段華梅

進(jìn)入信息時(shí)代，信息資源逐漸取代物質(zhì)資源，成為社會(huì)發(fā)展的新動(dòng)力。社會(huì)公眾更加重視信息，積極獲取和利用信息資源已成為新趨勢(shì)。我國公共檔案館儲(chǔ)藏著豐富的檔案信息資源，如何提高檔案信息資源的服務(wù)水平，更好地滿足人們?nèi)找嬖鲩L的信息需求，成為檔案服務(wù)社會(huì)研究的重點(diǎn)和熱點(diǎn)。本文以公共檔案館檔案信息服務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建為切入點(diǎn)，結(jié)合當(dāng)今檔案信息服務(wù)的發(fā)展實(shí)際，利用SWOT 方法對(duì)檔案信息服務(wù)問題展開研究，以提高公共檔案館檔案服務(wù)水平，更好地滿足社會(huì)公眾對(duì)檔案信息資源的利用要求[1]。

一、我國公共檔案館信息服務(wù)概述

1.公共檔案館的含義。公共檔案館的形成有較長歷史。18 世紀(jì)90 年代，法國發(fā)生資產(chǎn)階級(jí)革命，之后國民會(huì)議頒布《國家檔案館條例》?！稐l例》規(guī)定檔案館每周對(duì)外開放3 天，檔案可免費(fèi)利用。19 世紀(jì)30 年代，英國頒布《公共檔案法》，并于1854 年成立公共檔案館，由此產(chǎn)生世界上第一個(gè)公共檔案館[2]。20 世紀(jì)80 年代，我國引入公共檔案館理念[3]。由于檔案信息需求的增加，國內(nèi)逐漸加快對(duì)公共檔案館的建設(shè)和研究，可以說我國的公共檔案館從引入到研究發(fā)展都基于我國的基本國情，無論是從其涵義還是特征上，都具有較強(qiáng)的“中國特色”。對(duì)于公共檔案館的概念，國內(nèi)學(xué)者對(duì)其解釋甚多，如宗培嶺認(rèn)為，公共檔案館是文化機(jī)構(gòu)，能全面且準(zhǔn)確地提供檔案信息。這些信息涵蓋社會(huì)發(fā)展的基本面貌，能在不同媒介中相互傳遞公共信息資源。李國慶認(rèn)為，公共檔案館的本質(zhì)是提供全面檔案信息，使公民利用館藏檔案信息資源[4]。綜上，學(xué)界對(duì)我國的公共檔案館一般界定為：由國家建造和管理的，以不同方式向黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)群體等提供在法律規(guī)定下的檔案信息資源的服務(wù)與利用，具有公共性的檔案信息服務(wù)性質(zhì)的國家各級(jí)綜合檔案館[5]。

2.公共檔案館的特征。與相關(guān)檔案館相比較，我國公共檔案館總體上呈現(xiàn)四個(gè)特征：其一，設(shè)立的政治性。具體體現(xiàn)為國家保存的檔案首先保證國家的政治利益。檔案資料是國家建設(shè)發(fā)展的歷史記錄，也是國家領(lǐng)導(dǎo)政治決策的參考資料。其二，館藏資源具有廣泛性。傳統(tǒng)綜合性檔案館之前只接收黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的檔案文件，主要服務(wù)于黨政機(jī)關(guān)?，F(xiàn)在，公共檔案館更加注重公眾的檔案利用需求，如個(gè)人檔案、婚姻檔案、房產(chǎn)檔案等。其三，服務(wù)的公共性。一方面，公共檔案館作為社會(huì)公共機(jī)構(gòu)，將社會(huì)公眾視為平常檔案信息利用與服務(wù)工作的對(duì)象；另一方面，檔案資源是社會(huì)的公共資源，需為全體公民所共享。其四，文化的傳承性[6]。我國公共檔案館作為國家科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，其任務(wù)是為社會(huì)、國家和民眾保存歷史和傳承文化。在檔案資源整合建設(shè)中，不但要考慮學(xué)術(shù)研究與實(shí)際工作的不同要求，還要重視社會(huì)民眾對(duì)檔案文化傳承的不同要求，以滿足社會(huì)各界不同層次的檔案利用需求。

3.檔案信息服務(wù)的概述。檔案事業(yè)的基本職能是檔案信息服務(wù)，檔案信息服務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、開發(fā)檔案信息資源的重要方式。檔案信息服務(wù)是一種社會(huì)信息服務(wù)，它以檔案信息資源為內(nèi)容，采用各種有效方式，向社會(huì)公眾提供檔案信息。檔案信息資源提供的服務(wù)，是為解決經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展問題而提供的檔案信息服務(wù)活動(dòng)。此外，公共檔案館還具有服務(wù)范圍廣泛、服務(wù)方式多樣的特點(diǎn)，如檔案信息搜集、檢索、整理，檔案查閱、展覽、編研、咨詢，數(shù)字檔案在線查閱、展示、復(fù)制，以及新媒體檔案信息推送等，因而具有服務(wù)內(nèi)容綜合化、服務(wù)手段簡便化、服務(wù)范圍廣泛化的顯著特征。

二、我國公共檔案館信息服務(wù)SWOT 分析

SWOT 分析，就是將與研究對(duì)象密切相關(guān)的內(nèi)部優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)，以及外部機(jī)遇和威脅等，通過調(diào)查列舉出來，用系統(tǒng)分析的思想，把各種因素相互匹配加以分析，從中得出一系列相應(yīng)的結(jié)論。在SWOT 分析中，S（strengths）是優(yōu)勢(shì)，W（weaknesses）是劣勢(shì)，O（opportunities）是機(jī)會(huì)，T（threats）是威脅。運(yùn)用這一方法，可以對(duì)研究對(duì)象進(jìn)行全面、系統(tǒng)和準(zhǔn)確的研究，從而根據(jù)研究結(jié)果提出發(fā)展戰(zhàn)略、計(jì)劃以及對(duì)策建議。我國公共檔案館信息服務(wù)SWOT 分析如下。

1.優(yōu)勢(shì)。公共檔案館檔案信息服務(wù)的優(yōu)勢(shì)在于：有規(guī)范的檔案管理體制、工作制度，完善的基礎(chǔ)設(shè)施，多樣化的檔案服務(wù)方式，專業(yè)的檔案工作人員等。以昆明市檔案館為例，該館成立于1959 年8 月，在編人員45名，其中，研究生4 人、本科28 人、大專 4 人、高中 1人，大專以上學(xué)歷職工占職工總?cè)藬?shù)的80%。現(xiàn)有檔案庫房6400 平方米，業(yè)務(wù)辦公用房4600 平方米，設(shè)有檔案查閱大廳、現(xiàn)行公開文件查閱中心、檔案信息中心、檔案寄存中心、檔案鑒定整理中心、檔案搶救保護(hù)中心、檔案目錄中心、檔案保管基地、愛國主義教育基地等。除歷史檔案外，保存有1949 年以后形成的檔案170個(gè)全宗，255265 卷、526618 件。此外，還有印章檔案1097 枚，以及部分獎(jiǎng)狀、證書、錦旗等實(shí)物檔案。2009年在全省率先晉升為國家一級(jí)檔案館，成為西部第一批通過測(cè)評(píng)的國家綜合檔案館。得益于良好的綜合建設(shè)條件，公共檔案館能夠以查閱、復(fù)制、展覽、編研和網(wǎng)站利用等線上線下方式，為社會(huì)各界提供普遍、均等的檔案信息服務(wù)，檔案信息服務(wù)能夠惠及社會(huì)各界與全體公民，滿足不同層次的檔案利用需求。

2.劣勢(shì)。公共檔案館存在的主要問題有：體制建設(shè)未完善，運(yùn)行機(jī)制效率低；思想觀念滯后，共享意識(shí)薄弱；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一，法規(guī)建設(shè)有待完善；數(shù)字資源建設(shè)還不能滿足利用需求；人才建設(shè)落后于檔案館發(fā)展需求等。如在檔案服務(wù)理念方面，目前我國公共檔案館服務(wù)發(fā)展有很大進(jìn)步，但是實(shí)際服務(wù)工作還停留在傳統(tǒng)的“等客上門”或“面對(duì)面溝通”等被動(dòng)的服務(wù)方式上，沒有主動(dòng)研究用戶需求，檔案服務(wù)工作無法融入公眾生活。在資源建設(shè)方面，還存在館藏主體單一，館藏門類匱乏；檔案的開放無法滿足公眾的利用需求；數(shù)字檔案信息建設(shè)狀況不容樂觀等問題[7]。在檔案網(wǎng)站利用方面，大部分檔案網(wǎng)站主要以政務(wù)信息、工作動(dòng)態(tài)、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)等為主，檔案信息總體呈現(xiàn)為：政策指導(dǎo)類約占30%—40%、信息服務(wù)類約占40%—50%、互動(dòng)類占10%—20%[8]，公眾需求的檔案信息內(nèi)容嚴(yán)重不足。

3.機(jī)遇。隨著黨和國家對(duì)檔案館公共服務(wù)的重視、檔案信息化的發(fā)展，以及公眾對(duì)檔案信息利用需求的增加，我國公共檔案館檔案信息服務(wù)建設(shè)迎來了機(jī)遇。如在方針政策方面，2008 年國家頒布了《中華人民共和國政府信息公開條例》?！稐l例》規(guī)定：“各級(jí)人民政府應(yīng)在國家檔案館、公共圖書館設(shè)置政府信息查閱場(chǎng)所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利?！?012 年7 月11 日，國務(wù)院頒布了《國家基本公共服務(wù)體系“十二五”規(guī)劃》，將基本公共服務(wù)體系建設(shè)列入國家規(guī)劃[9]。公共文化服務(wù)體系的構(gòu)建重新定位了公益性文化事業(yè)的價(jià)值導(dǎo)向，而具備原始記錄性特征的檔案信息是全社會(huì)最為重要的文化財(cái)富之一[10]。2016 年12 月，全國人大常委會(huì)通過了《中華人民共和國公共文化服務(wù)保障法》。這部法律明確指出，要“加強(qiáng)公共文化設(shè)施建設(shè)，完善公共文化服務(wù)體系，提高公共文化服務(wù)效能”[11]，為我國公共檔案館檔案服務(wù)工作的快速發(fā)展帶來機(jī)遇。

4.威脅。隨著信息化、數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)步，社會(huì)公眾對(duì)于檔案信息服務(wù)的需求在不斷增加，具體表現(xiàn)在：其一，服務(wù)更廣泛而精準(zhǔn)。社會(huì)公眾的檔案利用需求逐步展現(xiàn)出多樣化、個(gè)性化和精準(zhǔn)化的趨勢(shì)，而公共檔案館多以傳統(tǒng)、固化的方式提供利用檔案信息，二者之間存在的差異性阻礙了檔案信息利用服務(wù)工作的發(fā)展。其二，信息服務(wù)形式更多樣。以往檔案信息服務(wù)多以文字和圖片信息為主體，隨著信息化的發(fā)展，人們對(duì)其他形式如語音、視頻、動(dòng)畫、超鏈接等更為生動(dòng)和多樣化的信息服務(wù)需求大量增加。其三，突破時(shí)空限制。隨著網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)公眾更趨向于獲得即時(shí)、便捷的檔案信息服務(wù)[12]。面對(duì)社會(huì)公眾多樣化檔案信息需求的挑戰(zhàn)，檔案館存在的諸多問題，如服務(wù)理念落后、資源建設(shè)滯后、利用方式陳舊、服務(wù)范圍狹窄，以及檔案人員素質(zhì)差異等，都阻礙了檔案利用工作的發(fā)展，對(duì)公共檔案館的檔案信息服務(wù)帶來了威脅與挑戰(zhàn)。

三、公共檔案館檔案信息資源服務(wù)體系構(gòu)建

關(guān)于檔案公共服務(wù)體系，彭枝芳定義為：與檔案館公共服務(wù)相關(guān)，內(nèi)容協(xié)調(diào)、結(jié)構(gòu)合理、功能健全的一個(gè)整體，涵蓋公眾檔案需求、檔案法制、檔案資源、服務(wù)方式、檔案館自身建設(shè)等要素，是檔案館為服務(wù)社會(huì)公眾、適應(yīng)社會(huì)發(fā)展而建立的綜合服務(wù)體系[13]。為充分發(fā)揮公共檔案館服務(wù)功能，建議從以下幾方面構(gòu)建檔案信息資源服務(wù)體系。

1.貫徹落實(shí)方針政策，樹立檔案服務(wù)理念?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出：“檔案日益成為國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源；檔案工作領(lǐng)域更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、需求更加多樣，地位和作用越來越重要?！被跈n案工作在國家治理、經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)等方面的重要作用，建議公共檔案館檔案服務(wù)部門和工作人員貫徹落實(shí)黨和國家有關(guān)檔案開發(fā)利用的方針政策，樹立服務(wù)國家、社會(huì)和公眾的理念，改變過去被動(dòng)服務(wù)、固化服務(wù)等模式，搭建公眾檔案利用互動(dòng)平臺(tái)，以用戶利用需求為導(dǎo)向，創(chuàng)新服務(wù)方式，采用新技術(shù)手段，為社會(huì)公眾提供更為主動(dòng)、形式多樣的檔案信息服務(wù)。

2.研究實(shí)踐工作案例，借鑒服務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)。公共檔案館是一個(gè)公益性的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，受到黨和國家的高度重視，如何響應(yīng)黨和國家的檔案服務(wù)方針政策，開發(fā)檔案資源、服務(wù)國家治理，以及滿足社會(huì)公眾對(duì)檔案信息資源的利用需求，已經(jīng)成為亟待解決的重要現(xiàn)實(shí)問題。我國相關(guān)檔案部門在建立檔案服務(wù)體系方面進(jìn)行了有益探索，并取得顯著成果。以遼寧省莊河市吳爐鎮(zhèn)檔案部門為例，吳爐鎮(zhèn)檔案部門在檔案服務(wù)工作方面設(shè)立檔案服務(wù)窗口，健全檔案反饋制度，開通檔案服務(wù)熱線，以及創(chuàng)新檔案管理模式等，全面推進(jìn)了檔案服務(wù)工作的發(fā)展，為吳爐鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定提供了大量的檔案信息資源支持[14]。又以深圳市檔案部門為例，深圳市檔案部門為更好地發(fā)揮檔案服務(wù)職能，采用整合檔案信息資源、圍繞社會(huì)熱點(diǎn)挖掘檔案史料、舉辦檔案展覽、積極開展現(xiàn)行文件的查詢利用，以及推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)等方式，在為社會(huì)提供檔案信息公共服務(wù)方面取得了顯著成果[15]。學(xué)習(xí)借鑒這些實(shí)踐案例，有助于吸收有益經(jīng)驗(yàn)，拓展建設(shè)思路，推進(jìn)公共檔案館檔案信息資源服務(wù)體系建設(shè)工作的發(fā)展。

3.開展檔案治理工作，建立檔案服務(wù)體系。關(guān)于檔案治理的內(nèi)涵，徐擁軍認(rèn)為，從西方治理理論來看，檔案治理是指檔案部門、社會(huì)組織和公民個(gè)人等多個(gè)主體協(xié)同合作，基于一定的行動(dòng)規(guī)則，共同對(duì)檔案事務(wù)進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)檔案領(lǐng)域善治的活動(dòng)和過程[16]。為做好公共檔案館檔案服務(wù)工作，建議開展檔案治理，整合檔案館、社會(huì)組織和社會(huì)各界力量，推進(jìn)檔案工作改革，全面構(gòu)建檔案服務(wù)體系。其一，構(gòu)建保障機(jī)制。一是從方針政策、工作開展、執(zhí)行機(jī)構(gòu)、資金投入、服務(wù)方式和時(shí)間要求等方面規(guī)劃發(fā)展公共檔案館檔案服務(wù)工作。二是通過檔案培訓(xùn)、新技術(shù)人才引進(jìn)等方式，開展人才隊(duì)伍建設(shè)，為做好公共檔案館檔案服務(wù)工作提供人才保障。其二，建立工作制度。工作制度建設(shè)就是要從檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等方面建立檔案實(shí)體管理制度，從查閱制度、借閱制度、編研制度、利用規(guī)定和在線服務(wù)等方面構(gòu)建利用制度，形成檔案工作制度體系，開展公共檔案館檔案服務(wù)規(guī)范化與制度化建設(shè)。其三，明確服務(wù)目標(biāo)。即貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記國家治理方針及黨和國家檔案開發(fā)政策，以國家政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化和生態(tài)治理，以及社會(huì)公眾檔案利用需求為目標(biāo)，構(gòu)建公共檔案館檔案服務(wù)目標(biāo)體系，以更好地為國家、社會(huì)和公眾提供檔案信息資源。其四，整合檔案資源。為服務(wù)國家治理和社會(huì)公眾，建議公共檔案館在征集保管國家檔案的同時(shí)，加強(qiáng)婚姻檔案、居民醫(yī)療保險(xiǎn)、家庭檔案、健康檔案等與大眾生活、工作和學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案資源建設(shè)，整合相關(guān)檔案資源，為社會(huì)各界提供各種檔案信息服務(wù)。其五，創(chuàng)新服務(wù)方式。2014 年5月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》?！兑庖姟诽岢觯骸爸鸩桨迅骷?jí)國家綜合檔案館已開放的檔案以及各級(jí)政府的公開信息上傳到平臺(tái)上，真正建立起方便人民群眾的檔案利用體系?！盵17]為此，建議在編研、展覽等傳統(tǒng)檔案利用方式基礎(chǔ)上，采用電視、網(wǎng)絡(luò)、新媒體等多種形式和手段，創(chuàng)新服務(wù)方式，為社會(huì)各界提供多樣化、個(gè)性化和常態(tài)化的檔案信息服務(wù)。

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，政治民主、社會(huì)和諧、精神文明已成為人民日益增長的美好需要，檔案館作為社會(huì)化公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)館藏資源建設(shè)，以信息服務(wù)為核心，以社會(huì)各界群眾需求為目標(biāo)，開展檔案治理，構(gòu)建檔案信息資源服務(wù)體系，提升服務(wù)能力，對(duì)更好地為國家、社會(huì)與公眾提供檔案信息服務(wù)有重要現(xiàn)實(shí)意義。