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        科研文獻(xiàn)與數(shù)據(jù)管理研究
        ——基于EndNote和XMind的協(xié)同使用

        2022-02-11 03:41:58譚智敏
        關(guān)鍵詞:參考文獻(xiàn)思路導(dǎo)圖

        譚智敏

        (吉林大學(xué) 圖書館,吉林 長春 130062)

        若干年前,科研人員獲得的文獻(xiàn)資源有限,一般通過筆記本或者書簽等形式即可管理。網(wǎng)絡(luò)時代,從事學(xué)習(xí)科研工作時,需要參考查閱大量的參考文獻(xiàn),電腦的硬盤中分門別類地建立了若干的文件夾,但是時間一長,要搜尋之前讀到過的某篇文獻(xiàn)、查找曾經(jīng)使用過的實驗數(shù)據(jù)仍會變得越來越困難。而當(dāng)撰寫期刊論文、學(xué)位論文、項目申請報告的時候,標(biāo)注參考文獻(xiàn)又是一項十分繁瑣的工作。另外,閱讀了好多文獻(xiàn),撰寫論文前需要將這些文獻(xiàn)或主題之間的主次并列關(guān)系及骨干脈絡(luò)梳理清楚。為此如何高效地管理文獻(xiàn)及實驗數(shù)據(jù),建構(gòu)清晰的思路就顯得特別重要。筆者提出利用EndNote和XMind協(xié)同工作,有利于提高科研效率,激發(fā)新的研發(fā)思路。

        1 利用文獻(xiàn)管理軟件EndNote管理科研文獻(xiàn)

        對文獻(xiàn)的管理即是對知識的管理。蔡曉玲等認(rèn)為對知識的管理主要是利用個人知識管理工具進(jìn)行高效地搜集、管理分析及利用各類文獻(xiàn)信息,以實現(xiàn)在汲取前人成果的基礎(chǔ)上的創(chuàng)新[1]。各類管理工具功能不一,研究人員選擇時要根據(jù)需要選擇相應(yīng)的工具及使用策略。本文主要是以EndNote為例。EndNote是SCI官方軟件。利用EndNote可以方便地進(jìn)行在線數(shù)據(jù)庫檢索、全文管理、筆記管理以及本地搜索等等,方便文獻(xiàn)的閱讀[2],最主要的優(yōu)勢是可以自動插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn),避免了因文稿反復(fù)修改和另投他刊而引起的參考文獻(xiàn)的混亂。并且EndNote支持幾千種國際期刊參考文獻(xiàn)格式樣式。

        要想利用好EndNote,首先需要了解其整體組織、管理和輸出文獻(xiàn)的基本原理。EndNote即把文獻(xiàn)按照一個固定的格式導(dǎo)入庫(Library*.enl)中,導(dǎo)入到庫中的文獻(xiàn)以作者、題名、期刊、年代及附件形式呈現(xiàn),另外還包含摘要、頁碼等所有文獻(xiàn)包含的信息。撰寫文章時它可以方便地按指定期刊的樣式自動插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)。如圖1所示[3]。

        圖1 EndNote工作原理

        了解了EndNote的基礎(chǔ)原理,為進(jìn)一步掌握EndNote是如何高效管理文獻(xiàn)做好了鋪墊。

        1.1 利用EndNote組織管理文獻(xiàn)

        要想高效管理、分析EndNote中的文獻(xiàn),必須先將所學(xué)文獻(xiàn)導(dǎo)入EndNote庫中,將文獻(xiàn)導(dǎo)入庫中主要有4種方法:①手工導(dǎo)入。手工導(dǎo)入很麻煩,批量文獻(xiàn)不建議使用,但是如果有個別的文獻(xiàn)導(dǎo)入不進(jìn)去,或者導(dǎo)入信息不完整,可以考慮。②本地文獻(xiàn)批量導(dǎo)入。針對研究主題已經(jīng)下載了一些文獻(xiàn)在本地文件夾中,使用管理軟件EndNote對這些文獻(xiàn)進(jìn)行管理時就需要使用這種方法導(dǎo)入文獻(xiàn)。③數(shù)據(jù)庫檢索導(dǎo)入[4]。大部分?jǐn)?shù)據(jù)庫都具備EndNote檢索導(dǎo)入的功能,選擇檢索到的需要使用的文獻(xiàn),選擇以EndNote格式直接導(dǎo)入。④直接從EndNote聯(lián)網(wǎng)導(dǎo)入,這種是最快捷的方法,推薦大家使用。即在EndNote中關(guān)聯(lián)常用數(shù)據(jù)庫,通過檢索主題、作者姓名、關(guān)鍵詞等途徑進(jìn)行檢索,所得文獻(xiàn)即可直接下載。

        導(dǎo)入完文獻(xiàn),即可組織管理分析這些庫中的文獻(xiàn)。主要總結(jié)為8個方面:①將所有文獻(xiàn)分組管理。即建立若干個Group,可以以主題命名,也可以以某個名字命名,相當(dāng)于電腦硬盤中的文件夾。然后將文獻(xiàn)按照相應(yīng)的類別拉到各個Group中。②添加全文圖片,可以以附件的形式添加,方便以后的閱讀管理。③EndNote中可以實現(xiàn)本地快速檢索,即輸入檢索詞,點擊“Search”即可直接鎖定要找的文獻(xiàn)。④排序標(biāo)記。直接點擊即可排序,還可以根據(jù)重要程度進(jìn)行標(biāo)記,以便安排以后閱讀的時間。⑤計量分析。計量分析是EndNote的一個非常重要的功能,通過選擇“Tools”中的“Subject Bibliography”按鈕,即可實現(xiàn)對所選文獻(xiàn)的作者、年代、出版時間等的分類計量。⑥做學(xué)習(xí)筆記。在閱讀文獻(xiàn)時,有些地方需要做讀書筆記,我們只需雙擊這條文獻(xiàn)記錄,在相應(yīng)的“Notes”條目下,記錄筆記即可。⑦欄目顯示設(shè)定。點擊“Edit—Preferences—Display”即可根據(jù)自己的需要,選擇相應(yīng)的欄目顯示在閱覽頁面上。⑧去重。在不同的數(shù)據(jù)庫可能下載到相同的文章,為了不做重復(fù)勞動,我們可以將重復(fù)的文獻(xiàn)去除,只需點擊“Find Duplicates”即可顯示重復(fù)的文獻(xiàn),刪掉即可。

        1.2 利用EndNote插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)

        EndNote的另外一個非常實用的功能為自動生成及更改參考文獻(xiàn)。利用各類不同期刊特定的“style”在“word”中自動生成文中參考文獻(xiàn)標(biāo)注及文后參考文獻(xiàn)列表。插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的方法有兩種:①在Word頁面直接插入。首先在Word頁面選取插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的位置,將光標(biāo)移到此處,然后點擊菜單欄中“Insert Citation”圖標(biāo),即跳轉(zhuǎn)到EndNote界面,進(jìn)行搜索,選擇將要插入的文獻(xiàn)點擊即可插入Word中,文中的圖標(biāo)和文后的參考文獻(xiàn)同時自動生成,另外可以根據(jù)不同的期刊格式選擇不同的“Style”。②在EndNote界面直接插入。在EndNote界面中直接選擇“Go to EndNote”,進(jìn)入EndNote界面,然后搜索要插入的文獻(xiàn),點擊插入,即可直接插入Word中。筆者認(rèn)為第一種方法更方便一些,個人依據(jù)自身習(xí)慣,選擇使用。這兩種方法都可以實現(xiàn)自動插入文中參考文獻(xiàn)的標(biāo)志和文后參考文獻(xiàn)列表,可以根據(jù)不同的期刊,隨時更換“Style”,文中的標(biāo)志和文后的參考文獻(xiàn)可隨之自動更改。

        1.3 利用EndNote投稿

        EndNote提供了幾百種來自各個學(xué)科領(lǐng)域的期刊論文模板“template”,6 000多種參考文獻(xiàn)“Style”,可以根據(jù)其給出的指定模板直接撰寫論文投稿,也可以利用EndNote自動更改參考文獻(xiàn)的“Style”投稿。如果這些仍然不能滿足需求,可以試著根據(jù)相似的參考文獻(xiàn)樣式進(jìn)行修改,或者根據(jù)需要直接制作獨特的參考文獻(xiàn)樣式。

        根據(jù)EndNote提供的期刊論文模板撰寫論文非常方便,主要適用于還沒有開始撰寫論文的情況。點擊“Tools—Manuscript Templates”,然后選擇需要投稿的期刊模板,按照模板格式和要求進(jìn)行撰寫即可。

        EndNote官網(wǎng)上提供了6 000多種參考文獻(xiàn)投稿期刊樣式[5]。點擊“Select Another Style”即可直接選用某本期刊的參考文獻(xiàn)樣式,但是EndNote直接帶的樣式不是很多,我們可以選擇在官網(wǎng)上下載樣式。點擊“Edit—Output Styles—Open Style Manager”,再選擇“Get More on the Web”,點擊“Down load all Styles”進(jìn)行下載選用,但是有一點需要特別注意的就是所有下載得到的期刊參考文獻(xiàn)樣式必須保存到EndNote安裝目錄下的“Style”中,否則將無法調(diào)用。

        假如下載的幾千篇期刊參考文獻(xiàn)的樣式仍不能滿足需求,這時可以根據(jù)較相似的參考文獻(xiàn)樣式進(jìn)行更改,以滿足需要。同樣點擊“Edit—Output Styles—Open Style Manager”,然后下一步直接點擊“Edit”,這樣即可根據(jù)需要直接修改。如果這樣還是不能滿足需要,我們可以自己動手進(jìn)行編輯新的參考文獻(xiàn)樣式,點擊“Output Styles—New Style”即可進(jìn)行編輯。自己動手編輯一條參考文獻(xiàn)的樣式相對比較復(fù)雜,不太推薦使用,盡量在原有的基礎(chǔ)上修改。

        2 利用XMind管理科研文獻(xiàn)與數(shù)據(jù)

        思維導(dǎo)圖是組織和表征發(fā)散思維的一種圖形技術(shù)[6],經(jīng)常被用于整理文獻(xiàn)脈絡(luò)及寫作思路。在閱讀了一些文獻(xiàn)之后,我們需要將這些文獻(xiàn)之間的關(guān)系及脈絡(luò)整理出來,以輔助思考,這時就可以借助于思維導(dǎo)圖。首先將關(guān)于某個主題的文獻(xiàn)分解為若干個小的主題,每個小的主題都對應(yīng)一些文獻(xiàn),按照主次及層級關(guān)系羅列好,這時就會有非常清晰的思路,以后寫作時將關(guān)于某個主題的思維導(dǎo)圖展開即可參考、構(gòu)思,非常方便,也可掌控全局[7]。

        另外,在實驗的數(shù)據(jù)分析和處理上也需要思維導(dǎo)圖的管理,例如不同實驗條件下的數(shù)據(jù)和圖表我們會放到不同的文件夾中,如果進(jìn)行數(shù)據(jù)的對比切換比較麻煩,這時就可以利用思維導(dǎo)圖把所有數(shù)據(jù)整理到一個頁面中,操作簡便,結(jié)構(gòu)明確。所以思維導(dǎo)圖不僅可以方便地管理文獻(xiàn),也可以方便地展示數(shù)據(jù)。

        思維導(dǎo)圖配合看文獻(xiàn)時整理的思路,再在自己做實驗的節(jié)點上加上自己的實驗結(jié)果,可以更直觀地反映實驗結(jié)果和思路是否一致,并激發(fā)新的思路。以下以XMind作為思維導(dǎo)圖的代表工具,和大家一起交流科研中思維導(dǎo)圖的具體應(yīng)用。

        2.1 利用XMind構(gòu)建文獻(xiàn)導(dǎo)圖

        略讀文獻(xiàn)的時候,可能會經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些自己比較感興趣的文章或者方向,但又和現(xiàn)在做的實驗直接聯(lián)系不太大,這樣就需要有一個好的方式記錄這些想法,并在以后的科研上實施或者參考。思維導(dǎo)圖就是一個比較好的記錄方式,它的記錄簡明,結(jié)構(gòu)明確。另外對于精選的與主題密切相關(guān)的需要精讀的文獻(xiàn),也可以利用思維導(dǎo)圖將他們分解成各個分主題進(jìn)行整理、羅列文獻(xiàn),這樣有利于分清這些文獻(xiàn)之間的主次層級關(guān)系,理清思路。

        利用思維導(dǎo)圖軟件XMind構(gòu)建文獻(xiàn)導(dǎo)圖的方法非常簡單,即學(xué)即用。首先新建一個空白圖,將中心主題命名為要學(xué)習(xí)的主題名稱;找到要學(xué)習(xí)的文件夾,然后整體復(fù)制,直接選中中心主題粘貼,即可得到關(guān)于這個主題的所有文獻(xiàn)的展示圖。文獻(xiàn)導(dǎo)圖內(nèi)容一目了然,脈絡(luò)清晰,便于拓展思路。

        2.2 利用XMind構(gòu)建數(shù)據(jù)導(dǎo)圖

        科研人員初涉某個領(lǐng)域的科學(xué)實驗時,對某些實驗的條件不太明確,這時就需要大量的實驗去探尋實驗條件是什么,大多數(shù)的時候,實驗數(shù)據(jù)都是不可用的,只能為確立實驗條件做一個參考,因此就產(chǎn)生了大量的實驗數(shù)據(jù);另一方面做實驗的時候,同一個實驗條件的數(shù)據(jù)和圖表可能會放在一個文件夾下,不同實驗條件的數(shù)據(jù)對比,就需要頻繁地來回切換,再加上文件夾的名稱一般都是簡寫,理清他們之間的關(guān)系,非常繁瑣,費時費力。思維導(dǎo)圖就可以解決以上問題。把關(guān)于某個實驗的數(shù)據(jù)導(dǎo)入思維導(dǎo)圖,按照不同的實驗條件及材料拆分為若干個分主題;將所有實驗數(shù)據(jù)都集中到一個思維導(dǎo)圖中,并標(biāo)上詳細(xì)的標(biāo)注,這樣在對比實驗結(jié)果的時候就比較容易理清思路,查漏補(bǔ)缺,而且它的導(dǎo)入方式也十分輕松簡單,只需要復(fù)制粘貼就可以完成。

        構(gòu)建數(shù)據(jù)導(dǎo)圖的方法與構(gòu)建文獻(xiàn)導(dǎo)圖的方法類似。首先確定一個中心主題,然后將載有數(shù)據(jù)的文件夾復(fù)制拷貝到中心主題下,即可得到這個文件夾下所有的目錄。數(shù)據(jù)可以直接在思維導(dǎo)圖中打開查看。圖形是直接顯示出來的,方便查看對比??梢愿鶕?jù)自己需要及喜好修改結(jié)構(gòu)類型,美化思維導(dǎo)圖。

        2.3 利用XMind撰寫論文

        利用思維導(dǎo)圖撰寫論文,特別是綜述性的論文,非常方便。首先將題目即中心思想作為一級主題;將摘要、主要框架、主要試驗、論文的目的及意義等作為二級主題;將每一部分需要參考的資料及一些實驗結(jié)果放入三級主題及下一級主題。根據(jù)所列脈絡(luò),整理出新的撰寫點。

        利用思維導(dǎo)圖撰寫文章,舉例如下:以文獻(xiàn)老化為主題做一個思路展示。①建一個中心主題,研究一下這個主題的可行性及必要性,選一個結(jié)構(gòu)類型,按“ENTER”鍵插入一個子主題,并且查找一下文獻(xiàn)老化模型方面做了哪些研究。②建立新的文獻(xiàn)老化模型,統(tǒng)計文獻(xiàn)老化的數(shù)據(jù),尋找他們之間的關(guān)聯(lián),思考他的應(yīng)用前景。這樣就建好了一個立體的框架。③繼續(xù)主體框架的主題,建立再下一級子主題,同時可以將所閱讀文獻(xiàn)及想法列到相應(yīng)的各級主題下,與構(gòu)建文獻(xiàn)導(dǎo)圖和數(shù)據(jù)導(dǎo)圖的方法相似。利用思維導(dǎo)圖便于文獻(xiàn)與數(shù)據(jù)的脈絡(luò)整理及拓展思路。

        3 XMind與EndNote協(xié)同工作

        3.1 各司其職,互補(bǔ)

        可以利用EndNote進(jìn)行文獻(xiàn)管理、文獻(xiàn)檢索、在線閱讀、記錄想法、按照一定的格式撰寫論文及自動插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)等等。利用思維導(dǎo)圖XMind可以把閱讀文獻(xiàn)得到的一些思路用圖示的方式直觀地展現(xiàn)出來,更利于整個主體的脈絡(luò)掌控,也可以用來方便管理實驗數(shù)據(jù),對比實驗結(jié)果,設(shè)計實驗思路,激發(fā)新的寫作創(chuàng)意等等。EndNote與XMind同時利用,可以互為補(bǔ)充。

        3.2 互相嵌入,協(xié)作

        科研中,已經(jīng)下載了一些文獻(xiàn),有了一些思路,EndNote中沒有非常直觀的顯示方式,這時可以利用XMind把EndNote中同一方向的文獻(xiàn)總結(jié)整理成思維導(dǎo)圖的形式,便于理清文獻(xiàn)數(shù)據(jù)之間的脈絡(luò),拓展思路,也可以通過格式復(fù)制的方式將文獻(xiàn)及數(shù)據(jù)插入到XMind中對應(yīng)的各個分節(jié)點上,這樣方便在考慮某個節(jié)點的時候快速定位到對應(yīng)的文獻(xiàn)。為了方便整體文獻(xiàn)的管理,可以將所做的關(guān)于各個主題的思維導(dǎo)圖整理到EndNote中,即在EndNote中插入一個新的記錄,放到其附件中,點擊即可展開閱讀思維導(dǎo)圖中的內(nèi)容,簡易方便,利于管理及理清思路。如圖2所示。

        圖2 Xmind和EndNote互相嵌入

        從以上分析可以得出如下結(jié)論,通過XMind和EndNote的相互嵌入,可以方便科研工作者快速地通過文獻(xiàn)定位到科研思路的某個節(jié)點上,也可以通過思路節(jié)點快速地找到對應(yīng)的文獻(xiàn)及數(shù)據(jù)資源。EndNote與XMind協(xié)同使用,促進(jìn)科研工作者高效地進(jìn)行文獻(xiàn)管理、知識分析與創(chuàng)新,是科研工作的得力助手。希望對讀者的學(xué)習(xí)、科研起到積極的作用。

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