文/楊瑩（遼寧建筑職業(yè)學院）

一、推廣應用電子發(fā)票的意義

（一）節(jié)約國家稅務管理資源，綠色環(huán)保

電子發(fā)票符合國家綠色環(huán)保的方針政策，為資源節(jié)約型、環(huán)境友好型社會的建設做出了一定貢獻。一是與一式多聯(lián)的紙質發(fā)票相比較，電子發(fā)票應用過程可實現(xiàn)無紙化，節(jié)約大量紙張。二是電子發(fā)票不需要稅務機關印刷、防偽、運輸以及實物保存等環(huán)節(jié)，節(jié)約資源，低碳環(huán)保。三是電子發(fā)票簡化申領程序，稅務機關也節(jié)約了發(fā)放、登記管理紙質發(fā)票的人力資源和配套設施。

（二）提高財務工作的效率，節(jié)約企事業(yè)單位成本

首先，紙質發(fā)票需要財務人員現(xiàn)場到稅務大廳排隊領取，而且企事業(yè)單位領取發(fā)票有每月最高領用數(shù)量要求，領取發(fā)票使用完以后，還需要向稅務機關申請再次領取，這個過程不僅需要交通費用，還需要付出大量時間成本，而電子發(fā)票可直接在網(wǎng)上申領，可以節(jié)約資金和時間成本。其次，紙質發(fā)票必不可少的保管空白發(fā)票、打印發(fā)票、蓋章、粘貼以及對已開票發(fā)票分聯(lián)次匯總歸檔等環(huán)節(jié)的工作，電子發(fā)票則可以完全避免。最后，紙質發(fā)票所需的配套設施，針式打印機、裝訂機、稅控盤、服務費及配套設施的維護費用等，電子發(fā)票也不需要，可為企事業(yè)單位節(jié)約一大筆資金。

（三）電子發(fā)票可實現(xiàn)人工智能管理

隨著淘寶、京東和蘇寧等電商平臺的崛起，電商產(chǎn)業(yè)蓬勃發(fā)展，網(wǎng)購成交額不斷刷新紀錄。尤其在“6·18”和“雙11”等購物節(jié)期間，很多商品可在短短的幾分鐘之內單品可銷售幾萬甚至幾十萬單。

電商企業(yè)在短時間內需要開具幾萬甚至幾十萬張發(fā)票，而且要根據(jù)退換貨情況對發(fā)票進行作廢處理或重新開具發(fā)票，如果采取人工開具紙質發(fā)票方式，那么這將是不可能完成的任務。但是人工智能開票可以解決這個問題，人工智能開票不僅能夠24小時不間斷工作，同一時間完成大量開票任務，還能降低開票差錯率。一旦發(fā)生折讓、退貨或換貨的等售后問題，人工智能開票也能及時沖紅原電子發(fā)票，更新正確的新發(fā)票。

（四）節(jié)約發(fā)票流轉成本

紙質發(fā)票從開票人到經(jīng)辦人再到財務人員的流轉，需要通過面對面的直接交付或快遞間接交付來完成，這些流轉過程會產(chǎn)生交通、快遞等費用，同時還需要大量的時間成本，但電子發(fā)票卻能規(guī)避這些成本和費用的發(fā)生。另外，紙質發(fā)票一旦出現(xiàn)開票信息錯誤，那么需要將原發(fā)票退回開票方，然后開票方再交付一張新的發(fā)票；紙質發(fā)票出現(xiàn)丟失、污染和損毀等情況，需要向開票方獲取加蓋銷售方發(fā)票專用章的相應發(fā)票記賬聯(lián)復印件。可見，紙質發(fā)票一旦出現(xiàn)信息錯誤、丟失、損毀等情況，流轉成本將成倍增長。而電子發(fā)票出現(xiàn)信息錯誤，直接在網(wǎng)上更換一張新發(fā)票即可，電子發(fā)票在流轉過程中也不會出現(xiàn)丟失、污染和損毀等情況。因此，電子發(fā)票的使用可以大幅度降低流轉成本。

二、電子發(fā)票在應用過程中出現(xiàn)的問題

（一）電子發(fā)票紙質化應用

隨著電子發(fā)票的應用和推廣范圍逐漸擴大，企事業(yè)單位對電子發(fā)票的接受程度也越來越高，但電子發(fā)票紙質化應用問題普遍存在。一方面，目前大部分企事業(yè)單位并未實現(xiàn)會計核算電子化，大多還是以紙質憑證為依據(jù)進行會計核算。那么報銷人就需要將電子發(fā)票進行打印然后再報銷，其結果是并沒有節(jié)約紙張，反而還會因為像素、紙張、打印機等原因造成打印效果參差不齊，影響會計核算質量。另一方面，一部分企事業(yè)單位對電子發(fā)票的認識不足，認為打印的電子發(fā)票就等同于紙質發(fā)票，只是外觀形態(tài)發(fā)生了變化，對電子發(fā)票的審核、歸檔、保管都是依照以往紙質發(fā)票的方式方法進行管理。

（二）電子發(fā)票源文件的收集和保存缺乏規(guī)范化

一部分企事業(yè)單位對電子發(fā)票源文件的重視程度不足，導致對電子發(fā)票源文件的收集和保存工作都缺乏規(guī)范性。一是有些企事業(yè)單位，核算時只審核電子發(fā)票的打印件，對電子發(fā)票的源文件缺少查驗過程，甚至有些企事業(yè)單位都不需要報銷人提供電子發(fā)票源文件。二是企事業(yè)單位在收集電子發(fā)票源文件的過程中，需要逐個收集比對，工作內容瑣碎且工作量大，時有錯漏發(fā)生。三是企事業(yè)單位對電子發(fā)票源文件的保管隨意，缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性以及安全性，導致電子發(fā)票源文件有丟失、損毀的風險。

（三）重復報銷問題

從稅務部門領取的紙質發(fā)票是提前印制，發(fā)票代碼和發(fā)票號碼使紙質發(fā)票具有唯一性，紙質發(fā)票發(fā)票聯(lián)一旦報銷完成，它就只會存在于會計檔案中，任何報銷人都不會再獲取到這張發(fā)票。但電子發(fā)票可以無限次重復打印，打印后還能復印，且每份都具有同等效力，因此會產(chǎn)生很多問題。一方面，如果報銷人進行重復報銷，財務人員很難通過肉眼或記憶識別該電子發(fā)票是否已完成報銷，容易出現(xiàn)重復報銷的問題，這給財務工作帶來了很大挑戰(zhàn)。尤其當不同人、不同部門用同一張電子發(fā)票進行報銷，更容易使財務人員降低警惕，造成一票多報的結果。另一方面，報銷人遺忘是否有使用某張發(fā)票報銷，就需要到財務部門調取會計憑證查詢，給財務人員增加了很多查閱憑證的工作，降低了財務工作效率。

（四）發(fā)票真?zhèn)舞b別耗時耗力

紙質發(fā)票一式多聯(lián)，由稅務部門統(tǒng)一印制，具有物理防偽屬性，但電子發(fā)票則不具這一特性。以現(xiàn)在的PS技術，偽造的電子發(fā)票足以以假亂真，財務人員要承擔更多鑒別電子發(fā)票真?zhèn)蔚呢熑巍?/p>

財務人員需要到國家稅務總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺逐張核驗發(fā)票真?zhèn)?，這將給財務人員帶來巨大的工作量。各企事業(yè)單位對電子發(fā)票真?zhèn)悟炞C有不同的標準，有的企事業(yè)單位不要求對電子發(fā)票進行核驗，有的企事業(yè)單位要求對特定交易或超過一定金額的電子發(fā)票需要進行核驗，有的企事業(yè)單位要求報銷人自己對電子發(fā)票進行核驗，并將核驗結果作為電子發(fā)票附件一起進行報銷。如果財務人員一旦沒有核驗或核驗不夠細致，將偽造變造的電子發(fā)票作為憑證入賬，這會給企事業(yè)單位帶來財產(chǎn)損失。

（五）電子發(fā)票流轉過程風險高

電子發(fā)票對網(wǎng)絡的依賴度很高，通過電商平臺獲取的電子發(fā)票直接存儲于購買者的購物APP中，而其他方式購買的商品的電子發(fā)票就需要加好友、留郵箱等方式完成交付。電子發(fā)票流轉需要通過網(wǎng)絡來完成，但網(wǎng)絡安全存在很大不確定性，比如手機或電腦使用不當就容易感染木馬或病毒，有被盜取信息、惡意修改數(shù)據(jù)的風險。一是流轉過程中，容易泄露報銷人的個人信息，導致不法分子盜用報銷人信息從事違法活動的風險。二是發(fā)票交付過程中會使得企事業(yè)單位的購買商品名稱、價格及數(shù)量等信息泄露，有些信息涉及企事業(yè)單位的商業(yè)機密，一旦被企事業(yè)單位競爭對手獲取，將會給公司帶來極大負面影響，甚至使公司陷入困境。三是對電子發(fā)票被木馬或病毒進行惡意修改內容或者損壞文件，導致電子發(fā)票不能正確反映信息或丟失損毀的風險。

（六）沖紅發(fā)票操作存在信息不對稱導致的重大風險

以往紙質發(fā)票的作廢需要銷售方向購買方取回發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)才能進行發(fā)票作廢操作，但電子發(fā)票不具有可回收性，只能做沖紅處理。但沖紅處理環(huán)節(jié)存在嚴重信息壁壘，一方面，沖紅處理不會在原電子發(fā)票上予以體現(xiàn)；另一方面，沖紅處理由銷售方單獨進行而購買方財務缺少獲取沖紅信息的渠道，導致企事業(yè)單位資產(chǎn)被侵蝕、國家稅收流失等重大風險。

一是報銷人使用電子發(fā)票報銷，所在單位財務人員審核驗證通過并完成報銷流程之后，發(fā)生退貨退款情況，電子發(fā)票被沖紅處理，但報銷人不向財務部門告知，侵占企事業(yè)單位資產(chǎn)。

二是企事業(yè)單位使用已被沖紅處理的電子發(fā)票作為憑證入賬，虛列成本費用減少納稅。

三是銷售方在購買方完成報銷流程并入賬后，為了少列收入，少繳納稅款，單方面進行沖紅處理。

三、對于電子發(fā)票應用所帶來的這些問題，可以通過在增值稅發(fā)票管理平臺增加電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫來解決

（一）電子發(fā)票通過電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫流轉

對于銷售方所開具的發(fā)票，應于開票完成時生成唯一的發(fā)票號碼，并根據(jù)購買方的名稱和納稅人識別號等信息直接歸口傳送到購買方電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫，這樣報銷人在報銷時只要向財務人員提供正確的發(fā)票號碼就可以進行報銷，不再需要打印電子發(fā)票，真正做到發(fā)票電子化，節(jié)約紙張，綠色環(huán)保。

電子發(fā)票從銷售方交付到購買方財務部門的過程，全程只通過稅務部門的發(fā)票管理平臺，這樣避免了報銷人提供偽造、編造電子發(fā)票的可能，財務人員也可以省略核對電子發(fā)票名稱、納稅人識別號是否有誤和鑒別驗證發(fā)票真?zhèn)蔚倪^程，大大提高了財務人員的工作效率，也降低了電子發(fā)票流轉過程中的各種風險。

（二）對已經(jīng)報銷并入賬的電子發(fā)票進行勾選

購買方財務人員根據(jù)報銷人提供的發(fā)票號碼，在電子數(shù)據(jù)庫搜索并獲取相關發(fā)票，在報銷完成時進行勾選。這樣報銷人提供重復的發(fā)票號不能重復勾選，就能避免一票重復報銷等問題。銷售方對已經(jīng)勾選入賬的電子發(fā)票不能進行沖紅處理，只有在購買方電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫取消勾選后，銷售方才能對其進行沖紅處理，并且被沖紅處理的發(fā)票會在電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫單獨歸集，并不再具備勾選選項。這將有效避免因沖紅信息不對稱所引發(fā)的各種風險。

除此之外，電子數(shù)據(jù)庫也可可以整合增值稅電子專用發(fā)票勾選認證功能，使認證過程更加簡單易操作，提高效率，節(jié)約成本。

（三）電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫生成電子發(fā)票匯總報告

電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫于每個月初生成上個月的電子發(fā)票匯總報告，該報告應對已勾選電子發(fā)票、未勾選電子發(fā)票、沖紅電子發(fā)票以及通過認證可抵扣的增值稅電子專用發(fā)票進行分類匯總，財務人員要對報告數(shù)據(jù)進行逐條核對，如有與入賬情況不符的情況，及時查明原因，并做出相應調整。對于未勾選發(fā)票，應及時聯(lián)系經(jīng)辦人履行報銷手續(xù)，避免出現(xiàn)因報銷不及時導致的賬實不符情況。

（四）電子發(fā)票源文件保存于增值稅發(fā)票管理平臺數(shù)據(jù)庫

由于稅務工作的重要性，稅務部門的軟件安全等級較高，電子發(fā)票源文件保存在增值稅發(fā)票管理平臺數(shù)據(jù)庫可以保證其安全性。數(shù)據(jù)庫可以實時更新電子發(fā)票的最新情況，能夠保證電子發(fā)票數(shù)據(jù)的完整性。電子發(fā)票源文件保存在數(shù)據(jù)庫，可以隨時供財務人員調取、查閱、下載備份等。數(shù)據(jù)庫的使用可以有效解決企事業(yè)單位電子發(fā)票源文件收集和保管缺乏規(guī)范性的問題。

四、數(shù)據(jù)庫的其他價值

電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫的使用，不僅可以解決企事業(yè)單位在應用電子發(fā)票中出現(xiàn)的問題，其價值還能體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）為管理層的經(jīng)營決策及監(jiān)管工作提供數(shù)據(jù)支撐

數(shù)據(jù)庫可以為企事業(yè)單位管理層提供可視化的成本費用數(shù)據(jù)。一方面，管理層可根據(jù)相關數(shù)據(jù)制定經(jīng)營戰(zhàn)略，進行決策分析、成本管理、產(chǎn)品定價以及選定供應商等工作。另一方面，企事業(yè)單位管理層可根據(jù)相關數(shù)據(jù)對采購環(huán)節(jié)加強監(jiān)管，避免出現(xiàn)貪污、舞弊等行為，確保企事業(yè)單位健康有序發(fā)展，降低企事業(yè)單位的法律與合規(guī)風險及經(jīng)營風險。

（二）改善內部控制缺陷

目前，一部分企事業(yè)單位對于電子發(fā)票的內部控制存在設計缺陷或運行缺陷。有些企事業(yè)單位針對電子發(fā)票的內部控制設計不能有效識別偽造、變造的電子發(fā)票并且避免電子發(fā)票重復報銷情況；有些企事業(yè)單位的內控存在運行缺陷，即使內部控制設計沒有缺陷，但未按設計的方式執(zhí)行，仍舊無法合理保證能夠有效識別偽造、變造的電子發(fā)票并且避免電子發(fā)票重復報銷情況。但數(shù)據(jù)庫的應用，可以彌補企事業(yè)單位在電子發(fā)票應用環(huán)節(jié)存在的內部控制缺陷，可有效避免偽造、變造的電子發(fā)票作為憑證入賬以及重復報銷等問題。

（三）降低審計抽樣風險

無論是內部審計還是外部審計，由于發(fā)票總量過大，發(fā)票審計過程中通常會使用抽樣方法選取發(fā)票進行分析進而推測整體情況，因而容易產(chǎn)生抽樣結果與總體不符的情況。但是，數(shù)據(jù)庫的使用，使得審計可以利用科學技術手段對所有發(fā)票進行審計，避免因審計抽樣方法選擇不當或樣本量不足導致樣本選取不當造成的誤拒風險或誤受風險。

（四）提升稅務部門監(jiān)管力度

稅務部門可以通過電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫，對企事業(yè)單位電子發(fā)票的開票、認證、入賬、沖紅等行為進行全過程動態(tài)電子監(jiān)管?？呻S時對企事業(yè)單位電子發(fā)票信息進行查詢、統(tǒng)計和分析，進而掌握企事業(yè)單位電子發(fā)票應用情況，判斷是否存在風險點，為全面推進依法治稅，提升稅務監(jiān)管精準程度以及稅務管理數(shù)字化轉型提供有力保障。

五、結語

隨著國家推廣使用電子發(fā)票的力度不斷加大，社會對電子發(fā)票的接受程度也越來越高，電子發(fā)票取代紙質發(fā)票的進程明顯加快了。各企事業(yè)單位也應該以此為契機，積極進行財務電子化轉型，綜合運用稅收政策、電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫等稅務軟件以及大數(shù)據(jù)分析工具實現(xiàn)財稅一體化建設，提升企事業(yè)單位稅務管理水平，降低企事業(yè)單位運營風險。

相關鏈接

電子發(fā)票是信息時代的產(chǎn)物，同普通發(fā)票一樣，采用稅務局統(tǒng)一發(fā)放的形式給商家使用，發(fā)票號碼采用全國統(tǒng)一編碼，采用統(tǒng)一防偽技術，分配給商家，在電子發(fā)票上附有電子稅務局的簽名機。

電子發(fā)票的推廣，得益于政策層面的“松綁”和鼓勵。由于電子發(fā)票都是增值稅發(fā)票，在“營改增”正式落地后，包括酒店業(yè)、餐飲業(yè)在內的服務業(yè)商戶真正被納入電子發(fā)票的開票范圍，3月份，國家稅務總局發(fā)布《關于進一步做好增值稅電子普通發(fā)票推行工作的指導意見》，進一步明確重點在電商、金融、快遞等行業(yè)做好增值稅電子普通發(fā)票推行工作。