謝金波

（福建省泉州南安市機關(guān)效能投訴中心，福建 泉州362300）

在信息化時代，以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等為代表的新一代信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，廣泛應(yīng)用于政治、經(jīng)濟(jì)、社會等領(lǐng)域，對辦公管理現(xiàn)代化產(chǎn)生了深刻影響，推動著辦公管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

信息化是一場信息技術(shù)與管理革命。辦公管理信息化作為信息技術(shù)與辦公管理的有機結(jié)合，已經(jīng)成為當(dāng)代信息化的重要的領(lǐng)域之一。

沒有信息化就沒有現(xiàn)代化。信息化是辦公管理邁向現(xiàn)代化的必由之路。

辦公管理的現(xiàn)代化需要通過現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)步來實現(xiàn)。以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等為代表的新一代信息技術(shù)，作為信息時代辦公管理最基本和最普遍的技術(shù)手段，正是當(dāng)前最為新興的辦公管理現(xiàn)代化的有力工具，推動著辦公管理不斷邁向現(xiàn)代化。

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化已成為一股不可逆轉(zhuǎn)的時代潮流，世界各國都普遍意識到信息化的重要性，將信息化作為推動現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和主要途徑。

當(dāng)今世界，信息化已成為辦公管理創(chuàng)新和管理效能提升無法回避的歷史趨勢。

在信息化時代，以信息化驅(qū)動現(xiàn)代化，提升辦公管理效能已經(jīng)成為全球共識，是世界各國不懈追求的目標(biāo)。

1 辦公管理的概述

辦公管理是行政管理的重要組成部分，也是政府公共行政管理的重要環(huán)節(jié)。

辦公室是一個單位、一個系統(tǒng)、一個機構(gòu)的關(guān)鍵部門，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外，輔助上層領(lǐng)導(dǎo)管理工作開展的窗口部門，是溝通、聯(lián)系和協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與部門之間、部門與部門之間、機關(guān)與基層之間的綜合辦事機構(gòu)。它承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)層收集、傳遞信息和提供咨詢意見以及公文處理、會議管理、辦事服務(wù)、公車管理等工作任務(wù)。

在全球現(xiàn)代化趨勢下，現(xiàn)代化是辦公管理走向科學(xué)化的必然選擇。辦公管理是否科學(xué)以及科學(xué)化程度如何，直接關(guān)系到所在部門的形象和管理效能的高低。

辦公管理現(xiàn)代化，實際上就是管理工作的現(xiàn)代化。推動辦公管理現(xiàn)代化，是實現(xiàn)管理工作科學(xué)化的重要途徑。

在我國，推動政府公共行政辦公管理現(xiàn)代化具有十分重要的意義：一是可以實現(xiàn)政府部門內(nèi)部之間的網(wǎng)絡(luò)化辦公；二是政府部門之間可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息共享和實時聯(lián)動；三是政府部門可以通過網(wǎng)絡(luò)與群眾之間進(jìn)行雙向信息互動。它不僅為政府部門的職能轉(zhuǎn)變提供了強有力的科學(xué)技術(shù)支持；更重要的是，進(jìn)一步促使政府在行政組織結(jié)構(gòu)、行政管理方式等方面的變革和發(fā)展，有助于推動公共行政管理逐步邁向現(xiàn)代化。

2 目前我國公共行政辦公管理中存在的不足之處

當(dāng)今時代被稱為信息時代，信息技術(shù)在各領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，經(jīng)過不懈努力，我國公共行政辦公管理信息化建設(shè)取得了長足進(jìn)步，辦公管理效能明顯提高。但是，由于受傳統(tǒng)管理理念的影響，我國公共行政辦公管理仍然存在著一些不足之處，主要表現(xiàn)為：

第一，辦公管理凸顯高成本和低效率。一些部門由于辦公管理機構(gòu)配置不科學(xué)、不合理，辦公管理仍然采用“金字塔”型的層級制管理體系和集權(quán)化的組織結(jié)構(gòu)，實行集權(quán)化的領(lǐng)導(dǎo)和專制化的決策，在上傳下達(dá)的過程中，暴露出人員重疊、職責(zé)不清、人浮于事等弊端，缺乏科學(xué)性、時效性，使得決策傳達(dá)和落實相當(dāng)遲緩，增加了管理成本；同時，隨著辦公管理工作任務(wù)日益繁重和傳遞流程日趨復(fù)雜，很多辦公管理包辦了越來越多的事務(wù)，像一個“全能型”管家婆，大包大攬，管了很多不該管的事，一些該管的卻沒有管或沒有管好，這種職能上的錯位，不能提供有效的服務(wù)，造成了管理的高成本和低效率。

第二，辦公管理和服務(wù)工作作風(fēng)問題突出。由于辦公室處于行政管理的中樞地位，受特權(quán)思想等原因影響，一些行政辦公人員官僚主義作風(fēng)突出，工作效率低，服務(wù)意識差，辦事推諉拖拉、態(tài)度惡劣，上班遲到早退、炒股票、刷抖音、玩游戲、看電影，拈輕怕重、不思進(jìn)取、得過且過，不作為、慢作為、亂作為、“庸懶散”等現(xiàn)象仍然存在。

第三，辦公管理運行不透明。辦公室作為溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的綜合辦事機構(gòu)，由于規(guī)章制度不健全，管理權(quán)力運行方式習(xí)慣于自上而下地對事務(wù)實行單一向度管理，自己既是管理者，又是監(jiān)督者，單純依靠內(nèi)部監(jiān)督，權(quán)力運行方式不透明和缺乏有效監(jiān)督，造成權(quán)力和責(zé)任不對等，容易滋生以權(quán)謀私、“暗箱”操作等不良現(xiàn)象。

3 辦公管理現(xiàn)代化的主要特征

信息化是現(xiàn)代化最新的時代特征。在現(xiàn)代化建設(shè)中，辦公管理的現(xiàn)代化應(yīng)具有以下幾個主要特征：

3.1 辦公流程現(xiàn)代化

隨著新一代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機、打印機、掃描儀、投影儀、考勤機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備在各級部門迅速普及，傳統(tǒng)辦公模式逐漸被現(xiàn)代化辦公流程所取代，可以隨時根據(jù)工作的實際情況設(shè)計出個性化的流程，實現(xiàn)工作條理的規(guī)范性和工作流程的透明度，極大地節(jié)省人工辦理成本，提高工作效率。

辦公流程現(xiàn)代化，實現(xiàn)辦公無紙化，是辦公管理現(xiàn)代化的主要特點之一。借助電子信息技術(shù)可以實現(xiàn)公文制作及交換、傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化、電子化，即無紙化。政府機關(guān)通過采用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使政府文件的生成、修改、存儲、發(fā)送與接收都可以實現(xiàn)無紙化。無紙化行政有助于提高政府的工作效率，減少辦公成本。

3.2 業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化

依托互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)，我國信息化基礎(chǔ)設(shè)施飛速發(fā)展，通過采用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，實現(xiàn)了信息管理數(shù)字化、業(yè)務(wù)辦理一體化、跟蹤監(jiān)督電子化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化，促使辦公室管理由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的、科學(xué)的管理，提高了工作效率和決策質(zhì)量，使業(yè)務(wù)處理能力和服務(wù)水平上了一個新臺階。

在辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化過程中，辦公人員可以通過網(wǎng)絡(luò)交換信息，超越空間、時間的限制，一方發(fā)送信息與另一方接收信息幾乎可以做到同時進(jìn)行，就如同辦件人員與行政辦公人員面談一樣直接、同步、互動。業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化，實現(xiàn)辦公即時性，也是辦公管理現(xiàn)代化的主要特點之一。

3.3 辦公管理智能化

采用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)手段，將傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)改造成為智能辦公系統(tǒng)。智能辦公系統(tǒng)具有移動辦公功能，可以通過移動終端設(shè)備進(jìn)行遠(yuǎn)程文件編輯、瀏覽、簽批、傳輸，實現(xiàn)隨時隨地移動辦公，可以對辦事流程進(jìn)行實時查詢、動態(tài)跟蹤；智能辦公系統(tǒng)可以對代辦事項根據(jù)重要程度、緊急程度等進(jìn)行智能排序、自動提醒，如代辦件提醒、會議通知提醒等，工作人員不需要去查詢就可以知道哪些事情需要去處理。這樣不但能夠提高工作人員的工作效率和質(zhì)量，而且還能節(jié)省時間，打破空間的限制，給辦公管理帶來了全新的突破和飛躍。辦公管理智能化，實現(xiàn)辦公人性化，是辦公管理現(xiàn)代化的發(fā)展方向和主要特點之一。

4 新一代信息技術(shù)在公共行政辦公管理中的作用

沒有信息化就沒有現(xiàn)代化。信息化是辦公管理現(xiàn)代化的基本要求和重要標(biāo)志。

技術(shù)變革是推動辦公管理創(chuàng)新的深刻動因。新一代信息技術(shù)對公共行政辦公管理現(xiàn)代化的推動作用，主要表現(xiàn)在：

第一，為辦公管理提供了更先進(jìn)的工具。新一代信息技術(shù)正作為新技術(shù)的出現(xiàn)而充當(dāng)輔助辦公管理變革的“高科技工具”，為公共行政辦公管理創(chuàng)新提供技術(shù)支撐?；诨ヂ?lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的協(xié)同辦公平臺、電子政務(wù)平臺使辦公業(yè)務(wù)提供的服務(wù)和信息更加高效、精確；移動辦公平臺、遠(yuǎn)程視頻會議使辦公、開會、溝通協(xié)作等實現(xiàn)隨時隨地進(jìn)行；隨著信息技術(shù)手段的深入應(yīng)用，新一代信息技術(shù)作為辦公管理的高科技工具，為辦公管理提供了強大利器，公共行政辦公管理正朝著更加科學(xué)、高效的方向發(fā)展。

第二，為辦公管理提供了更廣闊的視角。新一代信息技術(shù)正成為辦公管理的顯微鏡、透視鏡、望遠(yuǎn)鏡，通過在辦公部門建立信息數(shù)據(jù)庫，對辦公的文件檔案和有價值信息進(jìn)行規(guī)范化和系統(tǒng)化管理，在信息數(shù)據(jù)庫中通過多種形式的存儲方式，如使用文字、聲音、圖像等進(jìn)行存儲，以更廣闊的視角感知社會態(tài)勢，及時、精準(zhǔn)地發(fā)現(xiàn)、分析、應(yīng)對社會各個方面的信息，把握社會發(fā)展的動態(tài)和趨勢，為公共行政現(xiàn)代辦公管理進(jìn)行科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)和技術(shù)支撐。如公車監(jiān)督管理平臺，正是運用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)全面拓寬監(jiān)督視角，實時、精準(zhǔn)掌握車輛定位、運行狀態(tài)、歷史軌跡、訂單情況等動態(tài)數(shù)據(jù)信息，織牢織密“數(shù)據(jù)鐵籠”，實現(xiàn)監(jiān)督視角“全覆蓋、全過程、全方位”。新一代信息技術(shù)的每一次發(fā)展，都為公共行政辦公管理實現(xiàn)精細(xì)化管理和優(yōu)質(zhì)轉(zhuǎn)型以及提高服務(wù)供給質(zhì)量、提升決策科學(xué)性等提供了巨大的動力。

第三，為辦公管理提供了更優(yōu)良的環(huán)境。在傳統(tǒng)的辦公處理工作和業(yè)務(wù)中，往往會受很多客觀條件限制，比如說辦公的時間、辦公的地點、辦公設(shè)備綁定等條件限制，這些往往導(dǎo)致了傳統(tǒng)的辦公處理缺乏移動性、靈活性、時效性，浪費時間和人力、物力。隨著新一代信息技術(shù)深入滲透到公共行政辦公管理領(lǐng)域，集處理公文、信息、事務(wù)為一體的移動辦公平臺得以推廣和應(yīng)用，辦公人員的辦公操作不需要進(jìn)行單純的手工操作，實現(xiàn)機器操作和人工操作相結(jié)合，形成良好的人工機器辦公系統(tǒng)，辦公模式實現(xiàn)辦公自動化管理，突破了辦公客觀條件的限制，辦公處理工作和業(yè)務(wù)不再受時間、空間、辦公設(shè)備綁定等條件的制約，可在任何時間、任何地點實現(xiàn)網(wǎng)上移動辦公，有效擴大辦公管理區(qū)域，優(yōu)化辦公處理環(huán)境。在行政辦公效能監(jiān)察方面，通過對行政辦公服務(wù)的實時監(jiān)控，對辦公業(yè)務(wù)全流程、網(wǎng)上辦理申請等進(jìn)行電子監(jiān)察，能對行政辦公和辦公服務(wù)人員進(jìn)行科學(xué)的效能績效考評，從而為公共行政辦公管理創(chuàng)造了更加優(yōu)良的環(huán)境。

5 探索如何利用信息技術(shù)推動辦公管理現(xiàn)代化

隨著信息化時代的來臨，傳統(tǒng)辦公管理模式的弊端日益顯現(xiàn)，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。新一代信息技術(shù)作為公共行政辦公管理的現(xiàn)代化工具，已是當(dāng)今世界的主導(dǎo)趨勢。運用新一代信息技術(shù)推動公共行政辦公管理現(xiàn)代化，促進(jìn)公共行政辦公管理模式變革，提升公共行政辦公管理效能已成為全球共識。

現(xiàn)代化是歷史發(fā)展的必然趨勢。在現(xiàn)代化浪潮中，探索利用新一代信息技術(shù)推動公共行政辦公管理現(xiàn)代化，主要應(yīng)做好以下幾個方面：

第一，推動辦公管理理念現(xiàn)代化。行政辦公人員是公共行政管理的第一要素。為適應(yīng)信息時代對公共行政辦公管理的要求，必須加強對行政辦公人員的信息技術(shù)的專業(yè)培訓(xùn)，推動行政辦公人員盡快改變管理和服務(wù)觀念，掌握必要的技術(shù)，提高辦公效率。

在現(xiàn)代化的新形勢下，需要不斷加強公共行政辦公人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，博采眾長、兼收并蓄，吸取現(xiàn)代管理先進(jìn)理念，推進(jìn)公共行政辦公管理理念從“以物為本”向“以人為本”轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變，從封閉向開放轉(zhuǎn)變，從經(jīng)驗向精細(xì)轉(zhuǎn)變，擯棄“以物為本”“以官為本”等傳統(tǒng)辦公管理理念，突出“以人為本”“以民為本”的思想，樹立民主理念、法治理念、全球理念、發(fā)展理念等現(xiàn)代理念，與時俱進(jìn)，促使行政辦公人員開闊視野、提高分析和解決問題的能力，發(fā)揮更大的能量和作用，推動公共行政辦公管理現(xiàn)代化。

隨著公共行政辦公管理現(xiàn)代化的不斷深入，行政辦公人員的觀念不斷轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了政務(wù)服務(wù)素質(zhì)和效能的提高，有效改變了傳統(tǒng)的公共行政辦公管理服務(wù)“臉難看、門難進(jìn)、事難辦”的現(xiàn)象，有效降低了進(jìn)入政府辦事的“門檻”，極大地改變了公共行政辦公管理和服務(wù)工作作風(fēng)。

第二，推動辦公管理體系現(xiàn)代化。深化行政辦公管理機構(gòu)改革，是推動行政辦公管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵舉措，也是行政辦公管理現(xiàn)代化的必然要求。要充分運用新一代信息技術(shù)，推進(jìn)公共行政辦公管理機構(gòu)改革，全面整合資源，加強制度建設(shè)，優(yōu)化職責(zé)，精簡裁員，提高人員素質(zhì)，減少管理層級，簡化辦事流程，加強公共行政辦公業(yè)務(wù)管理縱向貫通和橫向協(xié)同，規(guī)范辦公行為，實施績效管理，提高管理效能，建構(gòu)基于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐的整體、開放、協(xié)同、智慧的現(xiàn)代化公共行政辦公管理體系，提升公共行政辦公管理績效水平。

新一代信息技術(shù)在辦公管理中的廣泛應(yīng)用，有效地推進(jìn)了精減公共行政辦公組織和優(yōu)化辦公流程等改革工作，有助于精減辦公管理層級，使得一個辦公組織要完成與過去同樣的工作量所需行政人員大為減少，從而使公共行政辦公組織更加精干、高效，推動公共行政辦公管理體系現(xiàn)代化。

第三，推動辦公管理方式現(xiàn)代化。以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等為代表的新一代信息技術(shù)，是當(dāng)前最為新興的辦公管理現(xiàn)代化的有力工具，為辦公管理現(xiàn)代化提供了高科技利器，不斷推動公共行政辦公管理朝著現(xiàn)代化方向邁進(jìn)。

要充分利用以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等為代表的新一代信息技術(shù)，加強公共行政辦公管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化和升級辦公通訊網(wǎng)絡(luò)，提升協(xié)同辦公網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能，構(gòu)建起集約化、高效化、透明化的線上服務(wù)與線下服務(wù)相結(jié)合的一體化電子辦公運行平臺；要積極整合辦公網(wǎng)絡(luò)信息資源，建立統(tǒng)一的辦公信息資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息資源共享，提升公共行政辦公管理科學(xué)化、精細(xì)化水平，從而提高運行效率、降低管理成本。

6 結(jié)束語

隨著新一代信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)深刻地改變著人類社會的生活方式，同時也給政府的辦公管理模式帶來了一場新的變革。

在科技迅速發(fā)展的今天，以信息化驅(qū)動現(xiàn)代化，推動公共行政辦公管理現(xiàn)代化，已成為不可阻擋的歷史潮流。如何利用新一代信息技術(shù)推動公共行政辦公管理現(xiàn)代化，是世界各國面臨的一個重要課題。

在新一代信息技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展的浪潮中，探索新一代信息技術(shù)在辦公管理中的推動作用，促進(jìn)信息技術(shù)和公共行政辦公管理的相互融合，提高管理效能，對于推動公共行政辦公管理邁向現(xiàn)代化具有重要而深遠(yuǎn)的意義。