昆明市滇池水生態(tài)管理中心 王亞萍

一、文書檔案工作的重要性

文書是什么?多指公文、書信、契約等，重要的文書形式包括請示、函、報告、通知、通報等。《中華人民共和國檔案法》總則中所規(guī)定的檔案指的是“過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、文化等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖片、聲像等不同形式的歷史記錄?！盵1]文書檔案是指機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生包括請示、批復、報告、通知、會議（紀要）記錄等文本。與圖片、聲像等歷史記錄相比，文書記錄或檔案在我國的行政機關單位有著舉足輕重的地位，曾有歷史學家說道：“中國行政機構(gòu)實為‘以文（公文）治天下’”。文書或文書檔案在我國國家治理過程中的重要性不言而喻。

如何規(guī)范、有效、準確地做好文書檔案的歸檔、整理、管理工作？也就成為一個檔案工作人員基本職業(yè)素養(yǎng)。文書的分類、整理工作，又在檔案管理工作的“前端”，任務繁重。作為文書檔案工作人員，需要對大量的文書原件尤其是與歸檔責任單位相關的文書真?zhèn)涡?、合法性、全面性、系統(tǒng)性進行甄別，需要花大量的人力、物力；同時，伴隨著“數(shù)據(jù)化時代”的到來，更要求檔案管理適應數(shù)據(jù)化發(fā)展，符合“一秒定律”，隨即產(chǎn)生了檔案數(shù)據(jù)化的時代需求，對文書檔案工作人員亦提出更高的工作要求。

盡管《云南省檔案條例》第十二條中明確：“檔案工作人員應具備檔案專業(yè)知識，經(jīng)培訓并由云南省檔案行政管理部門考核合格后方可以從事檔案工作?！盵1]但就現(xiàn)實情況來看，并不樂觀。不少機關、事業(yè)單位檔案工作人員，皆為兼職人員，專職人員崗位少，很多亦沒有接受過系統(tǒng)或?qū)I(yè)知識或技能培訓。

二、文書檔案工作中存在的問題

以下筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗、個案訪談及文獻綜述，談談云南省機關事業(yè)單位文書檔案工作中存在的問題：

第一，文書辦理與檔案實務之間的“銜接”存在“脫節(jié)”。文書工作與檔案實務兩者有較強的聯(lián)系，但又在分工上各有不同，這就形成了文書辦理與文書檔案后期管理的分離管（考）機制，并在一定程度上導致了文書業(yè)務與檔案實務之間的距離不斷拉大，甚至出現(xiàn)“扯皮”與“脫節(jié)”。據(jù)反饋，有不少機構(gòu)出現(xiàn)10余年未進行文書檔案歸檔、整理、移交的情況，也就很容易造成文書檔案成為自家業(yè)績；一旦文書人員檔案意識淡薄或文書工作人員辦文能力較弱，均容易導致公文處理及歸檔不規(guī)范，甚至是文書檔案丟失；同時，監(jiān)督、監(jiān)管機制的缺失，也容易造成文書檔案無人問津的狀態(tài)。

第二，文書檔案管理人員配備不足、管理工作重視程度不夠。不少機關事業(yè)單位普遍存在的情況是，文書檔案管理工作通常由辦公室文職人員兼任，專職的檔案管理人員較少，身兼數(shù)職（包括辦文、信訪、會議、后勤等職責）的辦公室人員自身精力有限；同時，檔案工作年度歸檔的特性，亦讓辦公室人員不需要及時對檔案資料進行收集、分類、鑒別，時間戰(zhàn)線越長，亦進一步增加了檔案實務的難度；而檔案兼職人員本身對文書檔案價值的鑒定也很難進行把控，就更容易導致文書檔案在收集階段就存在著價值判斷失誤。當然，因職責不清、重視度不夠等原因，亦很容易造成“領導不重視，科室不管理”的艱難現(xiàn)狀。

第三，文書檔案管理人員招聘有待改善。機關事業(yè)單位文書檔案工作人員的業(yè)務能力有待提升，有一個重要原因在于多數(shù)文書檔案工作人員均是“半路出家”。隨機查詢一家云南省機關事業(yè)單位近幾年文書檔案業(yè)務處室（設置）的招聘信息就能夠看到，招聘人員專業(yè)限制非常寬泛，“科班”出身的文書或檔案管理工作者非常少見。

為此，也就造成新進工作人員需要一個較長的適應過程，文書檔案工作，多屬“傳幫帶”模式，即師傅帶徒弟；如若師傅能力有限，徒弟或新人的局限也就可想而知，還會造成新人多走彎路的情況時有發(fā)生。加之并不注重新進人員的專業(yè)技能繼續(xù)教育，也就更容易造成對文書檔案工作的推動不足。

三、云南省機關事業(yè)單位文書檔案工作人員繼續(xù)教育現(xiàn)狀

“半路出家”居多，“傳幫帶”局限明顯，文書檔案繼續(xù)教育就顯得尤為重要。文書檔案繼續(xù)教育，指的是對檔案工作人員進行知識和技能更新、補充、擴展和提高的過程，旨在不斷提高從業(yè)人員的專業(yè)技術工作能力。而檔案工作在機關事業(yè)單位內(nèi)作為專業(yè)技術崗，按照有關專業(yè)技術人員繼續(xù)教育的最新要求，繼續(xù)教育內(nèi)容包括了公共科目和專業(yè)科目，同時，對繼續(xù)教育的學時也作出了相應規(guī)定，即每年累計不少于90學時，其中，專業(yè)科目不少于總學時的2/3。

由于從事文書檔案工作人員的教育背景不同，學歷、閱歷等不同，文書檔案專業(yè)技術人員層次自然不同，對于學習的內(nèi)容需求、培訓方式等要求也就不一。

就目前來看，云南省機關事業(yè)單位文書檔案繼續(xù)教育主要由云南省檔案局及云南省檔案學會主持，從雙方官網(wǎng)公布的繼續(xù)教育通知及要求來看，目前云南省內(nèi)的檔案繼續(xù)教育主要以基礎知識培訓、學術講座、專業(yè)研討等方式進行，培訓形式以授課為主，每期培訓時間在7天左右，每天的課程安排在6個課時，每年開班培訓次數(shù)在4-5次，主講人主要為檔案工作一線工作人員或高校檔案專業(yè)教師。

四、文書檔案繼續(xù)教育存在的問題

第一，繼續(xù)教育機會少。筆者在與不少云南省機關事業(yè)單位的文書檔案工作人員進行交流中發(fā)現(xiàn)，機關事業(yè)單位中真正從事文書檔案工作的專業(yè)技術人員少，主要是專業(yè)技術崗位（編制）設置少，接受繼續(xù)教育的機會亦較少。

第二，機關事業(yè)單位不少領導不重視新進專業(yè)技術人員的入職及繼續(xù)教育培訓，并且保障力度不夠。不少機關事業(yè)單位中，因?qū)ξ臅鴻n案工作不重視，也就很容易忽視專業(yè)技術能力及水平；對文書檔案人員的繼續(xù)教育就更不重視；不少人還認為通過招聘考試的文書檔案或文秘工作人員，自然就應當具備了基本的專業(yè)的文書或文書檔案專業(yè)技能，不需要接受繼續(xù)教育，繼續(xù)教育尤其是脫產(chǎn)培訓還會影響到單位的日常工作開展；不少專業(yè)技術人員主動提出培訓要求，內(nèi)部還不能夠得到資金或工作協(xié)調(diào)保障。

第三，當然，不少文書檔案工作人員本身的參與積極性也并不高。由于領導不重視文書檔案工作，認為文書檔案工作清閑、事少。為此，不少機關事業(yè)單位從事文書檔案的工作人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，認為檔案工作是沒有“仕途”的崗位，對于參加文書檔案繼續(xù)教育的熱情也不高。同時，檔案工作人員的整體職業(yè)社會認同度較低等也直接影響到了文書檔案工作人員的積極性。

五、文書檔案繼續(xù)教育對策探析

綜上所述，筆者對文書檔案繼續(xù)教育提出以下幾點意見及建議：

（1）加強繼續(xù)教育制度建設，擴大文書檔案繼續(xù)教育人員覆蓋范圍。主管部門應加強繼續(xù)教育制度建設，給予從事相關工作的專業(yè)技術人員以繼續(xù)教育制度或法律保障。同時，由于文書檔案工作涉及部門多、人員廣，應擴大接受繼續(xù)教育人員群體，整體提高文書檔案工作人員（專兼）專業(yè)技術能力。

（2）提高業(yè)務培訓頻次，充實繼續(xù)教育內(nèi)容。主管部門應提高繼續(xù)教育頻次，同時，應根據(jù)文書檔案工作發(fā)展的需要，結(jié)合文書檔案專業(yè)技術人員的實際，根據(jù)不同檔案類別專業(yè)技術人員目標、知識結(jié)構(gòu)和實際需要確定教學內(nèi)容，以形成新的文書檔案繼續(xù)教育教材體系，開闊文書檔案管理人員的視野，增強對新時代檔案事業(yè)變革適應性。

（3）多應用新技術設備，注重變革教學方法。主管部門應積極應用并推廣現(xiàn)代化教學手段，如互聯(lián)網(wǎng)媒介新形式直播、騰訊會議等；豐富繼續(xù)教育形式，增加繼續(xù)教育學——用反饋機制，不斷提升檔案管理實務“授”與“用”效能。

（4）增加文書檔案人員外出實地考察繼續(xù)教育機會。主管部門應該充分利用“國際檔案日”[2]學習交流的機會，多組織同行業(yè)工作人員舉行行業(yè)交流，或到沿海城市（如杭州等地）進行考察學習；多舉辦相應的學術論壇等繼續(xù)教育活動，拓寬文書檔案工作人員的工作格局與視野，以便了解國內(nèi)外檔案工作的最新特點和發(fā)展趨勢[3]。

（5）加強檔案行政執(zhí)法力度和廣度，將檔案繼續(xù)教育納入檔案行政執(zhí)法及機關事業(yè)單位年度目標考核體系，以確保檔案繼續(xù)教育實施成效。此外，加大檔案繼續(xù)教育宣傳力度，提升檔案職業(yè)形象等亦對檔案繼續(xù)事業(yè)具有助力作用。