文/李如巖

根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程。檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)、圖片、錄音、錄像等不同載體檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，它是隨著數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)的一項(xiàng)最基礎(chǔ)性工作，是將各種形態(tài)檔案以數(shù)字化形式存儲(chǔ)、以網(wǎng)絡(luò)化形式互連，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，從而構(gòu)建起有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

由于各類檔案形成的歷史沿革不同，以紙質(zhì)檔案為例，其形成的紙質(zhì)載體種類多樣，有宣紙、麻紙、再生紙等，若需要滿足檔案掃描后圖像符合查閱瀏覽要求，就需要根據(jù)不同紙質(zhì)載體質(zhì)地、類型、大小、字跡的掃描技術(shù)條件，通過前端、中端、末端全過程質(zhì)量控制，切實(shí)提高檔案數(shù)字化質(zhì)量。此外，檔案數(shù)字化形成大量電子檔案數(shù)據(jù)信息，與傳統(tǒng)檔案管理面臨的安全形式不同，需要切實(shí)提高檔案數(shù)字化安全控制能力和水平。

1 檔案數(shù)字化掃描全過程質(zhì)量控制原則

從檔案數(shù)字化前端、中端、末端全過程質(zhì)量控制的內(nèi)容、要求和特點(diǎn)來看，應(yīng)堅(jiān)持全過程質(zhì)量控制的原則，把這些原則和要求貫穿于檔案數(shù)字化掃描全過程。

1.1 質(zhì)量控制原則

所謂質(zhì)量控制是指為達(dá)到質(zhì)量要求所采取的作業(yè)技術(shù)和活動(dòng)。就檔案數(shù)字化掃描而言，就是要通過質(zhì)量控制，使紙質(zhì)、照片等不同載體形態(tài)的檔案掃描達(dá)到數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和要求。這就需要堅(jiān)持全業(yè)務(wù)流程、全員、全方位質(zhì)量控制原則。認(rèn)真梳理檔案數(shù)字化掃描業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)，確定節(jié)點(diǎn)質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)和要求、業(yè)務(wù)人員與其關(guān)系、檔案流轉(zhuǎn)情況、工序內(nèi)容等，通過“工序環(huán)節(jié)”為基礎(chǔ)的質(zhì)檢和“業(yè)務(wù)人員”為基礎(chǔ)的管理兩套流程體系，全面、全員、全流程把控檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量。

1.2 問題導(dǎo)向原則

所謂問題導(dǎo)向，就是把“問題”作為研究制定政策的落腳點(diǎn)，把解決最突出的矛盾作為著力點(diǎn)，系統(tǒng)分析、研判檔案數(shù)字化過程中各類風(fēng)險(xiǎn)隱患，明確影響質(zhì)量控制的各類因素，從而在后期數(shù)字化實(shí)施過程中進(jìn)行有效規(guī)避。從檔案數(shù)字化掃描前端、中端、末端的分析來看，其風(fēng)險(xiǎn)因素包括管理、規(guī)范、業(yè)務(wù)、技術(shù)、機(jī)構(gòu)及安全等六個(gè)方面，每一個(gè)方面中又涉及若干情況，需要具體問題具體分析。

1.3 價(jià)值、保護(hù)和利用優(yōu)先原則

檔案數(shù)字化掃描是一項(xiàng)規(guī)模浩大的系統(tǒng)性、基礎(chǔ)性工作，需要按照價(jià)值從優(yōu)、保護(hù)從優(yōu)和利用從優(yōu)的原則，循序漸進(jìn)、穩(wěn)步實(shí)施。價(jià)值優(yōu)先，即，優(yōu)先將特殊館藏、字跡褪變、年代久遠(yuǎn)的珍貴檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化掃描。如河?xùn)|區(qū)檔案館檔案數(shù)字化掃描優(yōu)先將珍貴歷史資料29223卷、照片檔案78冊(cè)2596張進(jìn)行整理以及數(shù)字化掃描。保護(hù)優(yōu)先，一方面要求對(duì)字跡模糊、破損等具有高滅失風(fēng)險(xiǎn)的檔案優(yōu)先進(jìn)行掃描；另一方面則是要求始終把保護(hù)放在首位，貫穿于檔案數(shù)字化全過程。利用優(yōu)先，則是指根據(jù)館藏檔案借閱登記、查詢利用情況的分析，確定高頻利用檔案范圍，優(yōu)先對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化掃描。如，河?xùn)|區(qū)檔案優(yōu)先將教育、就業(yè)、醫(yī)療、養(yǎng)老、社保、不動(dòng)產(chǎn)等檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化掃描。

1.4 適宜性原則

檔案掃描數(shù)字化應(yīng)用到各種先進(jìn)技術(shù)，有些檔案因技術(shù)制約而暫時(shí)達(dá)不到預(yù)期轉(zhuǎn)化效果；或達(dá)到轉(zhuǎn)化效果而因容量大、傳遞速度慢、利用不便又不適宜檔案數(shù)字化。這時(shí)就需要暫緩對(duì)這一部分檔案數(shù)字化，待技術(shù)發(fā)展成熟再進(jìn)行數(shù)字化掃描，總之，檔案數(shù)字化掃描應(yīng)始終堅(jiān)持適宜性原則，綜合考慮成本、技術(shù)等各方因素。

2 前端控制：檔案數(shù)字化掃描前質(zhì)量控制

檔案數(shù)字化掃描前端質(zhì)量控制，是指在紙質(zhì)檔案等檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案信息之前進(jìn)行適時(shí)的前端控制、干預(yù)，保證檔案齊全完整、數(shù)據(jù)信息長(zhǎng)期可用和安全。在開展檔案數(shù)字化掃描之前，需要開展一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，需要通過拆卷、修復(fù)、整理等對(duì)數(shù)字化檔案的對(duì)象進(jìn)行梳理和界定，為檔案數(shù)字化做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

2.1 成立工作機(jī)構(gòu)

檔案數(shù)字化掃描涉及諸多業(yè)務(wù)、技術(shù)和法律問題，尤其是技術(shù)應(yīng)用，需要擁有過硬業(yè)務(wù)能力的人才能承擔(dān)。人員素質(zhì)直接關(guān)乎著檔案數(shù)字化掃描工作質(zhì)量。因此，在開展檔案數(shù)字化掃描工作前，應(yīng)成立高質(zhì)量的檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，小組負(fù)責(zé)人由單位主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任，領(lǐng)導(dǎo)小組成員由分管負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)、法律及檔案管理人員組成，定期研判檔案數(shù)字化質(zhì)控過程中遇到的問題，及時(shí)予以解決。如，某檔案館成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)設(shè)計(jì)組、數(shù)據(jù)組、編碼組、測(cè)試組、文檔組合服務(wù)組，各小組按項(xiàng)目流程協(xié)同工作，在領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下分工負(fù)責(zé)、各司其職。

表1：檔案數(shù)字化人員安排表

2.2 把準(zhǔn)工作需求

在正式開展檔案數(shù)字化掃描前，需要對(duì)館藏檔案資源數(shù)量、類型、利用等方面的現(xiàn)狀進(jìn)行深入調(diào)研，結(jié)合檔案館自身的經(jīng)濟(jì)能力、技術(shù)儲(chǔ)備等進(jìn)行準(zhǔn)備。既不能蠻干硬上，無論檔案是多是少“先數(shù)字化了再說”，也不能毫無目標(biāo)、漫無目的地為了數(shù)字化而數(shù)字化。需要在充分進(jìn)行現(xiàn)狀調(diào)研的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步地分析研判或通過發(fā)放征求意見表等形式，開展檔案數(shù)字化需求調(diào)研，并制定檔案數(shù)字化進(jìn)程時(shí)間表、任務(wù)書等，掌握進(jìn)度，控制質(zhì)量。

2.3 選定工作對(duì)象

按照價(jià)值優(yōu)先、保護(hù)優(yōu)先、利用優(yōu)先和適宜性原則，選定檔案數(shù)字化掃描對(duì)象，結(jié)合本次檔案數(shù)字化工作，進(jìn)一步明確館藏檔案中哪些檔案資料需要數(shù)字化，哪些檔案資料不需要數(shù)字化，及時(shí)剔除無價(jià)值、應(yīng)銷毀的檔案，將寶貴的檔案管理資源應(yīng)用到關(guān)鍵處。在選定檔案數(shù)字化掃描之后，根據(jù)數(shù)字化目標(biāo)要求，進(jìn)一步確定檔案數(shù)字化順序，保證檔案數(shù)字化掃描工作循序漸進(jìn)，壓茬推進(jìn)。

2.4 制定工作方案

制訂詳細(xì)的檔案數(shù)字化實(shí)施方案，涵蓋檔案內(nèi)容及數(shù)量、檔案數(shù)字化環(huán)節(jié)及質(zhì)量要求、檔案驗(yàn)收、檔案安全要求等檔案數(shù)字化需求分析；人員及設(shè)備配套等檔案數(shù)字化實(shí)施準(zhǔn)備；檔案借出、分卷、錄入、檢查、掃描、處理、掛接、刻盤、入庫(kù)等檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施流程質(zhì)量要求；以及現(xiàn)場(chǎng)安全事項(xiàng)?？傊瑱n案數(shù)字化方案應(yīng)是針對(duì)整體檔案數(shù)字化全過程中各環(huán)節(jié)、因素制訂詳細(xì)計(jì)劃、程序，用以指導(dǎo)檔案數(shù)字化工作有序開展。

2.5 嚴(yán)控工作流程

從調(diào)卷、核對(duì)、整理和目錄對(duì)接等四個(gè)方面全流程把控質(zhì)量。例如，調(diào)卷，需要以“年度”為單位，安排專人負(fù)責(zé)將館藏檔案原件調(diào)出至數(shù)字化工作現(xiàn)場(chǎng)，并逐一進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)和登記。再如，核對(duì)，由工作人員認(rèn)真核對(duì)即將進(jìn)行數(shù)字化掃描的檔案材料，按照年度、機(jī)構(gòu)、目錄號(hào)逐件、逐卷、逐頁(yè)核對(duì)清點(diǎn)。還如，整理，在核對(duì)無誤后，將領(lǐng)取的檔案根據(jù)掃描需要進(jìn)行平整、分頁(yè)、糾正等整理工作。最后是目錄對(duì)接，即檔案材料與檔案管理系統(tǒng)中的目錄一一對(duì)應(yīng)。

3 中端控制：檔案數(shù)字化掃描中質(zhì)量控制

掃描工作是檔案數(shù)字化工作的核心和關(guān)鍵，其質(zhì)量控制直接影響到檔案數(shù)字化工作整體質(zhì)量，就紙質(zhì)檔案掃描而言，需要把控好檔案掃描、圖像預(yù)處理、圖像處理、圖像質(zhì)檢等工序環(huán)節(jié)中的每個(gè)流程質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)把流程質(zhì)量控制點(diǎn)。

3.1 檔案掃描

根據(jù)館藏檔案紙張幅面大小、破損程度確定相應(yīng)規(guī)格及型號(hào)的掃描儀，例如，對(duì)紙張狀況較差且保存年代久遠(yuǎn)、出現(xiàn)嚴(yán)重破損的紙質(zhì)檔案推薦使用平板快速掃描儀，在后期掃描過程中應(yīng)將紙質(zhì)檔案端正放置，避免前后紙張出現(xiàn)重疊的情況，可確保掃描的紙質(zhì)檔案內(nèi)容完整，而相對(duì)于紙張狀況保存較好、保存年代較近的紙質(zhì)檔案，建議使用高速掃描儀，增強(qiáng)紙質(zhì)檔案掃描的速度和效率。

3.2 圖像預(yù)處理

在紙質(zhì)檔案掃描后、分配給圖像處理人員圖像處理前，還需要對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)處理。先是要對(duì)紙質(zhì)檔案圖像進(jìn)行矯正傾斜度，去除紙質(zhì)檔案中的雜點(diǎn)、黑邊，提升紙質(zhì)檔案文字效果等自動(dòng)批量化處理，要保證圖像經(jīng)預(yù)處理后的傾斜度＜90%，處理后的圖像雜點(diǎn)、黑邊被大面積去除。

3.3 圖像處理

經(jīng)過預(yù)處理之后，還需要根據(jù)檔案保存標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)一步做好圖像的相關(guān)再處理。逐頁(yè)檢查掃描后的圖像，即，要做到掃描圖像文件檢查全覆蓋，對(duì)仍然存在黑邊、傾斜、網(wǎng)紋的掃描圖片要進(jìn)一步做好去黑邊、糾偏、去網(wǎng)紋等技術(shù)性處理，要保證掃描圖像正文內(nèi)容、頁(yè)眉頁(yè)腳、印章、注釋等內(nèi)容與原紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。進(jìn)一步清除干凈因掃描過程中操作不到位而留下的黑線、陰影及指印等。對(duì)于分開處理的圖片檔案，經(jīng)相關(guān)處理后，還需要對(duì)其進(jìn)行拼接，確保紙質(zhì)檔案掃描圖像的完整性。

3.4 圖像質(zhì)檢

紙質(zhì)檔案經(jīng)掃描、預(yù)處理、處理后，檔案數(shù)字化質(zhì)檢人員應(yīng)按照規(guī)定，以不低于50%的比例抽檢處理后的紙質(zhì)檔案。納入抽檢范圍并經(jīng)過抽檢的圖像文件，要確保經(jīng)99%以上的質(zhì)量合格率。未達(dá)到這一合格率的，需要將不合格圖像進(jìn)行返工處理，交由檔案掃描人員和圖像處理人員重新進(jìn)行處理，經(jīng)質(zhì)檢合格的圖像文件則進(jìn)入下一步工序。

4 末端：檔案數(shù)字化掃描后質(zhì)量控制

檔案經(jīng)掃描、預(yù)處理、處理和質(zhì)檢合格后，還需要進(jìn)行一系列“后期”處理，這一環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制也十分關(guān)鍵，直接影響到前期檔案掃描成果，以及后期檔案數(shù)字化利用及安全。

4.1 圖像掛接

經(jīng)質(zhì)檢合格的圖像文件按照卷內(nèi)目錄意義對(duì)應(yīng)的原則，掛接于專門的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，且，掛接完成的圖像文件應(yīng)保持與卷宗中的實(shí)物檔案順序一致，即，掃描的圖像文件與檔案條目數(shù)據(jù)之間保證對(duì)應(yīng)關(guān)系，掛接準(zhǔn)確率應(yīng)保證在100%。

4.2 掛接質(zhì)檢

為了保證圖像掛接準(zhǔn)確率達(dá)到100%，需要進(jìn)一步做好掛接質(zhì)檢工作，以免影響到檔案數(shù)字化結(jié)束后檔案利用效果。質(zhì)檢的內(nèi)容既包括圖像與條目數(shù)據(jù)質(zhì)檢是否一一對(duì)應(yīng)，也要檢查掛接的每一張圖片是否達(dá)到可讀性、正確性、完整性，以及是否滿足相應(yīng)的技術(shù)處理的相關(guān)要求。

4.3 檔案整理

為滿足檔案掃描的現(xiàn)實(shí)需要，需要對(duì)檔案文件進(jìn)行相應(yīng)的拆卷、修補(bǔ)等工序，經(jīng)掃描完成后，需要按照歸檔標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行整理。例如：原文順序是否準(zhǔn)確，破損紙質(zhì)文件是否修復(fù)、裝裱，不合格的裝訂物是否進(jìn)行了更換，“三孔一線”裝訂后是否存在壓字、缺頁(yè)、順序顛倒、裝訂不齊、脫頁(yè)等情況，以及卷皮、卷內(nèi)目錄與原文不一致等情形。

4.4 數(shù)據(jù)備份

數(shù)據(jù)備份旨在進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息的安全性，通常選用移動(dòng)硬盤備份或者一次性寫入光盤備份，且至少應(yīng)備份2套。

4.5 成果驗(yàn)收

主要是將掃描后的實(shí)體檔案驗(yàn)收和數(shù)字化掃描成果的成品總驗(yàn)收。檔案數(shù)字化掃描完成相關(guān)的圖像掛接、質(zhì)檢、數(shù)據(jù)備份等工序后，需要將實(shí)體檔案歸還，要做到當(dāng)日領(lǐng)卷當(dāng)日歸還，主要驗(yàn)收歸還的檔案卷數(shù)、件數(shù)是否與實(shí)際一致，是否存在應(yīng)歸還未歸還的情況。另一方面的驗(yàn)收，就是按照檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和要求，驗(yàn)收目錄錄入準(zhǔn)確率、圖像掛接正確率、圖像處理及檔案材料掃描質(zhì)量、破損文件材料修復(fù)，以及實(shí)體檔案和移交數(shù)據(jù)的完整性。經(jīng)驗(yàn)收合格的，需要交驗(yàn)雙方簽署“成品數(shù)據(jù)提交清單”，驗(yàn)收不合格的，就要糾正。

5 檔案數(shù)字化掃描安全控制

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，尤其是技術(shù)進(jìn)步、更新迭代加快，數(shù)字檔案館建設(shè)步伐加快，檔案數(shù)字化成為時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)和要求。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案數(shù)字化過程中也面臨著許多非傳統(tǒng)的安全因素威脅，應(yīng)綜合施策，確保紙質(zhì)材料及電子數(shù)據(jù)安全，從人、物、技三個(gè)方面織密安全網(wǎng)。

5.1 人防：增強(qiáng)安全保密意識(shí)

建立檔案數(shù)字化安全保密領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)安全保密知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)安全保密意識(shí)及能力。根據(jù)檔案數(shù)字化掃描前、掃描中、掃描后的工序特點(diǎn)，采取針對(duì)性、精細(xì)化的安全保密法則培訓(xùn)。例如，掃描前要重點(diǎn)做好環(huán)境、制度等方面安全保密培訓(xùn)，嚴(yán)禁私自帶入移動(dòng)存儲(chǔ)工具進(jìn)入工作場(chǎng)所；掃描中要做好檔案本身安全；掃描后，則要重點(diǎn)做好網(wǎng)絡(luò)利用等安全，委托第三方數(shù)字化掃描的，應(yīng)及時(shí)將數(shù)字化成品信息載體或復(fù)制件返還、銷毀。

5.2 物防：營(yíng)造良好工作環(huán)境

為保證檔案數(shù)字化掃描工作的安全、高效進(jìn)行，需要建立與之相適應(yīng)的軟硬件環(huán)境，做好物防。如，做好服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、計(jì)算機(jī)選用，空調(diào)、恒溫機(jī)、除濕機(jī)也是安全設(shè)施的重要保障，購(gòu)買高質(zhì)量一次性可讀寫光盤或移動(dòng)硬盤。及時(shí)做好數(shù)據(jù)遷移和載體更新，避免因技術(shù)升級(jí)不及時(shí)或設(shè)備載體老化影響檔案數(shù)字化安全。

5.3 技防：注重技術(shù)保障應(yīng)用

運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，建立完備的檔案數(shù)字化安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系。例如，運(yùn)用好計(jì)算機(jī)病毒檢測(cè)、入侵檢測(cè)、防火墻、漏洞掃描、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、安全審計(jì)、身份認(rèn)證等技術(shù)手段，安裝操作系統(tǒng)，及時(shí)更新查殺病毒軟件，防止非法訪問。重要涉密檔案數(shù)字化信息應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，使用密鑰、單導(dǎo)盒等，阻止網(wǎng)絡(luò)攻擊。