曹 莉 王 霞

雅安職業(yè)技術學院 四川 雅安

一、研究背景

近年來，隨著《中央和國家機關差旅費管理辦法》實施，許多高校的差旅費管理方法也日益完善。特別是2017年教育部等五部門聯(lián)合印發(fā)《關于深化高等教育領域簡政放權放管結合優(yōu)化服務改革的若干意見》（教政法〔2017〕7號）的施行，原有的諸多問題得到有效的改善。相對于其他經(jīng)費的使用，差旅費具有發(fā)生最為頻繁、單次報銷金額較小、涉及教職工人數(shù)多而且貫穿整個建設項目這一特點。在專項經(jīng)費建設下由于對資金的嚴格管理要求，冗繁的審批流程以及簽單退回率高等問題使得出差人員怨聲載道。整個出差的事前、事中和事后耗費他們大量的時間和精力，甚至出現(xiàn)因為報銷繁而不愿出差的情況。“報銷繁”的問題逐漸成為關注的重點。本文直面當前差旅費報銷面臨的新問題，通過問題層層分解深挖原因。

二、差旅費“報銷繁”的成因剖析——以P 大學為例

在優(yōu)質(zhì)高校建設背景下，高職院校的各種培訓學習、院校交流、學生比賽、項目建設、招標采購等資金的使用都列入相應的優(yōu)質(zhì)高校建設項目中，其中雙師型教師隊伍建設、提升國際交流與合作水平、深化產(chǎn)教融合校企合作等幾乎所有建設項目中都會涉及大量差旅費的產(chǎn)生。近年來，隨著高校差旅費管理辦法的逐漸規(guī)范和完善，原有的諸多問題已得到有效解決，但是在優(yōu)質(zhì)高校建設背景下，需要對日常的差旅費實行項目化管理，不管是經(jīng)費歸口部門還是整個報銷流程都發(fā)生實質(zhì)性的變化，再加上受報銷時間節(jié)點限制，教職工對財務知識的認知水平不同以及時間和精力的影響，使得該問題異常凸顯。

1.優(yōu)質(zhì)高校建設下差旅費報銷的審批環(huán)節(jié)冗繁

在優(yōu)質(zhì)高校建設以前，很多經(jīng)費都是直接劃分到二級學院和職能部門，對于出差的審批和報銷只要二級學院或職能部門的領導簽字同意即可，少數(shù)情況下預算經(jīng)費超過規(guī)定權限的需要分管院領導簽字，整個審批和報銷流程都比較簡單。但是在優(yōu)質(zhì)高校建設下，每涉及一次出差業(yè)務，出差人員都需要提交事前審批單并且依次由二級學院領導、項目負責人、項目牽頭院領導、項目分管院領導、優(yōu)質(zhì)辦項目負責人、財務分管院領導（若經(jīng)費超過規(guī)定限額則必須由分管財務的院領導審簽）簽字，報銷的時候又要將之前的簽字流程再重復一遍。整個審簽過程中涉及的領導多、簽字流程復雜、報賬周期長。很多教職工既要完成繁雜的教學任務，又要奔波于眾多部門和領導之間簽字審批，該過程很可能跨多個校區(qū)。目前基于信息化建設及網(wǎng)絡安全的考慮，在高職院校中實行網(wǎng)簽審批的情況并不普遍，加之領導忙于公務導致經(jīng)辦人員很難通過一兩次就能完成審簽流程。這就使得很多教職工因為害怕報賬而不愿意出差，或者將多次出差業(yè)務累積一起集中簽字、集中報銷。一方面教職工出差積極性受挫，不利于教育事業(yè)的開展；另一方面，導致財務部門年底工作量劇增，不利于財務核算和管理。

2.財務報銷票據(jù)審核要素過多，財務信息不對稱，審簽退回率高

對于每一筆出差業(yè)務，財務人員都要審核是否具有事前審批單，會議文件或者培訓學習通知，然后依據(jù)文件要求審核差旅費補助天數(shù)，車票、機票來回日期、起始點是否符合文件要求。對于機票、住宿費等超出報銷標準部分及地點不符的則不予報銷。同時，基于業(yè)務真實性的需求，經(jīng)辦人員需要提供越來越多的佐證資料，如公務卡支付記錄，住宿費清單、電子發(fā)票查驗、承諾等，對于住宿費等未采用公務卡進行結算的需要寫明原因并由財務分管院領導簽字同意后方可報銷，往往這時出差人員會心生怨氣，認為是財務人員對他們不信任或者是故意刁難這種矛盾出現(xiàn)。同時，在實際工作中能從原始憑證的整理，報銷單的準確填制、票據(jù)的規(guī)范粘貼，并按業(yè)務需要完成所有審簽，到最后提交財務審核的人卻很少。很多學院及部門報銷人員不穩(wěn)定，而且部門一旦有新進人員，那么報銷的任務往往就會落在這些新的教職工手上，他們很少主動學習報銷政策及相關文件，經(jīng)常拿著報銷票據(jù)到處碰壁，報銷退回率高，最后卻又把各種問題集中到財務部門，使財務人員和報銷人員之間的溝通和協(xié)調(diào)成本越來越高。往返奔波浪費他們大量時間和精力，也讓財務信息得不到及時統(tǒng)計，最終導致經(jīng)費報銷低效率運行。

3.信息化建設不健全，信息孤島明顯

在優(yōu)質(zhì)高校建設下經(jīng)費實行的是“雙預算”管理。以培訓、學習費用為例，首先基于整個優(yōu)質(zhì)高校項目建設周期將三年的預算全部下達到“雙師型教師隊伍建設”項目中，然后又將這些費用按年度預算和部門預算劃分為三年分別下達給各二級學院和部門，所以在預算執(zhí)行的過程中每發(fā)生一筆業(yè)務需要同時減少二級學院及專項經(jīng)費歸口職能部門的預算指標，在項目建設的前期各項經(jīng)費的支出執(zhí)行基本沒有問題，但是在項目建設后期各項目由于經(jīng)費開支進度不一，受高職院校管理理念及信息化程度影響使得出差人員、專項經(jīng)費歸口職能部門、財務部門之間的信息是孤立的，預算與實際執(zhí)行相脫節(jié)。如出差人在填寫事前審批單時往往自己根據(jù)業(yè)務類型確定優(yōu)質(zhì)高校建設項目名稱，未與二級學院及項目歸口部門進行預算核對，相關職能部門也未嚴格審核把關，只要事項屬實就簽字同意。但是在事后報銷的過程中，項目職能部門則要與預算進行核對，一旦超出預算則不予報銷。此時項目負責人經(jīng)常會選擇頻繁調(diào)整項目之間的支出或者預算，很多簽字流程又要再來一遍，這給相關經(jīng)辦人員帶來大量重復性的工作，資金使用缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，使得賬務處理隨意，加大差旅費的管理難度。

三、解決差旅費“報銷繁”的總體思路及措施

基于上述分析，為有效解決出差人員在報銷差旅費中面臨的“報銷繁”問題，簡化審批程序，優(yōu)化報銷流程，嚴格落實高校差旅費管理辦法，又要順應新時代“放管服”的號召，將高職院校已有的差旅費報銷管理辦法與優(yōu)質(zhì)高校建設下對專項經(jīng)費的使用管理要求以及報銷流程的特殊性相結合，對共性的和特殊性的問題進行研究分析并提出可行性建議。

1.減少財務信息不對稱、加強報銷政策宣傳

財務報銷是一項政策性很強的工作，報銷人員對信息和報銷政策的了解程度是提高報銷效率、加快報銷流程的關鍵因素。財務部門可以通過微信公眾號對各項報銷政策和文件進行宣傳，通過各種圖表、動畫、問答的形式進行普及和解讀。與此同時，會計人員要加強學習和培訓，及時了解各項報銷新政策，定期到各二級學院及職能部門進行政策宣講，解答報銷經(jīng)辦人員的各項疑慮。高校財務部門還應建立常態(tài)化的研討機制，各財務人員在日常工作中形成統(tǒng)一判斷標準，避免因報銷流程不明、報銷標準不同等問題給報賬人員帶來困擾。在實際的報銷工作中分析總結各種退單的原因，然后將常見問題整理成文定期更新到微信公眾號，起到提示和幫助的作用，不斷推進財務服務向更加優(yōu)質(zhì)和便捷的方向發(fā)展。

2.加強部門合作，打破“信息孤島”，提高管理效能

優(yōu)質(zhì)高校建設下經(jīng)辦人員要完成一筆差旅費業(yè)務的報銷需要往返于二級學院、職能部門、項目分管院領導、優(yōu)質(zhì)辦、計財處等部門之間，但目前高校各部門的協(xié)作還存在一些問題：一是在制度制定和實施方面，各部門對接合作不夠及時，工作流程不夠明確；二是很多高校上述部門使用不同公司開發(fā)的軟件系統(tǒng)，信息共享難以實現(xiàn)，造成“信息孤島”，致使經(jīng)辦人員需要多次奔波往返各部門，同樣的資料需要重復上傳不同部門或者復印備份，嚴重影響出差人員的辦事效率。因此，積極推進各部門系統(tǒng)融合、實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時共享非常必要。信息化建設的整體效能一定是大于各部分之和的，所以在購買和開發(fā)軟件時，應當統(tǒng)一規(guī)劃、整體推進，以發(fā)揮其整體效能，防止出現(xiàn)信息孤島。

3.加快信息化建設、推行網(wǎng)上報銷、優(yōu)化報銷流程

推行網(wǎng)上報銷，變更原有的報賬模式，才能有效解決因簽字審批流程導致的“報銷繁”問題，很多高職院校由于受經(jīng)費和管理水平的影響，在購買財務軟件時往往只選用會計核算模塊，但是該模塊僅僅是將財務人員從繁雜的會計核算工作中解放出來。對報銷人員直擊“報銷繁”的痛點和堵點尚未解決，還談不上真正意義上的會計電算化。所以，加快信息化建設，推行網(wǎng)上報銷不是簡單地在原有會計流程上增加一個網(wǎng)上填報和審核功能，而是應該用信息化手段改造會計業(yè)務的整個流程。在整個流程中經(jīng)辦人員可以按照系統(tǒng)的設置填制報銷單，審核過關后系統(tǒng)會把資料傳遞到相關負責人的端口進行審簽，通過自助投遞箱完成單據(jù)的交接，最后財務人員再進行網(wǎng)銀支付，賬務處理。其實質(zhì)就是在互聯(lián)網(wǎng)的基礎上明確各職能部門的責任清單、審批清單和服務清單，明確各業(yè)務環(huán)節(jié)的辦事流程和承諾時限。推進跨部門網(wǎng)上聯(lián)審聯(lián)辦，實施一站式服務，不僅解決經(jīng)辦人員報銷難、報銷繁的問題，而且將互聯(lián)網(wǎng)技術與傳統(tǒng)會計報銷很好地融合在一起，也是順應當下財務管理的必然要求，該模式將全面提升會計工作的質(zhì)量和效率。

四、結語

該課題以P大學作為研究對象，結合近年來差旅費在專項經(jīng)費管理過程中存在的困惑與問題進行認真梳理，準確定位高職院校差旅費“報銷繁”的難點、堵點，并提出建立高效、便捷的財務報銷管理機制的相關思考與建議。希望能將教職工從繁雜的報銷環(huán)節(jié)中解放出來，又能減少差旅費支出亂象，倡導勤儉節(jié)約風氣，完善規(guī)章制度，建立節(jié)約長效機制，降低高校差旅費的支出風險，使專項經(jīng)費更好地服務高校建設。