廖澤龍

摘要：近年來，科學技術(shù)不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室行政管理工作逐漸向綜合化方向發(fā)展，很多管理機構(gòu)和管理職能也發(fā)生了巨大變化，行政管理的重要性逐漸突出。但是，因為各方面因素的影響，導致辦公室行政事務管理工作無法持續(xù)開展下去，阻礙組織機構(gòu)行政發(fā)展水平的提升，同時影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，作為辦公室行政事務管理工作者，應將辦公室行政事務管理的職能完全發(fā)揮出來，以促進企業(yè)的有序運作和可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè);辦公室;行政管理優(yōu)化;措施

引言

行政管理工作在企業(yè)辦公室內(nèi)發(fā)揮著關(guān)鍵作用，是促進企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。在辦公室行政工作中包含非常多的工作內(nèi)容，而且綜合性較高，涉及范圍較廣，行政管理工作對于企業(yè)上下級工作起到了橋梁作用，關(guān)系著企業(yè)的正常運營。對于電力企業(yè)而言，沒有良好的行政管理工作支撐，就不會有公司的長遠運營和發(fā)展，通過有效的組織與協(xié)調(diào)管理等工作，促使企業(yè)向預期方向前進[1]，從而達到長遠發(fā)展的目標。所以，電力企業(yè)行政管理人員需要探討行政工作中存在問題，及時探討問題的解決辦法，促進辦公室行政管理工作的科學開展。

1企業(yè)辦公室行政管理內(nèi)容分析

1.1檔案管理

檔案管理作為辦公室的重要工作，有著十分重要的核心管理作用，需要對其他各個部門的檔案管理、績效考核等進行報關(guān)，并且還需對于檔案進行集中分類管理工作，需要保證檔案的時效性和分類的規(guī)劃性，主要有視頻、檔案袋、影音資料、視頻、策劃等資料。需要集中審查、集中保管，重點使用等。

1.2文書管理

文書管理作為辦公室的重點工作之一，需要對于各部門檔案和資料進行分類、儲存以及發(fā)布等。辦公室人員在文件的整理過程當中需要以不同部門、不同文件、不同分類的方式進行，因為各個部門的檔案存在誤區(qū)，因此需要不同的處理方式。再者，需要對于文檔進行高效高質(zhì)量地整理和保存，需要對于文檔進行更加細致地劃分工作，采取不同的程序和人員分工，達到更高效、更優(yōu)質(zhì)的效果。

1.3會議管理

會議管理制度貫穿到公司上下的整個計劃和運營過程中，需要辦公室對各個部門的會議盡心統(tǒng)一計劃和安排，合理地安排時間，并且加強對于會議的審核工作和報備機制，針對到每個員工，并進行集中統(tǒng)計和分配，可以更好地開展行政工作[2]，同時對于怠職的員工還可以及時地進行剔除和糾正，可以更好地節(jié)約會議成本，達到管理的目的，提高工作效率。

2電力企業(yè)辦公室行政管理的特點

2.1服務性

企業(yè)辦公室行政工作具備著較強的服務性，主要體現(xiàn)在以下幾點：

（1）為領(lǐng)導服務。行政工作的主要職責是協(xié)助企業(yè)決策人員完成相應的工作內(nèi)容，促進各項工作順利開展。

（2）為各職能部門服務。行政工作人員需要保持各部門之間的緊密溝通與聯(lián)系，做到各部門的相互配合，確保企業(yè)內(nèi)部工作的高效開展。行政部門在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮著關(guān)鍵作用，促進了企業(yè)內(nèi)部管理的協(xié)調(diào)性，讓各項工作開展更具效率。

（3）為員工服務。結(jié)合企業(yè)內(nèi)部工作人員日常工作內(nèi)容，積極解決工作中的問題，充分調(diào)動每一位工作人員的積極性，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的管理環(huán)境，真正實現(xiàn)行政工作的落實與優(yōu)化。

2.2復雜性

辦公室行政管理工作存在著極強的復雜性，在實際的企業(yè)運轉(zhuǎn)中，行政部門需要做到對企業(yè)內(nèi)部各個事物的分析，雖然工作過程中遇到的都是小事，但是過多的小事堆疊在一起，造成了事物處理的繁雜性，一旦處理不當，不僅會影響到工作效率，還會給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟損失。因此，在企業(yè)行政管理工作中，工作人員需要加大對行政工作的正確認知，做到對各細節(jié)的分析，無論事務大小都應該保持正確的工作態(tài)度[3]，做到以人為本的原則，注意問題解決的方式方法，確保企業(yè)各項工作的科學開展。

2.3困難性

首先，行政管理工作需要保持其時效性，針對工作復雜程度展開分析，對于一些需緊急完成的工作要做到馬上執(zhí)行，不允許出現(xiàn)延誤。

其次，落實科學的溝通和交流。在企業(yè)發(fā)展中，行政工作人員需要協(xié)調(diào)好上下級部門之間的關(guān)系，注意企業(yè)內(nèi)部關(guān)系的掌握。行政工作人員主要做到的工作內(nèi)容是上傳下達，讓企業(yè)各部門凝聚力提升，塑造良好的企業(yè)形象。

最后，工作職責較大。在行政管理工作中包含為企業(yè)決策人員安排會議、對物品的采購和發(fā)放等，為確保各項工作的積極開展，行政工作人員需要做到對各領(lǐng)導層和員工的需求分析，認真落實工作職責。

3加強供電企業(yè)辦公室行政管理改革優(yōu)化工作措施

3.1明確辦公室行政事務管理工作職能范圍

由于辦公室的行政事務管理工作是一項突發(fā)性強、范圍寬、不確定性高的工作，在實際的操作中需要按照對應的業(yè)務需求來進行職責與職能的調(diào)整和劃分?；诼氊煼秶聞盏木唧w分析，就需要讓界定變得更加的明確，這樣就會對于工作人員進行直接的安排。為了高效發(fā)展辦公室工作，就需要做好統(tǒng)籌處理，將對應的責任管理體系加以完善，基于定責、定崗、定標準等要求來明確各項工作，這樣才可以確保辦公室整體工作效率的提升。定責，要求結(jié)合實際情況，將各個崗位的責任進一步明確，確保真正做到人崗匹配、分工明確、權(quán)責對等;定崗，需要基于單位的實際要求，設(shè)置好必不可少的工作崗位;定標準，要結(jié)合崗位的實際工作要求明確崗位工作實施細則，明確日常的工作管理規(guī)范[4]，這樣就能按照既定的工作流程和職能權(quán)限，確保各項工作的順利開展。

3.2構(gòu)建完善辦公室行政管理體系和機制

企業(yè)須結(jié)合實際情況建立完善的辦公室行政管理體系和機制，從思想層面上強化辦公室行政管理人員的責任意識?？茖W調(diào)控單位各部門之間的合作關(guān)系，在正確的服務意識引導下嚴格按照上級下達的文件精神執(zhí)行相關(guān)工作。對于下屬部門同樣需要開展規(guī)范化管理工作，以維護企業(yè)的合法權(quán)益為首要目標，避免經(jīng)濟成本損耗的同時將現(xiàn)有人力、物力以及財力資源進行有效整合[5]。另外，企業(yè)還應及時改變傳統(tǒng)陳舊的管理方式，保證辦公室行政管理體系的科學性和有效性，督促相關(guān)管理人員明確自身職責和定位，通過以身作則的方式起到良好的示范帶頭作用，有效解決企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題，同時結(jié)合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀不斷優(yōu)化行政管理模式，提高單位服務質(zhì)量的同時，充分發(fā)揮行政管理部門的職能。

3.3加大信息管理系統(tǒng)建設(shè)的力度

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室的行政事務管理與網(wǎng)絡(luò)之間的聯(lián)系變得越來越密切，而現(xiàn)代化的行政事務管理雖然在效率方面有了一定的提升，但是依舊需要引入大量先進的設(shè)備與技術(shù)，這樣才能做到與時俱進。同時，基于辦公室行政事務管理的角度出發(fā)，需要對于具體的管理要求有充分的考慮。第一，構(gòu)建相對應的信息化管理系統(tǒng)。第二，將技術(shù)加以落實，并且持續(xù)做好改進處理，這樣才可以讓企業(yè)的實際需求與行政事務管理直接匹配起來。同時，在具體構(gòu)建行政事務管理系統(tǒng)的時候一定不要吝嗇資金與技術(shù)方面的投入，實現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)和計算機設(shè)備的相互融合，提供高程度的保障，服務于行政事務管理工作的有序開展。如，針對行政事務管理系統(tǒng)的設(shè)計，首先就需要針對其行政事務的具體內(nèi)容加以分析，以明確行政事務各個系統(tǒng)的具體作用以及對應的功能組成。

3.4強化辦公室行政人員能力

一直以來，人力就是生產(chǎn)的原動力，針對企業(yè)的辦公室行政事務管理而言也是如此。隨著時代的進步和信息化的不斷發(fā)展，企業(yè)對于擁有對應職務能力的人才需求也逐漸擴大，行政管理人員作為公司的樞紐，需要發(fā)揮其主管領(lǐng)導作用，領(lǐng)導公司朝著更加全面的方向進發(fā)，因此對于人才的招聘和培養(yǎng)就顯得尤為重要。因此，企業(yè)就需要對工作人員的業(yè)務能力和業(yè)務水平進行不同階段和不同層級的逐一考核，企業(yè)對于人才進行統(tǒng)一培訓，進行必備的考核制度和激勵懲罰制度，通過對于行政管理人員的業(yè)務監(jiān)督，達到職務與公司上下的發(fā)展相互匹配的作用，合理的獎懲制度也是對于員工的工作態(tài)度的一種督促，有利于提高工作效率和工作質(zhì)量[6]。除此之外，還需要員工緊隨時代的步伐，不斷學習先進的管理方式和管理技能，發(fā)揮主觀能動作用，從而更加提升管理人員的行政管理水平，探索更科學的管理方法。

4結(jié)束語

綜上所述，電力企業(yè)辦公室行政管理工作十分重要，通過科學行政管理工作能夠推進企業(yè)綜合效益增長，保障企業(yè)更具競爭價值。因此，企業(yè)辦公室行政管理工作人員需要通過不斷總結(jié)優(yōu)化辦公室工作內(nèi)容，做到對工作職責的科學劃分，結(jié)合實際情況建立相應的管理制度與管理體系，促進行政管理工作的科學開展，更好地為企業(yè)服務。

參考文獻：

[1] 王輝.新時代辦公室行政事務管理策略研究[J].辦公室業(yè)務，2020（01）

[2] 彭偉樂.淺談做好企業(yè)辦公室行政事務管理的舉措[J].技術(shù)與市場，2019（11）

[3] 余和平.新時期做好辦公室行政事務管理措施[J].中外企業(yè)家，2019（25）

[4] 屠翠.企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題及改進措施[J].企業(yè)改革與管理，2019（16）

[5] 李軍軍.淺談做好企業(yè)辦公室行政事務管理工作[J].辦公室業(yè)務，2019（04）

[6] 劉雪鋒.新形勢下加強企業(yè)辦公室行政管理的路徑選擇[J].企業(yè)改革與管理，2018（23）