■王雪君 李 彥

“智慧檔案館”是中國學者在“智慧城市”建設過程中提出的獨特概念。2013 年，“智慧檔案館”概念正式見諸公開文獻[1]。2022年7月11日，CNKI文獻檢索到篇名含“智慧檔案館”的學術論文235篇，研究主要集中在智慧檔案館的概念內涵、技術應用、架構設計、建設模式和案例分析等。智慧檔案館建設實踐與理論研究基本同步。2011年，南京市檔案館最早提出“智慧檔案”理念。2013年，青島市檔案館的智慧檔案館項目獲批市政府投資計劃。隨后，一些經濟條件較好的省市檔案館陸續(xù)開始實施智慧檔案館建設，對智慧檔案館的理論研究成果進行有效檢驗，有力融入了當地“智慧城市”建設大潮。

一、智慧檔案館研究與建設現狀

（一）學術研究現狀

1.概念內涵研究。學界尚未就智慧檔案館形成統(tǒng)一的定義，學者們從不同角度提出了模式論、平臺論等觀點。持模式論的學者較多，認為智慧檔案館既注重先進技術的應用，又重視檔案資源的智能管理，還關注檔案信息的泛在服務，是一種互聯互通、全面感知、高效利用的新型檔案管理模式[2]。有少部分學者認為，智慧檔案館是綜合檔案數據、信息、情報、知識來解決檔案收集、管理、保存、利用等問題的智慧化系統(tǒng)和平臺[3]。

2.與數字檔案館的關系研究。學界存在升級論、并行論兩種觀點。絕大多數學者認為智慧檔案館是數字檔案館的升級版，比數字檔案館更全面互聯、更智能互動。少數學者認為智慧檔案館與數字檔案館是并行存在的關系，但有相互支持和配合的交集，智慧檔案館為數字檔案館提供智慧化和感知化等技術服務，數字檔案館為智慧檔案館提供基礎數據支持[4]。

3.技術應用研究。學界對智慧檔案館應用新一代信息技術的認識比較統(tǒng)一，認為智慧檔案館主要應用了采集數據的物聯網技術、處理數據的云計算技術、傳輸數據的移動互聯網技術、挖掘數據的大數據技術四大關鍵技術。智慧檔案館利用物聯網技術識別采集、傳感通信、融合處理檔案館服務設施、檔案實體、工作人員和來訪者的信息數據，使整個檔案館成為一個感知系統(tǒng)[5]；借助云計算平臺把不同檔案館之間的數據以及數據處理的任務全部交給網絡進行分布式并行處理，構筑信息共享空間, 實現資源整合[6]；應用大數據技術對檔案數據深度挖掘，推動檔案管理精細化、檔案資源與用戶需求的雙向控制最優(yōu)化[7]。近年來，人工智能、虛擬現實、區(qū)塊鏈等技術被引入智慧檔案館研究。人工智能技術強化驅動智慧檔案館個性化服務[8]；應用VR技術創(chuàng)新檔案利用服務，增強檔案信息傳播效益[9]；應用區(qū)塊鏈技術創(chuàng)新文件檔案管理，參與打造多主體協(xié)同的新型社會治理機制[10]。

4.構架設計研究。學界對智慧檔案館構成系統(tǒng)及其組件之間關系進行了深入探討，從技術層面架構了不同層級的結構模型。薛四新等提出“雙層四系統(tǒng)”框架結構，從技術層和應用層兩個層面建設檔案倉儲系統(tǒng)、支撐保障系統(tǒng)、智慧管理系統(tǒng)和智慧服務系統(tǒng)[11]；楊智勇等提出“四層”結構模型，感知層綜合感知，融合處理檔案實體、檔案內容、檔案管理；數據層對海量檔案數據進行格式轉換、安全存儲和智能存取；平臺層實現檔案資源的集約管理和全面整合；應用層集成服務和智慧啟迪[12]。田雷提出“7（層）+2（體系）”技術框架，重點討論了在用戶層、終端展示層、應用層、平臺層、網絡層、設備層和感知層的物聯網技術應用與智慧檔案館的標準規(guī)范體系和安全保障體系建設[13]；蔣建峰結合張家港智慧檔案館建設實踐，總體設計“感知層、通訊層、分析處置層、服務層”四層功能架構[14]；楊艷從檔案感知與獲取系統(tǒng)、檔案館管理系統(tǒng)、檔案智能服務系統(tǒng)以及檔案文化社區(qū)四大系統(tǒng)著手全面構建智慧檔案館信息系統(tǒng)[15]。

5.建設模式研究。智慧檔案館建設模式是學界關注的重點。遲偉凡等提出智慧檔案館的“物理管理平臺、邏輯管理平臺、信息發(fā)布平臺”的三大平臺與“獲取數據—云計算—智慧化”的思維路線相結合，形成三位一體的智慧檔案館發(fā)展新模式[16]。莫家莉等提出構建以文化價值協(xié)同為核心、制度協(xié)同為保障、管理協(xié)同為基礎、技術協(xié)同為支撐的“四位一體”協(xié)同模式[17]；羅琳娜提出構建泛在智能為主導、個性共享為重點、知識創(chuàng)新為目的利用服務模式[18]；錢毅提出智慧檔案館館庫環(huán)境域、設備設施域、檔案載體域和檔案內容域等全域對象與智識、智理、智聯、智能、智慧五個建設層級的對象——層級模型[19]。

（二）建設實踐現狀

從時間線上看，智慧檔案館研究和實踐基本上同步進行。當前智慧檔案館相關研究正由寬泛到具體、由理論到實踐，研究內容逐漸深入。智慧檔案館研究取得不少成果，但尚未形成完整的理論體系[20]。研究成果還沒有被國家檔案局完全采納，學術研究多于政策指導，宏觀性研究多于具體主題分析，理論研究無法完全跟進實踐建設。當前檔案信息化的重點是建設數字檔案館，并實現部分智慧功能。

1.政策現狀。智慧檔案館建設首先要有政策依據。公開資料顯示，在國家檔案局的各種政策文件和技術規(guī)范中，還沒有出現“智慧檔案館”用語，“數字檔案館”才是正規(guī)稱呼，《數字檔案館建設指南》是指導全國檔案信息化建設的基本政策與標準依據。這表明智慧檔案館建設基本上還沒有正式納入國家檔案局政策指導，也符合智慧檔案館是數字檔案館的高級模式，當前以建設數字檔案館為重點的檔案信息化現實。在進行數字檔案館建設的基礎上，部分省市正在進行智慧檔案館建設。2013年，青島市政府在全國率先智慧檔案館項目建設。隨后，部分省市陸續(xù)開始實施智慧檔案館建設，正式將智慧檔案館建設納入政策指導，如浙江省紹興市、安徽黃山市、山西晉城市、天津市、珠海市檔案館等?？偟膩砜?，智慧檔案館政策呈現出“地方先行”特征，國家檔案局雖然暫時沒有出臺明確的智慧檔案館政策,但其對各省市檔案局（館）的探索是支持的，對地方的智慧檔案館建設經驗多有宣傳推廣。

2.建設實踐。鑒于國家政策現實，智慧檔案館建設更多地體現為數字檔案館建設的功能拓展。雖然國家檔案局沒有正式組織過“智慧檔案館”的評估測試，但全國范圍內的數字檔案館測試工作一定程度上能說明智慧檔案館的建設趨勢。數據顯示，“十三五”時期，全國數字檔案館建設取得可喜成績，共建成41家全國示范數字檔案館和89家國家級數字檔案館。其中鄭州輕工業(yè)大學檔案室是全國唯一的高校數字檔案館[21]。就筆者所在的湖南省調研情況看，只有長沙市檔案館、省林業(yè)廳檔案室通過了國家檔案局數字檔案館測試驗收。湖南省32所普通本科院校沒有國家級數字檔案館，中南大學、湖南師大等“211工程”高校的檔案信息化建設開展較早，但也主要集中在紙質檔案數字掃描上，與數字檔案館建設要求有較大差距。我國有各級各類檔案館4000多個，通過國家認證的數字檔案館才100多個，數字檔案館總量不夠，總體水平不高。智慧檔案館建設有迫切的現實需要，地方多有探索，但缺乏國家層面的政策支持，整體推進相對較慢，還處于起步階段。

二、智慧檔案館建設中存在的問題

智慧檔案館建設存在理論不完善、政策不明確、現實條件不充分的問題。在建設理念、技術應用、功能定位、法規(guī)標準、人財保障等方面有不少具體的問題有待解決。

（一）價值導向偏離

檔案服務模式是檔案服務系統(tǒng)各組成要素之間相互關系的組合。在各要素中，服務觀念起引領作用，決定了檔案主體的行動。很多智慧檔案館建設一開始就是從檔案部門的角度出發(fā)，以方便檔案管理者提高管理效率為中心，著眼點停留在管理、技術、資金、人才方面，不大關注檔案用戶的需求體驗。檔案管理者的努力往往得不到用戶的響應與認可，投入巨大的檔案數字化成果的利用效率并不高,導致“數據黑洞”[22]。智慧檔案館的價值最終要通過滿足檔案用戶的需求來實現，固守“館員中心”模式的檔案服務價值觀導向偏離了智慧檔案館建設的服務宗旨，必須堅持“用戶中心”理念，最大限度地滿足用戶的檔案信息需求。

（二）技術主義傾向

智慧檔案館本身就是信息技術發(fā)展的產物，學界研究側重“智”忽視“慧”，熱衷于對智慧檔案館構架設計、新一代信息技術應用的宏觀描述，對人的元素，對服務對象的知識服務需求缺乏系統(tǒng)探索。在建設實踐中，許多檔案管理者不具備信息技術背景，面對智慧檔案館技術選擇時，要么對技術有著莫名的崇拜，要么被一些技術公司誤導，認為采用越先進的技術就越體現智能化水平。這難免導致技術追求缺乏理性，不深入思考用戶對技術的需求性適用。另外，智慧檔案館運用的相關技術隨時代而不斷發(fā)展進步，資金的大量投入甚至會導致采用的技術不能適應形勢發(fā)展，對智慧檔案館的運維管理產生一定風險[23]。如隨著全文檢索技術的發(fā)展，絕大多數查檔能在檔案信息管理系統(tǒng)中在線完成，不需要進入庫房查找檔案實體，使得高成本的RFID技術應用初衷大打折扣。技術只是手段和工具，而它的服務對象的需求才是智慧檔案館建設的本質。對新技術的膜拜極有可能導致本末倒置，過分強調技術，將會偏離檔案館及其檔案工作的本質。

（三）功能定位偏差

智慧檔案館的“智慧”有追求硬件、軟件系統(tǒng)的外在智慧，也有追求業(yè)務流程的內在智慧，能實現檔案館信息化管理的全面化、館藏資源管理的精細化、檔案業(yè)務實現感知化和檔案信息服務知識化[24]。其特征可從外在與內在兩方面來理解，外在特征是基于現代信息技術的互聯和感知，形成的一種跨系統(tǒng)應用集成、跨部門信息共享、跨庫網轉換互通、跨館際信息交流的服務與管理新形態(tài)；內在特征是以人本理念為支撐的綠色發(fā)展和優(yōu)質服務，在任何時間、任何場所能高速便捷地滿足政府、公民、社會對檔案信息和知識資源的需求[25]。由于內在智慧實現難度遠比外在智慧大，外在智慧成果顯示度高，建設者雖保持著對內在智慧的渴望，卻不可避免地將軟硬件系統(tǒng)建設放在首位，一定程度上忽略內在智慧的實現，建成的智慧檔案館華而不實，無法徹底改變檔案供給失衡的現狀。對智慧檔案館建設目標的理解偏差和功能定位模糊，是智慧檔案館形象建設大于實質內容的重要原因。

（四）法規(guī)標準缺失

與學界對智慧檔案館研究熱度相比，業(yè)界的政策指導明顯落后，智慧檔案館建設缺少國家政策層面的頂層設計，在國家檔案行政部門的官方文件中，很少有對“智慧檔案館”的正式表述。《中華人民共和國檔案法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《數字檔案館建設指南》《數字檔案館系統(tǒng)測試辦法》等國家檔案法規(guī)標準中，全部使用“數字檔案館”稱謂。這表明，現階段智慧檔案館還沒有取得國家層面的共識。國家檔案行政管理部門可能認為智慧檔案館只是對數字檔案館的功能提升，本質上仍是數字檔案館。一些省市宣稱建設智慧檔案館，并出臺相關的政策措施，實際上都是借智慧檔案館之名，按照數字檔案館標準建設，普遍存在名不副實的現象，即使通過了國家檔案局數字檔案館測試，也多表現為數字化水平低、智慧化技術應用不足、評價指標缺失等[26]?？傮w上講，目前全國尚缺乏明確的政策規(guī)范、相應的技術標準和統(tǒng)一的規(guī)劃，各地智慧檔案館建設無法可依，基本處于各行其是的狀態(tài)。

（五）人財保障不足

人力資源是第一資源，建設智慧檔案館離不開高素質的信息管理與技術人才。從現實來看，檔案工作人員對傳統(tǒng)檔案業(yè)務知識的學習掌握明顯多于對新技術新知識的理解，在數字檔案館還沒有完全明白之前，對智慧檔案館就更難以勝任了。另外，智慧檔案館基礎設施建設、技術使用、數字化加工、軟件開發(fā)、人力資源開發(fā)等方面均須源源不斷投入經費支持。即使是各級國家綜合檔案館也很難獲得足夠的資金開展智慧檔案館建設，在數字檔案館建設還沒有完成的情況下，直接建設智慧檔案館，無異于建造空中樓閣。

三、智慧檔案館建設的對策

（一）用先進的檔案價值觀理論指導建設

檔案價值理念決定了檔案服務創(chuàng)新的發(fā)展方向。受不同的檔案價值觀念影響，在數字檔案館建設的不同時期，檔案信息服務模式表現為基于檔案館業(yè)務工作的“館員中心”模式、基于數字檔案信息資源開發(fā)和利用的“資源中心”模式、基于數字檔案信息服務集成的“用戶中心”模式[27]。隨著數字檔案館向智慧檔案館的高階發(fā)展，需要更先進的檔案價值觀理論來指導?！胺罩鲗н壿嫛崩碚撌且环N全新的服務價值創(chuàng)造理論[28]，該理論將“用戶中心”模式進一步拓展到基于服務生態(tài)系統(tǒng)的“價值共創(chuàng)”模式，實現了檔案服務的主體構成從“一元”到“多元”、主體關系從“從屬”到“交互”、價值導向從“自我中心”到“用戶中心”、資源基礎從“閉環(huán)”到“生態(tài)圈”、實現平臺從“實體檔案館”到“數字檔案館”、評估模式從“本位評估”到“系統(tǒng)評估”的六大創(chuàng)新，比傳統(tǒng)的價值理論更適用于智慧檔案館的服務創(chuàng)新[29]。

（二）堅持以人為本駕馭技術使用

不管時代如何變遷，技術如何日新月異，檔案館的基本職能都沒有發(fā)生根本變化，因為這種基本職能反映了檔案館的社會本質。因此，信息技術的使用雖然是智慧檔案館建設的內在要求，但任何技術的使用均應服從檔案館的本質特征，技術必須由人選擇并為人服務。智慧檔案館研究應跨出技術主義的藩籬，以人文主義來充實與提升其實質，鞏固并厚筑其根基。人可以駕馭技術使用，而不能成為技術的奴隸。智慧檔案館建設必須堅持“以人為本”原則，以方便利用者為根本出發(fā)點，在不影響和改變檔案館根基的前提下實現對新技術的合理應用，實現檔案工作與新技術使用的和諧發(fā)展[30]。

（三）在數字感知基礎上實現智慧服務功能

智慧檔案館建設不是口號，而應有其與眾不同的建設內容。真正的智慧檔案館應該對檔案資源進行感知、挖掘，經綜合分析和提煉萃取形成智慧信息，并將其應用于決策、管理和服務[31]。如果只關注信息技術的使用、先進設備的配置、數字資源的擴張和檔案管理的便捷，這與數字檔案館建設沒有太多本質的區(qū)別。數字化感知是數字檔案館建設的基本要求，數字智慧化運用才是智慧檔案館建設的核心所在，在檔案數字信息中充分挖掘用戶的需求才是智慧檔案館功能的最好體現。從用戶角度出發(fā)，采用各種新興技術，加大對館藏檔案資源的開發(fā)力度，以知識創(chuàng)新為重點，推出適應不同用戶需求的檔案服務內容，提供個性化的智慧服務。

（四）加強智慧檔案館政策的頂層設計

學術研究成果只有被采納成為法規(guī)政策，才能發(fā)揮其最大的作用。數字檔案館的許多研究成果已轉化成了國家政策要求，建設數字檔案館的標準體系也比較完善。智慧檔案館作為數字檔案館的高階發(fā)展，學界已經有深入、充分的分析探討，研究成果比較豐富。國家有關部門應積極響應學術研究和實踐要求，及時分析、采納智慧檔案館研究成果，將其納入政策指導，出臺智慧檔案館政策，創(chuàng)建實施標準，完善考核體系，搞好政策頂層設計，統(tǒng)一指導全國的智慧檔案館建設，推動智慧檔案館建設的標準化、法治化。

（五）加大人才資源建設力度

檔案信息管理與技術人才是建設智慧檔案館的基本保證。人才隊伍的建設可采取“內培、外引和智引”三種方式，針對智慧檔案館建設需要，一是要堅持以培養(yǎng)內部人員，提升信息技術素養(yǎng)為基礎。二是堅持引進信息化人才，增加人才數量。三是進行智力引進，不求所有，但求所用，通過與檔案服務機構聯合，加大智慧檔案館技術開發(fā)，更新檔案信息系統(tǒng)，在聯合中提高檔案人員的技術水平，形成建設合力。另外，爭取多方支持，加大經費投入，進行基礎建設，構筑 智慧檔案館發(fā)展的組織、技術與物質基礎。