)現(xiàn)代企業(yè)組織的結(jié)構(gòu)要求

知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代驅(qū)使出版業(yè)打造扁平化且具有彈性的組織結(jié)構(gòu)，從而以更為靈活和高效率的方式滿足出版市場(chǎng)和客戶日益增長(zhǎng)的需求。傳統(tǒng)金字塔形職能層次組織結(jié)構(gòu)已不利于發(fā)展，此類組織結(jié)構(gòu)人員繁多且機(jī)構(gòu)臃腫，降低了辦事效率，而以彈性扁平化組織結(jié)構(gòu)替代傳統(tǒng)扁平小組中心型流式組織，其出版業(yè)外部顧問、專家或不同部門工作人員均是該組織成員，符合ERP 管理系統(tǒng)要求。

三、在出版社出版管理工作中應(yīng)用ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊

綜合體現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)效果的指標(biāo)即財(cái)務(wù)管理對(duì)象，所以不同行業(yè)在應(yīng)用ERP 時(shí)，重點(diǎn)關(guān)注的就是財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)整合供應(yīng)商制造資源、企業(yè)內(nèi)部制造活動(dòng)與客戶需求，可第一時(shí)間準(zhǔn)確反饋企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)形成的財(cái)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)全局化管理和控制企業(yè)資金流目標(biāo)。對(duì)企業(yè)而言，資金流控制關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)與投資決策，尤其在經(jīng)濟(jì)社會(huì)蓬勃發(fā)展的背景下，企業(yè)在控制資金流時(shí)除了要對(duì)整個(gè)企業(yè)資金流速與流量進(jìn)行管理，還要準(zhǔn)確分析問題所在，為企業(yè)決策管理提供數(shù)據(jù)支撐，正因如此，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)為ERP 重要組成。高效應(yīng)用ERP 的關(guān)鍵即ERP 管理系統(tǒng)下屬的子功能模塊為財(cái)務(wù)管理模塊提供服務(wù)，有利于企業(yè)持續(xù)優(yōu)化資金和價(jià)值鏈等資源，達(dá)到即時(shí)反映、反饋信息目的，大幅度提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

出版財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用ERP 系統(tǒng)的要求：

(一)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)功能

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)功能包括：1.支持出版企業(yè)設(shè)置符合自身情況且靈活性較強(qiáng)的財(cái)務(wù)管理組織結(jié)構(gòu)與擴(kuò)展功能；2.支持出版企業(yè)設(shè)置權(quán)限管理，包括財(cái)務(wù)憑證信息與單據(jù)審批等信息披露權(quán)限；3.支持出版企業(yè)針對(duì)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)追溯分析；4.支持外幣輔助賬核算與多幣制核算。

(二)賬務(wù)管理

該層面集中于以下幾點(diǎn)：1.ERP 系統(tǒng)能為出版企業(yè)提供安全性高且多元化的憑證管理方式，用戶在操作中靈活地輸入不同會(huì)計(jì)分錄實(shí)施周期性批處理和批量處理憑證，在錄入憑證時(shí)，針對(duì)現(xiàn)金等物價(jià)憑證，根據(jù)具體業(yè)務(wù)信息自動(dòng)生成現(xiàn)金流量憑證，與此同時(shí)，對(duì)各種類型沖銷方式給予支持，例如對(duì)出版企業(yè)內(nèi)部關(guān)聯(lián)性交易采取自動(dòng)處理方式，使內(nèi)部交易與往來(lái)相抵消，其他系統(tǒng)能自動(dòng)生成應(yīng)收與應(yīng)付等業(yè)務(wù)。此外，支持期末處理，提供自定義匯兌損益結(jié)賬、銷售成本結(jié)賬、對(duì)應(yīng)結(jié)賬、自定義結(jié)賬等轉(zhuǎn)賬功能，系統(tǒng)根據(jù)自定義結(jié)轉(zhuǎn)生成憑證。2.ERP 系統(tǒng)支持建立統(tǒng)一化且多層次的會(huì)計(jì)科目表，該科目表不單單可與企業(yè)科目體系相兼容，還可同時(shí)應(yīng)用于出版企業(yè)或單個(gè)所屬核算單位，系統(tǒng)能對(duì)科目不同屬性進(jìn)行自定義，關(guān)鍵用戶能自主處理多種編碼、增減、查詢、設(shè)置、分類等。3.ERP 系統(tǒng)具有科目輔助核算功能，即根據(jù)項(xiàng)目、客戶(人員)、部門以及供應(yīng)商等提供全面且多維度等具有輔助核算性質(zhì)的余額表、總賬與明細(xì)賬等，用戶可輸入相應(yīng)條件后以組合形式查詢科目發(fā)生額和余額，分析報(bào)表并以圖形方式加以展現(xiàn)，系統(tǒng)自動(dòng)為用戶提供現(xiàn)金流量表、損益表、資產(chǎn)負(fù)債表、科目余額表、營(yíng)業(yè)外支出明細(xì)表、財(cái)務(wù)費(fèi)用明細(xì)表、所有者權(quán)益變動(dòng)表等不同類型報(bào)表，系統(tǒng)為用戶提供便于使用的報(bào)表自定義工具，用戶可根據(jù)自身需求對(duì)報(bào)表內(nèi)容進(jìn)行自定義。4.ERP 系統(tǒng)支持用戶根據(jù)產(chǎn)品、合同號(hào)與客戶查詢分析科目余額與發(fā)生額，支持根據(jù)科目余額與發(fā)生率對(duì)與財(cái)務(wù)信息有著緊密聯(lián)系的企業(yè)活動(dòng)進(jìn)行查詢追溯，同時(shí)針對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)對(duì)銷售/采購(gòu)合同號(hào)以及發(fā)貨批次進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

(三)應(yīng)收賬管理

該層面體現(xiàn)在以下方面：1.定期維護(hù)客戶數(shù)據(jù)，涵蓋客戶聯(lián)系方式、地址、聯(lián)系人、郵件、付款條款、賬號(hào)等；對(duì)客戶主數(shù)據(jù)實(shí)施統(tǒng)一管理，使客戶數(shù)據(jù)具有唯一性的同時(shí)保障出版企業(yè)不受時(shí)空限制獲取客戶所有數(shù)據(jù)信息；在集中維護(hù)客戶數(shù)據(jù)時(shí)，用戶可通過(guò)設(shè)置權(quán)限方式對(duì)某些數(shù)據(jù)信息權(quán)限訪問進(jìn)行控制；系統(tǒng)提供每次客戶主數(shù)據(jù)信息修改記錄，便于追蹤查詢歷史數(shù)據(jù)。2.系統(tǒng)可評(píng)估客戶信息使用程度，判定是否接受客戶訂貨與開具發(fā)票，同時(shí)系統(tǒng)還具備信貸限額管理功能，即在ERP 系統(tǒng)中事先為每個(gè)客戶設(shè)置一定的信貸限額，在業(yè)務(wù)處理和應(yīng)收管理中檢查該限額，系統(tǒng)會(huì)在超出限額后及時(shí)發(fā)出差錯(cuò)或警告信息。3.系統(tǒng)支持根據(jù)實(shí)際銷售訂單開具應(yīng)收發(fā)票并進(jìn)行收入確認(rèn)；支持匯票、支票、現(xiàn)金多種收款方式；支持根據(jù)金額制定預(yù)收款審批流程和在線審批；系統(tǒng)可核銷處理含預(yù)收款在內(nèi)的應(yīng)收賬款；在收款處理方面，系統(tǒng)支持手工、自動(dòng)等形式收款；系統(tǒng)根據(jù)事前所設(shè)收款日期自動(dòng)形成催款通知單，以E-mail 和傳真直接發(fā)送至對(duì)方，自動(dòng)核銷記錄應(yīng)收賬款；系統(tǒng)根據(jù)相應(yīng)設(shè)置沖減和抵銷同時(shí)作為供應(yīng)商客戶的應(yīng)收與應(yīng)付款項(xiàng)，跟蹤記錄客戶每一筆應(yīng)收賬款與收款情況，若款項(xiàng)尚未完全結(jié)清，可直接列出客戶每次付款信息，為與客戶對(duì)賬提供便利。4.ERP系統(tǒng)針對(duì)欠款客戶進(jìn)行催款處理，對(duì)超出付款期限的欠款方與客戶直接生成付款通知書，督促對(duì)方付款，根據(jù)催款等級(jí)對(duì)欠款方和客戶明細(xì)賬進(jìn)行自動(dòng)凍結(jié)，當(dāng)客戶/欠款方支付賬款后可，用戶可手工解除所凍結(jié)的明細(xì)賬。

(四)應(yīng)付賬款管理

該層面體現(xiàn)在以下方面：1.系統(tǒng)中的應(yīng)付賬管理模塊存儲(chǔ)如供應(yīng)商編碼、名稱、銀行賬號(hào)、付款條件等數(shù)據(jù)信息，系統(tǒng)支持隨時(shí)獲取供應(yīng)商所有數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)記錄供應(yīng)商數(shù)據(jù)更改情況，便于后續(xù)查詢。2.支持信用證、匯票、支票、現(xiàn)金等多種付款方式，支持手工、自動(dòng)付款以及符合采購(gòu)訂單信息付款，支持追蹤供應(yīng)商每筆應(yīng)付賬款與付款情況，針對(duì)尚未結(jié)清款項(xiàng)的供應(yīng)商詳細(xì)列出每次付款情況；系統(tǒng)支持凍結(jié)存有問題供貨或供應(yīng)商發(fā)票，待問題解決后則釋放發(fā)票并進(jìn)入結(jié)算流程。3.ERP 系統(tǒng)為用戶提供多種分析供應(yīng)商賬戶方式，例如用戶可形成以未清項(xiàng)清單賬戶確認(rèn)書或信件形式對(duì)賬單，其中供應(yīng)商對(duì)賬單廣泛應(yīng)用于對(duì)賬業(yè)務(wù)，或借此獲取與業(yè)務(wù)合作對(duì)象信息，對(duì)賬單可明確列出起始余額以及不同時(shí)間段內(nèi)項(xiàng)目和最終余額明細(xì)。

(五)固定資產(chǎn)管理

1.資產(chǎn)數(shù)據(jù)管理：系統(tǒng)支持對(duì)資產(chǎn)基本管理數(shù)據(jù)實(shí)施定期維護(hù)，包括資產(chǎn)描述、號(hào)碼、資本化日期、金額、保險(xiǎn)金額、制造商、供應(yīng)商等。2.資產(chǎn)業(yè)務(wù)處理：系統(tǒng)支持資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、購(gòu)置以及報(bào)廢等業(yè)務(wù)，對(duì)固定資產(chǎn)卡片格式進(jìn)行靈活定義，使之更好地與不同單位核算要求相符，達(dá)到多層面各種固定資產(chǎn)變動(dòng)目的。

四、結(jié)語(yǔ)

蓬勃發(fā)展的科學(xué)技術(shù)為各個(gè)領(lǐng)域帶來(lái)曙光，改變了很多領(lǐng)域的工作方式，出版行業(yè)在信息網(wǎng)絡(luò)和經(jīng)濟(jì)全球化的現(xiàn)代社會(huì)背景下應(yīng)用ERP 打造信息化工作流程，已成為提升自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素。出版社只有充分了解ERP 系統(tǒng)優(yōu)缺點(diǎn)并充分考慮其風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合自身實(shí)際情況加以應(yīng)用，提升出版管理水平，才能為現(xiàn)代出版社實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。