張 翠

(河南大學(xué) 圖書館，河南 開封 475004)

面對突如其來的新型冠狀病毒肺炎疫情(以下簡稱“疫情”)，在黨中央的高度重視和領(lǐng)導(dǎo)下，全國各行各業(yè)均采取強有力的措施，我國很快遏制住了疫情。疫情初期，為了有效避免因人群聚集可能帶來的傳染風(fēng)險，全國高校均采取“開學(xué)不返校、停課不停教、停課不停學(xué)”的原則，各高校圖書館采取閉館措施，但是由于企事業(yè)單位和科研人員仍有科技查新的需求，疫情防控期間，很多高校查新站采取網(wǎng)絡(luò)辦理科技服務(wù)的工作模式為科研人員提供服務(wù)，即查新站的各項工作均通過網(wǎng)上辦理，查新人員以在家辦公為主，實現(xiàn)“不見面”“零接觸”辦公模式。從目前疫情的發(fā)展情況來看，雖然國內(nèi)的疫情得以控制，但國際疫情仍非常嚴(yán)重，高校防控壓力仍然很大，對于科技查新工作來說，與委托人采取非接觸的工作模式可能成為常態(tài)，因此，面對疫情防控進(jìn)入常態(tài)化階段的新形勢，高校圖書館科技查新站也面臨新的問題與挑戰(zhàn)，其中高校圖書館科技查新站如何在疫情防控常態(tài)化階段提高科技查新的工作效率與質(zhì)量，推動科技查新工作全面發(fā)展，將成為后疫情時期科技查新工作站面臨的主要問題。

1 高校圖書館科技查新站的現(xiàn)狀

高校圖書館科技查新站作為學(xué)校教輔機構(gòu)，不僅要承擔(dān)學(xué)校內(nèi)的任務(wù)，還面向校外其他高校、政府機構(gòu)、工礦企業(yè)、科研院所等開展科技查新與情報咨詢服務(wù)。在“雙一流”大學(xué)建設(shè)、高校知識產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心建設(shè)和新時代背景下，科技查新機構(gòu)也在不斷轉(zhuǎn)變工作思路，拓展服務(wù)范圍，深化服務(wù)內(nèi)容，探索信息服務(wù)新方式。目前，很多高校圖書館查新站不僅開展科技查新服務(wù)，還開展查收查引、學(xué)科服務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)等深層次、個性化的信息分析服務(wù)工作，更好地體現(xiàn)出圖書館查新站的全方位服務(wù)水平，為學(xué)科建設(shè)提供數(shù)據(jù)參考，為學(xué)校的“雙一流”與高水平建設(shè)提供有效助力。但是隨著查新站業(yè)務(wù)不斷拓展，導(dǎo)致查新站業(yè)務(wù)量大，人員不足，查新員普遍壓力大。疫情的發(fā)生，導(dǎo)致這種現(xiàn)象更加突出。且全國高校圖書館科技查新工作存在著明顯的區(qū)域、校際差異，疫情期間，很多高校圖書館僅針對校內(nèi)用戶提供服務(wù)，不再承接校外查新業(yè)務(wù)，且高校圖書館查新站在寒暑假期間基本不開展查新業(yè)務(wù)。另外，隨著中國特色公益服務(wù)體系的不斷建設(shè)，全國部分公益一類查新機構(gòu)的科技查新收費陸續(xù)被叫停，如本來接受較大量查新任務(wù)的科學(xué)技術(shù)信息研究所，查新積極性不高，其查新量也隨之下降，這也導(dǎo)致一些企事業(yè)單位辦理查新業(yè)務(wù)比較難的景象[1]。而一些高校查新站由于宣傳不到位，不為校外企事業(yè)單位所知，業(yè)務(wù)量較少。如何解決這種供需矛盾，是目前高校圖書館查新站面臨的棘手問題。

2 后疫情時期高校圖書館科技查新面臨的主要問題

2.1 溝通不便，工作效率低

后疫情時期全國大部分高校采取封閉管理，外來人員基本不允許進(jìn)校園，針對校外用戶科技查新工作主要采取非接觸方式開展，實行線上服務(wù)和網(wǎng)上辦公，與查新委托人盡量采取不見面的方式進(jìn)行溝通，但這也導(dǎo)致了查新員與委托人溝通不充分，影響查新報告的效率和質(zhì)量，對國內(nèi)外查新的影響尤為突出。而要保證查新質(zhì)量，同用戶有效溝通最為關(guān)鍵。可以說沒有一個查新站能配齊各專業(yè)的查新員，也沒有一個查新人員能掌握各個專業(yè)方面的知識。且隨著科技創(chuàng)新的快速發(fā)展，各種新的名詞、新的原理層出不窮，而查新員必須在對這些新名詞、新原理進(jìn)行消化吸收之后才能制定合理的查新策略，才能保證查新結(jié)論的客觀性，所以與查新委托人的溝通是完成查新報告的重要環(huán)節(jié)。疫情發(fā)生前，查新工作一般要求委托人必須到現(xiàn)場溝通，這樣可以更好地理解查新課題，遇到問題及時解決，對于查新報告的質(zhì)量和效率都有保證。而后疫情時期查新員只能通過電話、QQ和微信等工具與委托人聯(lián)系。查新委托人有時并不是具體項目負(fù)責(zé)人，對查新項目具體內(nèi)容并不十分了解，提供的關(guān)鍵詞不準(zhǔn)確，很難確定查新點，增加了查新工作的難度。若電話溝通時間較長時，有的客戶會比較煩躁，配合度不高。尤其工法查新時，涉及的內(nèi)容一般比較抽象，但是委托人很多時候在工地，雙方溝通比較困難。而國內(nèi)外查新主要涉及國外文獻(xiàn)的挑選，若委托人不到現(xiàn)場，就算是具有專業(yè)背景的查新員短時間內(nèi)在保證查準(zhǔn)率和查全率的前提下，挑選出密切相關(guān)文獻(xiàn)都很困難。

2.2 查新集中，查新量大

查新課題全年各月分布不均，呈現(xiàn)扎堆集中申報，查新員將面臨短時間完成大量任務(wù)的局面。以河南省為例，每年3月～5月，河南省教育廳科技成果登記、河南省科技廳成果登記、河南省醫(yī)學(xué)科技攻關(guān)計劃項目申報、河南省中醫(yī)藥科學(xué)研究專項課題申報、工法申報等都需要科技查新報告、查新報告的委托時間比較集中，而項目立項、成果登記、項目報獎等申報有一定的時間限制，有些科研管理部門通知的時間比較晚，很多委托人根本不了解科技查新，以為查新報告當(dāng)天就能出來，不停地催促查新員加急做出來。且隨著情報研究院等機構(gòu)公益化后，其接收的查新業(yè)務(wù)也大量減少，但是查新需求仍在，這導(dǎo)致很多查新委托人無處辦理查新業(yè)務(wù)，出現(xiàn)找人托關(guān)系做科技查新報告現(xiàn)象，這使得查新員本來任務(wù)就很多的情況下，又要加班加點地完成報告，而面對各種領(lǐng)域的查新，由于查新員自身專業(yè)的限制，對于某些領(lǐng)域的經(jīng)驗比較少，導(dǎo)致查新員心力交瘁，工作壓力大。如何在查新高峰期，保質(zhì)保量地完成任務(wù)，是后疫情時期高校圖書館科技查新面臨的一大問題。

2.3 宣傳不到位

很多查新委托人對科技查新認(rèn)識不足，不夠重視，都是在項目申請或報獎時，才知道要提交一份查新報告，但對于哪些機構(gòu)能出具查新報告、查新報告需要多久、提交的查新申請需要怎么填寫等問題并不清楚。一些委托人甚至以為自己就可以查新，只需要查新部門蓋章即可。雖然查新機構(gòu)網(wǎng)站上都有對查新委托流程、委托書填寫指導(dǎo)、查新時長等詳細(xì)說明，但很多委托人并不仔細(xì)閱讀。在受理查新委托時經(jīng)常遇到委托書填寫不規(guī)范，客戶當(dāng)天想要報告等情況。另外，高校圖書館查新站在開展科技查新的同時，一般還受理查收查引及論文查重業(yè)務(wù)，一些委托人并不能分清三者的區(qū)別，把查收及查重誤發(fā)到科技查新系統(tǒng)，這也一定程度上增加了查新員的工作量。另外，一些高校查新站缺少對外進(jìn)行查新宣傳，每年的查新量較少。

2.4 激勵機制不完善

查新工作對查新員的專業(yè)性和創(chuàng)造性要求較高，查新員需要查閱大量文獻(xiàn)來完成查新報告，一般一項國內(nèi)查新至少需要3～5個工作日，國內(nèi)外查新至少需要10個工作日。與高校圖書館其他工作相比，查新工作任務(wù)量大、工作煩瑣、風(fēng)險大，特別遇到難度較大查新和高峰期時加班加點完成查新任務(wù)成為常態(tài)，持續(xù)緊張的腦力勞動，導(dǎo)致很大比例的查新員壓力比較大，表現(xiàn)出明顯的職業(yè)倦怠。疫情及寒暑假時期，雖然高校圖書館處于放假狀態(tài)，但是仍會有查新報告及查收查引等工作需要查新員加班完成，而很多高校圖書館查新機構(gòu)對查新員并未有任何激勵措施，一些查新站雖然有激勵機制，但是其執(zhí)行卻形式化，在采取激勵機制時，往往缺乏獎金、福利等比較直接的激勵，更沒有涉及查新員未來的收益、評先評優(yōu)、職稱評定等，因此讓查新員產(chǎn)生認(rèn)同感的難度較大，這也致使查新員工作熱情不高，對查新工作消極應(yīng)付，工作責(zé)任心下降等。

3 提升高校圖書館科技查新工作質(zhì)量的策略

3.1 推行網(wǎng)絡(luò)辦理科技服務(wù)工作模式，加強與項目負(fù)責(zé)人溝通

后疫情時期高校圖書館科技查新業(yè)務(wù)以非接觸方式正常開展，查新委托人可通過網(wǎng)上提交科技查新委托，查新負(fù)責(zé)人通過電話與項目負(fù)責(zé)人溝通明確查新點，對符合受理要求的查新委托按順序編號、分配任務(wù)、進(jìn)行查新，對不符合要求的委托合同，請用戶重新填寫，然后按照學(xué)科、專業(yè)分配給相應(yīng)的查新員，再由查新員與項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行詳細(xì)溝通，完成的查新報告以郵寄的方式發(fā)送至委托人。其中，最為重要的是查新員與項目負(fù)責(zé)人直接進(jìn)行溝通，有利于查新員盡快掌握項目關(guān)鍵信息，可以通過電話、微信、QQ在線等方式，建立與用戶暢通的溝通機制，通過建立查新機構(gòu)App、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，查新員和委托人使用同一平臺，實現(xiàn)雙方同時在線交流、有問題及時溝通解決。在溝通過程中要虛心向委托人請教，坦誠自己在這方面知識的欠缺，注意營造良好的交流環(huán)境和談話氛圍，耐心地聆聽委托人對課題的介紹，對于不愿介紹課題或保密課題內(nèi)容的委托人要注意宣傳查新工作的性質(zhì)，消除他們的顧慮。在溝通查新項目時可以讓有條件登錄數(shù)據(jù)庫的委托人與查新員同時登錄數(shù)據(jù)庫檢索，在選擇文獻(xiàn)時雖然雙方不能見面，但看到的文獻(xiàn)是一樣的，這樣可以提高查全率和查準(zhǔn)率，提高查新的工作效率。國內(nèi)外查新是后疫情時期的一個工作難點，查新員要通過國際聯(lián)機Dialog數(shù)據(jù)庫進(jìn)行國外文獻(xiàn)檢索，在與項目負(fù)責(zé)人溝通時可以通過截屏、共享屏幕等方式與其一起制定檢索詞、檢索式及密切相關(guān)文獻(xiàn)的選擇。

3.2 建立高峰期機制

后疫情時期查新高峰期現(xiàn)象更加突出，因此建立高峰期機制非常必要。①要充分發(fā)揮政府的宏觀引導(dǎo)作用。每年的項目申報、成果登記時間及要求基本相同，申報查新單位應(yīng)根據(jù)以往時間提前與科研管理部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，盡可能提前發(fā)布申報項目、獎勵通知，給科研單位預(yù)留一些時間準(zhǔn)備，如果在規(guī)定時間不能出具查新報告，科技主管部門也應(yīng)該盡可能寬限時間。另外，政府機構(gòu)可以直接委托具有查新資質(zhì)的下屬機構(gòu)進(jìn)行查新，如河南省科技廳每年都有大量的項目需要科技查新，可以委托其直屬機構(gòu)河南省科學(xué)技術(shù)信息研究所或地市級科技局進(jìn)行查新，以緩解高校科技查新站高峰期的壓力。②查新機構(gòu)應(yīng)與科研管理部門多溝通，把查新的動態(tài)情況及時反映，在與委托人溝通時也要科普查新高峰期相關(guān)政策，提醒委托單位下次提早做準(zhǔn)備。另外，查新機構(gòu)應(yīng)該建立查新員內(nèi)外部聯(lián)動的人才培養(yǎng)機制[2]，注重專業(yè)人才的引進(jìn)，培養(yǎng)一批具有不同專業(yè)背景的兼職查新員作為儲備力量來應(yīng)對查新高峰期。后疫情時期由于疫情防控的常態(tài)化，入館學(xué)生減少，圖書館的其他部門如期刊部、閱覽部等工作量大幅減少，圖書館領(lǐng)導(dǎo)可以把調(diào)離到圖書館其他部門工作的查新員、審核員及參加過科技查新培訓(xùn)的人員組織起來成立科技查新跨部門小組應(yīng)對查新高峰期，保證查新的順利進(jìn)行。③加強區(qū)域協(xié)作，共建區(qū)域性查新中心，積極構(gòu)建協(xié)同創(chuàng)新模式[3～5]，實現(xiàn)信息資源、查新人員、查新業(yè)務(wù)的協(xié)同，堅持資源共享、優(yōu)勢互補的原則，減少高峰時期用戶的等待時間，可彼此分流高峰，確保查新人力資源的合理和高效運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)高校圖書館科技查新效果的最大化。在超出查新站的工作承受能力時，可通過區(qū)域協(xié)同合作迅速分解任務(wù)，推送不符合本單位專業(yè)分布的項目和超負(fù)荷的項目到協(xié)同單位，保證按時保質(zhì)完成查新任務(wù)。另外，由于近幾年教育部不再審批查新站，部分高校圖書館雖然沒有獲得查新站資質(zhì)，但具有豐富數(shù)據(jù)庫資源及參加過教育部資格培訓(xùn)的查新員，可以與具有資質(zhì)的查新機構(gòu)協(xié)同合作開展科技查新工作。④建立科技查新服務(wù)平臺，加大智庫的建設(shè)力度，加快資源共享，實現(xiàn)查新工作的自動化和智能化，減輕查新人員的工作負(fù)荷和重復(fù)勞動，提高查新工作效率[6]。

3.3 加大宣傳力度，提高查新意識

高校很多用戶、企事業(yè)單位的科研人員對科技信息查新工作業(yè)務(wù)認(rèn)識不足，科技查新站應(yīng)加大宣傳，引導(dǎo)校內(nèi)外各高校用戶了解科技查新及其重要作用?？梢酝ㄟ^校園網(wǎng)主頁、圖書館網(wǎng)站及建立查新QQ群、微信群、公眾號等，推送一些科技查新科普知識及查新高峰期預(yù)警等，方便用戶咨詢、及時了解查新站動態(tài)。另外，后疫情時期可以通過在線云教育對科研人員及科研管理部門舉行以科技查新為主題的講座，嵌入式地開展查新服務(wù)工作，還應(yīng)鼓勵查新人員教課和開展查新科研項目，有針對性地深入到教學(xué)科研中，主動加強與科研處、教務(wù)處的聯(lián)系，提升科技查新服務(wù)的意識和質(zhì)量。

3.4 建立查新激勵機制

高校圖書館查新站應(yīng)建立滿足查新員個體需求的激勵機制，盡最大可能給查新人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，努力解決查新員現(xiàn)實生活中的具體問題，充分調(diào)動查新員的積極性，促使科技查新服務(wù)水平達(dá)到一個更高的層次。①建立績效考評機制，對于超出基本工作量及加急查新報告數(shù)量的，給予查新員獎勵。②圖書館評先評優(yōu)及職稱評定給予相對傾斜，提高查新員幸福感和榮譽感。③打破坐班制，容許查新員對其工作地點和工作時間有更多的自主權(quán)等。④圖書館應(yīng)盡量為查新員指定職業(yè)規(guī)劃和創(chuàng)造提升機會，包括業(yè)務(wù)培訓(xùn)、外出交流、福利待遇、職位等的提升。

4 結(jié)束語

高校圖書館科技查新服務(wù)作為一項為科技研究事業(yè)提供依據(jù)的工作，為科研立項、新技術(shù)引進(jìn)、科技獎勵、成果鑒定、專利申請等提供有力的保證。隨著疫情防控常態(tài)化，科技查新工作面臨新的挑戰(zhàn)，對科技查新工作存在的問題進(jìn)行剖析并提出了具體的應(yīng)對策略，這將對提高科技查新報告質(zhì)量和效率，更好地為科研院所、大專院校、企事業(yè)等單位提供科技查新咨詢和報告等技術(shù)服務(wù)，促進(jìn)科技創(chuàng)新及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有重要意義。