鮑立新，何 艷

（安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)經(jīng)濟與信息研究所，安徽 合肥 230031）

農(nóng)業(yè)科研單位年鑒是企事業(yè)單位年鑒的一種，根據(jù)肖東發(fā)《年鑒學(xué)》一書的劃分，企事業(yè)單位年鑒屬于地方專業(yè)性年鑒中一個比較特殊的門類，是我國年鑒事業(yè)發(fā)展過程中的新事物，其中企業(yè)和學(xué)校年鑒的發(fā)展尤其引人注目。據(jù)2013年底國家圖書館統(tǒng)計，企業(yè)年鑒出版量達367種、學(xué)校年鑒225種［1］。在全國年鑒事業(yè)轉(zhuǎn)型升級大發(fā)展的背景下，農(nóng)業(yè)科研單位年鑒也要緊跟時代步伐，積極探索融入新發(fā)展格局的路徑。質(zhì)量是年鑒的生命，關(guān)乎年鑒事業(yè)發(fā)展的根本，年鑒框架即年鑒結(jié)構(gòu)與內(nèi)容的總體布局，對年鑒編纂質(zhì)量至關(guān)重要。處理好框架結(jié)構(gòu)的規(guī)范與創(chuàng)新，年鑒編纂才能與時俱進、常編常新。

一、農(nóng)業(yè)科研單位年鑒的編纂現(xiàn)狀

農(nóng)業(yè)科研單位年鑒作為單位年鑒的一種，是系統(tǒng)記載本單位基本發(fā)展情況的年度資料性文獻。根據(jù)對圖書館網(wǎng)站、中國知網(wǎng)及各農(nóng)業(yè)科學(xué)院官網(wǎng)等的檢索情況，目前大概有12個農(nóng)業(yè)科研單位編纂年鑒，僅有4個單位公開編纂出版年鑒，其中《中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒》于2002年公開出版，《中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒》和《山東省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒》于2013年正式公開出版，《甘肅省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒》于2019年公開出版，其他均為內(nèi)部編印，主要供單位內(nèi)部使用。農(nóng)業(yè)科研單位年鑒的編纂起步較晚，與國內(nèi)綜合年鑒相比，事業(yè)單位年鑒的編纂機制尚不成熟，通常由本單位主辦，單位主要領(lǐng)導(dǎo)和各部門、所屬各單位負責(zé)人組成編委會，統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)編纂各項事宜；單位各部門、所屬各單位指定人員組成編纂隊伍（提供稿件素材）；綜合辦公室或檔案部門負責(zé)統(tǒng)稿和編校工作；編輯部負責(zé)編校工作。隨著年鑒事業(yè)的蓬勃發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研單位年鑒編纂從內(nèi)部編印、內(nèi)部使用開始轉(zhuǎn)向公開出版發(fā)行。農(nóng)業(yè)科研單位年鑒如何進一步提高質(zhì)量，是年鑒工作者需要探索的重要課題。為此，我們結(jié)合農(nóng)業(yè)科研單位年鑒編纂實際，比較分析8部農(nóng)業(yè)科研單位年鑒框架結(jié)構(gòu)存在的問題，探討提高年鑒框架質(zhì)量的策略，希冀對農(nóng)業(yè)科研單位年鑒編纂工作提供有益的經(jīng)驗。

二、農(nóng)業(yè)科研單位年鑒框架結(jié)構(gòu)存在的常見問題及原因

年鑒的編纂質(zhì)量與年鑒的框架結(jié)構(gòu)密切相關(guān)，精品年鑒的框架結(jié)構(gòu)具有內(nèi)容完備、歸類科學(xué)、結(jié)構(gòu)合理、特點鮮明及檢索方便的特點。年鑒的內(nèi)容依據(jù)其具體作用，一般分為四個部分：一是綜合情況，如概況、概貌，或者總述、綜述；二是動態(tài)信息，即分門別類記述年度大事要聞；三是附屬資料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報告、法規(guī)文件、綜合性統(tǒng)計資料、書目、文摘、大事記、附錄等便覽性、參考性的資料；四是檢索系統(tǒng)，一般由書前分類目錄和書后的主題索引構(gòu)成。上述四大部分資料構(gòu)成年鑒內(nèi)容的整體，缺一不可，并且各部分內(nèi)容占比應(yīng)當(dāng)恰當(dāng)合理［2］。通過分析8種農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒樣本的框架結(jié)構(gòu)（表1），可以看出農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒框架結(jié)構(gòu)基本保持穩(wěn)定，以類目、分目、條目三級層次為主，個別年鑒采用篇目、類目、分目、條目四級層次，三級分類體系框定了年鑒的記述范圍，也決定了年鑒記述的深度。農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒框架結(jié)構(gòu)設(shè)置中存在的常見問題有以下五個方面。

表1 農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒框架結(jié)構(gòu)及出版情況

（一）綜合情況篇幅太小甚至缺失

綜合情況承擔(dān)宏觀反映年鑒對應(yīng)領(lǐng)域全面情況的任務(wù)，內(nèi)容設(shè)計上要求“概而全”，應(yīng)該讓讀者通過綜合情況就能夠從宏觀上了解和把握對應(yīng)領(lǐng)域年度基本情況及相關(guān)基礎(chǔ)信息［2］。筆者選取的8種年鑒樣本，只有《中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2014》《江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2018》《甘肅省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2019》《安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2019》等少數(shù)年鑒在卷首設(shè)置了“概況/概覽”分目或類目，其他年鑒樣本綜合情況缺失的問題較為嚴重；一些年鑒雖然設(shè)置了“概況”，但基礎(chǔ)信息不全，缺漏項較多，形同虛設(shè)，例如《安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2019》卷首設(shè)置了“院簡介”，內(nèi)容反映了院機構(gòu)組成、科研平臺、人員隊伍結(jié)構(gòu)以及一段時期內(nèi)取得的科研成果等基本情況，但并未反映該院年內(nèi)的基本工作情況；也有部分年鑒樣本未設(shè)置概況類目，或分目下未設(shè)置“概況”條目，直接列出專題性條目或單一性條目，缺少整體情況，很難反映本單位、本研究領(lǐng)域、本部門的總體發(fā)展脈絡(luò)。

（二）動態(tài)信息不完備、歸類不合理

動態(tài)信息即分門別類記述的年度大事要聞，是年鑒記述的重點，其篇幅一般占全書總篇幅的50%以上［2］。農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒的動態(tài)信息較全面，內(nèi)容基本涵蓋了農(nóng)業(yè)科學(xué)院組織機構(gòu)、人員隊伍、科學(xué)研究、管理運行、服務(wù)保障等方面，但仍然存在內(nèi)容不完備、分類不盡合理等問題。比如《中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2015》《山東省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2013》《北京市農(nóng)林科學(xué)院年鑒2019》類目設(shè)置未包括院屬各研究所工作情況，導(dǎo)致內(nèi)容不夠全面系統(tǒng)。有些年鑒樣本資料歸類不盡合理，各部類比例不當(dāng)，結(jié)構(gòu)失衡，例如《安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2019》正文百科部分按“管理”和“研究所”劃分篇目，“管理”篇目基于全院工作，內(nèi)容高度概括，“研究所”篇目基于各研究所工作，內(nèi)容相對詳細，篇幅較大，造成結(jié)構(gòu)失衡，并且這種層次劃分容易造成前后內(nèi)容出現(xiàn)過多的交叉重復(fù)。對于年鑒信息資料，要堅持以資料的性質(zhì)而非資料涉及的單位或部門來進行分類。

（三）附屬資料不規(guī)范

年鑒附屬資料可有效地增大年鑒信息容量，強化年鑒的實用性。農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒附屬資料主要包含領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報告、文件規(guī)章、統(tǒng)計資料、大事記、附錄等資料形式，數(shù)量不菲且切實有用，但仍然存在很多問題。突出的問題是“附錄”收錄不規(guī)范，例如《安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2019》附錄中收錄了本應(yīng)歸類于正文的大量科研成果統(tǒng)計資料。附錄因其具有實用性、便覽性、超時空性的特點，讀者檢索頻率較高，排在書后較方便翻閱、查考［3］。但是納入附錄的內(nèi)容需要進行必要的選擇，通常正文能夠容納的資料一般不收入附錄，例如領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報告、文件規(guī)章、綜合性統(tǒng)計資料、大事記等，年鑒正文完全能夠容納也必須容納，就沒有必要收入附錄；已經(jīng)收入附錄的，應(yīng)當(dāng)將其剝離，分別歸入相關(guān)部類或另設(shè)相應(yīng)部類刊載。正文不便收錄但又很有必要收錄的資料才是附錄收錄的重點［3］，例如《中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2015》附錄中的“中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院科技期刊及報紙一覽表”方便讀者了解相應(yīng)領(lǐng)域期刊和投稿。此外，“大事記”的排列位置不當(dāng)，除了《河北省農(nóng)林科學(xué)院年鑒2011》將“大事記”放在卷首，其他大多數(shù)年鑒樣本將“大事記”放在正文之后，個別年鑒甚至放在附錄中?！按笫掠洝弊鳛槟觇b中的一種特殊載體，用紀事本末體的寫法將年度的大事、要事、新事按時間順序記述，在年鑒中起到提示性和便覽性的作用?！按笫掠洝笔亲钅茏屪x者了解某一區(qū)域、某一行業(yè)或某一單位年度動態(tài)的內(nèi)容，因此應(yīng)將“大事記”置于特載之后、正文之前［4-5］。

（四）檢索系統(tǒng)不完備

年鑒作為資料性工具書，其用途在于為讀者學(xué)習(xí)、研究等提供各類信息、資料。易于檢索、查詢是年鑒作為工具書的重要特征，完備的檢索系統(tǒng)是年鑒必不可少的組成部分。檢索系統(tǒng)在宏觀層面要求年鑒的框架設(shè)計合理、要素齊全、分類科學(xué)，在微觀層面要求合理設(shè)置目錄、索引等各類檢索工具［6］。年鑒目錄是年鑒篇目設(shè)置與框架結(jié)構(gòu)設(shè)計的體現(xiàn)，要體現(xiàn)出信息量和利用價值。我國的年鑒幾乎都在開篇設(shè)置詳細目錄，一般細化到條目層次。年鑒索引可以起到深度挖掘年鑒內(nèi)容、提升年鑒使用價值、檢驗?zāi)觇b質(zhì)量等方面的作用。據(jù)統(tǒng)計，8種年鑒樣本在書前均設(shè)置有分類目錄，而書后均未編制主題索引。年鑒不編索引的問題比較普遍，究其原因，主要是年鑒編制書后索引起步較晚，其地位和作用均未受到重視，編制規(guī)范與方法尚不夠成熟。

（五）框架設(shè)計缺少特色

特色是年鑒框架質(zhì)量評估的重要指標(biāo)之一，年鑒的特色主要體現(xiàn)在年度性和地域性兩個方面。總體上，農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒樣本的框架結(jié)構(gòu)設(shè)置模式化痕跡較明顯，特色不鮮明。少數(shù)年鑒樣本的框架設(shè)計凸顯出了年度和地域特色，例如《江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2018》在卷首開設(shè)專記類目，記述改革開放四十周年該院大事和科技發(fā)展情況，突出年度特色；《甘肅省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2019》在正文百科部分設(shè)置了“脫貧攻堅與成果轉(zhuǎn)化”“對外宣傳”特色類目。農(nóng)業(yè)科研單位年鑒的框架相對統(tǒng)一，但因其撰稿主體單位的區(qū)域性，定位不同、研究各有特色，年鑒的框架設(shè)計應(yīng)當(dāng)有所差異，這就需要年鑒編纂者全面了解本單位的基本情況，深入挖掘特色。

由上可見，農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒的框架設(shè)計存在諸多問題，主要表現(xiàn)在兩個方面：一是年鑒框架設(shè)計不規(guī)范，二是年鑒框架缺乏創(chuàng)新、實用性不強。問題形成的原因是多方面的：一是年鑒定位模糊。年鑒具有服務(wù)現(xiàn)實、積累資料的功能，服務(wù)現(xiàn)實應(yīng)當(dāng)是首位的。農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒編纂中普遍存在“官書”觀念，片面強調(diào)存史價值，不考慮讀者需求，未從讀者的角度出發(fā)精心設(shè)計框架，導(dǎo)致年鑒的實用性不強。二是對院情把握不全面、不深入，框架設(shè)計粗放。院情是年鑒的根基，編纂者往往忽略對院情的深入研究，年鑒框架設(shè)計缺乏系統(tǒng)性，特點不鮮明。從橫向來看，年鑒框架沒有涵蓋組織機構(gòu)、科學(xué)研究、科技服務(wù)、人事組織、管理運行、服務(wù)保障等方面的基本情況，部分重要的基礎(chǔ)性信息資料缺失；從縱向來看，年鑒框架沒有清晰地反映組織機構(gòu)、科學(xué)研究、科技服務(wù)、人事組織、管理運行、服務(wù)保障等方面的內(nèi)在結(jié)構(gòu)關(guān)系，歸類不當(dāng)，層次不清。個別年鑒的分目劃分直接按供稿部門簡單歸類，組稿人員未從單位全局出發(fā)進行內(nèi)容的調(diào)整和科學(xué)歸類，所編年鑒更像是各部門的工作資料匯編。三是編纂年鑒的專業(yè)人才缺乏。年鑒框架的設(shè)計是一項高屋建瓴的工作，涉及知識面較廣，技術(shù)性強，既要了解年鑒的體例特征，又要熟悉本單位機構(gòu)設(shè)置及相關(guān)行業(yè)、專業(yè)領(lǐng)域發(fā)展等情況［7］。據(jù)了解，目前農(nóng)業(yè)科研單位年鑒編纂工作沒有設(shè)立專門性機構(gòu)負責(zé)，一般由綜合辦公室統(tǒng)籌負責(zé)年鑒編纂工作，年鑒框架的設(shè)計通常由本單位年鑒編纂委員會人員設(shè)計完成。框架設(shè)計人員忙于本職工作，往往缺乏對年鑒體例框架的深入了解，導(dǎo)致年鑒框架設(shè)計不規(guī)范，質(zhì)量不高。

三、提升農(nóng)業(yè)科研單位年鑒質(zhì)量的幾點建議

（一）準(zhǔn)確把握年鑒定位

年鑒編纂者必須首先明確本年鑒的編纂宗旨和讀者的范圍，也就是明確年鑒“為誰而編，編給誰用”的問題。年鑒出版的時效性、內(nèi)容的全面真實性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、資料的權(quán)威性等，都是圍繞年鑒作為工具書為現(xiàn)實服務(wù)這一主要功能的，而年鑒的資政、存史、教化等功能是由年鑒為現(xiàn)實服務(wù)這一主要功能衍生出來的附屬功能［8］。年鑒首先應(yīng)該是以記錄特定領(lǐng)域的內(nèi)容來為社會服務(wù)，為讀者服務(wù)，這一編纂思想指導(dǎo)著框架設(shè)計［9］。農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒除了保存史料，應(yīng)當(dāng)主要服務(wù)于當(dāng)前本單位科研和管理工作，從讀者的角度出發(fā)，科學(xué)設(shè)計年鑒框架，框定資料信息內(nèi)容和選材方向。設(shè)計者不僅要充分了解不同讀者群體的信息需求，而且還要考慮他們的閱讀利用習(xí)慣，如對綜述、文件、專記、大事記、條目、圖、表等信息資料形態(tài)的需求；還需要把握讀者對信息資料的深度要求［10］。深入研究年鑒的功能定位和讀者對象，圍繞其定位和讀者進行年鑒框架設(shè)計，使年鑒框架能夠系統(tǒng)反映本單位事業(yè)發(fā)展的基本情況，以及發(fā)展新成果、新動向和新問題。

（二）深入分析院情

年鑒框架是以門類為組合單位分門別類布局的，一個好的年鑒框架，必須統(tǒng)籌全局，不缺要項，全面完整地記述地情，同時要鮮明地反映地情特點。全面深入了解地情，其目的是為了編好年鑒。農(nóng)業(yè)科研單位年鑒編纂人員雖然對院情比較了解、熟悉，僅僅滿足這樣的認識還遠遠不夠，編纂者要全面了解單位應(yīng)具備的所有要素，包括主營業(yè)務(wù)和中心工作、組織架構(gòu)和人員隊伍、管理機制和服務(wù)保障等［11］，深入研究單位年度中心工作，以事業(yè)內(nèi)在邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系進行謀篇布局。只有這樣，年鑒的框架設(shè)計才能做到全面系統(tǒng)、有重點，歸類科學(xué)、合理。在系統(tǒng)完整反映院情的基礎(chǔ)上，特點是否突出是衡量年鑒質(zhì)量高低的重要標(biāo)準(zhǔn)。各農(nóng)業(yè)科研單位所處地域、發(fā)展定位、研究特色都不盡相同，年鑒的框架設(shè)計應(yīng)當(dāng)有所體現(xiàn)，這就需要編纂者全面系統(tǒng)地了解本單位基本情況，深入挖掘特色，才能避免年鑒框架設(shè)計一般化、表面化，避免框架“千鑒一面”式的雷同［12］。

（三）加強內(nèi)容頂層設(shè)計

年鑒框架是承載各種資料信息的主體架構(gòu)，也是全書整體內(nèi)容的濃縮，一部年鑒的宏觀結(jié)構(gòu)、重點、特色、所涉及的范圍、所使用的方式方法幾乎都從框架中體現(xiàn)出來［9］。設(shè)計完善、細化的框架結(jié)構(gòu)便于資料的搜集、選擇和組織，以及指導(dǎo)作者撰稿。年鑒框架的設(shè)計是一項高屋建瓴的工作，涉及知識面較廣，技術(shù)性強，既要了解年鑒的體例特征，又要熟悉本單位機構(gòu)設(shè)置及相關(guān)行業(yè)、專業(yè)領(lǐng)域發(fā)展等情況［7］。農(nóng)業(yè)科研單位年鑒的框架設(shè)計需要編輯人員、組稿人員和撰稿人員通力協(xié)作，制訂出科學(xué)合理、可操作性強的年鑒框架和詳盡完整的編寫大綱；年鑒框架具有相對穩(wěn)定性，細化年鑒編寫大綱，采取依次推進的辦法，按照其重要程度在兩三年內(nèi)將大綱分批細化，規(guī)范到條目，為各供稿單位提供詳細的年鑒編纂指南，減少供稿人員資料收集和條目編寫的盲目性。同時做好出版后讀者意見的收集工作，每年都應(yīng)通過隨書發(fā)放征求意見表、召開年鑒讀者座談會等辦法，聽取讀者意見，汲取調(diào)整和充實入鑒信息的意見和建議。此外邀請年鑒專家、學(xué)者、同行評議年鑒編纂大綱及框架結(jié)構(gòu)，也是有效提高框架質(zhì)量的渠道。

（四）重視編纂隊伍建設(shè)

農(nóng)業(yè)科研單位年鑒編纂隊伍的組成人員基本都為兼職，時間和精力有限，同時缺乏對年鑒編纂基礎(chǔ)理論知識的了解。因此，建立一支高素質(zhì)的年鑒編纂隊伍是年鑒質(zhì)量的保障。就目前來看，農(nóng)業(yè)科研單位在每一個部門都設(shè)一個專職的年鑒編纂人員并不符合實際，因此，穩(wěn)定兼職編纂隊伍，加強隊伍業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)是最有效的手段。一是穩(wěn)定兼職編纂隊伍。吸納熱心年鑒工作并具有一定文字功底的人員承擔(dān)撰稿工作，并長期固定下來；若供稿人員崗位發(fā)生變動，及時確定接替人員，保證工作的連續(xù)性。二是加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。首先加強內(nèi)部對編纂人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)，完善、細化編纂大綱和編輯規(guī)范；其次邀請年鑒專家、同行開展座談或評議，鼓勵編纂人員積極參與業(yè)務(wù)研討和學(xué)術(shù)交流，提高編纂人員業(yè)務(wù)水平。三是探索長效激勵機制，調(diào)動編纂人員的積極性，增強隊伍凝聚力。

總之，要提高農(nóng)業(yè)科研單位年鑒的編纂質(zhì)量，首要是在規(guī)范年鑒框架上下功夫，然后在規(guī)范的基礎(chǔ)上進行年鑒框架創(chuàng)新實踐。俗話說：“他山之石，可以攻玉?！蹦觇b工作者既要善于學(xué)習(xí)和借鑒優(yōu)秀年鑒的框架設(shè)計理念、思路和方法，又需要深入把握本單位實際情況，規(guī)范和創(chuàng)新年鑒框架設(shè)計。