■岳文杰

一、科研機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容

科研機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案室建設(shè)需要根據(jù)研究所的科研方向和科研人員實(shí)際需求制定實(shí)施方案，完成檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、檔案信息開(kāi)發(fā)利用、電子檔案制度規(guī)范建設(shè)、檔案安全保密體系建設(shè)，確保檔案管理更加規(guī)范高效，開(kāi)啟科研人員檔案利用新體驗(yàn)，提升信息化背景下檔案服務(wù)科研需求的能力。在保障電子文件長(zhǎng)期保存可用的同時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，筑牢數(shù)字檔案室安全防線(xiàn)。

二、科研機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案室建設(shè)目標(biāo)

（一）總體目標(biāo)的設(shè)置

明確科研院所數(shù)字檔案室所需要實(shí)現(xiàn)的功能，可以聚焦科研檔案如何助力科研工作取得進(jìn)展等方向來(lái)制定。檔案工作要圍繞服務(wù)科研工作、提高工作效率來(lái)制定目標(biāo)，同時(shí)不斷完善檔案管理軟件硬件設(shè)施，開(kāi)創(chuàng)具有科研機(jī)構(gòu)特色的數(shù)字檔案室。

（二）分目標(biāo)的設(shè)置

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)目標(biāo)：聚焦?jié)M足數(shù)字檔案室基本要求。如配備和增加必要的配套軟硬件設(shè)備，包括運(yùn)行檔案系統(tǒng)的正版軟件、網(wǎng)絡(luò)、機(jī)房、服務(wù)器、存儲(chǔ)備份設(shè)備、輸入輸出設(shè)備、安全設(shè)施等。

數(shù)字檔案資源建設(shè)目標(biāo)：可根據(jù)國(guó)家檔案局要求，參照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》中數(shù)字檔案資源建設(shè)相關(guān)要求，存量檔案數(shù)字化率宜達(dá)到70%以上[1]。

電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)：能夠和科研機(jī)構(gòu)主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行接口開(kāi)發(fā)，進(jìn)行在線(xiàn)歸檔，電子文件在線(xiàn)歸檔“四性”檢測(cè)等功能。將檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行接口開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)固化檔案基本工作及電子文件與電子檔案管理常態(tài)化。優(yōu)化各類(lèi)文件歸檔流程，制定相應(yīng)的歸檔范圍、保管期限、分類(lèi)方案，放入系統(tǒng)流程中，檔案管理臺(tái)賬報(bào)表由系統(tǒng)自動(dòng)生成。如探索科研項(xiàng)目科學(xué)數(shù)據(jù)的全生命周期管理以及重要電子文件歸檔與電子檔案管理新模式。

制度規(guī)范建設(shè)目標(biāo)：形成有科研機(jī)構(gòu)特色的數(shù)字檔案室建設(shè)制度規(guī)范體系，制定研究所數(shù)字檔案室建設(shè)制度規(guī)范體系框架，并結(jié)合研究所實(shí)際情況逐步印發(fā)所需的制度規(guī)范，包括各門(mén)類(lèi)檔案建檔規(guī)范、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、管理辦法等，提出科研業(yè)務(wù)統(tǒng)一開(kāi)發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)流程和要求，逐步開(kāi)展科研檔案在線(xiàn)歸檔。

安全保密體系建設(shè)目標(biāo)：構(gòu)建管理、技術(shù)、應(yīng)急三位一體的安全保密工作體系，確保數(shù)字檔案室安全穩(wěn)定運(yùn)行。建立電子檔案安全保管和備份制度、“三員”管理制度，采購(gòu)用于確保電子檔案數(shù)據(jù)信息安全的軟硬件設(shè)備，對(duì)檔案人員進(jìn)行安全保密培訓(xùn)。制定檔案信息密級(jí)劃分和利用權(quán)限規(guī)定，正確設(shè)定應(yīng)用權(quán)限、開(kāi)放范圍，建立信息發(fā)布審核制度、檔案數(shù)據(jù)備份制度。將原檔案數(shù)據(jù)備份存儲(chǔ)設(shè)備，針對(duì)檔案需求完善保存策略、自動(dòng)備份、檢測(cè)和恢復(fù)等功能，開(kāi)展科研電子檔案長(zhǎng)期保存技術(shù)的研究與實(shí)踐。

三、科研機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案室建設(shè)策略

（一）實(shí)施方案的制定與完善

科研機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案室的建設(shè)需要制定整體規(guī)劃、項(xiàng)目建設(shè)總目標(biāo)，主要以服務(wù)科研工作為目標(biāo)作為科研機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案室建設(shè)的建設(shè)目標(biāo)，對(duì)標(biāo)建設(shè)目標(biāo)分解為各項(xiàng)分目標(biāo)任務(wù)，對(duì)整體項(xiàng)目檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息開(kāi)發(fā)利用、制度規(guī)范建設(shè)、安全保密體系建設(shè)等維度，進(jìn)行符合實(shí)際的調(diào)整優(yōu)化和方案建設(shè)。

電感耦合等離子體質(zhì)譜(ICP-MS)作為20世紀(jì)80年代發(fā)展起來(lái)的一種新技術(shù)，具有靈敏度高、檢出限低、光譜干擾小和快速準(zhǔn)確等優(yōu)點(diǎn)，已經(jīng)廣泛應(yīng)用在食品安全、環(huán)境監(jiān)測(cè)、農(nóng)產(chǎn)品和煙草等領(lǐng)域[8-10]。同時(shí)發(fā)現(xiàn)微波消解作為化學(xué)元素分析中最常用的前處理方式之一，其相對(duì)于濕法消解，具有能夠迅速加熱樣品，還能有效地防止樣品中元素的揮發(fā)和污染[11]。但是，目前采用ICP-MS法測(cè)定煙草中K、Ca和Mg含量的研究鮮見(jiàn)報(bào)道。鑒于此，筆者建立了微波消解-ICP-MS法快速測(cè)定卷煙煙絲中的K、Ca和Mg含量的方法，以期達(dá)到快速、準(zhǔn)確測(cè)定的目的，也為科學(xué)合理地評(píng)價(jià)卷煙的理化特性提供參考。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

科研機(jī)構(gòu)涉及密級(jí)檔案的保管利用，綜合檔案室需具備一定的資質(zhì)，庫(kù)房及閱覽室要符合國(guó)家檔案安全保密的要求，同時(shí)配備一定的數(shù)字檔案室軟硬件設(shè)施，包括用于運(yùn)行檔案管理應(yīng)用的服務(wù)器、存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)的光盤(pán)（庫(kù)）等數(shù)據(jù)保管和備份設(shè)備、滿(mǎn)足電子檔案管理要求的輸入輸出設(shè)備等。

（三）檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

首先，需要建立科研機(jī)構(gòu)獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)科研機(jī)構(gòu)工作的管理規(guī)范與業(yè)務(wù)流程，對(duì)歸檔電子文件及其他數(shù)字資源進(jìn)行收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀，具備電子文件歸檔和電子檔案管理功能，并能輔助管理傳統(tǒng)檔案，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用。

其次，科研機(jī)構(gòu)可以參照《文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48-2009）《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南》（GB/T 31914-2015）等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，如嵌入檢測(cè)模塊實(shí)現(xiàn)電子文件在線(xiàn)歸檔“四性”檢測(cè)功能，確保電子文件真實(shí)、可用、安全、完整。

（四）電子文件在線(xiàn)歸檔

2021年1月1日實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”。電子文件歸檔、電子檔案移交接收和電子檔案長(zhǎng)期保存檔案管理系統(tǒng)可以通過(guò)“四性”檢測(cè)檢查電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間可以通過(guò)數(shù)據(jù)包交互進(jìn)行傳輸，業(yè)務(wù)系統(tǒng)可以推送元數(shù)據(jù)及原文信息至檔案管理系統(tǒng)，如OA系統(tǒng)可以將需要?dú)w檔的電子文件以XML的形式進(jìn)行推送，通過(guò)映射磁盤(pán)將該數(shù)據(jù)包上傳到檔案服務(wù)器。檔案管理系統(tǒng)接收通過(guò)“四性”檢測(cè)之后的XML文件，讀取XML中的條目信息和電子文件，將電子文件掛接到檔案管理系統(tǒng)。

（五）配套制度規(guī)范

按照國(guó)家及行業(yè)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求，加強(qiáng)檔案管理頂層設(shè)計(jì)，建立科研機(jī)構(gòu)檔案工作管理制度體系，建立檔案工作垂直管理體系。

按照制度標(biāo)準(zhǔn)要求，明確各部門(mén)在檔案管理工作中的職責(zé)、檔案的分類(lèi)方案、歸檔范圍和保管期限、各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作要求、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，指導(dǎo)各部門(mén)更加規(guī)范、高效地開(kāi)展檔案工作，為科研機(jī)構(gòu)檔案的集中統(tǒng)一管理提供制度保障。

（六）安全保密體系

設(shè)施設(shè)備方面：符合國(guó)家檔案安全保密的要求，配備門(mén)禁管理設(shè)備、報(bào)警設(shè)備、庫(kù)房監(jiān)控設(shè)備、防火設(shè)備等設(shè)施設(shè)備。

制度規(guī)范方面：建立檔案安全保密管理制度規(guī)范體系，制訂相關(guān)檔案管理規(guī)定，如《電子檔案管理辦法》《電子檔案長(zhǎng)期保存管理辦法》《檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)辦法》《檔案利用辦法》《檔案安全與保密檢查制度》《電子檔案管理系統(tǒng)安全人員管理制度》《電子檔案系統(tǒng)“三員”管理制度》，同時(shí)加強(qiáng)科研院所電子系統(tǒng)的管理，制定辦法如《網(wǎng)站及信息系統(tǒng)管理細(xì)則》《檔案安全與保密管理辦法》，確保從總體設(shè)計(jì)到具體實(shí)施，構(gòu)建數(shù)字檔案室運(yùn)行機(jī)制。

配置安全保密設(shè)備：部署軟硬件并配置安全功能，根據(jù)數(shù)字檔案室運(yùn)行需求和涉密庫(kù)房的保密要求，配備相對(duì)獨(dú)立、符合安全保密要求的檔案數(shù)字化加工、電子檔案閱覽場(chǎng)所，在庫(kù)房重點(diǎn)區(qū)域安裝監(jiān)控和門(mén)禁系統(tǒng)，庫(kù)房全面落實(shí)“九防”措施。建立網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，涉密檔案離線(xiàn)存放，數(shù)字檔案室網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行技術(shù)隔離，配備正版或經(jīng)過(guò)規(guī)范測(cè)試、登記的基礎(chǔ)軟件，通過(guò)設(shè)置數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限功能和實(shí)行備份管理來(lái)增強(qiáng)檔案信息安全。

網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)安全建設(shè)：檔案管理系統(tǒng)可通過(guò)VPN（虛擬安全通道）和FW防火墻設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行技術(shù)隔離，有效保障網(wǎng)絡(luò)可靠、可控和不泄密。用戶(hù)在外網(wǎng)下想要進(jìn)入內(nèi)網(wǎng)應(yīng)用需連接 VPN，提升網(wǎng)絡(luò)安全性。用戶(hù)采用統(tǒng)一身份認(rèn)證登錄，所內(nèi)職工可通過(guò)OA 賬號(hào)實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄。系統(tǒng)采用“三員”管理、審計(jì)追蹤、數(shù)字水印等方式加強(qiáng)安全措施。

系統(tǒng)備份方面：可采用磁光電混合存儲(chǔ)系統(tǒng)用于檔案管理系統(tǒng)備份，磁光電混合存儲(chǔ)系統(tǒng)是以光盤(pán)存儲(chǔ)為核心的磁光電混合存儲(chǔ)系統(tǒng)，是一種集光、磁、電等存儲(chǔ)媒體的優(yōu)點(diǎn)于一體的存儲(chǔ)系統(tǒng)。光存儲(chǔ)媒體存儲(chǔ)壽命長(zhǎng)、安全可靠性高、能耗低，單張光盤(pán)和光盤(pán)庫(kù)容量不斷提高，但數(shù)據(jù)存取速度較慢。磁、電存儲(chǔ)媒體數(shù)據(jù)存取速度快，但存儲(chǔ)壽命較短。通過(guò)軟件對(duì)光、磁、電等存儲(chǔ)媒體進(jìn)行高效組織和管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在多種存儲(chǔ)媒體之間的靈活交換，并可按照統(tǒng)一規(guī)范分級(jí)存儲(chǔ)，達(dá)成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的效果，使得磁光電混合存儲(chǔ)系統(tǒng)能適用于在線(xiàn)和近線(xiàn)存儲(chǔ)，同時(shí)滿(mǎn)足長(zhǎng)期數(shù)據(jù)保存需求的應(yīng)用場(chǎng)景。檔案管理系統(tǒng)可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的計(jì)劃維護(hù)任務(wù)，每天將數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)全量備份到本地服務(wù)器。同時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)和電子文件也可采用異地備份的方式保障數(shù)據(jù)安全。

（七）檔案數(shù)字化

科研機(jī)構(gòu)對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描加工，完成檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和全文掃描掛接工作不僅方便檔案查借閱，助力科研事業(yè)，并為后續(xù)檔案數(shù)據(jù)深加工、檔案智能檢索利用、數(shù)據(jù)可視化展示等提供幫助。檔案數(shù)字化工作包括檔案整理、目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、后期整理裝訂、數(shù)據(jù)備份、成果管理等工序。在整個(gè)加工環(huán)節(jié)中，要確保檔案實(shí)體及其信息的安全保密。

（八）檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù),是指將檔案信息資源系統(tǒng)完整地按某一特定主題進(jìn)行組織、提煉、編輯加工和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并以計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別和處理的文本或多媒體形式組建而成的具備查詢(xún)、檢索、復(fù)制等功能的數(shù)據(jù)庫(kù)[2]。

科研機(jī)構(gòu)可以根據(jù)研究特點(diǎn)建立檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，如可以通過(guò)依托科研項(xiàng)目建立科學(xué)數(shù)據(jù)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，探索重大項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)全過(guò)程管理。也可以根據(jù)檔案編研的成果建立特色專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，如著名科學(xué)家建立名人檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

（九）檔案數(shù)據(jù)遷移

檔案管理系統(tǒng)面臨升級(jí)或者轉(zhuǎn)移到其他檔案系統(tǒng)時(shí)，需要將存放于原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移。利用數(shù)據(jù)遷移可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的備份、利用、共享，從而達(dá)到長(zhǎng)期保存和發(fā)揮檔案價(jià)值的目的[3]。