■胡晨怡

引言：

2008年教育部、國家檔案局頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱27號令）[1]，對高校檔案的機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備、檔案管理、檔案的利用與公布等提出管理辦法，將高校檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，但隨著學(xué)生檔案實(shí)際工作的推進(jìn)，仍面臨不少難題。因此，本文就如何兼顧高校學(xué)生檔案檢查工作的質(zhì)量與效率進(jìn)行研究，以期為其他高校學(xué)生檔案檢查工作的開展提供思路。

一、高校學(xué)生檔案

（一）新生檔案

新生檔案是指學(xué)生在還未進(jìn)入及剛進(jìn)入高校學(xué)習(xí)時產(chǎn)生的具有保存價值的材料，記錄著學(xué)生的學(xué)習(xí)、社會實(shí)踐、組織關(guān)系等資料，同入學(xué)資格審查緊密相連，是建立高校學(xué)生檔案的基礎(chǔ)。

新生檔案的歸檔方式一般有兩種：檔案館直接接收學(xué)生檔案和經(jīng)由學(xué)院間接接收。以上海大學(xué)為例（以下簡稱我校），我校采取的是第二種，學(xué)院收齊后統(tǒng)一交由檔案館學(xué)生檔案室。我校對新生歸檔材料規(guī)定如下：

本科新生檔案包含新生登記表、身份證復(fù)印件、戶口簿復(fù)印件或者戶口遷移證、高中畢業(yè)登記、黨團(tuán)員材料、考生材料以及獎懲材料。碩士和博士新生檔案還需要包含對應(yīng)的畢業(yè)登記表、復(fù)試表、成績單、畢業(yè)設(shè)計評定表、學(xué)位申請書等[2]。

（二）在校生檔案

相比于新生檔案的統(tǒng)一歸檔，在校生檔案由于個體的差異，其歸檔時間和內(nèi)容也不相同。其歸檔內(nèi)容一般包括黨團(tuán)材料、學(xué)籍材料、獎懲材料、專業(yè)技能材料、實(shí)踐材料、入伍材料等[3]。以一名黨員碩士為例，在校生檔案包括入黨志愿書、預(yù)備黨員教育考察手冊、發(fā)展黨員培養(yǎng)考察手冊以及優(yōu)秀學(xué)生干部等材料。

（三）畢業(yè)生檔案

畢業(yè)生檔案作為高校學(xué)生檔案的最后一部分，包含學(xué)籍、學(xué)位及就業(yè)等重要信息。我校本科畢業(yè)生歸檔材料一般包含學(xué)習(xí)成績單、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)論文成績評定書、報到證白聯(lián)等。碩士及博士畢業(yè)檔案還需包含對應(yīng)的學(xué)位證明書、學(xué)位申請書、專家推薦信等材料[4]。

二、學(xué)生檔案檢查工作

（一）現(xiàn)狀分析

1.新生檔案檢查

傳統(tǒng)的新生檔案歸檔流程是各學(xué)院輔導(dǎo)員將郵寄的學(xué)生檔案收齊后同歸檔清單一起裝進(jìn)檔案袋，在封面標(biāo)注上學(xué)生學(xué)院、專業(yè)、學(xué)號、姓名等信息，然后按照學(xué)號從小到大進(jìn)行排序后統(tǒng)一交由檔案館。

檔案館工作人員首先需要核對學(xué)生學(xué)號、姓名、材料數(shù)量和材料有效性，諸如簽名和公章是否齊全等。其次整理檔案袋內(nèi)材料，將屬于歸檔范圍內(nèi)的材料朝前放置，對于紙張上的回形針、訂書針等損害檔案袋的尖銳物品去除后才可以入庫保存。如果檢查過程中發(fā)現(xiàn)檔案袋內(nèi)還有原來高校的檔案袋，則根據(jù)封面是否有目錄信息進(jìn)行處理，有則剪切保留，無則丟棄，避免影響后續(xù)檢查。

傳統(tǒng)的新生歸檔還需要輔導(dǎo)員填寫檔案移交表，以上海某高校為例，移交表內(nèi)容包含歸檔部門、班級、學(xué)號、學(xué)生姓名、備注、核查人名單、核查人簽名、部門蓋章、移交人及聯(lián)系方式、日期等。檔案館工作人員需將紙質(zhì)移交表妥善保存，以便查考。

為了簡化新生檔案檢查工作，我校實(shí)現(xiàn)檔案移交表線上登記。輔導(dǎo)員用工號登錄接待登記系統(tǒng)，線上勾選要?dú)w檔的內(nèi)容，如果大量學(xué)生要?dú)w檔的材料一致可以進(jìn)行批量歸檔。檔案館工作人員在后臺就可以看見歸檔信息，不必翻閱紙質(zhì)移交表進(jìn)行對照，出現(xiàn)問題時聯(lián)系歸檔人也更加方便。

2.在校生檔案檢查

在校生檔案的利用一般分為黨團(tuán)關(guān)系查閱抄錄、入伍證書復(fù)印、單位政審以及學(xué)生其他材料的歸檔。其利用流程為：在查閱人身份證件檢查無誤后，進(jìn)入庫房調(diào)取檔案。取檔案時除了檢查檔案袋內(nèi)信息，如學(xué)生學(xué)號、姓名、所需檔案是否齊全、紙質(zhì)檔案蟲蛀、破損和粘連情況等，還需檢查檔案外排序情況，如是否有穿插和混排情況。在文件歸檔或是借閱歸還后，檢查文件有無破損、污漬、缺頁、混入別人的檔案等情況[5]。

3.畢業(yè)生檔案檢查

畢業(yè)生檔案檢查是檔案順利轉(zhuǎn)遞的基礎(chǔ)。畢業(yè)生檔案的檢查分為兩個階段，一是在輔導(dǎo)員歸檔學(xué)生畢業(yè)檔案時進(jìn)行檢查。檔案館工作人員需要核對材料是否齊全、成績單等材料是否有學(xué)院蓋章、字跡是否清晰等。確認(rèn)無誤后按照學(xué)號入庫保存。二是在轉(zhuǎn)遞檔案時進(jìn)行檢查，檔案館員需要根據(jù)學(xué)生填寫的轉(zhuǎn)遞信息，將檔案從庫房調(diào)出，再次比對學(xué)生的學(xué)號、姓名以及畢業(yè)檔案材料是否齊全，無誤后貼上密封條并蓋章。

為了提高檢查效率，我校在畢業(yè)檔案袋上進(jìn)行改善，將移交表內(nèi)容打印在檔案袋封面上，如畢業(yè)生登記表、學(xué)位表等。輔導(dǎo)員根據(jù)學(xué)生檔案實(shí)際情況，有材料就在那一欄打勾，沒有則不用標(biāo)注，檔案袋包含的檔案一目了然。同時，輔導(dǎo)員填寫的文字內(nèi)容減少為學(xué)號和姓名，便于找到關(guān)鍵信息。因此，檔案館只需在輔導(dǎo)員歸檔畢業(yè)材料時對畢業(yè)檔案袋內(nèi)的材料進(jìn)行核對，在檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)不必重復(fù)檢查畢業(yè)檔案袋。

（二）難點(diǎn)分析

1.檔案規(guī)范性問題

雖然27號令和《干部人事檔案工作條例》都能在一定程度上為高校學(xué)生檔案管理工作提供參考，但對于高校來說，仍缺乏全面的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)[6]。以27號令為例，條例對于學(xué)生檔案歸檔范圍定為：高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。材料歸檔時間定為：學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔，各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔[7]。在實(shí)際工作中，會碰到以下幾個規(guī)范性問題：

第一，高校學(xué)生檔案歸檔時間不定。以新生檔案為例，由于條例只規(guī)定了最晚歸檔日期，對于歸檔開始時間沒有明確要求，可能會出現(xiàn)各個學(xué)院的歸檔時間各不相同，甚至有個別學(xué)生開學(xué)時未攜帶檔案，需要后期補(bǔ)寄或是檔案丟失需要重新補(bǔ)辦檔案等情況。這使得歸檔工作無法在同一時間段集中完成，降低了歸檔效率。通常情況下，我校新生檔案于7月開始陸續(xù)歸檔，當(dāng)年11月至12月才完成歸檔。

第二，高校學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容不統(tǒng)一。對于歸檔內(nèi)容，高校都有各自的規(guī)定，以上海師范大學(xué)為例，其本科畢業(yè)生歸檔范圍為畢業(yè)生登記表、成績總單、實(shí)習(xí)成績評定表、畢業(yè)生派遣通知書、黨團(tuán)材料和獎懲材料，不包含我校要求歸檔的畢業(yè)設(shè)計評定表。檔案歸檔內(nèi)容的不統(tǒng)一可能會導(dǎo)致新生入學(xué)時需要重新聯(lián)系原來的高?；蚋咧羞M(jìn)行材料的補(bǔ)交。

第三，學(xué)生檔案質(zhì)量無法保證。個別檔案會出現(xiàn)用筆不規(guī)范，使用了圓珠筆、鉛筆以及非黑色的水筆等，這會影響字跡的耐久和清晰性。檔案中還會存在手續(xù)不完備的情況，如信息漏填、漏蓋章、缺少形成時間、缺少審批手續(xù)等，對檔案的有效性造成影響，需要重新補(bǔ)交。

2.檔案工作人員不足

隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，在校生數(shù)量不斷增加，以我校為例，2022年我校招收本科新生共4717人，碩士和博士新生共6423人，新生檔案就超過一萬份，且仍有許多畢業(yè)生檔案滯留在學(xué)校。據(jù)統(tǒng)計，學(xué)生檔案室現(xiàn)有館藏常年超過5萬卷，檔案數(shù)量十分龐大。參考《地方各級檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)（試行）》，館藏一萬卷檔案，檔案館應(yīng)配備5人，超過一萬卷不足三十萬卷的，其超過部分每五千卷增配1人；但我校實(shí)際學(xué)生檔案工作人員數(shù)量不足5人，人均工作量增加，工作效率無法得到保證，且每年需要?dú)w檔和轉(zhuǎn)遞的學(xué)生檔案數(shù)量龐大，人手不足既導(dǎo)致檔案部門檢查審核檔案難度增加，也影響了畢業(yè)生檔案按時轉(zhuǎn)遞[7]。

3.人工效率低

現(xiàn)有高校學(xué)生檔案檢查工作基本都是人工完成，而這種工作方式極其依賴于檔案工作人員的專業(yè)性。由于材料多、檢查過程繁瑣枯燥，工作人員無法長時間集中精力核對檔案，容易出現(xiàn)漏檢、少檢等情況。如果安排臨時人員幫忙檢查，也會存在錯檢等情況，檢查質(zhì)量無法保證。

三、學(xué)生檔案檢查對策

（一）高校健全檔案管理制度

在收集整理檔案時，無法僅依靠檔案館自身，還要同高校其他部門進(jìn)行配合，特別是學(xué)生材料的形成部門。因此高校需要依據(jù)27號令和《干部人事檔案工作條例》，結(jié)合各校實(shí)際情況，對本校學(xué)生檔案管理制度進(jìn)行制定和完善，應(yīng)歸盡歸。明確學(xué)生檔案收集整理工作的責(zé)任劃分、管理職能、檔案收集方式、收集內(nèi)容、檔案樣式規(guī)范、移交時間和移交部門，在發(fā)現(xiàn)問題時也能及時探究原因給予解決，確保檔案的真實(shí)性、原始性、安全性和可靠性。

（二）培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識

檔案會出錯的有一部分原因是學(xué)生本人對自己檔案不夠重視。檔案填寫都是由輔導(dǎo)員進(jìn)行督促、整理以及核查，學(xué)生的參與感不強(qiáng)，填寫檔案時不夠細(xì)致負(fù)責(zé)，甚至不按規(guī)定進(jìn)行填寫。[8]因此需要讓學(xué)生培養(yǎng)檔案意識、讓其參與到檔案收集過程中。

在宣傳方面，針對新生，檔案館需要在新生入學(xué)前做好宣傳工作。在錄取通知書中放入歸檔細(xì)則，告知學(xué)生需要?dú)w檔哪些內(nèi)容并列出經(jīng)常出現(xiàn)的問題。在細(xì)則中還需給出檔案館聯(lián)系方式，提前解決問題。針對所有學(xué)生，特別是畢業(yè)生，可以通過廣播、檔案館網(wǎng)站、公眾號推文等形式，向其宣傳檔案的重要性，并應(yīng)告知畢業(yè)生：除了申請延期兩年轉(zhuǎn)檔的學(xué)生，其他人應(yīng)將檔案盡快轉(zhuǎn)走，以免因?yàn)闄n案滯留出現(xiàn)問題。

在檔案收集方面，應(yīng)讓學(xué)生了解自己的檔案狀況、主動參與歸檔過程。例如，我校除了在網(wǎng)站上進(jìn)行新生歸檔提示和畢業(yè)生歸檔提示，還能讓學(xué)生看到自己的檔案是否齊全。新生可以在上海大學(xué)研究生招生信息系統(tǒng)中的檔案及政審查詢界面，查看檔案是否通過。畢業(yè)生可以通過上海大學(xué)檔案館官網(wǎng)的學(xué)生檔案入口，進(jìn)行線上檔案轉(zhuǎn)遞，填寫完相關(guān)信息后，界面會提示缺少哪些材料，讓學(xué)生自己參與到歸檔過程中，使其對檔案內(nèi)容的填寫更加嚴(yán)謹(jǐn)。此外，所有學(xué)生均可以在網(wǎng)站查詢學(xué)生檔案，登錄后可以看到學(xué)號、姓名、性別、專業(yè)、檔案轉(zhuǎn)寄信息、檔案是否在校以及歸檔詳情等，學(xué)生能清楚獲知自己的檔案狀態(tài)，以便更好開展檔案工作。

（三）輔導(dǎo)員接受歸檔培訓(xùn)

在高校檔案管理制度中除了要對歸檔范圍進(jìn)行明確，還需要明確歸檔細(xì)則，如對檔案紙張方向、排序、內(nèi)容作出明確規(guī)定。

輔導(dǎo)員歸檔是檔案館進(jìn)行檔案管理的第一步，也要遵循高校檔案管理制度。為了讓輔導(dǎo)員能夠更好、更快適應(yīng)歸檔細(xì)則、提高歸檔質(zhì)量，可以對輔導(dǎo)員進(jìn)行歸檔培訓(xùn)。

由于各學(xué)院的輔導(dǎo)員并不固定且兼職輔導(dǎo)員崗位流動較為頻繁，每年需要在開學(xué)和畢業(yè)之際對輔導(dǎo)員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)。此外，還可以推出歸檔課件，讓輔導(dǎo)員在閑暇之余也能學(xué)習(xí)。

以本科新生歸檔為例，在培訓(xùn)中，告知輔導(dǎo)員歸檔內(nèi)容包括新生登記表、身份證復(fù)印件、戶口簿復(fù)印件或者戶口遷移證、其他高中材料。身份證復(fù)印件需要將正反面打印在同一頁，戶口簿復(fù)印件需要包含第一頁和本人頁。對于高中畢業(yè)生登記表，需要告知輔導(dǎo)員，由于各省市的規(guī)定不同，高中畢業(yè)生登記表的名稱和樣式會存在差異，如山東省和山西省的高中畢業(yè)登記表正式名稱為普通高中學(xué)生素質(zhì)發(fā)展報告、湖北省將其稱為普通高級中學(xué)學(xué)生檔案。最后，需在材料頁面右上角寫上序號，順序放置，并且將紙張按照檔案袋的方向放入，方便核查是否有材料遺漏。

（四）對歸檔檔案抽查、普查結(jié)合

檔案館人手有限，面對大量的新生檔案和急待轉(zhuǎn)遞的畢業(yè)生檔案，將所有的檔案一一核查耗時過久。為了提高檢查效率，在對輔導(dǎo)員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)、對學(xué)生完成檔案意識培養(yǎng)的前提下，實(shí)行歸檔檔案抽查與普查相結(jié)合。

檔案抽查的想法是從研究對象的全體中取一小部分進(jìn)行觀察和研究，從而對整體進(jìn)行推斷，在檔案管理中也常被運(yùn)用到?！稒n案保護(hù)與復(fù)制技術(shù)學(xué)》一書中提出“對于保護(hù)條件較好的檔案，一般抽查比例可小一點(diǎn)，比如5%-10%,對于保護(hù)條件不好的檔案，抽查數(shù)可以多一些,比如20%以上。”此外，2021年，寶雞市檔案局對共130家市屬部門、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案室、縣（區(qū)）檔案館安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督抽查，抽查比例為30%。

學(xué)生檔案抽查可以參考以上比例。以抽查比例20%為例，歸檔一萬卷新生檔案，只需要抽查2000卷，檢查工作量大大縮減。但這樣抽查的缺點(diǎn)是樣本量不夠大，無法確保剩下檔案的準(zhǔn)確性。因此在抽查的基礎(chǔ)上進(jìn)行普查，進(jìn)一步提高檔案準(zhǔn)確性。抽查比例設(shè)為20%后，可以在計算機(jī)上設(shè)定開始學(xué)號和結(jié)束學(xué)號，系統(tǒng)進(jìn)行隨機(jī)抽取，對2000卷檔案進(jìn)行檢查，如果發(fā)現(xiàn)錯誤，對其學(xué)院輔導(dǎo)員歸檔的其他檔案進(jìn)行普查，以防出現(xiàn)重復(fù)錯誤。

（五）引入RFID高校檔案管理系統(tǒng)

隨著《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》關(guān)于檔案信息化建設(shè)政策的出臺[9]，越來越多的高校開始探索基于最新技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)、用于學(xué)生檔案的信息化建設(shè)。RFID技術(shù)就是其中一項(xiàng)。

RFID即射頻識別，最早用于軍事領(lǐng)域，其原理是通過無線射頻方式實(shí)現(xiàn)雙向數(shù)據(jù)非接觸通信，整個過程全程自動化。能對標(biāo)簽進(jìn)行讀寫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、目標(biāo)識別等預(yù)期效果。它也被認(rèn)為是本世紀(jì)最具發(fā)展?jié)摿Φ男畔⒓夹g(shù)之一[10]。

RFID高校檔案管理系統(tǒng)使用步驟十分簡單，首先檔案館員對新入庫的學(xué)生檔案進(jìn)行編目，將這些信息錄入電子標(biāo)簽，錄入的信息會自動傳入數(shù)據(jù)庫。檔案館員在查閱檔案時，只需要通過系統(tǒng)查詢，可以快速定位檔案所在位置，不用來回尋找檔案，還能快速了解檔案在不在庫房、是否已轉(zhuǎn)出。其次，檔案館員還可以進(jìn)行盤點(diǎn)操作，RFID閱讀器自動對館藏檔案內(nèi)容、位置進(jìn)行核實(shí)，在發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量或是位置對不上時，檔案館工作人員也能及時進(jìn)行改正。