劉艷麗，祁玫丹，張 威，陳振宇，高 民

（1.廣州開放大學(xué)，廣東廣州 510091；2.香港科技大學(xué)霍英東研究院，廣東廣州 511458；3.廣東省科學(xué)學(xué)與科技管理研究會，廣東廣州 510013）

為推進科技創(chuàng)新，我國不斷加大對科學(xué)研究的重視程度與支持力度。國務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效等若干措施的通知》賦予了科研人員更大的經(jīng)費管理自主權(quán)，這就要求有更完善的管理來提高資金使用效率。由于科技項目管理涉及到大量繁瑣、雜亂的數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的項目數(shù)據(jù)統(tǒng)計和管理方法不再適用［1］；同時科研經(jīng)費的來源與支出越發(fā)呈現(xiàn)多元化、復(fù)雜化的趨勢，項目管理的難度也在不斷提高。目前，科研協(xié)同管理機制創(chuàng)新的研究越來越關(guān)注信息通信技術(shù)對科研協(xié)同的影響［2］。雖然隨著信息化進程的推進，國內(nèi)各大科研院所積極將互聯(lián)網(wǎng)與科研管理深度融合［3］，逐漸使用信息化管理系統(tǒng)來提高工作效率［4］，但不同管理系統(tǒng)之間相互獨立，在尚未建立統(tǒng)一的信息管理制度和規(guī)范的情況下數(shù)據(jù)不能相互傳遞，且系統(tǒng)之間協(xié)調(diào)性較差，無法起到良好的整體管理作用；此外，科研經(jīng)費使用的合理性直接影響科研活動的質(zhì)量和水平，對科研經(jīng)費的管理應(yīng)貫穿科研項目管理的全過程。因此，如何優(yōu)化科研經(jīng)費管理方案，通過科研經(jīng)費管理提高科研項目管理的效率是近年來許多學(xué)者的研究方向。

1 文獻回顧

王倩倩［5］以中科院近代物理研究所為研究對象，揭示信息化管理制度體系不健全是研究所科研經(jīng)費管理機制中存在的主要問題之一，提出需要不斷完善科研經(jīng)費管理信息平臺以實現(xiàn)科研項目的全過程管理。陳建凱［6］認為在龐大的科研經(jīng)費體量、多元的經(jīng)費來源和落后的經(jīng)費管理模式之間的矛盾日益凸顯的情況下，融合科研項目與財務(wù)項目對接流程有利于實現(xiàn)科研經(jīng)費精細化管理，從而提高項目管理效率?？祵W(xué)斌［7］以科研項目經(jīng)費管理實施優(yōu)化設(shè)計為研究對象，明確提出需要通過對經(jīng)費使用的數(shù)據(jù)庫實時更新來達到信息共享的目的，但未結(jié)合項目管理與經(jīng)費管理提出解決辦法。除了在管理制度方面的探討，也有學(xué)者通過技術(shù)手段來解決當(dāng)前管理效率的問題，如魏青寶［8］以某研究院部門分類管理為基礎(chǔ)設(shè)計出一個科研管理系統(tǒng)；張海濤等［9］依據(jù)面向?qū)ο缶幊毯头謱蛹軜?gòu)的設(shè)計方法進行科研管理系統(tǒng)設(shè)計；易中文等［10］提出用中臺架構(gòu)的模式進行企業(yè)信息系統(tǒng)集成；郭先超等［11］通過創(chuàng)建數(shù)據(jù)交換平臺集成科研項目管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)；Sch?ffer 等［12］提出一種參考BPMN 標(biāo)準(zhǔn)和流程引擎體系結(jié)構(gòu)的PDA 工程平臺敏捷開發(fā)方法；Zhao 等［13］從企業(yè)項目管理的角度提出了一種項目管理系統(tǒng)設(shè)計。另外，也有專家學(xué)者從工作流引擎的角度進行系統(tǒng)設(shè)計，如Van der Aalst 等［14］描述了一些工作流模式可以識別全面的工作流功能，這些模式為許多商業(yè)可用的工作流管理系統(tǒng)提供了基礎(chǔ)；Zolfaghari等［15］構(gòu)建了按需和現(xiàn)場實例的工作流集成管理系統(tǒng)，提出了一個有效的工作流接受和實例配置過程，以便根據(jù)就緒任務(wù)的數(shù)量及其截止日期啟動和終止實例；Ji 等［16］提出一個基于關(guān)系結(jié)構(gòu)的工作流引擎，包括工作流引擎類、功能組件、接口和數(shù)據(jù)庫的設(shè)計，實現(xiàn)具有可定制業(yè)務(wù)流程的柔性辦公自動化系統(tǒng)；Liu 等［17］提出一種基于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的工作流引擎設(shè)計，可以根據(jù)當(dāng)前信息配置產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工作流和審批流程，遵循用戶的默認條件來推進相關(guān)進程、滿足客戶的需求；Kaplar 等［18］提出一種可擴展的工作流引擎，使用戶能夠創(chuàng)建動態(tài)自適應(yīng)的過程模型，方便業(yè)務(wù)邏輯的靈活適配；Erdmann 等［19］提出一種新的工作流管理分析方法，以便快速提高執(zhí)行效率；Ezekiel 等［20］提出基于事件驅(qū)動的業(yè)務(wù)工作流開發(fā)模型，為實時調(diào)整策略提供了靈活性，提高了整體控制的安全性，從而提高了自動化的整體質(zhì)量。

可以看出，大部分已有研究使用系統(tǒng)集成的方法將多個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理，雖然解決了“信息孤島”的問題，實現(xiàn)了信息共享，但并未從項目管理的整體性出發(fā)解決多系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程問題，尚未創(chuàng)建一個將經(jīng)費管理和項目管理完美融合、同時兼顧整個業(yè)務(wù)流程切合制度的管理系統(tǒng)。中臺的技術(shù)方式雖然解決了數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)集成共享的問題，但仍存在項目預(yù)算反應(yīng)不及時、未有統(tǒng)一的流程引擎與操作方式以及使用不便等問題；同時，市場上也出現(xiàn)通過審批流程來解決經(jīng)費管理與項目管理之間融合問題的各種流程引擎，但這些引擎通常只提供基本的行政表單審批和流程流轉(zhuǎn)功能，數(shù)據(jù)處理能力較弱，存在數(shù)據(jù)查詢處理不方便、配置有局限、流程固化、不可中途變更的弱點，靈活性較差。在實際應(yīng)用中，從預(yù)算申請、招標(biāo)、付款、入庫完整的采購過程持續(xù)時間比較長，期間存在人員角色變更的情況，采用這種流程引擎，當(dāng)流程需要較大的變動時，常常要整個流程撤回、重新提交，不能很好地體現(xiàn)管理制度，對提升管理效率的能力也有限［21］。因此，本研究從經(jīng)費管理入手，研發(fā)出一套科研經(jīng)費管理與項目管理相融合的經(jīng)費管理系統(tǒng)，同時設(shè)計出一種有較大自由度的可自定義的工作流引擎，以數(shù)據(jù)為中心，以狀態(tài)來控制流程，以期提高科研院所的科研項目管理效率。

2 基于自定義工作流引擎的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)設(shè)計

2.1 系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)

基于自定義工作流引擎的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”）的設(shè)計目標(biāo)是在管理扁平化的基礎(chǔ)上，從經(jīng)費管理的角度出發(fā)，貫穿從項目申報到結(jié)題驗收的全過程項目管理，將活動與流程相結(jié)合，“一站式”地解決業(yè)務(wù)流程管理和審批需求，同時在一套獨立的經(jīng)費項目管理系統(tǒng)上可對其他系統(tǒng)進行兼容，希望能給科研院所帶來可見、立竿見影的效益，極大提升辦公效率和項目管理效率。

2.2 工作流引擎設(shè)計

工作流引擎的目標(biāo)是方便簡單使用、可以將制度和規(guī)范即時反饋和通過應(yīng)用業(yè)務(wù)邏輯來實現(xiàn)［22］。通常工作流引擎實現(xiàn)方式有多種，基于活動間的前后關(guān)系有兩種描述方式，一種是狀態(tài)驅(qū)動，另一種是事件驅(qū)動。系統(tǒng)管理員預(yù)先定義好組織、角色等數(shù)據(jù)，同時設(shè)計好工作流引擎的模型，然后交給流程引擎去執(zhí)行一系列的流程服務(wù)，中間的流程數(shù)據(jù)將會存儲到對應(yīng)的流程數(shù)據(jù)庫，執(zhí)行完的流程實例會通過任務(wù)表管理器的解析展示到用戶界面，以供用戶處理當(dāng)前流轉(zhuǎn)的流程。本研究所設(shè)計的工作流引擎主要采用狀態(tài)控制方式，以狀態(tài)體現(xiàn)目前表單所處的步驟，以狀態(tài)生成當(dāng)前節(jié)點，以狀態(tài)作為主要流轉(zhuǎn)條件，并將狀態(tài)作為數(shù)據(jù)編輯刪除的控制條，狀態(tài)的變更隨著流程的處理而改變。基于狀態(tài)的工作流在變更上會更靈活，因為無須在發(fā)起的時候就固化整個流程，而是隨著條件和定義的改變而改變。工作流程的配置需要明確6 個概念：業(yè)務(wù)、狀態(tài)、條件、執(zhí)行、節(jié)點、擴展動作。一個業(yè)務(wù)有多個類別或是多種狀態(tài)，每個狀態(tài)可以是一個節(jié)點。系統(tǒng)功能具體表現(xiàn)如下：

（1）根據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)模型建立審批模型。系統(tǒng)將多種業(yè)務(wù)類型稱為“業(yè)務(wù)模塊”，根據(jù)不同的業(yè)務(wù)模塊確定不同的業(yè)務(wù)流程大類，也就是說，一個流程的設(shè)置必須屬于某種業(yè)務(wù)模塊，再根據(jù)業(yè)務(wù)模塊的相關(guān)屬性設(shè)置為業(yè)務(wù)流程的走向條件；同時，每種業(yè)務(wù)模塊有自身的擴展動作（條件與處理），只有確定了業(yè)務(wù)模塊才能設(shè)置響應(yīng)的擴展動作。

（2）流程條件。以預(yù)算申請單（BR）審批為例，通常一個BR 的屬性包括BR 類別（報銷、預(yù)支、調(diào)賬、收款、采購等）、金額、所屬部門、預(yù)算項目種類、是否?；返龋伎梢宰鳛榱鞒虠l件，通過流程條件與單據(jù)的匹配，就能串起該單據(jù)的整個流程周期。在流程執(zhí)行條件判斷時，采用職責(zé)鏈方式，使得每個條件的判斷方法都各司其職，又不會出現(xiàn)缺位等情況。

（3）流程擴展。流程擴展分為條件擴展與動作擴展，擴展條件與流程的走向無關(guān)，但會影響當(dāng)前節(jié)點的執(zhí)行，阻止未達成條件的業(yè)務(wù)過早流轉(zhuǎn)到下一狀態(tài)。流程擴展動作指的是在當(dāng)前流程處理之外有額外需要執(zhí)行的一些處理任務(wù)，例如作廢BR 擴展將會清除BR 的支出信息，釋放預(yù)算占用；報銷通知將通知用戶BR 已經(jīng)到達財務(wù)審批節(jié)點，以及需要提交執(zhí)照材料和注意事項等。擴展條件與具體業(yè)務(wù)類型有關(guān)，例如BR 的擴展條件有選擇已收貨、已付款、有財務(wù)憑證等，所以在配置流程時，只能配置該流程所屬業(yè)務(wù)模塊能使用的擴展。

（4）流程復(fù)用。在同一種業(yè)務(wù)模塊下的流程可以匹配多種條件，如預(yù)支、報銷、采購等這些類型的BR 在部門初審的時候，執(zhí)行人都是部門主管，那么在提交初審、部門進行初審的流程時，可以同時匹配多種BR 類型條件，使得流程統(tǒng)一，達到復(fù)用的效果。

（5）流程執(zhí)行。流程可以設(shè)置執(zhí)行人，執(zhí)行人可以是創(chuàng)建者、部門主管、項目主管、具體角色、具體人或者業(yè)務(wù)相關(guān)人員，如簽署人、當(dāng)前采購員等。當(dāng)業(yè)務(wù)執(zhí)行到相應(yīng)狀態(tài)時，會生成新的節(jié)點與前一個節(jié)點相關(guān)聯(lián)，形成節(jié)點鏈，通過節(jié)點鏈可以進行回退撤銷處理。流程執(zhí)行可以通過以上第（3）點所述的擴展實現(xiàn)更復(fù)雜的條件控制以及進行附加處理，同時，不同的業(yè)務(wù)模塊可以在不同的流程節(jié)點設(shè)定當(dāng)前執(zhí)行需要補充哪些相應(yīng)的字段信息。例如，在科研項目申報管理業(yè)務(wù)中，在項目立項時需要填寫立項的金額，在采購單審核時需要選擇簽署人等。流程執(zhí)行分為會簽、獨占，可以加簽、知會、撤銷等動作提高流程處理的靈活度。流程處理后，業(yè)務(wù)將改變到另一狀態(tài)，但也可能不更改狀態(tài)，例如需要上級部門審批的，可以循環(huán)幾級，到可以確認的部門主管審批為止才流轉(zhuǎn)到下一狀態(tài)。

（6）流程通知。流程配置時可以指定通知人，如是否通知執(zhí)行人，是否通知創(chuàng)建者或通知某個角色或用戶組；若采購的是?；?，將通知安全小組。流程執(zhí)行后，將調(diào)用統(tǒng)一的通知模塊提醒業(yè)務(wù)人員。不同的業(yè)務(wù)有具體的消息擴展來生成不同的消息內(nèi)容，可以分別通過系統(tǒng)內(nèi)部通知，如郵件通知、釘釘、微信平臺等來實現(xiàn)。其中，郵件通知自動生成鏈接碼并設(shè)置過期控制，用戶在過期前點擊鏈接碼、輸入密碼后便能自動打開相應(yīng)業(yè)務(wù)辦理界面，提高處理效率。

（7）移動審批。系統(tǒng)基于H5 開發(fā)，也支持IOS 系統(tǒng)、安卓系統(tǒng)下的釘釘、企業(yè)微信進行審批，只需界面樣式適應(yīng)手機即可在移動端進行系統(tǒng)操作，其他諸如流程發(fā)起、流程審批等的接口調(diào)用和電腦端無異。

（8）代理功能。系統(tǒng)還設(shè)有代理功能，由用戶個人設(shè)置代理，當(dāng)流程到某個審批人時會通知代理人。例如，當(dāng)用戶A 設(shè)置了代理B，那么對于本該用戶A 審批的流程，系統(tǒng)會自動通知代理B 進行審批，由此提高了審批的靈活理性以及審批效率。

在上述功能的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)流程審批的需求也愈發(fā)個性化。在進行多流程自定義配置的基礎(chǔ)上，本系統(tǒng)設(shè)計了在運行時管理員可以任意干預(yù)流程走向的功能，可以直接退回流程并繼續(xù)執(zhí)行，而不需要作廢或重新發(fā)起流程，從而滿足了系統(tǒng)審批流程中臨時更換審核人等要求。

2.3 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

基于自定義工作流引擎的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計如圖1 所示。

圖1 基于自定義工作流引擎的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

系統(tǒng)提供多個業(yè)務(wù)模塊，如項目管理模塊、資金管理模塊、采購管理模塊等，這些模塊都以預(yù)算管理為目標(biāo)。工作流引擎作為整體系統(tǒng)的一部分，每個業(yè)務(wù)都可以關(guān)聯(lián)到工作流引擎，業(yè)務(wù)活動與流程控制一起產(chǎn)生，通過配置各種業(yè)務(wù)流程定義實現(xiàn)由不同的角色共同完成的一系列符合審理制度的活動?；顒又g不僅有嚴格的先后順序限定，而且內(nèi)容、方式、責(zé)任等也有明確的安排和界定，可以使不同活動在不同崗位角色之間轉(zhuǎn)接而完成整個審批流程；同時，系統(tǒng)留有對外接口，可以將相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行集成、數(shù)據(jù)共享且統(tǒng)一處理。同時，系統(tǒng)還設(shè)置了其他通用模塊，如統(tǒng)一查詢模塊用來查詢整體的流程進度以及過往經(jīng)費支出記錄；在活動產(chǎn)生對應(yīng)的結(jié)果時，用消息通知管理模塊來通知流程中的工作人員；移動審批模塊可以讓用戶在移動端進行業(yè)務(wù)操作。此外，系統(tǒng)還可以在通用模塊的基礎(chǔ)上設(shè)計與添加自定義模塊，以滿足用戶的個性需求。

3 實證分析

3.1 問題描述

以F研究院（以下簡稱“研究院”）為例，其以科技創(chuàng)新為核心驅(qū)動，致力于粵港合作下的科技研發(fā)與成果轉(zhuǎn)化，是國家自然科學(xué)基金依托單位。自創(chuàng)院以來，超過90 余位香港知名教授在研究院擔(dān)任研發(fā)中心負責(zé)人或承擔(dān)各類科技項目并開展產(chǎn)學(xué)研合作，累計承擔(dān)各級各類科研項目800 余項，項目合同經(jīng)費總額約為8 億余元。研究院在未開發(fā)出自定義工作流引擎的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)之前所面臨的主要問題如下：（1）多個系統(tǒng)之間相互獨立，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。例如用友財務(wù)系統(tǒng)、用友人事系統(tǒng)、本部項目管理系統(tǒng)等，多個系統(tǒng)自成一套業(yè)務(wù)流程，跨系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)流程無法銜接，系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)流程斷點給管理帶來盲區(qū)，造成管理內(nèi)耗、降低管理水平。（2）業(yè)務(wù)流程缺乏數(shù)字化及流程化，線上線下分裂嚴重。有的業(yè)務(wù)甚至還停留在線下管理、紙質(zhì)記錄的模式，線上業(yè)務(wù)流程割裂，“數(shù)據(jù)孤島”嚴重。（3）項目和資金管理糾結(jié)，開銷管理不清晰。項目和資金缺乏關(guān)聯(lián)性，項目不能和多個資金源關(guān)聯(lián)。（4）多數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，項目報表匯總困難。無法快速統(tǒng)計和整合項目經(jīng)費使用等情況嚴重影響科研項目的研發(fā)進度，且多次繁瑣的數(shù)據(jù)統(tǒng)計也造成了人力資源的浪費。（5）多系統(tǒng)以及功能單一的系統(tǒng)化管理造成數(shù)據(jù)重復(fù)、業(yè)務(wù)繁瑣、審批流程慢，不利于管理制度的落地與實施。因此，研究院急需一套系統(tǒng)將項目管理和資金管理連接起來，同時需要進行管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，并在項目管理過程中滿足其他管理需求，以此來提高工作效率、降低運作成本。

3.2 相關(guān)名詞定義

本研究所設(shè)計的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)是以預(yù)算管理和使用為基礎(chǔ)，在設(shè)計系統(tǒng)時需要明確以下的名詞定義及解釋。

（1）科目。指系統(tǒng)中最底層最細的費用類別，在項目初始設(shè)定時確立，是整個系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計與劃分的基礎(chǔ)。目前系統(tǒng)中有包括專用設(shè)備購置、試制費、設(shè)備租賃、燃料費、電費、水費、辦公易耗品等在內(nèi)的48 個科目，涵蓋所有實際花費且數(shù)量固定，報銷時按照實際使用情況進行選擇，然后由系統(tǒng)進行匹配。

（2）分類。指各級科技項目中的費用類別，由各科技項目限定。每個分類都可對應(yīng)為若干科目的集合，由系統(tǒng)自定義限定、預(yù)設(shè)。

（3）預(yù)算結(jié)構(gòu)。指各科技項目經(jīng)費預(yù)算書（任務(wù)書、計劃書）中經(jīng)費的結(jié)構(gòu)樣式，由各科技項目類型決定。在本系統(tǒng)中，每一筆資金都與某一預(yù)算結(jié)構(gòu)唯一對應(yīng)，預(yù)算結(jié)構(gòu)由分類組成，分類則由科目組成，對應(yīng)關(guān)系見圖2。

圖2 案例研究院科研經(jīng)費管理系統(tǒng)的預(yù)算結(jié)構(gòu)對應(yīng)關(guān)系

（4）BR 與事項。BR 是研究院用于預(yù)支、報銷、銀行扣款的預(yù)算申請和付款申請清單，而事項即為BR 內(nèi)的申請報銷條目，也是生成資金報表的條目。BR 與項目、資金源緊密相關(guān)：BR 的產(chǎn)生推動流程的審計，最終生成報銷；報銷使用的經(jīng)費最終錄入財務(wù)系統(tǒng)，生成記賬憑證號（見圖3）。

圖3 案例研究院科研經(jīng)費管理系統(tǒng)中BR 與事項的關(guān)系

（5）項目與資金。項目在系統(tǒng)中指政府項目、商業(yè)項目等各種資金來源名稱，每個項目下都有至少一筆資金存在，例如在國家科技重大專項項目中，可能包括工信部資助經(jīng)費、省級配套經(jīng)費、市級配套經(jīng)費、區(qū)級配套經(jīng)費、單位自籌經(jīng)費等多筆資金，可通過不同的編碼對應(yīng)不同層次的項目預(yù)算結(jié)構(gòu)。預(yù)算結(jié)構(gòu)a、b、c之間可以互不相同，也可以都相同（見圖4）。

圖4 案例研究院科研經(jīng)費管理系統(tǒng)中項目資金與預(yù)算結(jié)構(gòu)的對應(yīng)關(guān)系

3.3 使用示例

F研究院根據(jù)多年來的項目管理經(jīng)驗，進一步研發(fā)出基于自定義工作流引擎的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)，旨在加強研究院項目資金管理與BR 報銷流程管理。通過該系統(tǒng)，可以統(tǒng)籌管理不同形式的經(jīng)費，加強項目經(jīng)費監(jiān)控、結(jié)題控制，實現(xiàn)跨部門項目的賬面整合，流程化快速建立、審核、報銷BR，并跟蹤BR 報銷狀態(tài)；同時系統(tǒng)提供強大的查詢功能與報表導(dǎo)出格式，可滿足支出控制、支出統(tǒng)計、預(yù)算參考、項目中期檢查、結(jié)題等項目經(jīng)費管理相關(guān)需求。系統(tǒng)將項目管理和經(jīng)費管理緊密相結(jié)合，從經(jīng)費管理的角度出發(fā)，以項目管理、預(yù)算控制、支出應(yīng)用為主要的三大業(yè)務(wù)模塊，工作流引擎始終貫穿全活動過程。其總體架構(gòu)如圖5 所示。

圖5 案例研究院科研經(jīng)費管理系統(tǒng)整體架構(gòu)

（1）業(yè)務(wù)模塊。系統(tǒng)提供了項目申報、項目管理和預(yù)支、報銷、采購等支出應(yīng)用，調(diào)賬、記賬、沖賬等財務(wù)應(yīng)用，收款、撥款、內(nèi)部結(jié)算、管理費提前等項目預(yù)算應(yīng)用以及人員預(yù)算、租金預(yù)算等預(yù)占用處理等功能模塊。其中，預(yù)算控制是科研經(jīng)費管理的重要一環(huán)，是保證項目順利運行的基礎(chǔ)，需要財務(wù)的管理與監(jiān)督并行。系統(tǒng)設(shè)計的預(yù)算控制模塊可實現(xiàn)動態(tài)化的預(yù)算管理，確?？蒲薪?jīng)費能夠嚴格按照預(yù)算有效支出，并及時將預(yù)算執(zhí)行情況反饋給科研管理人員及課題負責(zé)人，加強對項目風(fēng)險的控制，從而有效提高預(yù)算的執(zhí)行力與控制力，保證項目順利實施。通過預(yù)算控制方式，可在項目開支時嚴格按照項目資金的預(yù)算設(shè)置來運作，不超支、不超時、不超限。

（2）工作流引擎。系統(tǒng)提供統(tǒng)一的工作流引擎，每個業(yè)務(wù)都可以關(guān)聯(lián)到工作流引擎、配置每種業(yè)務(wù)流程定義，提供業(yè)務(wù)審批流支持，通過配置各種業(yè)務(wù)流程定義，實現(xiàn)由不同角色共同完成的一系列符合審理制度的活動，可以使不同活動在不同崗位角色之間轉(zhuǎn)接而完成整個審批流程。

（3）文件管理。系統(tǒng)提供統(tǒng)一的文件管理方式，每個業(yè)務(wù)調(diào)用統(tǒng)一的文件上傳接口以及統(tǒng)一的文件存儲、下載、預(yù)覽接口；同時，每個業(yè)務(wù)獨立進行文件下載、查看權(quán)限的控制，保障文件的私密性。一個事項對應(yīng)該事項的材料，經(jīng)辦人員進行事項查詢、材料追蹤時脈絡(luò)清晰，極大提高工作效率。

（4）定時任務(wù)。系統(tǒng)有統(tǒng)一的定時任務(wù)接口，可以很便利地進行定時任務(wù)配置，也能快速增加新的定時任務(wù)功能。

（5）權(quán)限控制。系統(tǒng)有多種權(quán)限控制，預(yù)定義一些基本的系統(tǒng)操作權(quán)限，以角色來組織權(quán)限內(nèi)容，以部門來劃分權(quán)限范圍，以項目來區(qū)分數(shù)據(jù)權(quán)限，以狀態(tài)來細分不同階段的權(quán)限處理方式。例如符合權(quán)限的管理人員才可以查看項目預(yù)算及收支情況，才可以列支與項目對應(yīng)的報銷和采購單，為該項目建立BR 和采購；同時每一筆經(jīng)費只有符合預(yù)算科目、金額大小、符合資金預(yù)算時間，且在審核通過后才可以開支。

（6）日志接口。系統(tǒng)自定義數(shù)據(jù)日志接口，需要記錄日志的實體類。只要實現(xiàn)相應(yīng)接口，當(dāng)數(shù)據(jù)保存時便可自動實現(xiàn)相應(yīng)的日志保存，實現(xiàn)具體操作的詳細記錄與數(shù)據(jù)變更的跟蹤。系統(tǒng)提供統(tǒng)一的郵件日志與事件日志，管理員可以很方便地查看系統(tǒng)郵件發(fā)送情況以及系統(tǒng)異常信息，并反饋給開發(fā)人員。

（7）消息通知。系統(tǒng)提供統(tǒng)一的消息通知管理模塊，可以提供給業(yè)務(wù)流程引擎調(diào)用，進行內(nèi)部消息發(fā)送、郵件發(fā)送、釘釘推送以及企業(yè)微信推送。在郵件通知中，提供快速登錄鏈接以及過期控制。

（8）釘釘審批。系統(tǒng)提供WAP 訪問入口，在釘釘中設(shè)置入口，對釘釘用戶與系統(tǒng)用戶進行關(guān)聯(lián)，可以快速地進行釘釘消息推送以及在釘釘中進行查詢與審批。

（9）統(tǒng)一查詢框架。系統(tǒng)實現(xiàn)統(tǒng)一的查詢框架，各業(yè)務(wù)采用統(tǒng)一的接口和同樣的編碼規(guī)則，由此快速實現(xiàn)和擴展各種自定義的查詢條件。用戶可以自定義查詢展示的數(shù)據(jù)列以及排序方式，并且導(dǎo)出查詢結(jié)果，以及保存自定義數(shù)據(jù)列與查詢條件后可以快速切換查詢方式及查詢展示。

（10）對外接口。系統(tǒng)可與研究院本部（以下簡稱“本部”）的科研項目關(guān)聯(lián)系統(tǒng)進行集成，通過接口把項目申報信息推送給對方，也可與用友財務(wù)系統(tǒng)進行集成，把收支信息推送到用友財務(wù)系統(tǒng)生成相應(yīng)的憑證與固定資產(chǎn)卡片信息，推送供應(yīng)商信息到用友的客商信息；此外，還可與用友人事系統(tǒng)進行集成，獲取用友的部門人員信息，匹配系統(tǒng)的部門用戶信息。

整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流圖如圖6 所示。其中，虛線表示外部元素；圓角矩形代表流程；方形代表外部系統(tǒng)接口；缺邊矩形代表數(shù)據(jù)表；箭頭代表數(shù)據(jù)流。

圖6 案例研究院科研經(jīng)費管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流

首先，項目管理員根據(jù)項目預(yù)算和任務(wù)書，在系統(tǒng)建立一個新的項目，并通過項目的負責(zé)人、成員、訪問權(quán)限等分別設(shè)置經(jīng)費審批權(quán)限、使用權(quán)限、查詢權(quán)限；接著，把不同來源的經(jīng)費以資金的形式按照相應(yīng)的預(yù)算結(jié)構(gòu)錄入到對應(yīng)的項目下，并設(shè)置經(jīng)費的使用期限，同時，根據(jù)不同的經(jīng)費要求可設(shè)置不同的資金使用方式。項目建立后，項目負責(zé)人、部門負責(zé)人、財務(wù)以及指定項目查詢權(quán)限的人隨時都可以查看項目的支出情況，生成報表。支出經(jīng)費時，用戶會創(chuàng)建一個費用申請單（BR），錄入支出的說明、時間、責(zé)任人、金額等信息后，系統(tǒng)自動顯示所有匹配可用的預(yù)算供用戶選擇，用戶確定采用某一項預(yù)算后，該預(yù)算在系統(tǒng)中的可用余額將相應(yīng)減少。BR 單通過工作流引擎控制，經(jīng)過各級審批后到達財務(wù)節(jié)點進行付款并與財務(wù)系統(tǒng)對接，生成財務(wù)的記賬憑證。項目結(jié)題后，系統(tǒng)還可以進行資金結(jié)轉(zhuǎn)，即把剩余的資金轉(zhuǎn)到統(tǒng)籌項目或者新建立的一個項目中繼續(xù)使用，使得結(jié)轉(zhuǎn)前后的賬目更加清晰。如圖7 所示。

3.4 使用系統(tǒng)的優(yōu)勢

系統(tǒng)細化業(yè)務(wù)流程，厘清項目和資金兩者關(guān)系，通過業(yè)務(wù)BR 實際串聯(lián)了項目與資金源，使得BR 費用與財會科目直接產(chǎn)生對應(yīng)關(guān)系，使財務(wù)統(tǒng)計不再復(fù)雜、項目管理過程不再繁瑣模糊。研究院使用該管理系統(tǒng)后科研項目管理績效明顯提升。具體表現(xiàn)如下：

（1）審批流程效率大幅度提高。在使用系統(tǒng)之前，用戶需要填寫打印單據(jù)并送到本部簽名，中間審核人多且審核時間不確定，有時審批耗費時間長達數(shù)周。使用系統(tǒng)后，審批的環(huán)節(jié)可以在線上隨時完成，且系統(tǒng)設(shè)有個人代理功能，再繁瑣的審批流程均亦可在幾天內(nèi)完成。

（2）數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、查詢準(zhǔn)確。在使用系統(tǒng)前，財務(wù)需要將用戶填寫的報銷單據(jù)重新錄入到其他系統(tǒng)，且難以核實項目資金額度是否充足、支出科目是否符合使用要求、經(jīng)費使用是否超時等；使用系統(tǒng)后，用戶將相關(guān)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)時即可自動檢查，且不用重復(fù)錄入其他系統(tǒng)，還可快速查詢項目資金科目及其余額，經(jīng)費審核一目了然，無須擔(dān)心出現(xiàn)錯誤。

（3）多部門交叉作業(yè)、實時監(jiān)控項目進度。在使用系統(tǒng)前，財務(wù)和項目部門難以將項目間經(jīng)費調(diào)撥、管理費提取、調(diào)賬處理等事項同步，且項目管理人員無法使用用友等財務(wù)軟件查詢經(jīng)費使用情況，也很難獲取歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；使用系統(tǒng)后，各個部門可以快速查詢和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，整合項目經(jīng)費使用情況，共同監(jiān)測每個項目的開銷進度，管理流程清晰了然、數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計便捷，大幅度提升人工效率的同時也降低研究院整體運作成本，顯著提升了研究院的整體管理效率。

4 結(jié)論

本研究所設(shè)計的系統(tǒng)服務(wù)于財務(wù)流程，業(yè)務(wù)電子化可隨時回溯以往的BR 記錄，多用戶共享BR 詳細信息、追蹤BR 狀態(tài)，BR 自動匹配，與資金、項目掛鉤，項目和資金分別用數(shù)據(jù)表管理，BR 表關(guān)聯(lián)支出科目，選擇多資金源劃撥；同時，業(yè)務(wù)流程化可實現(xiàn)跨部門操作，審批制度靈活且操作簡單，工作人員上手快，可批量進行業(yè)務(wù)操作和業(yè)務(wù)復(fù)制。同時，系統(tǒng)服務(wù)于項目管理，可統(tǒng)籌不同形式的項目經(jīng)費，規(guī)范各類項目經(jīng)費支出；跨部門項目賬目整合，管理明晰，從整體到部分建立項目和資金源賬目，記錄項目和資金情況；實體信息串聯(lián)，全方位地進行信息查詢統(tǒng)計，隨時監(jiān)控項目狀態(tài)、把握項目進度。此外，業(yè)務(wù)獨立，采用數(shù)據(jù)接口而不影響其他系統(tǒng)。如案例研究院研發(fā)出的基于自定義工作流引擎的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)涵蓋項目申請、預(yù)算設(shè)置、經(jīng)費使用、采購審批、結(jié)題經(jīng)費審計等項目管理全流程，多年來經(jīng)過不斷改進、完善與創(chuàng)新，已經(jīng)較貼合項目經(jīng)費管理的需求，并且通過小幅度改進即可適用于各種不同的經(jīng)費管理系統(tǒng)。

該管理系統(tǒng)基于科研經(jīng)費管理但又不局限于經(jīng)費管理，可為其他科研院所在項目管理和經(jīng)費管理方面提供借鑒和參考，促進科研經(jīng)費使用科學(xué)化、規(guī)范化、績效化，推動科研提質(zhì)增效和我國科研管理總體水平提升。