長江三峽通航管理局 譚惠尹

一、傳統(tǒng)檔案管理概述

（一）紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢

不管信息技術(shù)如何發(fā)展，紙質(zhì)檔案在現(xiàn)有階段仍無法替代，這與其與生俱來的直觀真實性、歷史性、不易復制更改性是分不開的。

首先，紙質(zhì)檔案是由人工手寫或材料印發(fā)機關(guān)機打形成。記錄了人在填寫時的狀態(tài)和環(huán)境，給后續(xù)查借閱人員帶來歷史感、真實感。其次，紙質(zhì)材料一旦形成會迅速歸檔保存，未經(jīng)允許任何人不可隨意接觸和查借閱，這保證了材料的原始性和信息的安全性。另外，紙質(zhì)材料略有涂改便會十分明顯，便于后續(xù)辨別真?zhèn)?，確保了檔案信息的真實有效。最后，紙質(zhì)檔案管理十分規(guī)范，可實現(xiàn)長久保存，檔案修復技術(shù)十分成熟，只要不出現(xiàn)意外情況基本不會出現(xiàn)嚴重損毀或無法使用的情況。

（二）紙質(zhì)檔案的劣勢

紙質(zhì)檔案隨著時間的推移會不斷增加，給存放空間、歸檔存放后續(xù)管理帶來一定的壓力。

首先，現(xiàn)有檔案材料存放本身就要一定空間，還需考慮后續(xù)材料增加補充所需，這大大增加空間成本。其次，隨著材料增多管理難度也會加大，管理人員人數(shù)和經(jīng)驗不足都會對管理產(chǎn)生一定的影響。雖然現(xiàn)如今檔案管理歸檔方法在不斷進行優(yōu)化改進，但在仍然會存在難點，管理人員仍有巨大工作量，人力和時間成本會不斷提升。另外，不同的紙質(zhì)檔案材料有不同的更新歸檔時間，在材料形成到歸檔的空檔時期存儲和管理容易出現(xiàn)疏漏。最后，想要檔案存放越久，需要的外部環(huán)境要求就越高，檔案配備設(shè)施就越齊全，防火防蛀管理越嚴格，對管理單位而言就意味著設(shè)備管理成本投入增加。

二、電子檔案管理概述

（一）電子檔案的優(yōu)勢

隨著電子掃描存檔技術(shù)越來越成熟，信息技術(shù)辦公已成為趨勢。電子檔案在日常利用中越來越凸顯優(yōu)勢。

首先，電子檔案能將檔案材料原始風貌更加清晰的保存下來，減少了紙質(zhì)檔案存放不當而導致的材料信息不清晰的問題。其次，電子檔案存放所需空間較小，大大減少空間成本，同時電子檔案存放設(shè)備較為簡單，降低了存放單位設(shè)備投入成本。另外，電子檔案利用效率較高，根據(jù)管理權(quán)限可以實現(xiàn)材料的快速查閱利用，降低了查閱時間成本，實現(xiàn)了便捷化服務(wù)。最后，材料整理歸檔不受外界影響，降低了檔案存檔風險，減少了紙質(zhì)檔案使用過程中的磨損和丟失，同時也解決了查借閱檔案時隨意翻看其他材料的問題，保證了信息安全。

（二）電子檔案的劣勢

由于電子檔案管理依托于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，所以網(wǎng)絡(luò)安全對檔案管理存在較大風險，檔案信息容易被計算機電子技術(shù)手段篡改損毀甚至刪除。所以其安全性不如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。其次，電子檔案存放也有一定的不穩(wěn)定性，存放介質(zhì)和載體容易受到外部環(huán)境影響而出現(xiàn)斷檔損壞。所以信息管理穩(wěn)定性不如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。再者，電子檔案利用均為電子材料，其信息利用現(xiàn)階段PS手段容易被篡改，且篡改成本較低，篡改后的材料不易辨別真?zhèn)?，容易產(chǎn)生不良影響。最后電子檔案管理有一固定的邏輯關(guān)系，所以在處理特殊材料和歸檔要求時不具有很強的靈活性。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的必然性和必要性

（一）紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的必然性

由于兩種檔案各有優(yōu)缺且管理方式存在差異，如存檔模式、維護手段和利用規(guī)則，所以不會出現(xiàn)一方取締另一方的情況。紙質(zhì)檔案是電子檔案的基礎(chǔ)，沒有原始基礎(chǔ)何來電子檔案信息，同時若沒有電子檔案如何能保證在歷史漫漫長河中實現(xiàn)檔案材料不朽，所以電子檔案也是紙質(zhì)檔案的現(xiàn)代化延伸。其次，紙質(zhì)檔案存放所具有的穩(wěn)定性與安全性，是電子檔案無法掩蓋的缺點，但電子檔案所帶來的高效便捷、靈活機動也是紙質(zhì)檔案無法跨越的鴻溝。另外，雖然電子檔案發(fā)展勢頭迅猛，但就現(xiàn)階段而言，管理者還是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理更加熟練，且認可度高。同時，由于推行檔案電子化管理需投入一定的設(shè)備成本來維持系統(tǒng)運行，還需花費一定的時間成本來培訓管理者，初期存在耗時耗人效率低的情況，所以受這些客觀因素影響，電子檔案管理還處于不充分不平衡的發(fā)展現(xiàn)狀。但隨著技術(shù)迭代更新，使用成本逐步下降，電子檔案帶來的快捷高效，也會不斷驅(qū)動傳統(tǒng)檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變。最后，不管是電子檔案還是紙質(zhì)檔案管理都會存在缺點，如何彌補缺點，保證檔案管理不出紕漏、安全高效，推動新時代檔案管理又快又好發(fā)展，必然是走向融合發(fā)展道路。

綜上所述，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案在現(xiàn)階段的共存是必然的。

（二）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合發(fā)展的必要性

由紙質(zhì)檔案和電子檔案融合發(fā)展的必然性可知，任何一方必然不能獨自滿足當代檔案管理需求，只有二者相互促進、優(yōu)勢互補融合發(fā)展才能更好發(fā)揮檔案價值。

首先，共同發(fā)展可以打破紙質(zhì)檔案管理在信息利用上的瓶頸。電子檔案在利用過程中可以實現(xiàn)關(guān)鍵數(shù)據(jù)的提取共享，減少了人力重復查詢的過程，繼而大幅度提升檔案利用效率，拓展檔案運用范圍的覆蓋面。

其次，共同發(fā)展二者可以互為備份，紙質(zhì)檔案解決了電子檔案管理因為客觀原因帶來的存儲風險和信息安全問題。電子檔案解決了紙質(zhì)檔案破損帶來的信息模糊無法利用的困境?；閭浒笇χ匾獧n案材料起到了雙重保護。同時傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案可以相互印證更新，這也確保了檔案使用過程中信息的準確有效。

最后，電子檔案管理使用空間可與紙質(zhì)檔案管理使用空間重合，可以利用紙質(zhì)檔案對庫房的規(guī)范化管理來保障電子檔案存放環(huán)境的安全性，節(jié)約存放空間和設(shè)備投入成本，實現(xiàn)對檔案的嚴格管控。

所以，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案在現(xiàn)階段的共存是必要的。

四、紙質(zhì)檔案與電子檔案融合運行模式及策略

（一）現(xiàn)代檔案融合運用模式

現(xiàn)如今，在大多數(shù)單位部門的檔案管理中兩種管理模式優(yōu)缺點結(jié)合不緊密。為實現(xiàn)兩種檔案管理方式更好融合，誕生了雙套制、雙軌制以及單軌制融合運行模式。

具體來說，雙軌制應(yīng)用就是保存兩套內(nèi)容相同的檔案。傳統(tǒng)為兩套紙質(zhì)，即正副本的方式，而現(xiàn)在采用紙質(zhì)電子各一套的方式。其優(yōu)勢在于節(jié)約成本、提高利用率、保護全面。兼具紙質(zhì)檔案和電子檔案優(yōu)勢，同時利用兩種模式實現(xiàn)互補。雙軌制應(yīng)用則是由電子檔案直接生成紙質(zhì)檔案，直接將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案掃描這一環(huán)節(jié)進行簡化，符合現(xiàn)代化辦公需求，減少掃描對紙質(zhì)檔案帶來的傷害，這是兩種模式融合管理產(chǎn)生的新方式，具有效率更高、檔案保存更科學的優(yōu)勢。而單軌制應(yīng)用則是隨著時代發(fā)展，國家規(guī)定部分正規(guī)電子信息憑證效力等同于紙質(zhì)憑證，無須再打印相應(yīng)紙質(zhì)憑證。是兩種檔案融合后最時興、最經(jīng)濟的應(yīng)用模式，大大減少了紙質(zhì)檔案的成本，也符合無紙化辦公的趨勢。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案融合運行策略

1.靈活選用運行融合方式

想要實現(xiàn)更快更好的發(fā)展，固定使用單一的融合運用模式是不夠的。簡而言之，就是根據(jù)實際工作需求及檔案種類，靈活運行融合管理模式，實現(xiàn)各種融合模式共同作用，推動檔案管理日趨完善，檔案利用效率提高。

舉個例子，企事業(yè)各種檔案存放要求和材料來源不盡相同，如干部人事檔案和財務(wù)會計檔案，企事業(yè)單位干部人事檔案主要來源于日常及年度考核、黨政薪資、職務(wù)職級晉升等等，多為紙質(zhì)檔案或電子檔案轉(zhuǎn)紙質(zhì)檔案，且每年存放頻次較低，所以更加適合雙套制運用或雙軌制運用。而財務(wù)會計憑證，種類多、數(shù)量多、來源廣，存儲頻次高，則可根據(jù)國家規(guī)定，實現(xiàn)更加經(jīng)濟高效地單軌制運用。若固守一個更為熟練的融合運用模式，既不利于工作效率提升，也會存在資源浪費的可能。

2.優(yōu)化完善檔案管理規(guī)定及流程

首先，隨著信息化時代發(fā)展，電子檔案不再是完全獨立的系統(tǒng)，根據(jù)檔案信息構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫與單位人事管理系統(tǒng)相連接，為薪資確定、晉級晉檔、休假統(tǒng)計等日常工作提供便利。雖然方便了日常工作，也對傳統(tǒng)管理流程提出了新的挑戰(zhàn)。同時由于現(xiàn)階段新產(chǎn)生的檔案主要以電子文書打印為主，其信息安全需從電子信息源頭進行管控。這要求我們根據(jù)國家規(guī)定和法律條款梳理電子檔案管理流程，優(yōu)化檔案信息保護利用規(guī)定，同時對紙質(zhì)和電子檔案材料的產(chǎn)生、鑒定、整理、歸檔、存儲以及使用采取統(tǒng)一標準，做到信息及時更新、材料及時存檔、漏洞及時發(fā)現(xiàn)，不斷推動構(gòu)建內(nèi)部數(shù)據(jù)協(xié)同辦公新模式。

其次，內(nèi)部數(shù)據(jù)系統(tǒng)辦公質(zhì)量取決于檔案信息質(zhì)量，而檔案信息質(zhì)量不僅僅取決于檔案本身，還與系統(tǒng)構(gòu)建有著密切聯(lián)系。這要求我們在構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)時，不僅要考慮檔案管理要求還要結(jié)合檔案運用情況，綜合研判，統(tǒng)一布局，讓檔案管理更加靈活。另外，檔案管理的標準化水平也會對檔案信息質(zhì)量產(chǎn)生影響，除了統(tǒng)一管理部門規(guī)定外，還需建立信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)標準，規(guī)范檔案信息錄入格式，運用適配設(shè)備，實現(xiàn)有效轉(zhuǎn)化。

五、結(jié)語

隨著信息時代到來，紙質(zhì)檔案和電子檔案必將走到一起，這是現(xiàn)代發(fā)展的必然性，也是未來發(fā)展的必要性。對于檔案管理而言，更要不斷提升綜合能力，及時拓寬管理思維，力爭最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用和優(yōu)勢。