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        談云南省機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案工作繼續(xù)教育的重要性

        2022-01-01 13:41:52昆明市滇池水生態(tài)管理中心王亞萍
        區(qū)域治理 2021年21期
        關(guān)鍵詞:文書云南省機(jī)關(guān)

        昆明市滇池水生態(tài)管理中心 王亞萍

        一、文書檔案工作的重要性

        文書是什么?多指公文、書信、契約等,重要的文書形式包括請示、函、報(bào)告、通知、通報(bào)等?!吨腥A人民共和國檔案法》總則中所規(guī)定的檔案指的是“過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等活動直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖片、聲像等不同形式的歷史記錄?!盵1]文書檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生包括請示、批復(fù)、報(bào)告、通知、會議(紀(jì)要)記錄等文本。與圖片、聲像等歷史記錄相比,文書記錄或檔案在我國的行政機(jī)關(guān)單位有著舉足輕重的地位,曾有歷史學(xué)家說道:“中國行政機(jī)構(gòu)實(shí)為‘以文(公文)治天下’”。文書或文書檔案在我國國家治理過程中的重要性不言而喻。

        如何規(guī)范、有效、準(zhǔn)確地做好文書檔案的歸檔、整理、管理工作?也就成為一個(gè)檔案工作人員基本職業(yè)素養(yǎng)。文書的分類、整理工作,又在檔案管理工作的“前端”,任務(wù)繁重。作為文書檔案工作人員,需要對大量的文書原件尤其是與歸檔責(zé)任單位相關(guān)的文書真?zhèn)涡?、合法性、全面性、系統(tǒng)性進(jìn)行甄別,需要花大量的人力、物力;同時(shí),伴隨著“數(shù)據(jù)化時(shí)代”的到來,更要求檔案管理適應(yīng)數(shù)據(jù)化發(fā)展,符合“一秒定律”,隨即產(chǎn)生了檔案數(shù)據(jù)化的時(shí)代需求,對文書檔案工作人員亦提出更高的工作要求。

        盡管《云南省檔案條例》第十二條中明確:“檔案工作人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識,經(jīng)培訓(xùn)并由云南省檔案行政管理部門考核合格后方可以從事檔案工作?!盵1]但就現(xiàn)實(shí)情況來看,并不樂觀。不少機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案工作人員,皆為兼職人員,專職人員崗位少,很多亦沒有接受過系統(tǒng)或?qū)I(yè)知識或技能培訓(xùn)。

        二、文書檔案工作中存在的問題

        以下筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)案訪談及文獻(xiàn)綜述,談?wù)勗颇鲜C(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案工作中存在的問題:

        第一,文書辦理與檔案實(shí)務(wù)之間的“銜接”存在“脫節(jié)”。文書工作與檔案實(shí)務(wù)兩者有較強(qiáng)的聯(lián)系,但又在分工上各有不同,這就形成了文書辦理與文書檔案后期管理的分離管(考)機(jī)制,并在一定程度上導(dǎo)致了文書業(yè)務(wù)與檔案實(shí)務(wù)之間的距離不斷拉大,甚至出現(xiàn)“扯皮”與“脫節(jié)”。據(jù)反饋,有不少機(jī)構(gòu)出現(xiàn)10余年未進(jìn)行文書檔案歸檔、整理、移交的情況,也就很容易造成文書檔案成為自家業(yè)績;一旦文書人員檔案意識淡薄或文書工作人員辦文能力較弱,均容易導(dǎo)致公文處理及歸檔不規(guī)范,甚至是文書檔案丟失;同時(shí),監(jiān)督、監(jiān)管機(jī)制的缺失,也容易造成文書檔案無人問津的狀態(tài)。

        第二,文書檔案管理人員配備不足、管理工作重視程度不夠。不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位普遍存在的情況是,文書檔案管理工作通常由辦公室文職人員兼任,專職的檔案管理人員較少,身兼數(shù)職(包括辦文、信訪、會議、后勤等職責(zé))的辦公室人員自身精力有限;同時(shí),檔案工作年度歸檔的特性,亦讓辦公室人員不需要及時(shí)對檔案資料進(jìn)行收集、分類、鑒別,時(shí)間戰(zhàn)線越長,亦進(jìn)一步增加了檔案實(shí)務(wù)的難度;而檔案兼職人員本身對文書檔案價(jià)值的鑒定也很難進(jìn)行把控,就更容易導(dǎo)致文書檔案在收集階段就存在著價(jià)值判斷失誤。當(dāng)然,因職責(zé)不清、重視度不夠等原因,亦很容易造成“領(lǐng)導(dǎo)不重視,科室不管理”的艱難現(xiàn)狀。

        第三,文書檔案管理人員招聘有待改善。機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力有待提升,有一個(gè)重要原因在于多數(shù)文書檔案工作人員均是“半路出家”。隨機(jī)查詢一家云南省機(jī)關(guān)事業(yè)單位近幾年文書檔案業(yè)務(wù)處室(設(shè)置)的招聘信息就能夠看到,招聘人員專業(yè)限制非常寬泛,“科班”出身的文書或檔案管理工作者非常少見。

        為此,也就造成新進(jìn)工作人員需要一個(gè)較長的適應(yīng)過程,文書檔案工作,多屬“傳幫帶”模式,即師傅帶徒弟;如若師傅能力有限,徒弟或新人的局限也就可想而知,還會造成新人多走彎路的情況時(shí)有發(fā)生。加之并不注重新進(jìn)人員的專業(yè)技能繼續(xù)教育,也就更容易造成對文書檔案工作的推動不足。

        三、云南省機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案工作人員繼續(xù)教育現(xiàn)狀

        “半路出家”居多,“傳幫帶”局限明顯,文書檔案繼續(xù)教育就顯得尤為重要。文書檔案繼續(xù)教育,指的是對檔案工作人員進(jìn)行知識和技能更新、補(bǔ)充、擴(kuò)展和提高的過程,旨在不斷提高從業(yè)人員的專業(yè)技術(shù)工作能力。而檔案工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)作為專業(yè)技術(shù)崗,按照有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育的最新要求,繼續(xù)教育內(nèi)容包括了公共科目和專業(yè)科目,同時(shí),對繼續(xù)教育的學(xué)時(shí)也作出了相應(yīng)規(guī)定,即每年累計(jì)不少于90學(xué)時(shí),其中,專業(yè)科目不少于總學(xué)時(shí)的2/3。

        由于從事文書檔案工作人員的教育背景不同,學(xué)歷、閱歷等不同,文書檔案專業(yè)技術(shù)人員層次自然不同,對于學(xué)習(xí)的內(nèi)容需求、培訓(xùn)方式等要求也就不一。

        就目前來看,云南省機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案繼續(xù)教育主要由云南省檔案局及云南省檔案學(xué)會主持,從雙方官網(wǎng)公布的繼續(xù)教育通知及要求來看,目前云南省內(nèi)的檔案繼續(xù)教育主要以基礎(chǔ)知識培訓(xùn)、學(xué)術(shù)講座、專業(yè)研討等方式進(jìn)行,培訓(xùn)形式以授課為主,每期培訓(xùn)時(shí)間在7天左右,每天的課程安排在6個(gè)課時(shí),每年開班培訓(xùn)次數(shù)在4-5次,主講人主要為檔案工作一線工作人員或高校檔案專業(yè)教師。

        四、文書檔案繼續(xù)教育存在的問題

        第一,繼續(xù)教育機(jī)會少。筆者在與不少云南省機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案工作人員進(jìn)行交流中發(fā)現(xiàn),機(jī)關(guān)事業(yè)單位中真正從事文書檔案工作的專業(yè)技術(shù)人員少,主要是專業(yè)技術(shù)崗位(編制)設(shè)置少,接受繼續(xù)教育的機(jī)會亦較少。

        第二,機(jī)關(guān)事業(yè)單位不少領(lǐng)導(dǎo)不重視新進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員的入職及繼續(xù)教育培訓(xùn),并且保障力度不夠。不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位中,因?qū)ξ臅鴻n案工作不重視,也就很容易忽視專業(yè)技術(shù)能力及水平;對文書檔案人員的繼續(xù)教育就更不重視;不少人還認(rèn)為通過招聘考試的文書檔案或文秘工作人員,自然就應(yīng)當(dāng)具備了基本的專業(yè)的文書或文書檔案專業(yè)技能,不需要接受繼續(xù)教育,繼續(xù)教育尤其是脫產(chǎn)培訓(xùn)還會影響到單位的日常工作開展;不少專業(yè)技術(shù)人員主動提出培訓(xùn)要求,內(nèi)部還不能夠得到資金或工作協(xié)調(diào)保障。

        第三,當(dāng)然,不少文書檔案工作人員本身的參與積極性也并不高。由于領(lǐng)導(dǎo)不重視文書檔案工作,認(rèn)為文書檔案工作清閑、事少。為此,不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位從事文書檔案的工作人員年齡結(jié)構(gòu)偏大,認(rèn)為檔案工作是沒有“仕途”的崗位,對于參加文書檔案繼續(xù)教育的熱情也不高。同時(shí),檔案工作人員的整體職業(yè)社會認(rèn)同度較低等也直接影響到了文書檔案工作人員的積極性。

        五、文書檔案繼續(xù)教育對策探析

        綜上所述,筆者對文書檔案繼續(xù)教育提出以下幾點(diǎn)意見及建議:

        (1)加強(qiáng)繼續(xù)教育制度建設(shè),擴(kuò)大文書檔案繼續(xù)教育人員覆蓋范圍。主管部門應(yīng)加強(qiáng)繼續(xù)教育制度建設(shè),給予從事相關(guān)工作的專業(yè)技術(shù)人員以繼續(xù)教育制度或法律保障。同時(shí),由于文書檔案工作涉及部門多、人員廣,應(yīng)擴(kuò)大接受繼續(xù)教育人員群體,整體提高文書檔案工作人員(專兼)專業(yè)技術(shù)能力。

        (2)提高業(yè)務(wù)培訓(xùn)頻次,充實(shí)繼續(xù)教育內(nèi)容。主管部門應(yīng)提高繼續(xù)教育頻次,同時(shí),應(yīng)根據(jù)文書檔案工作發(fā)展的需要,結(jié)合文書檔案專業(yè)技術(shù)人員的實(shí)際,根據(jù)不同檔案類別專業(yè)技術(shù)人員目標(biāo)、知識結(jié)構(gòu)和實(shí)際需要確定教學(xué)內(nèi)容,以形成新的文書檔案繼續(xù)教育教材體系,開闊文書檔案管理人員的視野,增強(qiáng)對新時(shí)代檔案事業(yè)變革適應(yīng)性。

        (3)多應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備,注重變革教學(xué)方法。主管部門應(yīng)積極應(yīng)用并推廣現(xiàn)代化教學(xué)手段,如互聯(lián)網(wǎng)媒介新形式直播、騰訊會議等;豐富繼續(xù)教育形式,增加繼續(xù)教育學(xué)——用反饋機(jī)制,不斷提升檔案管理實(shí)務(wù)“授”與“用”效能。

        (4)增加文書檔案人員外出實(shí)地考察繼續(xù)教育機(jī)會。主管部門應(yīng)該充分利用“國際檔案日”[2]學(xué)習(xí)交流的機(jī)會,多組織同行業(yè)工作人員舉行行業(yè)交流,或到沿海城市(如杭州等地)進(jìn)行考察學(xué)習(xí);多舉辦相應(yīng)的學(xué)術(shù)論壇等繼續(xù)教育活動,拓寬文書檔案工作人員的工作格局與視野,以便了解國內(nèi)外檔案工作的最新特點(diǎn)和發(fā)展趨勢[3]。

        (5)加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法力度和廣度,將檔案繼續(xù)教育納入檔案行政執(zhí)法及機(jī)關(guān)事業(yè)單位年度目標(biāo)考核體系,以確保檔案繼續(xù)教育實(shí)施成效。此外,加大檔案繼續(xù)教育宣傳力度,提升檔案職業(yè)形象等亦對檔案繼續(xù)事業(yè)具有助力作用。

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