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        財務(wù)共享服務(wù)中心案例研究

        2022-01-01 15:26:30山東工商學院劉晨曦
        區(qū)域治理 2021年37期
        關(guān)鍵詞:財務(wù)信息系統(tǒng)

        山東工商學院 劉晨曦

        一、引言

        近年來,財政部出臺了《財務(wù)共享中心管理辦法(試行)》等一系列政策支持我國企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心,我國企業(yè)開始逐步對財務(wù)共享服務(wù)中心進行探索。財務(wù)共享服務(wù)中心是在信息技術(shù)的前提下,將企業(yè)的業(yè)務(wù)進行規(guī)范化和數(shù)據(jù)化,整合企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù),減少財務(wù)管理的風險。我國房地產(chǎn)具有區(qū)域跨度大、子項目公司數(shù)量多等特點,龐雜的業(yè)務(wù)量和信息數(shù)據(jù)不利于集團對于下屬子公司的管控。實施財務(wù)共享中心是我國房地產(chǎn)企業(yè)財務(wù)管理優(yōu)化發(fā)展的必然趨勢。

        二、案例介紹

        A控股集團(以下簡稱A企業(yè))1992年在廣東省佛山市順德區(qū)成立,于2007年在我國香港聯(lián)交所掛牌上市,經(jīng)過近三十年的發(fā)展,A企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍涉及地產(chǎn)、物業(yè)、農(nóng)業(yè)、酒店、餐飲等多個領(lǐng)域。A企業(yè)開發(fā)的地產(chǎn)遍布中國34個?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市),是中國最大的新型城鎮(zhèn)化住宅開發(fā)商。2020年,A企業(yè)累計實現(xiàn)歸屬于公司股東權(quán)益的合同銷售額約為5706.6億元,較2019年同比增長3.34%。在疫情期間仍然穩(wěn)健增長,展現(xiàn)出了其自身強大的實力與韌性。在建立SAP財務(wù)共享系統(tǒng)之前,A企業(yè)資產(chǎn)規(guī)模龐大,旗下項目子公司數(shù)目多且遍布各個省市,給企業(yè)的管理帶來很大的難度。為了保障會計核算系統(tǒng)的規(guī)范性,提升A企業(yè)內(nèi)部財務(wù)系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)效率,2015年,A企業(yè)在順德區(qū)總部建立了自己的財務(wù)共享中心。本文選取A企業(yè)財務(wù)共享系統(tǒng)進行分析,希望能對財務(wù)共享中心的研究提供一定的借鑒。

        三、A企業(yè)財務(wù)共享中心的職能作用

        財務(wù)共享是將不同地點的實體會計業(yè)務(wù),在集團同一個SSC來進行核算和報告,A企業(yè)項目公司較多,項目公司的所有流程節(jié)點按照統(tǒng)一的標準和流程進行標準化處理,使企業(yè)的財務(wù)運營能夠達到集中式管理,改善企業(yè)的財務(wù)管理的效率。A企業(yè)財務(wù)共享中心包括以下幾個方面:

        (一)報賬管理

        A企業(yè)的報賬管理主要是針對員工日常的報銷流程設(shè)立,包括員工報銷單據(jù)的填報、報銷流程的發(fā)起等流程。員工在進行出差或者費用發(fā)生前,要進行事前申請預計發(fā)生的費用,主管領(lǐng)導根據(jù)事前申請流程內(nèi)容進行審批,包括事項發(fā)生的真實性、是否超過規(guī)定限額。員工走報銷流程時,需要注意單據(jù)信息的準確性和正確性,上傳報銷流程后,由專門的收單崗進行審核。報銷流程發(fā)起的同時,需要將報銷明細給主管領(lǐng)導說明情況,主管審核后簽字并交給收單崗保存。審批流程完成后進行資金支付。報賬管理節(jié)點:一是能夠簡化人工報銷流程,保障員工費用報銷的速度;二是報賬管理可以對單據(jù)進行統(tǒng)一掃描管理,集中管理會計憑證;三是報賬管理不僅對梳理了員工報銷的費用支出標準,還實施事前申請,做到了可預可控,能有效解決企業(yè)費用不可控的問題。

        (二)應付管理

        A企業(yè)的應付管理包括發(fā)票信息采集、數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)處理和應付管理。A企業(yè)發(fā)票信息的采集使用的是影像采集系統(tǒng),通過影像采集系統(tǒng)將發(fā)票掃描上傳后,作為員工報銷流程的必要附件進行上傳;ERP系統(tǒng)與SAP相關(guān)聯(lián),建立專門的數(shù)據(jù)庫之后,將所有數(shù)據(jù)集中進行收集、處理與推送。相關(guān)工作人員將原始單據(jù)在該節(jié)點掃描,保證了會計信息的真實性和完整性;應付管理支付功能的實現(xiàn)是在銀企直聯(lián)的前提下實施,子公司將支付賬戶開通銀企直聯(lián)后,能夠快速實現(xiàn)支付功能,可通過供應商管理系統(tǒng)告知供應商支付完成。此外,應付管理還能夠查詢到所有拉單付款的相關(guān)信息,包括審批單號等,相關(guān)人員能夠快速查找應付單的信息,隨時對數(shù)據(jù)庫進行篩選,極大地提高了財務(wù)工作效率。

        (三)應收管理

        A企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的核心流程是應付管理和應收管理,應收管理主要包括退款單、審批單、應收單和收款單的查詢、創(chuàng)建及修改,業(yè)務(wù)人員將相關(guān)單據(jù)信息填報之后,系統(tǒng)會自動生成單據(jù)號、審批單號及流程編號。通過對應收管理相關(guān)信息的收集與整理,有利于相關(guān)人員能夠快速查找到相關(guān)單據(jù)的信息,簡化查找程序并進行月末對賬。

        (四)固定資產(chǎn)管理

        工作人員將固定資產(chǎn)的相關(guān)信息進行收集整理,包括折舊資產(chǎn)記賬日志、創(chuàng)建資產(chǎn)記賬日志和改變資產(chǎn)記賬日志等節(jié)點,將固定資產(chǎn)的即時信息錄入財務(wù)共享系統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理節(jié)點,有利于A企業(yè)的財務(wù)共享中心實時了解到各項目固定資產(chǎn)購置、折舊和變賣情況,以起到監(jiān)督的作用。

        (五)總賬報表

        相關(guān)會計人員將財務(wù)信息反饋到總賬報表的管理部門,月初由管理部門進行明細賬、科目余額表的填制,最后編制項目公司以及集團的總賬報表。編制完成后,報表信息使用人員能夠根據(jù)各項目公司的利潤中心快速獲取相關(guān)報表信息,掌握項目公司的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。

        四、A企業(yè)財務(wù)共享中心成功構(gòu)建的要素

        (一)信息化平臺的構(gòu)建

        財務(wù)共享中心各個節(jié)點數(shù)據(jù)的收集、處理都離不開信息技術(shù)的支持,A企業(yè)財務(wù)共享中心的信息化平臺主要包括:ERP系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)和財務(wù)核算系統(tǒng)四大系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)是系統(tǒng)軟件,也是“管理工具”,它是對企業(yè)所擁有的人力、物力、財力、信息時間和空間的優(yōu)化管理。ERP系統(tǒng)將企業(yè)各方面的數(shù)據(jù)進行整合收集,使數(shù)據(jù)得以統(tǒng)一化,從而提升數(shù)據(jù)的精準性,達成企業(yè)的管理目標。新明源ERP系統(tǒng)是A企業(yè)財務(wù)共享中心最重要的信息化平臺,ERP系統(tǒng)的整合、實用、儲存正是財務(wù)共享中心構(gòu)建所需要的功能。ERP系統(tǒng)和SAP進行推送和有機結(jié)合,才能使財務(wù)共享系統(tǒng)有效運轉(zhuǎn),提升企業(yè)的管理績效;影像管理系統(tǒng)實現(xiàn)了不同類型紙質(zhì)票據(jù)、文件檔案的批量掃描管理,電子掃描提交上傳系統(tǒng)之后,將所有電子圖像進行統(tǒng)一化管理,便于票據(jù)等檔案資料的整理,實現(xiàn)了無紙化審批流程的處理;銀企直聯(lián)系統(tǒng)是A企業(yè)集團內(nèi)部建立的資金管理系統(tǒng),通過數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)內(nèi)部資金管理系統(tǒng)和銀行的核心系統(tǒng)、網(wǎng)銀或者現(xiàn)金管理平臺的聯(lián)接。銀企直聯(lián)的開通不僅可以提高資金日報的準確性,還能夠控制對外支付的風險,提高工作效率。資金池的設(shè)立基于銀行現(xiàn)金管理平臺,實現(xiàn)下屬項目成員公司富余資金的自動歸集、上收,這樣有利于資金的集中管理,提高資金的使用效率。財務(wù)核算系統(tǒng)包括應收、應付和賬務(wù)處理系統(tǒng),主要用于核算企業(yè)和客戶、總包單位等之間的往來款項,以及賬務(wù)的日常處理、賬務(wù)分析等模塊。

        (二)組織架構(gòu)的設(shè)立

        組織架構(gòu)扁平化能夠極大地減少操作層與決策層之間的管理層級,從而能夠在很大程度上減少決策信息的失真,上級決策層也能快速了解下面項目子公司業(yè)務(wù)的開展情況和客戶具體信息,保證上層領(lǐng)導及時了解市場動態(tài),及時調(diào)整戰(zhàn)略決策。扁平化組織架構(gòu)的設(shè)立,能夠有效減少企業(yè)內(nèi)部人員的溝通成本,通過密切的合作與交流,企業(yè)能夠產(chǎn)生強大的彈性與韌性,不斷提高、維持企業(yè)的競爭力以保證企業(yè)的長遠發(fā)展。A企業(yè)的財務(wù)共享中心總部下設(shè)業(yè)務(wù)處理職能和運營管理職能,業(yè)務(wù)處理職能主要負責財務(wù)共享的會計核算、流程發(fā)起以及系統(tǒng)流程后續(xù)的維護,包括員工費用報銷、應收應付核算等職能;運營管理職能包括財務(wù)共享中心的運營管理、財務(wù)信息化管理等,運營管理職能主要包括財務(wù)共享中心項目的維護、咨詢以及內(nèi)部管理工作。業(yè)務(wù)處理職能和運營管理互相協(xié)作,共同維護財務(wù)共享中心的正常運營。此外,財務(wù)共享組織架構(gòu)離不開互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的支持,信息技術(shù)的發(fā)展為整個集團財務(wù)信息的準確性和戰(zhàn)略決策的快速有效實施提供了保障。

        (三)共享中心總部的選址

        財務(wù)共享中心總部的選址需要綜合考慮人力因素、技術(shù)、稅收和法律制度等情況。企業(yè)財務(wù)共享中心總部選取首先要考慮的因素是備選地區(qū)勞動力情況和受教育程度,財務(wù)共享中心需要的是具備專業(yè)技能的人才,具有豐厚人力資源的城市在一定程度上能夠減少人力成本。其次,地區(qū)的技術(shù)發(fā)展和智能化同樣是地址選取所要考慮的關(guān)鍵因素。財務(wù)共享中心未來的發(fā)展趨勢是實現(xiàn)共享服務(wù)全球化,共享服務(wù)中心將向數(shù)據(jù)共享中心和云服務(wù)中心方向發(fā)展,一個地區(qū)如果沒有雄厚的技術(shù)支撐,將無法保證企業(yè)財務(wù)共享中心未來的發(fā)展。A企業(yè)的共享服務(wù)中心總部設(shè)立在武漢,成立濟南大區(qū)、廣州大區(qū)、惠州大區(qū)、南京大區(qū)、成都大區(qū)、西安大區(qū)、浙江大區(qū)和武漢大區(qū),八個大區(qū)下設(shè)共享所轄區(qū)域。

        五、思考與啟示

        財務(wù)共享模式有別于傳統(tǒng)的財務(wù)管理變革,首先財務(wù)共享中心是以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為核心,規(guī)模效應下的財務(wù)管理水平提高以及工作效率的提升。A企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心對于項目子公司均采用標準的工作流程,一定程度上免除冗雜的流程步驟,節(jié)省人力、物力;其次,財務(wù)共享中心擁有集團旗下所有子公司的所有財務(wù)數(shù)據(jù)和工作人員的信息,財務(wù)共享系統(tǒng)數(shù)據(jù)的歸集和統(tǒng)計降低了傳統(tǒng)財務(wù)數(shù)據(jù)分析的工作量,有效提高集團的財務(wù)管理水平。由于財務(wù)共享中心的發(fā)展,相關(guān)會計人員的職能不再僅僅局限于會計核算,而是向戰(zhàn)略財務(wù)職能、業(yè)務(wù)財務(wù)職能和共享財務(wù)職能轉(zhuǎn)型,管理層也不再被繁雜的非核心業(yè)務(wù)束縛,能更好地發(fā)揮管理層的指導職能。通過對A企業(yè)財務(wù)共享中心的構(gòu)建分析,對于企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心如何更好地構(gòu)建,筆者得到以下啟示:

        第一,合理安排業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程的設(shè)計不僅需要考慮下屬項目公司審批流程的實際經(jīng)營情況,設(shè)置個性化的審批流程,按照統(tǒng)一的標準規(guī)范審批流程,最后推送至審批中心,同時還需要注意業(yè)務(wù)具體操作環(huán)節(jié)的規(guī)范化以及財務(wù)人員對于操作節(jié)點的響應機制。合理的業(yè)務(wù)流程、統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)則,能夠幫助企業(yè)抵御管理決策不確定性因素的風險。

        第二,加強信息化平臺的建設(shè)。信息化平臺的建設(shè)需要企業(yè)領(lǐng)導層的參與和支持,信息化平臺建設(shè)是一個管理項目的建設(shè),如果得不到領(lǐng)導層足夠的重視,在選擇系統(tǒng)和實施系統(tǒng)出現(xiàn)失誤,將會影響企業(yè)財務(wù)共享建設(shè)的進程與效果,達不到企業(yè)的預期目標。信息化平臺是財務(wù)共享實施的關(guān)鍵一環(huán),信息系統(tǒng)穩(wěn)定才能保證企業(yè)財務(wù)共享中心的數(shù)據(jù)安全,因此,針對集團的財務(wù)共享建立完整的信息安全體系是必要的,例如給員工設(shè)定財務(wù)共享系統(tǒng)的節(jié)點訪問權(quán)限,根據(jù)員工所屬部門的不同來設(shè)定不同的權(quán)限,如果有需要使用的數(shù)據(jù),員工可以向上級主管領(lǐng)導進行權(quán)限開放審批,領(lǐng)導核準后,可以相應地開放待審批權(quán)限進行數(shù)據(jù)訪問,這樣能夠在一定程度上保證數(shù)據(jù)的安全性與可靠性。

        第三,完善人才培養(yǎng)體系。一是要注重財務(wù)人員專業(yè)能力的培養(yǎng),財務(wù)共享中心的構(gòu)建對企業(yè)財務(wù)人員提出了更高的要求,財務(wù)人員既要具備傳統(tǒng)的會計核算知識,還需要熟練掌握計算機應用。財務(wù)工作人員需要根據(jù)運行系統(tǒng)不斷提高自己的創(chuàng)新能力和實踐能力,財務(wù)共享系統(tǒng)同樣需要根據(jù)財務(wù)人員的反饋與使用效果不斷改進和優(yōu)化。二是要加強業(yè)財融合,財務(wù)共享中心的財務(wù)人員遠離項目公司,對于子項目公司的業(yè)務(wù)并不熟悉,財務(wù)共享中心的人員應增加與業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系,比如了解項目公司從拿地到尾盤需要經(jīng)歷的過程,這樣不僅減弱數(shù)據(jù)的抽象化,還能夠提高財務(wù)人員對于數(shù)據(jù)的敏感度,對于業(yè)務(wù)人員提供的數(shù)據(jù),能夠快速且有效地提取關(guān)鍵信息數(shù)據(jù),為企業(yè)的決策提供真正有用的信息,從而為企業(yè)創(chuàng)造價值。

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