張 敏

內(nèi)蒙古自治區(qū)廣播電視局綜合保障中心 內(nèi)蒙古 呼和浩特市 010050

近年來，大數(shù)據(jù)分析的迅速發(fā)展推動著數(shù)字化趨勢的發(fā)展，沖擊了中國傳統(tǒng)的檔案管理模式。隨著信息化程度的提高，公民的信息需求已經(jīng)向個性化和深層次轉(zhuǎn)變，檔案信息的數(shù)字化成為當(dāng)前公眾關(guān)心的熱點，電子檔案信息研究和運用的意義也獲得了各界的廣泛認可。陳舊的管理觀念已無法適應(yīng)新的時代要求，數(shù)字檔案資源的整合開發(fā)利用迫切需要以新的視角去切入。如何采取有效措施推進檔案數(shù)字化進程，深度挖掘數(shù)字檔案資源的數(shù)據(jù)價值，使電子信息資源得到科學(xué)合理的開發(fā)利用，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供最大化的服務(wù)，是檔案管理部門面對的重要問題。

1 數(shù)字檔案的發(fā)展與概念

過去檔案記錄是以紙張為載體，通過專人手工整理和編制目錄，而紙質(zhì)文檔的保存方式則是主要是自建自管，并集中存放在檔案庫，對文檔的借閱和利用都必須經(jīng)過多處簽字許可。不僅工作效率低下、可靠性不高，而且在歸檔保管、檔案調(diào)取等方面有著不少缺陷和弊病。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴大，檔案數(shù)字化進程加快，脫離較為“原始”的“記憶管理”，電子檔案改變了承載信息的載體，將不同的載體信息通過計算機進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，上傳至服務(wù)器，形成圖像或數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了信息和載體的分離，數(shù)字檔案的存儲密度更高，降低了檔案人員的工作強度。按照歸檔整理原則，對電子檔案實施基本的劃分、編碼、制定編目、組織全宗等，借助電子存儲管理，可以將大體量的檔案存儲在較小的載體中，讓信息內(nèi)容可以直觀地通過計算機等智能設(shè)備呈現(xiàn)，真正實現(xiàn)了縮略體積，永久保存。手機客戶端、微信端的廣泛使用，也使檔案查詢系統(tǒng)實現(xiàn)了“移動”的服務(wù)，利用起來更加方便，使用者可以不受時間、地域的限制，在檔案目錄中可以快速搜索和預(yù)覽，提升了檔案利用的工作效率，服務(wù)于民生。

2 數(shù)字化檔案的特點

2.1 服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)模式下的檔案提供是被動型業(yè)務(wù)，也就是根據(jù)需求者需要的檔案信息，由存檔機關(guān)按照要求進行信息服務(wù)。而檔案業(yè)務(wù)面對政府部門、科研單位、社會公眾等群體給出了相同的信息，不同人群對檔案資料有不同需求，這種被動型業(yè)務(wù)模式使得需求方難以獲得有效的檔案資料。而數(shù)字檔案管理則利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)信息發(fā)布與利用業(yè)務(wù)，增加檔案服務(wù)的準(zhǔn)確度與針對性，實現(xiàn)主題分類、協(xié)同過濾、添加標(biāo)簽等功能，能夠高效獲得用戶的關(guān)注信息，更精確掌握用戶的個性要求，推送信息內(nèi)容的方法更具有針對性，提高了服務(wù)的效果和效率。

2.2 存儲方式變革

在數(shù)字化時代，數(shù)字信息技術(shù)的迅速發(fā)展為檔案資料保存方法的轉(zhuǎn)變提供了契機，重點表現(xiàn)為對海量的紙本文檔、實物檔案等進行了“數(shù)字化”的管理，即利用數(shù)字化信息技術(shù)實現(xiàn)文檔資料的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，并快速完成數(shù)據(jù)復(fù)制、數(shù)據(jù)傳遞。尤其是重要的文檔原件利用標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字手段迅速變成數(shù)字文檔資料后，在方便利用的同時，也減少了原件在提供過程中的安全隱患。

2.3 內(nèi)容變革

一般的檔案管理方法是根據(jù)用戶的具體需求，對文檔資料的單一價值進行研發(fā)，而數(shù)字人文研究則更強調(diào)研究客體的多元化與研究客體的關(guān)聯(lián)性，并突出對研究客體深入的多維價值研究需求。所以，對于在數(shù)字人文研究下的重要檔案信息資源，需要進行海量識別、綜合考慮、精細評價后方能被確定為檔案資料開發(fā)的重要客體，在研究過程中必須對其可用性、需求性、完整性、關(guān)聯(lián)性等有更高需求，提升檔案資料研究的效果與品質(zhì)。

3 數(shù)字檔案資源建設(shè)工作存在的問題

3.1 整體規(guī)劃較為欠缺

呈現(xiàn)出多點散射的信息孤島，檔案資料的簡單歸納與利用出現(xiàn)了散亂、復(fù)雜、服務(wù)效率低下等問題，而傳統(tǒng)檔案信息檢索服務(wù)多是目錄數(shù)據(jù)檢索，只局限于普通關(guān)鍵字檢索，無法進行智能推薦以及相關(guān)推薦工作，已明顯無法適應(yīng)全方位深層次、復(fù)雜信息的需要，共建共享很難實現(xiàn)。

3.2 資源收集的規(guī)范性不夠且顆粒度過大

數(shù)字化檔案在收集期間，沒有嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致數(shù)字檔案資源質(zhì)量參差不齊，難以滿足長期使用需求，加大數(shù)字檔案管理的難度。

3.3 人員素質(zhì)跟不上數(shù)字檔案資源建設(shè)的步伐

信息技術(shù)的突飛猛進，大量信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生，部分受傳統(tǒng)思想制約的檔案工作者應(yīng)接不暇，工作人員缺乏數(shù)字檔案管理能力，知識結(jié)構(gòu)老化，知識儲備和思想意識跟不上時代要求。

4 數(shù)字檔案發(fā)展策略

數(shù)字檔案資源建設(shè)向縱深發(fā)展。在堅持標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源開發(fā)利用工作的提升。針對目前數(shù)字化檔案存在的檔案信息數(shù)據(jù)分散、標(biāo)準(zhǔn)體系不完善等問題，結(jié)合數(shù)字檔案開發(fā)和利用需契合時代發(fā)展，筆者提出以下幾點思考。

4.1 建立健全標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字檔案資源和數(shù)字檔案資源規(guī)范化系統(tǒng)

制定相應(yīng)的管理制度、規(guī)范，既要從長遠利益出發(fā)，又要結(jié)合當(dāng)下實際工作情況，穩(wěn)妥推進單位檔案數(shù)字化建設(shè)項目。科學(xué)規(guī)范的國家檔案數(shù)字化建設(shè)體系，不但包括嚴(yán)格規(guī)范檔案采集、保存、管理和使用等各環(huán)節(jié)，更要及時更新落后的、不合時宜的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范。嚴(yán)格歸檔整理、接收的工作流程，抓好檔案數(shù)字化管理工作。在國家對檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求的大前提下，按照各建設(shè)單位的實際工作狀況建立易于操作、科學(xué)規(guī)范的檔案數(shù)字化建設(shè)管理規(guī)定和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、要求。

4.2 檔案資源開發(fā)需利用新型技術(shù)豐富檔案價值觀

盡管目前檔案開發(fā)已存在眾多的技術(shù)搭建，但電子檔案的建設(shè)并不能僅停留在提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料的原始階段，要在正確認識新數(shù)據(jù)類型和了解技術(shù)手段的情況下主動進行技術(shù)選型。如，檔案管理應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)，能夠保證檔案信息的真實性，減少文檔信息被修改的風(fēng)險，提高文檔的安全性。同時，還要考慮歷史文本、社會網(wǎng)絡(luò)等多種方面，全面了解并掌握檔案資料開發(fā)利用工作的基本要求，立足現(xiàn)實需要，構(gòu)建有較高利用價值的數(shù)字資源庫。

4.3 檔案資料開發(fā)要從多元化上去拓寬價值邊界

這個多元是指更廣義的，結(jié)合多種視角進行綜合考慮，作出利于數(shù)字檔案資源發(fā)展的長期規(guī)劃，使“檔案利用”促進“檔案價值”。在技術(shù)記憶視角下，檔案的功能實現(xiàn)是面向用戶定制的，同一份檔案對不同使用主體、不同使用階段具備不同用途，強調(diào)記憶內(nèi)容的趣味性、關(guān)聯(lián)性和全面性，并利用記憶技術(shù)使檔案內(nèi)容更加全面、更具層次感。另外，要從重視人文科學(xué)、科學(xué)服務(wù)人類的角度上轉(zhuǎn)變。目前所探討的數(shù)字檔案資源的價值都是基于信息層面，即檔案的查詢與檢索，但僅從單一的數(shù)字存儲去關(guān)注檔案文本本身，難以滿足多樣化、多層次化的人文服務(wù)需求，檔案資料應(yīng)符合數(shù)字人類社會發(fā)展的需要，從層次上、組織形態(tài)上深入數(shù)據(jù)處理，促進數(shù)字技術(shù)和人文領(lǐng)域相結(jié)合，推動檔案資源更深更廣地服務(wù)社會。

4.4 提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力

工作人員既是企業(yè)進行思想創(chuàng)新，技術(shù)、生產(chǎn)流程革新的實施者，又是新理念、新科技、新制度的倡導(dǎo)者。檔案工作是專業(yè)的系統(tǒng)工程，檔案管理部門應(yīng)在培訓(xùn)機制上突破，培養(yǎng)檔案工作人員的時代性觀念、技能，使工作人員提高前瞻意識、編研意識，并激勵創(chuàng)新。

綜上所述，在數(shù)字時代下，檔案事業(yè)的發(fā)展急需跑出“加速度”，運用技術(shù)手段把檔案資源中蘊含的多元價值充分發(fā)掘出來。數(shù)字檔案資源建設(shè)工作要在保持國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，進一步提高建設(shè)效率，做到獲取、檢索的速度更加快捷方便，進一步實現(xiàn)檔案工作的價值與效能，不斷提升檔案工作水平。身為檔案人，要做好檔案科技攻關(guān)，抓住大數(shù)字時代技術(shù)革新的契機，提高檔案資料的合理運用水平，充分發(fā)揮檔案資料的實用價值，實現(xiàn)數(shù)字化、人文化的開發(fā)與利用。