■徐珊珊

一、機(jī)關(guān)文書(shū)檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義

文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，包括命令、指示、決定、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。文書(shū)檔案根據(jù)各機(jī)關(guān)單位制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限表》中的具體要求，來(lái)劃分每份文件材料的保管期限，分為永久、30年、10年。通過(guò)遵循文件形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，將歸檔文件進(jìn)行有序整理形成文書(shū)檔案。保管期限為永久的文書(shū)檔案需要將紙質(zhì)版文書(shū)檔案定期移交至當(dāng)?shù)貦n案館，保管期限為30年和10年的文書(shū)檔案可留在本單位檔案部門(mén)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行集中統(tǒng)一保管?，F(xiàn)階段，由于機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案的數(shù)量和種類(lèi)不斷增加，檔案庫(kù)房基本處于飽和狀態(tài)，在保管期限為永久的紙質(zhì)版文書(shū)檔案向當(dāng)?shù)貦n案館移交前，新接收的紙質(zhì)版檔案沒(méi)有充足的庫(kù)房空間進(jìn)行保管。而且，保管期限為永久的紙質(zhì)版文書(shū)檔案在向當(dāng)?shù)貦n案館移交后，若想再向當(dāng)?shù)貦n案館調(diào)取紙質(zhì)版文書(shū)檔案進(jìn)行利用，需要異地調(diào)取，完成當(dāng)?shù)貦n案館相關(guān)的利用手續(xù)，費(fèi)事費(fèi)力。在日常工作中，紙質(zhì)版文書(shū)檔案提供利用時(shí)，頻繁的調(diào)取復(fù)制檔案，也會(huì)造成文書(shū)檔案的磨損，不利于檔案的保護(hù)。為此，及時(shí)對(duì)紙質(zhì)版文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，通過(guò)借助大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，進(jìn)行多元檔案信息的搜集、處理、共享與存儲(chǔ)，這樣不僅可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)版文書(shū)檔案管理的復(fù)雜問(wèn)題，提高文書(shū)檔案整理、歸檔效率和質(zhì)量，而且使文書(shū)檔案在機(jī)關(guān)單位中的歸檔、保管、查詢(xún)、檢索、利用更加便捷。

二、機(jī)關(guān)文書(shū)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題

（一）機(jī)關(guān)文書(shū)檔案數(shù)字化工作制度不完善

在對(duì)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作中，與時(shí)俱進(jìn)地應(yīng)用了數(shù)字化的相關(guān)技術(shù)，需要添加并完善有關(guān)數(shù)字化方面的工作要求到文書(shū)檔案管理規(guī)定當(dāng)中去。但是，當(dāng)前機(jī)關(guān)單位普遍的文書(shū)檔案管理規(guī)定對(duì)數(shù)字化方面的工作要求針對(duì)性不強(qiáng)，內(nèi)容較為宏觀(guān)，沒(méi)有著眼于單位實(shí)際情況，缺乏具體實(shí)施細(xì)則，無(wú)法有效應(yīng)用到文書(shū)檔案數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中。所以，在開(kāi)展文書(shū)檔案數(shù)字化工作時(shí)，沒(méi)有詳細(xì)的文書(shū)檔案數(shù)字化工作要求和規(guī)范，工作人員在參與文書(shū)檔案數(shù)字化的具體工作時(shí)，對(duì)于文書(shū)檔案管理規(guī)定中沒(méi)有明確說(shuō)明的地方，在實(shí)際操作時(shí)會(huì)感到困惑，對(duì)于問(wèn)題的處理上會(huì)存在差別，這會(huì)使機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作走向數(shù)字化，形成比較大的阻礙。

（二）機(jī)關(guān)文書(shū)檔案歸檔工作進(jìn)行緩慢，導(dǎo)致無(wú)法及時(shí)開(kāi)展數(shù)字化工作

1．紙質(zhì)版文書(shū)檔案歸檔工作

中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案管理?xiàng)l例》里指出文書(shū)檔案應(yīng)由所在單位的文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行規(guī)范化整理、立卷，并應(yīng)在第二年上半年向檔案部門(mén)歸檔。然而，部分機(jī)關(guān)單位由于機(jī)構(gòu)體制、歸檔部門(mén)沒(méi)有固定的兼職檔案員、歸檔部門(mén)人員缺乏整理經(jīng)驗(yàn)、缺乏整理時(shí)間、不夠重視等問(wèn)題，未能將文書(shū)檔案及時(shí)進(jìn)行規(guī)范化整理并到檔案部門(mén)按時(shí)歸檔，使檔案部門(mén)遲遲無(wú)法收齊紙質(zhì)版文書(shū)檔案，未能及時(shí)開(kāi)展上一年文書(shū)檔案的數(shù)字化工作，對(duì)后續(xù)文書(shū)檔案的相關(guān)工作增加了不便和壓力。

2.電子版文書(shū)檔案歸檔工作

對(duì)于無(wú)需定期移交到當(dāng)?shù)貦n案館的保管期限為10年的文書(shū)檔案，在咨詢(xún)過(guò)當(dāng)?shù)貦n案局后發(fā)現(xiàn)，其實(shí)是可以以電子版的形式向機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行歸檔。筆者發(fā)現(xiàn)許多歸檔處室所歸檔的保管期限為10年的文書(shū)檔案，大多都形成于OA系統(tǒng)。然而，由于部分機(jī)關(guān)單位的OA系統(tǒng)中未建立檔案模塊，無(wú)法在OA系統(tǒng)中將歸檔范圍內(nèi)的文件規(guī)范化整理成文書(shū)檔案，形成電子版文書(shū)檔案。另外，OA系統(tǒng)與機(jī)關(guān)檔案室的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)之間存在著連貫性較弱的情況，由于OA系統(tǒng)與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)單位都是不同單位，技術(shù)手段不統(tǒng)一，未能實(shí)現(xiàn)功能上的有效關(guān)聯(lián)，使得數(shù)據(jù)信息共享偏弱，進(jìn)而影響文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)電子化歸檔。因此，歸檔部門(mén)只得將OA系統(tǒng)中的文件打印成紙質(zhì)版，再進(jìn)行后續(xù)的規(guī)范化整理及歸檔工作，大大降低了歸檔工作的效率，延緩了檔案部門(mén)集中開(kāi)展數(shù)字化工作的進(jìn)展。

（三）機(jī)關(guān)文書(shū)檔案數(shù)字化管理經(jīng)費(fèi)不足

機(jī)關(guān)文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作需要配備專(zhuān)門(mén)的硬件設(shè)備、管理軟件及相關(guān)配套設(shè)備。部分機(jī)關(guān)單位因?yàn)槿藛T不夠、經(jīng)驗(yàn)不足、未配備專(zhuān)業(yè)設(shè)施等問(wèn)題，選擇了專(zhuān)業(yè)的文書(shū)檔案數(shù)字化公司進(jìn)行外包加工。但由于申請(qǐng)文書(shū)檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)不足，不得不采取“螞蟻搬家”的方式，申請(qǐng)一點(diǎn)經(jīng)費(fèi)，完成一部分文書(shū)檔案的數(shù)字化，沒(méi)有經(jīng)費(fèi)就暫停，文書(shū)檔案數(shù)字化工作缺乏整體規(guī)劃。因此，經(jīng)費(fèi)不足是現(xiàn)今機(jī)關(guān)文書(shū)檔案數(shù)字化管理中存在的一個(gè)不可忽視的問(wèn)題。

（四）機(jī)關(guān)文書(shū)檔案數(shù)字化管理人才缺乏

近年來(lái)，各個(gè)機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案的數(shù)量激增。然而，部分機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理人員的數(shù)量卻沒(méi)有相應(yīng)增加。從當(dāng)前機(jī)關(guān)單位人員現(xiàn)狀看，工作人員普遍對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、數(shù)字化掃描技術(shù)等缺乏全面了解和掌握，致使文書(shū)檔案數(shù)字化管理方面的人才缺乏，無(wú)法滿(mǎn)足機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案數(shù)字化管理的日常工作。與此同時(shí)，如何在處理存量的基礎(chǔ)上，對(duì)增加的紙質(zhì)版文書(shū)檔案進(jìn)行合理的數(shù)字化工作，也是困擾著文書(shū)檔案管理人員的難題，需要專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化管理人才的指導(dǎo)。

三、機(jī)關(guān)文書(shū)檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

（一）構(gòu)建完善的機(jī)關(guān)文書(shū)檔案數(shù)字化工作制度

目前，涉及文書(shū)檔案數(shù)字化工作主要依照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》、單位內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《文書(shū)檔案整理工作要求及做法》等各級(jí)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)開(kāi)展數(shù)字化加工工作。各單位應(yīng)基于各級(jí)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，構(gòu)建并完善本機(jī)關(guān)單位內(nèi)文書(shū)檔案數(shù)字化工作制度和工作流程，例如文書(shū)檔案電子數(shù)據(jù)安全保密制度、文書(shū)檔案電子數(shù)據(jù)歸檔制度、文書(shū)檔案電子數(shù)據(jù)安全保管和備份制度、文書(shū)檔案數(shù)字化實(shí)施方案、文書(shū)檔案數(shù)字化加工操作流程及規(guī)范等，明確細(xì)化此項(xiàng)工作，保證文書(shū)檔案的數(shù)字化工作有規(guī)可依。

（二）搭建具有檔案模塊的辦公系統(tǒng)

OA系統(tǒng)是機(jī)關(guān)單位在日常工作中所使用的重要的辦公系統(tǒng)，日常收發(fā)文、領(lǐng)導(dǎo)簽批、公文流轉(zhuǎn)等皆通過(guò)該平臺(tái)，各部門(mén)所歸檔的文書(shū)檔案基本形成于此系統(tǒng)。為此，若能將OA系統(tǒng)中已經(jīng)運(yùn)轉(zhuǎn)完畢的電子版文件在OA系統(tǒng)上按照單位內(nèi)所制定的《文件材料歸檔范圍和保管期限表》進(jìn)行收集分類(lèi)，在線(xiàn)上規(guī)范化整理成電子版文書(shū)檔案，發(fā)送給檔案部門(mén)工作人員進(jìn)行審核，最終將審核通過(guò)的電子版文書(shū)檔案?jìng)鬏斨廖臅?shū)檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行歸檔，線(xiàn)上完成文書(shū)檔案的歸檔動(dòng)作，可以提高各部門(mén)歸檔的效率，解決一部分人力的問(wèn)題，使檔案部門(mén)更快地開(kāi)展文書(shū)檔案數(shù)字化的工作。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，需要搭建具有檔案模塊的辦公系統(tǒng)，檔案模塊需要具備以下幾點(diǎn)功能：1.文件材料的收集功能。收集符合歸檔范圍的文件，能將已辦結(jié)的文件材料根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限表》進(jìn)行自動(dòng)或人工劃分保管期限，分為永久、30年、10年。2.規(guī)范化整理功能。能在線(xiàn)上進(jìn)行以件為單位的文書(shū)檔案的規(guī)范化整理，文書(shū)檔案的分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等。3.審核功能。可在線(xiàn)上實(shí)現(xiàn)歸檔部門(mén)兼職檔案員審核、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核、檔案部門(mén)審核的逐級(jí)審核功能。4.提醒功能。將即將到期未整理的文件和未歸檔的文書(shū)檔案設(shè)置提醒功能，督促各部門(mén)及時(shí)整理并按時(shí)歸檔，保證后續(xù)文書(shū)檔案相關(guān)工作的進(jìn)度和效率。5.與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)掛接?？梢詫徍送ㄟ^(guò)的文書(shū)檔案進(jìn)行格式上轉(zhuǎn)化，形成數(shù)字化成果，傳輸至文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，便于日后文書(shū)檔案的查詢(xún)利用。

（三）加強(qiáng)文書(shū)檔案相關(guān)的培訓(xùn)指導(dǎo)工作

據(jù)筆者了解，部分機(jī)關(guān)單位業(yè)務(wù)部門(mén)未能按時(shí)歸檔文書(shū)檔案，致使檔案部門(mén)數(shù)字化工作推進(jìn)緩慢的主要原因是業(yè)務(wù)部門(mén)的工作人員對(duì)文書(shū)檔案的歸檔工作欠缺了解，日常收集整理文件材料的工作不到位。部分業(yè)務(wù)部門(mén)的兼職檔案員輪換頻繁，導(dǎo)致缺乏整理經(jīng)驗(yàn)，整理效率低，未能為所在業(yè)務(wù)部門(mén)的文書(shū)檔案歸檔工作答疑解惑。對(duì)于此項(xiàng)問(wèn)題，機(jī)關(guān)單位應(yīng)重視各部門(mén)在檔案方面的宣傳教育。檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案整理的培訓(xùn)指導(dǎo)，1.定期召開(kāi)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)交流，組織各部門(mén)兼職檔案員及工作人員對(duì)文書(shū)檔案整理歸檔工作進(jìn)行交流，將單位內(nèi)實(shí)行的有關(guān)檔案的制度和各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行充分的解讀，列舉實(shí)例，重申整理規(guī)范和歸檔要求。2.迎合相應(yīng)的電子化應(yīng)用需求，檔案部門(mén)需要對(duì)檔案管理人員及兼職檔案員進(jìn)行文書(shū)檔案管理系統(tǒng)操作能力及業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，確保能夠在日常的文書(shū)檔案數(shù)字化管理中熟練地開(kāi)展各項(xiàng)工作。3.增加檔案部門(mén)文書(shū)檔案指導(dǎo)人員，加大指導(dǎo)力度，拓寬指導(dǎo)范圍?？砷_(kāi)放電話(huà)、現(xiàn)場(chǎng)、政務(wù)通等多種途徑進(jìn)行指導(dǎo)，使文書(shū)檔案的指導(dǎo)工作更加便捷高效。

（四）提高對(duì)文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作的重視和支持

文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作對(duì)于機(jī)關(guān)單位全面開(kāi)展各項(xiàng)工作具有重要的影響，機(jī)關(guān)單位主要領(lǐng)導(dǎo)必須要重視起來(lái)，對(duì)于文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作，應(yīng)該主動(dòng)出謀劃策，緊抓制度修編、責(zé)任落實(shí)、績(jī)效考核等工作，認(rèn)真地思考和研究涉及文書(shū)檔案數(shù)字化存在的問(wèn)題，科學(xué)合理謀劃近期部署的文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作。同時(shí)，還應(yīng)在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、數(shù)字化設(shè)備、人員配備、工作場(chǎng)地等方面給予支持，為文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作開(kāi)展創(chuàng)造有利條件，保證文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作的有序開(kāi)展。在落實(shí)具體工作時(shí)，檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過(guò)問(wèn)，親自抓，要經(jīng)常檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改，積極參加檔案數(shù)字化相關(guān)的調(diào)研，積極推廣經(jīng)驗(yàn)做法和優(yōu)點(diǎn)，在機(jī)關(guān)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)帶動(dòng)下，使全體工作人員都能夠重視文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作。

（五）增強(qiáng)工作人員綜合素質(zhì)，引進(jìn)檔案數(shù)字化管理人才

文書(shū)檔案管理人員既要開(kāi)展文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作，又要具體落實(shí)文書(shū)檔案管理的一系列規(guī)章制度。所以，必須要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)管理意識(shí)。機(jī)關(guān)單位可以通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)，使文書(shū)檔案管理人員對(duì)整理規(guī)范和檔案法律法規(guī)有更深了解，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、數(shù)字化掃描技術(shù)等進(jìn)行全面學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，增強(qiáng)綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平，進(jìn)而提高機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理工作水平。同時(shí)，可以引進(jìn)高素質(zhì)的檔案數(shù)字化相關(guān)的管理人才，將新理念、新技術(shù)適時(shí)運(yùn)用到檔案數(shù)字化工作當(dāng)中去，為機(jī)關(guān)文書(shū)檔案數(shù)字化工作帶來(lái)創(chuàng)新。