郭銘芝

隨著大數(shù)據(jù)、云計算等信息化技術的日益發(fā)展以及國庫集中支付制度、政府集中采購制度等公共財政制度的實施，高校財務信息化建設正逐步成熟。將內部控制嵌入高校財務信息化系統(tǒng)實現(xiàn)內控信息化也是互聯(lián)網(wǎng)+和高校財務相結合的產(chǎn)物，通過數(shù)字化、程序化、標準化的計算機語言，實現(xiàn)內控信息化，實現(xiàn)管理信息流的暢通，把靜態(tài)的事后處理轉化成事前的規(guī)劃和事中的動態(tài)控制，真正實現(xiàn)利用數(shù)據(jù)為決策提供有力支撐。

一、財務內部控制信息化的必要性

《高等學校內部控制規(guī)范》第三十六條規(guī)定：“高校應當充分運用現(xiàn)代科學技術手段加強內部控制，將經(jīng)濟活動及其內部控制流程嵌入單位信息系統(tǒng)中，并確保重要系統(tǒng)之間互聯(lián)互通、信息共享和業(yè)務協(xié)同。以減少或消除人為因素，提高辦事效率和管理水平，促進信息公開和廉政建設，增強經(jīng)濟活動處理過程與結果的透明和公正?！?/p>

財務信息化與內部控制相嵌就是以系統(tǒng)化、常態(tài)化、程序化為優(yōu)化標準，遵循管理制度化、制度流程化、流程崗位化、崗位職責化、職責表單化、表單信息化、信息系統(tǒng)化的原則，通過信息技術手段，將高校內部控制規(guī)范包含的精細化管理理念、一體化管理目標、智能化流程管控手段以及風險控制點等固化在財務信息系統(tǒng)中，完成財務信息化系統(tǒng)與內部控制的有效結合。

1.財務內部控制信息化固化了管理制度和業(yè)務流程，實現(xiàn)自動運轉、實時監(jiān)控、主動提示、定期分析，將人為控制模式轉變?yōu)橄到y(tǒng)化控制模式，自動實現(xiàn)內部控制對各項業(yè)務的約束，減少人為因素的影響。財務人員在進行業(yè)務處理時，一旦偏離設置好的內控關鍵點，系統(tǒng)會自動提示，及時制止不符合要求的業(yè)務處理，從而減少了人為因素造成的差錯。

2.財務內部控制信息化讓財務人員提高工作效率，減少復核糾錯的時間，有更多的精力來從全局角度審視財務運行情況，改良現(xiàn)有工作模式，更新自身的知識結構，從財務逐步擴充計算機、法律、經(jīng)濟、管理等知識，提高綜合素質，實現(xiàn)財務觀念的革新。

3.財務內部控制信息化實現(xiàn)內控信息的系統(tǒng)化、數(shù)字化、標準化，提高信息的準確性、真實性、安全性和時效性，創(chuàng)造了信息的交互和共享平臺，提高信息溝通的效率。規(guī)范性的信息和程序化的流程，可以有效預防腐敗、防范舞弊，保障業(yè)務活動的合法合規(guī)。

二、財務信息化與內部控制相嵌的關鍵點

圖1：財務信息化系統(tǒng)的內控關鍵點

1.在財務信息化系統(tǒng)中設置關鍵點，將內部控制的具體內容嵌入其中，實現(xiàn)標準化、系統(tǒng)化，實現(xiàn)實時控制。其中最為重要的一點是如何將這些關鍵點的設置數(shù)字化、指令化，具備提醒、強制不通過等功能。

例如在工資管理系統(tǒng)中，對于發(fā)放合理性這個內控的關鍵點，不同的發(fā)放項目，要設置不同的金額，不同的提醒功能。以發(fā)放專家咨詢費為例，應當根據(jù)專家的專業(yè)技術職稱、專家咨詢活動的組織形式、咨詢的次數(shù)、時間等來確定標準，所以，在內控關鍵點的設置上，應根據(jù)相應的最高發(fā)放標準做出提示，超額則不予通過，避免超標準發(fā)放。

在收費管理系統(tǒng)中，對于退費這個內控關鍵點，主要關注點在于退費的程序和權限問題，完整的退費管理流程如下：學生提出退費申請—學生所在的學院出具處理意見—歸口主管部分出具處理意見（學費根據(jù)教務處提供的退學證明/轉專業(yè)證明等、住宿費則根據(jù)后勤宿管部門出具的退宿證明）—財務處收費科根據(jù)退費資料核算退款金額—財務處領導簽字同意退費—審核科進行賬務處理—出納支付款項。同時，支付環(huán)節(jié)還應根據(jù)金額遵循相應的資金結算審批制度。

對于賬務處理系統(tǒng)中審核報銷制度這一關鍵點的控制，主要在于票據(jù)信息的真實性（發(fā)票信息完整、抬頭正確、票據(jù)真實、事項有效等）、相關支撐材料的齊全性（對應需提供的表格信息齊全，例如差旅費報銷需要提供的出差審批表、接待費報銷需提供的公函和接待清單、會議費報銷需提供的會議通知和簽到表等）、簽字的有效性（所有經(jīng)費的支出都需要項目負責人親筆簽名或者電子簽章）、審批手續(xù)的完整性（合同簽訂支付審批、政府采購政策的落實等）。例如在公務接待的報銷審核中，審核人員關注的是報銷票據(jù)是否包括派出單位的公函或邀請函、接待清單和發(fā)票（收據(jù)），接待清單是否有接待對象的姓名、單位、職務職稱和陪餐人員名單，活動場所是否違規(guī)、財務票據(jù)是否真實、接待事項是否真實、是否超標準接待、是否提供高檔白酒等。

表1：財務信息化系統(tǒng)的內控關鍵點設置

在貨幣資金管理的支付環(huán)節(jié)，內控關鍵點在于支付審批的規(guī)范性。付款需在完成賬務處理及復核的基礎上，根據(jù)金額大小設置多級審核。例如，5萬以下的支付由出納一級審核支付，5萬-20萬需經(jīng)資金結算科科長二級審核支付，20萬以上則要三級審核方能支付。從而保證資金的安全性。見表1。

2.如何將收集到的數(shù)據(jù)信息利用信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析功能，轉化為財務管理的有效信息，提高管理效率，完善財務監(jiān)督職能，真正實現(xiàn)利用數(shù)據(jù)為決策提供有力支撐，這是極其重要的。數(shù)據(jù)是大財務時代的主角，只有做到廣檢索、深挖掘、常分析，才能利用好財務數(shù)據(jù)，實現(xiàn)其價值最大化。只有將數(shù)據(jù)的收集、整理和分析常態(tài)化，定時定期分析預算執(zhí)行情況，分析支付進度，分析收費規(guī)律，分析異常支付信息，分析暫付款沖銷情況，分析績效評價，及時發(fā)現(xiàn)諸如預算執(zhí)行不力，內控不健全，報銷不規(guī)范等漏洞，并定期報送相關人員，滿足管理需求和決策參考，才能最大程度地降低財務風險，減少差錯率，發(fā)揮資金使用效益，提高財務管理效能，讓數(shù)據(jù)實現(xiàn)它的價值。例如，通過對學費收繳信息的分析，可以實時掌握學生繳費的規(guī)律，包括各年級各專業(yè)學生繳費情況、繳費高峰期、助學貸款率、欠費率等數(shù)據(jù)，為收費政策的制定、助學貸款政策的落實等提供數(shù)據(jù)支撐。而通過對預算編制、預算執(zhí)行的分析，可以及時發(fā)現(xiàn)預算編制方法不科學、預算執(zhí)行不規(guī)范，出現(xiàn)無預算、超預算或者預算執(zhí)行進度滯后等情況，避免預算無法獲得批準、發(fā)展目標無法實現(xiàn)的風險，規(guī)避資金浪費或者閑置的風險以及預算資金配置或使用低下的風險。

三、高校財務內部控制信息化實現(xiàn)途徑

將高校財務信息化與內部控制相嵌，實現(xiàn)財務內部控制信息化是一種發(fā)展趨勢，也是高校財務改革和提升的必經(jīng)之路，只有不斷的更新觀念、完善認識、提高知識和業(yè)務能力，才能更好地實現(xiàn)財務內控的信息化，提升學校內控管理的科學性、安全性和規(guī)范性。

1.從軟件、硬件、網(wǎng)絡層面強化技術保障。信息化的時代，需要從獲取的大量的數(shù)據(jù)中進行信息的提取、篩選、分析和挖掘，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的價值最大化。不管是信息系統(tǒng)的開發(fā)、運行維護、安全管理還是數(shù)據(jù)的提取和分析，都需要軟硬件、網(wǎng)絡通信等各層面的技術保障。硬件設備的構建需要經(jīng)費的投入，軟件系統(tǒng)的開發(fā)和維護需要專業(yè)人員的配備，系統(tǒng)的升級更新、信息的處理、信息的安全需要全方位的技術保障，這一切綜合起來考量實施，才是實現(xiàn)內控信息化的基礎。

2.營造良好的內部控制環(huán)境。首先，學校的管理層和財務人員要適時更新觀念，了解內控信息化的意義，明白內控和信息化都是高校改革發(fā)展的必然趨勢，也是保障資金安全和管理規(guī)范的關鍵，同時兩者的結合與衍生更是大數(shù)據(jù)時代的必然產(chǎn)物。其次，財務人員要有積極認真的工作態(tài)度，面對工作環(huán)境和內容的變革，要有勇于挑戰(zhàn)新事物的信心，通過加強學習和培訓，在掌握財會理論知識的基礎上，進一步學習計算機和信息化技術，不斷更新知識結構，完善知識儲備。第三，配齊專業(yè)人才，保證信息化技術的實現(xiàn)。大部分的財務人員都是財會專業(yè)，對于計算機信息技術的掌握比較淺顯，只有財務處配備專業(yè)的計算機信息技術人才，同時略懂會計知識，充分結合起來才能最快最優(yōu)實現(xiàn)財務內控信息化。最后，還要營造良好的財務大環(huán)境，一步步推進內控信息化的穩(wěn)步實施。

3.完善規(guī)范且適時更新的內控程序、內控活動。內控程序和財務信息化與內部控制相嵌的關鍵點的設置是整個內控信息化的關鍵環(huán)節(jié)，只有將整個內控的程序固化下來，將數(shù)字化、指令化的財務內控關鍵點通過信息化系統(tǒng)，以計算機語言嵌入到預算管理、貨幣資金管理、票據(jù)管理、工資管理、收費管理、收入支出分配控制等活動中去，并在實踐中不斷得到更新和完善，才能為財務內控信息化的實現(xiàn)提供重要的保障。

4.建立健全的風險評估體系。通過設置合理、明確的風險評估控制目標，建立有效的風險識別和防范機制體系，形成合理的風險分析方法，對經(jīng)濟活動中存在的風險進行全面的評估。根據(jù)風險的易發(fā)路徑和關鍵節(jié)點、風險的可接受程度、風險的重要性水平等，通過對風險發(fā)生的概率和頻率以及風險影響程度的分析，運用風險規(guī)避、風險降低、風險轉移、風險承受等科學的策略和定性與定量相結合的風險評估方法，將風險穩(wěn)定控制在可接受范圍內。而這一切建立在信息化的基礎上，將會是實時的、可控的并且可跟蹤采集的。

5.建立大數(shù)據(jù)基礎上的有效財務內控信息流通機制以及議事決策問責機制，開展內外部的監(jiān)督評價，形成監(jiān)督合力。首先要建立在大數(shù)據(jù)基礎上的有效信息流通機制，確保信息交互共享的安全性、及時性和有效性。其次要形成議事決策問責機制，對決策的落實和執(zhí)行的效率效果進行跟蹤，對重大決策、重大缺陷或重大損失開展問責。最后，要定期和不定期開展內部效能監(jiān)管，并且適時引入第三方監(jiān)督評價，通過建立缺陷采集與跟蹤機制，結合大數(shù)據(jù)日志留痕及定期審計功能，防止舞弊和腐敗的滋生，提升高校財務內控管理的科學性和規(guī)范性。