文/袁龍梅

企業(yè)檔案工作具體來說就是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和日常管理中根據(jù)具體的事件需求進行的一些資料記錄和管理工作。例如，企業(yè)在經(jīng)營的過程當中會對企業(yè)的盈利情況進行相應的記錄，所有的企業(yè)經(jīng)營記錄和業(yè)績信息會保存在企業(yè)的檔案當中。為了方便后期企業(yè)能夠快速地進行查閱，相關的工作人員務必要做好檔案的管理工作。這樣不僅能夠有助于企業(yè)管理決策人員及時了解企業(yè)的整體發(fā)展狀況，還能夠幫助企業(yè)高層管理人員做出正確決策。在社會主義市場經(jīng)濟的背景之下，行業(yè)競爭越發(fā)激烈，檔案管理工作的有效落實能夠幫助企業(yè)在實踐的過程當中積累一定的經(jīng)驗，有助于企業(yè)轉(zhuǎn)變管理理念和經(jīng)營方式。檔案管理工作水平的提升，能夠保障企業(yè)檔案的完整性和真實性。隨著2020年6月20日檔案法的修訂，檔案管理這一問題再次引起企業(yè)的重視。在新時代背景下，企業(yè)的檔案管理不僅關系到企業(yè)的生存和發(fā)展，也是推進國家現(xiàn)代化建設進程中的一部分。煤炭企業(yè)務必要重視檔案管理工作，相關的工作人員要全面了解當下煤炭企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢，深刻認識到檔案管理的重要性，對現(xiàn)存的企業(yè)檔案管理問題進行深入的分析，通過不斷的改革和調(diào)整，并依據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際需要制定更加科學合理的檔案管理制度，采用切實有效的管理措施。要嚴格按照新《檔案法》 第五章“檔案信息化建設”的要求，跟隨社會發(fā)展的步伐，響應國家檔案建設信息化的號召，不斷對檔案管理的方式方法進行創(chuàng)新，不斷對檔案管理的硬件設備進行優(yōu)化升級，進一步推動企業(yè)檔案管理工作效率的全面提升，促進企業(yè)朝著長期穩(wěn)定的方向發(fā)展。

1 煤炭企業(yè)檔案管理的重要意義

企業(yè)結(jié)構(gòu)具有一定的復雜性和邏輯性，企業(yè)是一個系統(tǒng)的組織，部門之間都有著自己的責任和義務，分別負責不同的生產(chǎn)經(jīng)營活動，也履行著不同的管理運營責任。想要對這些部門的工作進度和工作質(zhì)量進行充分的了解和掌握，檔案管理工作就顯得尤為重要。簡單來說，檔案管理工作是將企業(yè)的所有信息進行總結(jié)和歸納整理，以便于企業(yè)管理人員進行有效的管理和科學的決策。因此，檔案管理工作的重要性不言而喻，這一工作不僅影響企業(yè)的發(fā)展，還關系到企業(yè)的生死存亡。所以，企業(yè)務必要認識到檔案管理工作的重要性，在日常的生產(chǎn)和經(jīng)營過程中，檔案管理人員也要認識到自身的重大責任，要認真完成對于各種信息的記錄和分類管理工作，要努力保證工作信息的完整性和準確性。在進行檔案記錄和補充的過程中，要遵循實事求是的原則，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的具體情況和企業(yè)發(fā)展方向，務必保障檔案數(shù)據(jù)的真實性。隨著我國經(jīng)濟發(fā)展水平的不斷提高，科學技術水平發(fā)展的速度逐漸加快，國內(nèi)外新能源企業(yè)如雨后春筍般出現(xiàn)在市場中，給傳統(tǒng)煤炭企業(yè)帶來了巨大的挑戰(zhàn)。但是煤炭企業(yè)要認識到自身的重要性，積極尋求企業(yè)改革創(chuàng)新的方式。不僅僅要在技術上進行研發(fā)和創(chuàng)新，在管理上也要加大創(chuàng)新力度，尤其是對關系到企業(yè)命脈的檔案管理工作更要引起重視。我國的煤炭企業(yè)可以借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)的檔案管理工作經(jīng)驗，不斷對自身企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作進行完善和升級，全面提升企業(yè)自身的核心競爭力。

2 現(xiàn)階段煤炭企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1 思想觀念落后，對檔案管理的認識程度不足

煤炭企業(yè)屬于傳統(tǒng)型企業(yè)，很多管理人員年齡較大，雖然實際工作經(jīng)驗比較豐富，但思想觀念和工作方式相對落后。一些從事檔案管理工作的人員還沿用傳統(tǒng)的管理方法，企業(yè)的管理者對與檔案管理工作也不夠重視。沒有真正認識到檔案管理對與企業(yè)發(fā)展的重要性，在日常的管理和經(jīng)營過程當中，更加注重提升企業(yè)的經(jīng)濟效益，對于檔案管理工作采用形式化的工作態(tài)度。

2.2 檔案管理制度不健全，管理層級不明確

《檔案法》第五條指出，檔案工作應該實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整性和安全性。煤炭企業(yè)在進行檔案管理之前要遵照檔案法的相關規(guī)定，對企業(yè)檔案實行統(tǒng)一的領導，也就是要確定好檔案管理的規(guī)范流程，讓企業(yè)檔案管理的工作人員和檔案的使用人員都能夠有所參考。煤炭企業(yè)檔案管理制度不完善，檔案管理工作人員在進行檔案的建立和管理過程中就沒有統(tǒng)一的執(zhí)行標準，很容易出現(xiàn)工作上的失誤和漏洞。由于檔案的類別和內(nèi)容都有所差異，機密程度也不相同，所以煤炭企業(yè)要遵照《中華人民共和國檔案法》中提到的分級管理，對檔案的具體類別、詳細內(nèi)容、機密程度進行有效的劃分，便于企業(yè)的管理和使用。除此之外，企業(yè)的檔案管理硬件設施沒有進行及時的升級和更新，難以符合現(xiàn)代化信息管理的要求，造成檔案管理工作效率相對較低。

2.3 管理人員素質(zhì)和工作能力水平參差不齊

由于一些企業(yè)對于檔案管理工作的重視程度不夠，造成檔案管理工作沒有規(guī)范的流程，工作人員的素質(zhì)和能力水平參差不齊。個別從事檔案管理工作的工作人員不具備良好的檔案管理技能，甚至在理論知識和工作經(jīng)驗上都嚴重的不足，綜合素質(zhì)較差的工作人員難以承擔其檔案管理工作的責任，極大程度地影響了檔案管理工作效率的提升。此外，一些工作人員雖然具備檔案管理工作經(jīng)驗，但是受傳統(tǒng)工作方式的影響較深，難以適應檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，甚至對于信息化的檔案管理方式有抵觸情緒，在一定程度阻礙了企業(yè)檔案管理的信息化進程。

2.4 檔案管理信息化建設力度不夠

現(xiàn)階段社會發(fā)展不斷朝著信息化的方向邁進，各行各業(yè)的持續(xù)都離不開信息化技術的支持。新《檔案法》也對檔案信息化建設做出了相應的倡導，并提出了檔案工作的規(guī)范制度。煤炭企業(yè)要積極響應新《檔案法》的要求，將檔案管理工作信息化建設提上日程。雖然一些煤炭企業(yè)已經(jīng)開始采用的信息化管理方式，但是在這一方面建設的力度明顯不足，煤炭企業(yè)的信息化多流于形式，沒有深入到整個檔案管理工作的各個方面，人工化的管理還占據(jù)著主要的位置，這樣的管理方式難以適應企業(yè)時代發(fā)展的需求。

2.5 檔案管理及信息化建設資金投入不足

企業(yè)檔案管理部門對信息化建設投入資金的力度不夠，難以保障信息化設備的優(yōu)化和升級，嚴重阻礙了煤炭企業(yè)檔案管理的信息化進程，難以實現(xiàn)信息化設備的普及和有效使用。檔案管理信息化建設需要技術的支持，無論是向其他企業(yè)購買技術還是進行技術的研發(fā)，都離不開資金的支持。當下，多數(shù)煤炭企業(yè)更加注重對其他方面的投入，導致檔案管理的信息化建設投入嚴重不足。

3 提升煤炭企業(yè)檔案管理水平的有效措施

3.1 煤炭企業(yè)要轉(zhuǎn)變檔案管理工作的觀念

煤炭想要在檔案管理工作上有所突破，務必要對工作的理念和形式有所創(chuàng)新。煤炭企業(yè)要認識到企業(yè)檔案管理的重要性，明確檔案管理是記錄企業(yè)發(fā)展和員工勞動的重要途徑，不僅能夠真實記錄企業(yè)過去的發(fā)展情況，還能夠為企業(yè)未來的發(fā)展方向提供有力的參考。檔案作為企業(yè)的重要信息資源，務必要進行科學的管理才能發(fā)揮出最大的效用。只有對檔案管理工作重視起來，才能夠進一步推動煤炭企業(yè)的整體工作效率。此外，作為檔案管理工作的工作人員，也要及時轉(zhuǎn)變自身的工作理念，努力提高自身的專業(yè)水平，認識到崗位工作的重要價值，認真做好自己的本職工作，為企業(yè)的發(fā)展貢獻出自己的一份力量。

3.2 健全煤炭企業(yè)檔案管理規(guī)章制度

煤炭企業(yè)要根據(jù)時代發(fā)展的需求不斷調(diào)整企業(yè)檔案管理的工作方式，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關規(guī)定和企業(yè)發(fā)展的實際情況健全企業(yè)內(nèi)部的檔案管理規(guī)章制度，確定檔案的工作原則、檔案的范圍、檔案管理人員權責和具體的管理措施。在具體的管理措施中要對檔案的收集、分類、管理、借閱、歸檔和銷毀等進行詳細的規(guī)定，讓檔案管理工作人員有統(tǒng)一的工作標準和規(guī)范的工作流程。企業(yè)要善于發(fā)現(xiàn)實際工作當中的問題，并及時采取措施進行修正和改善，對原有的檔案管理制度進行優(yōu)化和升級。一般情況下，在制定檔案管理制度的過程中要采取以下措施：首先，要對檔案的收集過程有明確的規(guī)定，讓企業(yè)各部門之間積極的配合，方便檔案管理工作人員對各部門的信息數(shù)據(jù)進行收集和整理，不斷增強各部門之間的交流與合作。這樣的做法能夠保證各部門之間工作的有效性和檔案信息采集的時效性。要進一步完善企業(yè)的獎懲制度和員工激勵政策，不斷增強員工工作的積極性和主動性。其次，要對各部門之間的關系進行明確的規(guī)定，讓各部門都清楚認識到自己崗位的責任和義務，要對員工的詳細信息進行檔案留存，推動煤炭企業(yè)人力資源檔案管理的工作進程。最后，要將企業(yè)的所有文件進行歸檔，在任務下達和歸檔的過程中要保障任務信息的準確性和一致性，為日后的工作提供重要的數(shù)據(jù)參考。

3.3 對硬件設施進行優(yōu)化升級，加強檔案管理信息化建設

檔案管理的硬件設施對于企業(yè)檔案信息化建設具有至關重要的作用，是保障信息化進程的前提條件。因此，保障硬件設施的優(yōu)越性是企業(yè)進行檔案管理信息化建設中重要的一環(huán)。要對企業(yè)檔案管理硬件設施的質(zhì)量進行嚴格把關，一旦出現(xiàn)問題要及時更換和修整。在日常的工作中，檔案管理的工作人員也要對其進行保養(yǎng)和維護，及時對設備進行檢測和升級。要加強對檔案信息化管理的安全防護措施，避免發(fā)生意外造成企業(yè)檔案的缺失，進而影響整個企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)要設立緊急管理預案，一旦發(fā)生危險事故，要及時處理，避免給企業(yè)造成損失。要加強對企業(yè)檔案信息的機密性管理，在檔案借閱和歸檔的過程中都要嚴格遵守檔案管理的流程，避免企業(yè)重要信息泄露和缺失。對檔案管理信息化系統(tǒng)進行日常的維護也是檔案管理工作人員的重要責任，一定要謹慎對待。

3.4 重視檔案管理人才聘用和培訓工作

社會競爭的加劇和企業(yè)的不斷發(fā)展對人才提出了更高的要求，隨著教育水平的不斷提升，現(xiàn)階段高素質(zhì)人才不斷涌現(xiàn)。在信息化進程不斷加速的趨勢之下，煤炭企業(yè)也要重視對人才的聘用和培訓工作。尤其是關系到企業(yè)命脈的檔案管理部門，企業(yè)在進行人才選擇時一定要慎之又慎。為了保障檔案管理水平的穩(wěn)步提升，煤炭企業(yè)要加強對企業(yè)檔案管理方面人才的引進和聘用，選擇具有豐富管理經(jīng)驗和知識儲備的高素質(zhì)人才。對現(xiàn)有的管理人員進行檔案管理信息化培訓，不斷充實信息化管理相關的理論知識，鍛煉工作人員的實踐操作能力。對于員工培訓來說，企業(yè)可以根據(jù)員工的實際工作情況和工作能力水平進行有針對性的培訓，也可以和其他企業(yè)之間進行交流合作，引進專家學者對工作人員進行職業(yè)能力培訓和實踐操作指導。根據(jù)工作人員的崗位選擇不同的培訓方式。除此之外，要不斷完善檔案管理工作人員的績效考評和薪酬制度，從根本上滿足員工的需要，讓檔案管理工作人員提升工作的積極性和主動性。

3.5 保障檔案管理工作經(jīng)費充足

煤炭企業(yè)想要提高檔案管理工作的水平，不僅要明確企業(yè)檔案管理發(fā)展的目標，也要制訂科學的計劃，保障檔案管理工作的經(jīng)費投入。不斷加強對檔案管理工作方面的基礎設施建設，對企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息化設備進行及時的檢修和更新。同時，煤炭企業(yè)要不斷進行檔案管理技術方面的研發(fā)，保障研發(fā)資金能夠為技術創(chuàng)新提供有力的支持。除此之外，企業(yè)也要根據(jù)自身的發(fā)展需求，進行整體上的規(guī)劃。要考慮企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實因素，并在此基礎之上進行檔案信息化管理系統(tǒng)的建設，借鑒其他企業(yè)的優(yōu)秀經(jīng)驗，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的特點和企業(yè)發(fā)展的標準建立現(xiàn)代化的檔案信息管理平臺。

4 結(jié)束語

綜上所述，當今社會經(jīng)濟形式相對復雜，企業(yè)競爭愈加激烈。煤炭企業(yè)想要在市場經(jīng)濟競爭的過程當中提升自身的核心競爭力，不僅要在生產(chǎn)技術上有所突破，還要加強企業(yè)內(nèi)部的管理，尤其是對于企業(yè)檔案工作的管理。在進行檔案管理工作的過程當中要根據(jù)時代發(fā)展的特點和企業(yè)的需求進行適當?shù)恼{(diào)整，煤炭企業(yè)在檔案管理的過程中要認識到檔案管理工作的重要性。通過不斷完善企業(yè)檔案管理制度，加強對企業(yè)硬件設施的優(yōu)化升級，增強對檔案管理專業(yè)人才的聘用和培訓，促進企業(yè)檔案管理的信息化進程，提高煤炭企業(yè)檔案管理的綜合水平。