張 翠

(河南大學(xué) 圖書館，河南 開封 475004)

面對(duì)突如其來的新型冠狀病毒肺炎疫情(以下簡(jiǎn)稱“疫情”)，在黨中央的高度重視和領(lǐng)導(dǎo)下，全國(guó)各行各業(yè)均采取強(qiáng)有力的措施，我國(guó)很快遏制住了疫情。疫情初期，為了有效避免因人群聚集可能帶來的傳染風(fēng)險(xiǎn)，全國(guó)高校均采取“開學(xué)不返校、停課不停教、停課不停學(xué)”的原則，各高校圖書館采取閉館措施，但是由于企事業(yè)單位和科研人員仍有科技查新的需求，疫情防控期間，很多高校查新站采取網(wǎng)絡(luò)辦理科技服務(wù)的工作模式為科研人員提供服務(wù)，即查新站的各項(xiàng)工作均通過網(wǎng)上辦理，查新人員以在家辦公為主，實(shí)現(xiàn)“不見面”“零接觸”辦公模式。從目前疫情的發(fā)展情況來看，雖然國(guó)內(nèi)的疫情得以控制，但國(guó)際疫情仍非常嚴(yán)重，高校防控壓力仍然很大，對(duì)于科技查新工作來說，與委托人采取非接觸的工作模式可能成為常態(tài)，因此，面對(duì)疫情防控進(jìn)入常態(tài)化階段的新形勢(shì)，高校圖書館科技查新站也面臨新的問題與挑戰(zhàn)，其中高校圖書館科技查新站如何在疫情防控常態(tài)化階段提高科技查新的工作效率與質(zhì)量，推動(dòng)科技查新工作全面發(fā)展，將成為后疫情時(shí)期科技查新工作站面臨的主要問題。

1 高校圖書館科技查新站的現(xiàn)狀

高校圖書館科技查新站作為學(xué)校教輔機(jī)構(gòu)，不僅要承擔(dān)學(xué)校內(nèi)的任務(wù)，還面向校外其他高校、政府機(jī)構(gòu)、工礦企業(yè)、科研院所等開展科技查新與情報(bào)咨詢服務(wù)。在“雙一流”大學(xué)建設(shè)、高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心建設(shè)和新時(shí)代背景下，科技查新機(jī)構(gòu)也在不斷轉(zhuǎn)變工作思路，拓展服務(wù)范圍，深化服務(wù)內(nèi)容，探索信息服務(wù)新方式。目前，很多高校圖書館查新站不僅開展科技查新服務(wù)，還開展查收查引、學(xué)科服務(wù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)等深層次、個(gè)性化的信息分析服務(wù)工作，更好地體現(xiàn)出圖書館查新站的全方位服務(wù)水平，為學(xué)科建設(shè)提供數(shù)據(jù)參考，為學(xué)校的“雙一流”與高水平建設(shè)提供有效助力。但是隨著查新站業(yè)務(wù)不斷拓展，導(dǎo)致查新站業(yè)務(wù)量大，人員不足，查新員普遍壓力大。疫情的發(fā)生，導(dǎo)致這種現(xiàn)象更加突出。且全國(guó)高校圖書館科技查新工作存在著明顯的區(qū)域、校際差異，疫情期間，很多高校圖書館僅針對(duì)校內(nèi)用戶提供服務(wù)，不再承接校外查新業(yè)務(wù)，且高校圖書館查新站在寒暑假期間基本不開展查新業(yè)務(wù)。另外，隨著中國(guó)特色公益服務(wù)體系的不斷建設(shè)，全國(guó)部分公益一類查新機(jī)構(gòu)的科技查新收費(fèi)陸續(xù)被叫停，如本來接受較大量查新任務(wù)的科學(xué)技術(shù)信息研究所，查新積極性不高，其查新量也隨之下降，這也導(dǎo)致一些企事業(yè)單位辦理查新業(yè)務(wù)比較難的景象[1]。而一些高校查新站由于宣傳不到位，不為校外企事業(yè)單位所知，業(yè)務(wù)量較少。如何解決這種供需矛盾，是目前高校圖書館查新站面臨的棘手問題。

2 后疫情時(shí)期高校圖書館科技查新面臨的主要問題

2.1 溝通不便，工作效率低

后疫情時(shí)期全國(guó)大部分高校采取封閉管理，外來人員基本不允許進(jìn)校園，針對(duì)校外用戶科技查新工作主要采取非接觸方式開展，實(shí)行線上服務(wù)和網(wǎng)上辦公，與查新委托人盡量采取不見面的方式進(jìn)行溝通，但這也導(dǎo)致了查新員與委托人溝通不充分，影響查新報(bào)告的效率和質(zhì)量，對(duì)國(guó)內(nèi)外查新的影響尤為突出。而要保證查新質(zhì)量，同用戶有效溝通最為關(guān)鍵?？梢哉f沒有一個(gè)查新站能配齊各專業(yè)的查新員，也沒有一個(gè)查新人員能掌握各個(gè)專業(yè)方面的知識(shí)。且隨著科技創(chuàng)新的快速發(fā)展，各種新的名詞、新的原理層出不窮，而查新員必須在對(duì)這些新名詞、新原理進(jìn)行消化吸收之后才能制定合理的查新策略，才能保證查新結(jié)論的客觀性，所以與查新委托人的溝通是完成查新報(bào)告的重要環(huán)節(jié)。疫情發(fā)生前，查新工作一般要求委托人必須到現(xiàn)場(chǎng)溝通，這樣可以更好地理解查新課題，遇到問題及時(shí)解決，對(duì)于查新報(bào)告的質(zhì)量和效率都有保證。而后疫情時(shí)期查新員只能通過電話、QQ和微信等工具與委托人聯(lián)系。查新委托人有時(shí)并不是具體項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，對(duì)查新項(xiàng)目具體內(nèi)容并不十分了解，提供的關(guān)鍵詞不準(zhǔn)確，很難確定查新點(diǎn)，增加了查新工作的難度。若電話溝通時(shí)間較長(zhǎng)時(shí)，有的客戶會(huì)比較煩躁，配合度不高。尤其工法查新時(shí)，涉及的內(nèi)容一般比較抽象，但是委托人很多時(shí)候在工地，雙方溝通比較困難。而國(guó)內(nèi)外查新主要涉及國(guó)外文獻(xiàn)的挑選，若委托人不到現(xiàn)場(chǎng)，就算是具有專業(yè)背景的查新員短時(shí)間內(nèi)在保證查準(zhǔn)率和查全率的前提下，挑選出密切相關(guān)文獻(xiàn)都很困難。

2.2 查新集中，查新量大

查新課題全年各月分布不均，呈現(xiàn)扎堆集中申報(bào)，查新員將面臨短時(shí)間完成大量任務(wù)的局面。以河南省為例，每年3月～5月，河南省教育廳科技成果登記、河南省科技廳成果登記、河南省醫(yī)學(xué)科技攻關(guān)計(jì)劃項(xiàng)目申報(bào)、河南省中醫(yī)藥科學(xué)研究專項(xiàng)課題申報(bào)、工法申報(bào)等都需要科技查新報(bào)告、查新報(bào)告的委托時(shí)間比較集中，而項(xiàng)目立項(xiàng)、成果登記、項(xiàng)目報(bào)獎(jiǎng)等申報(bào)有一定的時(shí)間限制，有些科研管理部門通知的時(shí)間比較晚，很多委托人根本不了解科技查新，以為查新報(bào)告當(dāng)天就能出來，不停地催促查新員加急做出來。且隨著情報(bào)研究院等機(jī)構(gòu)公益化后，其接收的查新業(yè)務(wù)也大量減少，但是查新需求仍在，這導(dǎo)致很多查新委托人無處辦理查新業(yè)務(wù)，出現(xiàn)找人托關(guān)系做科技查新報(bào)告現(xiàn)象，這使得查新員本來任務(wù)就很多的情況下，又要加班加點(diǎn)地完成報(bào)告，而面對(duì)各種領(lǐng)域的查新，由于查新員自身專業(yè)的限制，對(duì)于某些領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)比較少，導(dǎo)致查新員心力交瘁，工作壓力大。如何在查新高峰期，保質(zhì)保量地完成任務(wù)，是后疫情時(shí)期高校圖書館科技查新面臨的一大問題。

2.3 宣傳不到位

很多查新委托人對(duì)科技查新認(rèn)識(shí)不足，不夠重視，都是在項(xiàng)目申請(qǐng)或報(bào)獎(jiǎng)時(shí)，才知道要提交一份查新報(bào)告，但對(duì)于哪些機(jī)構(gòu)能出具查新報(bào)告、查新報(bào)告需要多久、提交的查新申請(qǐng)需要怎么填寫等問題并不清楚。一些委托人甚至以為自己就可以查新，只需要查新部門蓋章即可。雖然查新機(jī)構(gòu)網(wǎng)站上都有對(duì)查新委托流程、委托書填寫指導(dǎo)、查新時(shí)長(zhǎng)等詳細(xì)說明，但很多委托人并不仔細(xì)閱讀。在受理查新委托時(shí)經(jīng)常遇到委托書填寫不規(guī)范，客戶當(dāng)天想要報(bào)告等情況。另外，高校圖書館查新站在開展科技查新的同時(shí)，一般還受理查收查引及論文查重業(yè)務(wù)，一些委托人并不能分清三者的區(qū)別，把查收及查重誤發(fā)到科技查新系統(tǒng)，這也一定程度上增加了查新員的工作量。另外，一些高校查新站缺少對(duì)外進(jìn)行查新宣傳，每年的查新量較少。

2.4 激勵(lì)機(jī)制不完善

查新工作對(duì)查新員的專業(yè)性和創(chuàng)造性要求較高，查新員需要查閱大量文獻(xiàn)來完成查新報(bào)告，一般一項(xiàng)國(guó)內(nèi)查新至少需要3～5個(gè)工作日，國(guó)內(nèi)外查新至少需要10個(gè)工作日。與高校圖書館其他工作相比，查新工作任務(wù)量大、工作煩瑣、風(fēng)險(xiǎn)大，特別遇到難度較大查新和高峰期時(shí)加班加點(diǎn)完成查新任務(wù)成為常態(tài)，持續(xù)緊張的腦力勞動(dòng)，導(dǎo)致很大比例的查新員壓力比較大，表現(xiàn)出明顯的職業(yè)倦怠。疫情及寒暑假時(shí)期，雖然高校圖書館處于放假狀態(tài)，但是仍會(huì)有查新報(bào)告及查收查引等工作需要查新員加班完成，而很多高校圖書館查新機(jī)構(gòu)對(duì)查新員并未有任何激勵(lì)措施，一些查新站雖然有激勵(lì)機(jī)制，但是其執(zhí)行卻形式化，在采取激勵(lì)機(jī)制時(shí)，往往缺乏獎(jiǎng)金、福利等比較直接的激勵(lì)，更沒有涉及查新員未來的收益、評(píng)先評(píng)優(yōu)、職稱評(píng)定等，因此讓查新員產(chǎn)生認(rèn)同感的難度較大，這也致使查新員工作熱情不高，對(duì)查新工作消極應(yīng)付，工作責(zé)任心下降等。

3 提升高校圖書館科技查新工作質(zhì)量的策略

3.1 推行網(wǎng)絡(luò)辦理科技服務(wù)工作模式，加強(qiáng)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通

后疫情時(shí)期高校圖書館科技查新業(yè)務(wù)以非接觸方式正常開展，查新委托人可通過網(wǎng)上提交科技查新委托，查新負(fù)責(zé)人通過電話與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通明確查新點(diǎn)，對(duì)符合受理要求的查新委托按順序編號(hào)、分配任務(wù)、進(jìn)行查新，對(duì)不符合要求的委托合同，請(qǐng)用戶重新填寫，然后按照學(xué)科、專業(yè)分配給相應(yīng)的查新員，再由查新員與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行詳細(xì)溝通，完成的查新報(bào)告以郵寄的方式發(fā)送至委托人。其中，最為重要的是查新員與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人直接進(jìn)行溝通，有利于查新員盡快掌握項(xiàng)目關(guān)鍵信息，可以通過電話、微信、QQ在線等方式，建立與用戶暢通的溝通機(jī)制，通過建立查新機(jī)構(gòu)App、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，查新員和委托人使用同一平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)雙方同時(shí)在線交流、有問題及時(shí)溝通解決。在溝通過程中要虛心向委托人請(qǐng)教，坦誠(chéng)自己在這方面知識(shí)的欠缺，注意營(yíng)造良好的交流環(huán)境和談話氛圍，耐心地聆聽委托人對(duì)課題的介紹，對(duì)于不愿介紹課題或保密課題內(nèi)容的委托人要注意宣傳查新工作的性質(zhì)，消除他們的顧慮。在溝通查新項(xiàng)目時(shí)可以讓有條件登錄數(shù)據(jù)庫(kù)的委托人與查新員同時(shí)登錄數(shù)據(jù)庫(kù)檢索，在選擇文獻(xiàn)時(shí)雖然雙方不能見面，但看到的文獻(xiàn)是一樣的，這樣可以提高查全率和查準(zhǔn)率，提高查新的工作效率。國(guó)內(nèi)外查新是后疫情時(shí)期的一個(gè)工作難點(diǎn)，查新員要通過國(guó)際聯(lián)機(jī)Dialog數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行國(guó)外文獻(xiàn)檢索，在與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通時(shí)可以通過截屏、共享屏幕等方式與其一起制定檢索詞、檢索式及密切相關(guān)文獻(xiàn)的選擇。

3.2 建立高峰期機(jī)制

后疫情時(shí)期查新高峰期現(xiàn)象更加突出，因此建立高峰期機(jī)制非常必要。①要充分發(fā)揮政府的宏觀引導(dǎo)作用。每年的項(xiàng)目申報(bào)、成果登記時(shí)間及要求基本相同，申報(bào)查新單位應(yīng)根據(jù)以往時(shí)間提前與科研管理部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，盡可能提前發(fā)布申報(bào)項(xiàng)目、獎(jiǎng)勵(lì)通知，給科研單位預(yù)留一些時(shí)間準(zhǔn)備，如果在規(guī)定時(shí)間不能出具查新報(bào)告，科技主管部門也應(yīng)該盡可能寬限時(shí)間。另外，政府機(jī)構(gòu)可以直接委托具有查新資質(zhì)的下屬機(jī)構(gòu)進(jìn)行查新，如河南省科技廳每年都有大量的項(xiàng)目需要科技查新，可以委托其直屬機(jī)構(gòu)河南省科學(xué)技術(shù)信息研究所或地市級(jí)科技局進(jìn)行查新，以緩解高校科技查新站高峰期的壓力。②查新機(jī)構(gòu)應(yīng)與科研管理部門多溝通，把查新的動(dòng)態(tài)情況及時(shí)反映，在與委托人溝通時(shí)也要科普查新高峰期相關(guān)政策，提醒委托單位下次提早做準(zhǔn)備。另外，查新機(jī)構(gòu)應(yīng)該建立查新員內(nèi)外部聯(lián)動(dòng)的人才培養(yǎng)機(jī)制[2]，注重專業(yè)人才的引進(jìn)，培養(yǎng)一批具有不同專業(yè)背景的兼職查新員作為儲(chǔ)備力量來應(yīng)對(duì)查新高峰期。后疫情時(shí)期由于疫情防控的常態(tài)化，入館學(xué)生減少，圖書館的其他部門如期刊部、閱覽部等工作量大幅減少，圖書館領(lǐng)導(dǎo)可以把調(diào)離到圖書館其他部門工作的查新員、審核員及參加過科技查新培訓(xùn)的人員組織起來成立科技查新跨部門小組應(yīng)對(duì)查新高峰期，保證查新的順利進(jìn)行。③加強(qiáng)區(qū)域協(xié)作，共建區(qū)域性查新中心，積極構(gòu)建協(xié)同創(chuàng)新模式[3～5]，實(shí)現(xiàn)信息資源、查新人員、查新業(yè)務(wù)的協(xié)同，堅(jiān)持資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的原則，減少高峰時(shí)期用戶的等待時(shí)間，可彼此分流高峰，確保查新人力資源的合理和高效運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)高校圖書館科技查新效果的最大化。在超出查新站的工作承受能力時(shí)，可通過區(qū)域協(xié)同合作迅速分解任務(wù)，推送不符合本單位專業(yè)分布的項(xiàng)目和超負(fù)荷的項(xiàng)目到協(xié)同單位，保證按時(shí)保質(zhì)完成查新任務(wù)。另外，由于近幾年教育部不再審批查新站，部分高校圖書館雖然沒有獲得查新站資質(zhì)，但具有豐富數(shù)據(jù)庫(kù)資源及參加過教育部資格培訓(xùn)的查新員，可以與具有資質(zhì)的查新機(jī)構(gòu)協(xié)同合作開展科技查新工作。④建立科技查新服務(wù)平臺(tái)，加大智庫(kù)的建設(shè)力度，加快資源共享，實(shí)現(xiàn)查新工作的自動(dòng)化和智能化，減輕查新人員的工作負(fù)荷和重復(fù)勞動(dòng)，提高查新工作效率[6]。

3.3 加大宣傳力度，提高查新意識(shí)

高校很多用戶、企事業(yè)單位的科研人員對(duì)科技信息查新工作業(yè)務(wù)認(rèn)識(shí)不足，科技查新站應(yīng)加大宣傳，引導(dǎo)校內(nèi)外各高校用戶了解科技查新及其重要作用。可以通過校園網(wǎng)主頁(yè)、圖書館網(wǎng)站及建立查新QQ群、微信群、公眾號(hào)等，推送一些科技查新科普知識(shí)及查新高峰期預(yù)警等，方便用戶咨詢、及時(shí)了解查新站動(dòng)態(tài)。另外，后疫情時(shí)期可以通過在線云教育對(duì)科研人員及科研管理部門舉行以科技查新為主題的講座，嵌入式地開展查新服務(wù)工作，還應(yīng)鼓勵(lì)查新人員教課和開展查新科研項(xiàng)目，有針對(duì)性地深入到教學(xué)科研中，主動(dòng)加強(qiáng)與科研處、教務(wù)處的聯(lián)系，提升科技查新服務(wù)的意識(shí)和質(zhì)量。

3.4 建立查新激勵(lì)機(jī)制

高校圖書館查新站應(yīng)建立滿足查新員個(gè)體需求的激勵(lì)機(jī)制，盡最大可能給查新人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，努力解決查新員現(xiàn)實(shí)生活中的具體問題，充分調(diào)動(dòng)查新員的積極性，促使科技查新服務(wù)水平達(dá)到一個(gè)更高的層次。①建立績(jī)效考評(píng)機(jī)制，對(duì)于超出基本工作量及加急查新報(bào)告數(shù)量的，給予查新員獎(jiǎng)勵(lì)。②圖書館評(píng)先評(píng)優(yōu)及職稱評(píng)定給予相對(duì)傾斜，提高查新員幸福感和榮譽(yù)感。③打破坐班制，容許查新員對(duì)其工作地點(diǎn)和工作時(shí)間有更多的自主權(quán)等。④圖書館應(yīng)盡量為查新員指定職業(yè)規(guī)劃和創(chuàng)造提升機(jī)會(huì)，包括業(yè)務(wù)培訓(xùn)、外出交流、福利待遇、職位等的提升。

4 結(jié)束語

高校圖書館科技查新服務(wù)作為一項(xiàng)為科技研究事業(yè)提供依據(jù)的工作，為科研立項(xiàng)、新技術(shù)引進(jìn)、科技獎(jiǎng)勵(lì)、成果鑒定、專利申請(qǐng)等提供有力的保證。隨著疫情防控常態(tài)化，科技查新工作面臨新的挑戰(zhàn)，對(duì)科技查新工作存在的問題進(jìn)行剖析并提出了具體的應(yīng)對(duì)策略，這將對(duì)提高科技查新報(bào)告質(zhì)量和效率，更好地為科研院所、大專院校、企事業(yè)等單位提供科技查新咨詢和報(bào)告等技術(shù)服務(wù)，促進(jìn)科技創(chuàng)新及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有重要意義。