陳浩

（湖北科技學(xué)院計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，湖北 咸寧437100）

辦公自動(dòng)化指的是以信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)形成的一個(gè)現(xiàn)代化信息處理系統(tǒng)。在辦公自動(dòng)化的背景之下，辦公人員可以利用科技手段和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)繁雜的信息進(jìn)行操作，從而實(shí)現(xiàn)信息之間的共享和交流。辦公自動(dòng)化可以簡(jiǎn)化公文處理和公文審批等各個(gè)環(huán)節(jié)，從而提高信息處理的效率，有效節(jié)約了企業(yè)資源。下面筆者就針對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)闡述，促使人們對(duì)辦公自動(dòng)化有更加深入的了解。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的意義分析

1946年，出現(xiàn)第一臺(tái)計(jì)算機(jī)“ENIAC”，至今已有70多年的歷史。隨著時(shí)間的推移，技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在不斷進(jìn)步，逐漸向微型化、專業(yè)化的方向發(fā)展?，F(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)承擔(dān)了大量的工作，已經(jīng)成為人們生活中不可或缺的一部分，尤其是在辦公過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)更是具有無可比擬的的優(yōu)越性，一方面，將計(jì)算機(jī)技術(shù)靈活科學(xué)地運(yùn)用于辦公自動(dòng)化過程中，可以有效簡(jiǎn)化辦公文件處理環(huán)節(jié)，輕松完成對(duì)數(shù)據(jù)的編輯、計(jì)算、整合和歸納工作，從而提高辦公效率，也減少了對(duì)工作人員的需求，從根本上降低了企業(yè)的人力資源開支，提升了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益[1]；另一方面，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)和科技手段能夠使文件傳輸突破時(shí)間和地理?xiàng)l件的限制，為辦公人員工作的便利性、可靠性提供堅(jiān)實(shí)保障，這不僅能夠降低辦公難度，還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)辦公流程的簡(jiǎn)化和升級(jí)，如圖1所示。最重要的是借助計(jì)算機(jī)辦公，能夠減少資源、能源的消耗，例如利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以做到無紙化辦公，將所有的資料、信息都存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，無需紙張打印，并且在任何一臺(tái)電腦上，只要輸入相關(guān)的信息就可以查詢到，簡(jiǎn)單、便捷、高效。

圖1 網(wǎng)絡(luò)辦公模式

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用現(xiàn)狀

2.1 工作人員不熟悉操作系統(tǒng)

伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，辦公的便捷性和高效性都大大提升。然而在此基礎(chǔ)上，部分企業(yè)辦公人員由于自身專業(yè)素質(zhì)水平較低，不能熟練使用科技平臺(tái)和辦公軟件，對(duì)于技術(shù)操作和應(yīng)用也很陌生，最終出現(xiàn)了無法使用科技手段的問題。例如隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，各種軟件層出不窮，甚至有大量的企業(yè)從自身的發(fā)展建設(shè)方面考慮，定制滿足企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售等各個(gè)系統(tǒng)應(yīng)用的軟件，此種軟件將信息大量整合，為辦公提供了方便，但是對(duì)操作也提出了較高的要求，部分人員計(jì)算機(jī)技術(shù)水平較低，無法按照要求有效操作軟件內(nèi)容，在這樣的情況下，辦公人員的工作量不減反增，還可能會(huì)在辦公過程中喪失工作主動(dòng)性。此外，由于專業(yè)素養(yǎng)較低，部分企業(yè)員工在辦公過程中可能會(huì)出現(xiàn)記錄偏差，或無意中泄露了企業(yè)機(jī)密數(shù)據(jù)，這對(duì)企業(yè)信息的安全性具有不利影響。

2.2 辦公管理質(zhì)量較低

辦公質(zhì)量影響辦公效率，進(jìn)而影響工作成果，甚至影響整個(gè)工作的開展進(jìn)程。在辦公自動(dòng)化中，企業(yè)需要完備的管理制度和規(guī)章條例，為運(yùn)行管理提供基本遵循的規(guī)范，以推動(dòng)企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展。但在現(xiàn)實(shí)情況中，很多企業(yè)管理?xiàng)l例對(duì)于工作人員的職責(zé)劃分不清，部分辦公人員存在失職情況，這就影響了辦公成果。從大量的實(shí)踐案例來看，企業(yè)辦公管理質(zhì)量較低，主要表現(xiàn)在兩方面，一方面是其并沒有重視計(jì)算機(jī)技術(shù)在提高辦公效率方面的作用，也就是說在辦公的過程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是不重視硬件的配置和軟件的更新，不重視計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用的速度和效果；另一方面是在辦公過程中也沒有與其他部門工作人員進(jìn)行良好協(xié)作、互相配合。大部分企業(yè)，各個(gè)部門是相互獨(dú)立的，工作中交集較少，其他部門很少提供信息，從而讓計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行效率大大降低。這樣不僅浪費(fèi)了辦公資源，無法發(fā)揮計(jì)算機(jī)的技術(shù)作用，而且對(duì)于企業(yè)內(nèi)部良好協(xié)作和長(zhǎng)久發(fā)展也有不利影響[2]。

2.3 信息共享差

信息共享是企業(yè)發(fā)展建設(shè)一個(gè)關(guān)鍵和內(nèi)容，通過共享信息，可以了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的狀況以及各部門的發(fā)展建設(shè)情況?，F(xiàn)階段大量的中小企業(yè)普遍存在的一個(gè)現(xiàn)象就是信息共享差，甚至有的企業(yè)部門之間交流不順暢，對(duì)其他部門的信息了解的非常少，甚至是根本不知曉。然而，各個(gè)部門的員工又非常迫切地想知道其他部門的信息，但是在信息鴻溝的影響下，這對(duì)員工工作的開展和企業(yè)的發(fā)展建設(shè)是非常不利的。以某硅藻泥品牌公司為例，企業(yè)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)辦公，但是各個(gè)部門是相互獨(dú)立的，并且采用垂直的組織架構(gòu)模式，總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)各個(gè)部門，各部門經(jīng)理管理各部門事務(wù)，而在工作中，經(jīng)常需要其他部門配合，這就需要總經(jīng)理溝通。例如業(yè)務(wù)部談下業(yè)務(wù)，將按業(yè)務(wù)的單子下給設(shè)計(jì)部，設(shè)計(jì)部派出設(shè)計(jì)師量尺、做圖，與業(yè)務(wù)部門溝通，設(shè)計(jì)完成后交給業(yè)務(wù)部，業(yè)務(wù)部聯(lián)系施工部。施工部根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙聯(lián)系刻畫部，刻畫部刻出花形，施工部聯(lián)系材料部門，領(lǐng)出庫(kù)料。施工完成之后，施工部再將施工的面積、材料、價(jià)格報(bào)給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部與業(yè)務(wù)部門核實(shí)再收款。一個(gè)簡(jiǎn)單的工程項(xiàng)目，采用此種方式，雖然提高了內(nèi)部控制能力，但是信息共享性不足，讓簡(jiǎn)單的工作變得異常冗雜，浪費(fèi)了大量的時(shí)間和精力。同時(shí)，此種模式各個(gè)部門交流不順利，一旦需要其他部門的配合，無法直接找到配合者，需要部門領(lǐng)導(dǎo)先對(duì)接，甚至是部門領(lǐng)導(dǎo)先聯(lián)系總經(jīng)理，然后總經(jīng)理在和另一個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)溝通，再派出具體的工作人員。例如當(dāng)業(yè)主對(duì)已經(jīng)確認(rèn)好的施工圖紙不滿意時(shí)，暫停施工，這就需要業(yè)務(wù)人員、設(shè)計(jì)師到場(chǎng)，施工人員無法聯(lián)系到業(yè)務(wù)人員和設(shè)計(jì)師，就需要他們的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，然后到現(xiàn)場(chǎng)開展工作。

2.4 辦公數(shù)據(jù)安全性不高

在以往的企業(yè)行政管理系統(tǒng)中通常以紙質(zhì)文件來記載相關(guān)數(shù)據(jù)信息，但紙質(zhì)資料容易丟失、破損，受環(huán)境影響在保存方面也具有較大難度，因此數(shù)據(jù)的安全性和可靠性難以得到保證。而現(xiàn)階段以數(shù)字化為手段的行政管理方式則有效解決了這一問題。盡管數(shù)字化科學(xué)技術(shù)有效地保證了數(shù)據(jù)安全，但仍然難以避免數(shù)據(jù)遺失現(xiàn)象或被黑客入侵現(xiàn)象的出現(xiàn)。根據(jù)目前的保密管理制度，一般用于上外網(wǎng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為單機(jī)，可以做到上網(wǎng)的同時(shí)不泄露機(jī)密信息，而上內(nèi)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)則涉及到企業(yè)內(nèi)部機(jī)密信息。但在實(shí)際使用過程中，由于內(nèi)網(wǎng)計(jì)算機(jī)數(shù)量不足等原因，會(huì)出現(xiàn)多人共用一機(jī)的情況，這就導(dǎo)致訪問企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的人員權(quán)限不明。此外，在實(shí)際使用過程中，部分工作人員使用和維護(hù)網(wǎng)絡(luò)的責(zé)任意識(shí)較差，有時(shí)會(huì)下載來源不明的軟件，從而導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)使用出現(xiàn)故障或病毒入侵[3]。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用途徑

3.1 提供資源和軟硬件設(shè)備

辦公自動(dòng)化工作的主要內(nèi)容是收集企業(yè)信息，然后配上文字、圖像等，將其傳送至相關(guān)部門和人員，最后對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。對(duì)此，企業(yè)既要重視辦公人員的建設(shè)，也要重視系統(tǒng)的建設(shè)，而在此過程中，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)及設(shè)備的多方配合，才能夠?yàn)檗k公人員提供便利，因此，計(jì)算機(jī)的各種軟硬件設(shè)備是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的物質(zhì)基礎(chǔ)。在日常工作中常見的軟件有文字編輯器、圖形超編輯軟件、Excel表格、Access軟件等，通過運(yùn)用這些軟件，能夠幫助辦公人員更好地處理工作事務(wù)，提高工作效率。基于辦公所需的系統(tǒng)之上，從各個(gè)部門或者個(gè)人工作的角度出發(fā)，對(duì)辦公自動(dòng)化的內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)，讓其熟練掌握相關(guān)的內(nèi)容。例如組織和開展技能操作培訓(xùn)，讓其知曉常用的辦公軟件以及各個(gè)功能的使用方式，進(jìn)而更好地應(yīng)用辦公軟件來辦公。對(duì)于定做本公司內(nèi)部軟件的企業(yè)來說，要對(duì)整個(gè)軟件系統(tǒng)、應(yīng)用進(jìn)行培訓(xùn)，講解軟件的內(nèi)容、涵蓋的模塊、各個(gè)模塊的功能以及如何進(jìn)入到系統(tǒng)內(nèi)部填寫相關(guān)的信息資料，資料上傳到系統(tǒng)之后，如何保存、修改、查閱等。辦公自動(dòng)化，究其根本就是人員利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公，所以不僅要有完善的軟、硬件基礎(chǔ)，還要加強(qiáng)對(duì)使用者的培訓(xùn)。

3.2 實(shí)現(xiàn)自動(dòng)管理文件

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用中，提高辦公質(zhì)量是首要的。而提高辦公質(zhì)量要從辦公的需求著手，加強(qiáng)對(duì)文件的管理，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)管理文件。計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于文字?jǐn)?shù)據(jù)的記錄、收集、統(tǒng)計(jì)是辦公事務(wù)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，合理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以完成對(duì)各種文件的校對(duì)、審閱等工作。在實(shí)際應(yīng)用中，可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)置不同算法，使其可以保留文件的編輯及存儲(chǔ)情況，以便后期的校對(duì)和審查工作。在正常工作流程中，辦公人員在接收文件后先登記個(gè)人信息，再將文件轉(zhuǎn)發(fā)給第三方進(jìn)行儲(chǔ)存和歸納。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文檔操作可以有效發(fā)揮新型科學(xué)技術(shù)手段的便捷性和自動(dòng)性優(yōu)勢(shì)，還能在此基礎(chǔ)上對(duì)文件資源進(jìn)行傳輸和共享，解決了紙質(zhì)文檔在存儲(chǔ)和審查方面的問題，為提高文件資源的安全性和穩(wěn)定性提供重要保障。同時(shí)，自動(dòng)管理文件功能的應(yīng)用，能夠解決部分員工系統(tǒng)操作不熟練的難題，其將信息輸入到系統(tǒng)中來，由系統(tǒng)進(jìn)行操作，對(duì)信息進(jìn)行整合、傳輸，進(jìn)而在整個(gè)系統(tǒng)中共享。通過自動(dòng)管理文件，系統(tǒng)文件管理更加便捷，也為工作人員辦公提供了便利條件。

3.3 構(gòu)建企業(yè)信息共享平臺(tái)

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的背景之下，辦公自動(dòng)化的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被大規(guī)模投入使用并獲得了良好的效果，也成為了辦公過程中最核心的環(huán)節(jié)之一。一個(gè)單位或企業(yè)為了方便內(nèi)部人員交流，通常會(huì)設(shè)置專門場(chǎng)所來用于信息的交流和共享。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化后，就可以通過電子公告或網(wǎng)絡(luò)交流來實(shí)現(xiàn)信息的公開和共享，從而打破時(shí)間和地理?xiàng)l件對(duì)于信息傳播的界限。此外，信息傳播的速度加快，短時(shí)間內(nèi)傳播的信息量也有所增加，內(nèi)部人員就可以快速獲悉需要的信息。在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建的信息平臺(tái)也為他人了解公司提供了可靠渠道，外界可以通過此平臺(tái)認(rèn)識(shí)企業(yè)、了解企業(yè)的相關(guān)文化等，能夠幫助企業(yè)樹立良好形象，具體的操作如圖2所示，借助平臺(tái)還可以有效發(fā)掘企業(yè)的各種資源，并進(jìn)行整合與歸納，同時(shí)也維系著各個(gè)部門的共同發(fā)展，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部之間的聯(lián)系。為了進(jìn)一步促進(jìn)辦公自動(dòng)化的發(fā)展，企業(yè)應(yīng)當(dāng)讓信息平臺(tái)成為發(fā)展計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的根本[4]。

圖2 企業(yè)信息共享平臺(tái)

3.4 對(duì)電子印章真實(shí)性進(jìn)行檢驗(yàn)

印章是企業(yè)的象征，也是企業(yè)的核心，每個(gè)企業(yè)都重視印章管理，而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，為了合作的便捷性，電子印章也應(yīng)運(yùn)而生。印章是企業(yè)的重要信息，一旦外泄或者被復(fù)制，將可能對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展造成致命影響[5]。在辦公過程中，紙質(zhì)文件資料的末尾通常會(huì)有簽字或印章來保證該文件的權(quán)威性與準(zhǔn)確性。而簽字或印章很容易被偽造或篡改，因此，紙質(zhì)信息資料在可靠性與準(zhǔn)確性方面存在著很大的問題。然而在如今數(shù)字化辦公管理過程中，難以通過以往的手段來保證文件的完整性，這就需要電子印章，而電子印章具有一定的虛擬性，人們很難辨別真?zhèn)蝃6]?；诖耍浴峨娮雍灻ā窞榛咀裱?guī)則，從而為行政管理提供基本的行為規(guī)范，同時(shí)，企業(yè)專門從事印章管理的人員要加強(qiáng)電子印章檢驗(yàn)方面的學(xué)習(xí)，能夠有效識(shí)別印章的真?zhèn)涡?。提高電子印章的鑒別能力，從一方面來講，可以有效、快速、準(zhǔn)確地檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的權(quán)威性和真實(shí)性，另一方面也有效避免了有心人士為了達(dá)到某一目而上下其手的現(xiàn)象發(fā)生，同時(shí)也能夠?yàn)槠髽I(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，避免企業(yè)因電子印章而引發(fā)糾紛，最重要的是，電子印章的發(fā)展為日后數(shù)字化辦公模式開辟?gòu)V闊的發(fā)展道路[7]。

4 結(jié)束語

綜上所述，計(jì)算機(jī)技術(shù)為辦公自動(dòng)化提供了技術(shù)支撐，其在數(shù)據(jù)處理和文字編輯等方面發(fā)揮了重要的作用，對(duì)此，企業(yè)要加強(qiáng)探究計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用的有效途徑，以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)和辦公自動(dòng)化的價(jià)值，進(jìn)一步提高辦公效率與辦公質(zhì)量。同時(shí)，各個(gè)企業(yè)在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的過程中，要知曉自身人員建設(shè)、設(shè)備配置、信息安全、數(shù)據(jù)共享等方面的不足，并根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需求和發(fā)展的目標(biāo)來進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)而讓企業(yè)真正地實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，讓先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和辦公軟件為企業(yè)辦公提供便利，提高員工的工作效率，助推企業(yè)發(fā)展。