李薪宇

隨著人工智能、信息技術(shù)的快速普及化發(fā)展，電子檔案在高校發(fā)展中的應(yīng)用越來(lái)越重要，當(dāng)遇到影響電子檔案安全的不可抗拒風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，高校電子檔案的安全性將會(huì)受到毀壞性損害，這對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)和資料價(jià)值的發(fā)揮將產(chǎn)生巨大的消極影響。因此，高校電子檔案資料需要進(jìn)行異地備份，將檔案數(shù)據(jù)備份存儲(chǔ)在遠(yuǎn)離當(dāng)?shù)氐膮^(qū)域，采用某種方式或某種備份介質(zhì)將檔案數(shù)據(jù)加以保留，以便在檔案信息系統(tǒng)遭受破壞或面臨安全威脅時(shí)，盡可能地在最短時(shí)間內(nèi)利用備份數(shù)據(jù)將系統(tǒng)恢復(fù)，避免檔案遭受洪水、火災(zāi)、地震等不可抗力因素破壞，此種安全措施可以確保檔案工作的正常開展[1]81?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展 “ 十三五 ” 規(guī)劃綱要》中也明確提出，要把檔案安全擺在檔案工作頭等重要位置，堅(jiān)持實(shí)體安全與信息安全并重，切實(shí)提升安全保障能力，牢牢守住檔案安全底線，開展數(shù)字檔案資源異地備份 ”[2]27。因此，如何做好電子檔案異地備份的管理和利用，是高校檔案發(fā)展中面臨的主要問題，在充分分析加強(qiáng)高校電子檔案異地備份的必要性和影響因素基礎(chǔ)上，提出高校電子檔案異地備份有效策略，對(duì)高?？蒲?、教學(xué)、管理、生產(chǎn)活動(dòng)的有序進(jìn)行具有重要的意義。

一、高校電子檔案異地備份的必要性

隨著高校檔案電子化管理模式的成熟，高校館藏電子檔案資源數(shù)量不斷增加，尤其在高校館藏檔案遇到危害檔案安全的突發(fā)事件和災(zāi)害時(shí)，電子檔案異地備份是在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)和資料的有效方式，因此，高校電子檔案異地備份在高校檔案管理工作中是不可或缺的。在數(shù)字化時(shí)代，電子檔案異地備份高效、科學(xué)的管理方式促進(jìn)各高校不斷探索異地備份的成熟模式，其必要性主要體現(xiàn)在以下幾方面。

1.信息化、智能化促進(jìn)檔案資料管理方式的變革。隨著信息技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)的成熟和應(yīng)用，檔案數(shù)字化發(fā)展速度不斷加快，高校的各類檔案資料數(shù)量不斷增加，這對(duì)高校檔案資料的管理提出新的要求，加速檔案資料管理方式的變革。時(shí)任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在2017年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上表示，截至2016年底，各級(jí)綜合檔案館館藏共計(jì)6.5 億卷（件），比黨的十八大以前增長(zhǎng)了84%，建設(shè)全國(guó)開放檔案信息資源共享平臺(tái)并面向社會(huì)開通運(yùn)行，40 多家檔案館上傳數(shù)據(jù)102 萬(wàn)條，全國(guó)數(shù)字化檔案資源達(dá)2243 萬(wàn)GB[3]19。這些檔案資源是社會(huì)不可再生的寶貴財(cái)富，一旦損毀將無(wú)法挽回，電子檔案的同地存儲(chǔ)存在著極大的風(fēng)險(xiǎn)，面對(duì)地震、火災(zāi)、洪水、戰(zhàn)爭(zhēng)等不可抗拒因素對(duì)檔案資源的損害，一旦發(fā)生將無(wú)法彌補(bǔ)。因此，信息化、智能化的發(fā)展對(duì)電子檔案的管理方式提出新的需求，而電子檔案的異地備份可以有效規(guī)避各類檔案資料損毀與丟失的風(fēng)險(xiǎn)，一旦原檔案館資料發(fā)生災(zāi)害和丟失，在異地電子檔案?jìng)浞葜羞€可以查找，保證了一些檔案資料的唯一性、原始性、真實(shí)性和客觀性。

2.規(guī)避不可控自然環(huán)境的影響。目前，我國(guó)各高校的檔案都集中保管在校檔案館，雖然便于保管和利用，但一旦發(fā)生自然災(zāi)害，其損害是不可逆轉(zhuǎn)的。即使采取嚴(yán)密的安全防護(hù)措施和技術(shù)措施，一旦發(fā)生自然環(huán)境變化導(dǎo)致的意外，給檔案帶來(lái)的也是毀滅性的打擊。相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，1976年唐山大地震中90%的檔案設(shè)施遭到破壞，2008年的汶川大地震中將近10 萬(wàn)卷館藏檔案被埋[4]21。因此，采取有效措施避免不可控制的自然災(zāi)害對(duì)檔案資料造成的損失，在檔案資料管理中是至關(guān)重要的。由于異地備份一般遵循相距300 公里以上，不屬同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的選址原則，這樣就可以避開同一災(zāi)害對(duì)檔案造成的損壞，因此，采取異地備份的方式將檔案進(jìn)行異地保存顯得尤為重要，也是有效化解檔案數(shù)據(jù)安全隱患的一種極為有效的措施，尤其是將傳統(tǒng)載體檔案通過數(shù)字化副本轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行異地保存，不但能彌補(bǔ)自然災(zāi)害對(duì)檔案資源造成的損害，對(duì)受災(zāi)地區(qū)的災(zāi)后檔案信息恢復(fù)也具有重要作用。

3.降低人為操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案材料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。眾所周知，檔案材料在收集、整理、保管以及日常利用過程中，都離不開檔案工作人員的操作，如果檔案工作人員缺乏操作設(shè)備的專業(yè)知識(shí)，或不按正常流程操作設(shè)備，可能會(huì)導(dǎo)致設(shè)備損害、數(shù)據(jù)刪除等，對(duì)電子檔案造成損失，這種人為的失誤在影響檔案信息安全的眾多因素中是頻率最高的，由于操作錯(cuò)誤而導(dǎo)致檔案文件的誤刪占到各類問題的80%左右。除此之外，最大安全隱患就是計(jì)算機(jī)被盜取、黑客攻擊設(shè)備軟件和竊取檔案資源。由于高校的校園網(wǎng)都是開放的、共享的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，這就給黑客創(chuàng)造了便利條件。因此，異地備份是有效避免檔案人員操作失誤導(dǎo)致檔案資料丟失的有效手段，對(duì)電子檔案的長(zhǎng)期安全保管具有重要的意義和價(jià)值。

4.避免電子設(shè)備安全隱患潛在威脅。電子檔案的收集、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)都需要依賴計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，雖然計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使電子檔案管理變得更加便利、快捷，但計(jì)算機(jī)軟件、硬件和網(wǎng)絡(luò)的安全對(duì)電子檔案的安全也帶來(lái)了巨大的威脅[5]10。主要是由于計(jì)算機(jī)設(shè)備長(zhǎng)期使用會(huì)對(duì)設(shè)備帶來(lái)?yè)p耗，保存電子檔案的硬盤、磁盤、光碟等也很容易老化；同時(shí)，也會(huì)受到周圍環(huán)境的影響，溫濕度不當(dāng)都會(huì)對(duì)電子設(shè)備的元件造成巨大的影響，這些都會(huì)導(dǎo)致電子檔案的數(shù)據(jù)信息無(wú)法讀取，而且硬盤的故障通常是不可修復(fù)的。比如，EMC 公司在2014年的12 個(gè)月中，因?yàn)閿?shù)據(jù)丟失和宕機(jī)而造成的直接經(jīng)濟(jì)損失達(dá)到驚人的1.7 萬(wàn)億美元，這相當(dāng)于制造業(yè)大國(guó)德國(guó)近一半的GDP；Kroll Ontrack 公司最新的調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果顯示，在EMC 的報(bào)告結(jié)果中，驚人的72%的數(shù)據(jù)丟失是由硬件故障導(dǎo)致的[6]92。因此，電子設(shè)備潛在的安全隱患對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)造成一定的影響。

二、高校電子檔案異地備份的影響因素

最近幾年，電子檔案異地備份在我國(guó)高校檔案管理工作中取得了很大的發(fā)展，各高校積極參與電子檔案異地備份合作，也加大了建設(shè)異地電子檔案的資源、資金和人力投入，但是在各高校電子檔案異地備份數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中發(fā)現(xiàn)，參與完成異地備份合作的高校數(shù)量卻不樂觀，究其影響因素主要表現(xiàn)在以下方面。

1.異地備份資源投入因素。高校電子檔案資源異地備份過程中，需要大量人力、物力和財(cái)力的投入[7]30。首先，電子檔案資源體系的建設(shè)。在建設(shè)過程中，不同種類形態(tài)檔案資源存在的形態(tài)發(fā)生變化，例如，電子檔案和電子檔案之間、紙質(zhì)檔案和電子檔案之間以及原始影像資料與電子檔案之間等的轉(zhuǎn)換和備份，這都需要投入大量的資源[8]85。由于一些高校在檔案管理中的資源投入較少，導(dǎo)致一些高校在異地電子檔案建設(shè)過程中，無(wú)法提供充足的資源支持，因此，高校電子檔案異地備份進(jìn)程較緩慢。其次，電子檔案信息安全體系的建設(shè)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，黑客、網(wǎng)絡(luò)漏洞的存在，增加了高校電子檔案?jìng)浞菁夹g(shù)的難度。而電子信息技術(shù)開發(fā)原本就需要大量成本的投入，技術(shù)開發(fā)難度的增加會(huì)進(jìn)一步增加開發(fā)費(fèi)用的投入。最后，電子檔案資源共享、利用體系的建設(shè)。電子檔案資源異地備份除了可以避免檔案信息資源在不可控制環(huán)境下丟失的風(fēng)險(xiǎn)，還是為了加強(qiáng)異地檔案信息資源的利用，但是利用體系的開發(fā)涉及高校、政府等多元主體，因此，利用和共享體系建設(shè)進(jìn)一步加重了異地備份資源投入的壓力，導(dǎo)致各高校異地電子檔案?jìng)浞莘e極性較弱。

2.異地備份合作機(jī)制因素。各高校異地備份首先是建立在雙方合作基礎(chǔ)之上，雙方具有異地備份的基礎(chǔ)和條件，但是在目前高校異地檔案?jìng)浞葜?，合作機(jī)制因素影響著高校異地檔案?jìng)浞莅l(fā)展速度和模式的完善。一方面，由于各高校自身發(fā)展層次、辦學(xué)水平以及整體實(shí)力差異較大，導(dǎo)致各高校在進(jìn)行檔案異地備份過程中，檔案管理軟件使用、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)都存在一定的差異，進(jìn)而影響了高校檔案異地備份合作的進(jìn)程。另一方面，各高校都有一套完善的檔案信息管理機(jī)制，當(dāng)高校之間進(jìn)行異地檔案信息備份合作時(shí)，需要雙方合作機(jī)制的有效融合和溝通，這對(duì)檔案異地備份合作關(guān)系的建立造成一定的不利影響，尤其在信息化多元發(fā)展模式下，高校檔案異地備份合作機(jī)制需要長(zhǎng)期實(shí)踐探索和建立。

3.異地備份檔案管理維護(hù)因素。目前，我國(guó)檔案管理維護(hù)實(shí)行的是，橫向上各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)管理、縱向上各專業(yè)主管機(jī)關(guān)檔案處（室）指導(dǎo)實(shí)施的管理機(jī)制，縱橫管理系統(tǒng)條塊清晰分明。但高校檔案信息資源管理機(jī)制卻有別于其他主體檔案管理機(jī)制，主要是由于各高校自身辦學(xué)模式和管理機(jī)制的靈活性，導(dǎo)致高校檔案管理體制形式多樣、模式多元，這樣在異地檔案?jìng)浞莨芾碇休^難形成共享和維護(hù)機(jī)制[9]44。一方面，由于各高校原有檔案信息資源管理機(jī)制都是基于已有辦學(xué)機(jī)制、院校發(fā)展模式而建立，加劇了各高校在異地檔案?jìng)浞莨芾淼碾y度，加大了檔案信息資源管理的不穩(wěn)定性，同時(shí)也增加了異地備份管理維護(hù)的人員及物資投入；另一方面，由于異地備份管理機(jī)制的缺失，制約著各高校在異地檔案?jìng)浞葜袑?duì)檔案信息資源的有效利用，導(dǎo)致高校之間檔案信息交流能力較弱，大大降低了各高校異地檔案?jìng)浞莸姆e極性。

三、高校電子檔案異地備份的保障策略

高校電子檔案異地備份是信息智能化時(shí)代檔案管理的有效模式，是檔案資源保護(hù)、利用和開發(fā)的新方式，對(duì)高校電子檔案的管理具有重要作用。但是在現(xiàn)實(shí)高校電子檔案異地備份體系建設(shè)中還存在若干影響因素和問題，在未來(lái)，主要在以下方面提出高校電子檔案異地備份策略。

1.建立若干檔案異地備份中心。目前，我國(guó)高校對(duì)電子文件資料進(jìn)行異地檔案?jìng)浞莸妮^少，大部分都是對(duì)自身已有資源的備份和管理[10]41，這對(duì)電子檔案信息資源的保護(hù)具有一定的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于檔案信息資源的進(jìn)一步開發(fā)和利用，降低了信息資源的共享價(jià)值。因此，建立電子檔案異地備份中心無(wú)疑是解決電子檔案管理和安全保障的有效途徑，但建立電子檔案異地備份中心是一項(xiàng)大工程，需要綜合考慮地理位置、設(shè)施建設(shè)、交通運(yùn)輸、自然環(huán)境等多種因素，僅憑高校本身的財(cái)力物力、技術(shù)力量難以實(shí)現(xiàn)。教育主管部門是高校的行政主管機(jī)關(guān)，號(hào)召力強(qiáng)，業(yè)務(wù)對(duì)口，因此，建立電子檔案異地備份中心可以由教育部統(tǒng)一號(hào)召、投資，由地方教育廳牽頭實(shí)施，同時(shí)，要求教育主管部門提高對(duì)檔案安全防護(hù)的意識(shí)，可以在各備份中心制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，由經(jīng)過培訓(xùn)的專業(yè)人員進(jìn)行管理、運(yùn)作和維護(hù)，有效提高檔案管理的規(guī)范性和安全性。

2.兄弟院校之間實(shí)行異地備份。早在2009年的全國(guó)檔案館工作會(huì)議上，國(guó)家檔案局就提出大力支持省級(jí)和副省級(jí)城市檔案館自愿結(jié)對(duì)、互為對(duì)方建立檔案?jìng)浞輲?kù)的建議，這對(duì)高校之間檔案異地備份管理工作提供了新的模式和思路[11]36。因此，各高?？梢砸罁?jù)自身檔案館發(fā)展水平、檔案數(shù)量以及電子檔案信息化管理程度，選擇和自身發(fā)展相似度較高的兄弟院校，互相合作建立電子檔案異地備份信息系統(tǒng)。除上述客觀條件以外，互相備份的高校負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)在主觀意識(shí)上也要達(dá)成一致，加強(qiáng)溝通，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)，尤其是在檔案信息的保密性方面做好溝通，避免出現(xiàn)檔案信息外泄。這一方案比較容易實(shí)施，管理難度相對(duì)較低，成本也比較低。

3.與地方檔案?jìng)浞葜行倪M(jìn)行合作。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前，我國(guó)地方檔案館開展異地備份管理工作已經(jīng)形成較為完備、成熟的模式，因此，高校檔案館電子檔案異地備份可以借鑒地方檔案館異地備份的模式，積極開展與地方檔案?jìng)浞葜行牡暮献骱徒涣?，充分借鑒地方檔案?jìng)浞葜行牡某墒炷Ｊ胶蜋C(jī)制。一方面，與地方檔案?jìng)浞葜行慕㈤L(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，提高電子檔案信息資源異地備份的穩(wěn)定性和安全性，形成長(zhǎng)期有效互動(dòng)的合作模式；另一方面，各高校選擇與自身發(fā)展契合的地方檔案?jìng)浞葜行淖鳛殡娮訖n案?jìng)浞莼?，不僅可以有效降低電子檔案異地備份的成本和管理機(jī)制差異導(dǎo)致的合作風(fēng)險(xiǎn)，還可以更好地與地方檔案?jìng)浞葜行某浞止蚕硇畔①Y源，發(fā)揮檔案?jìng)浞葑陨淼膬r(jià)值。

4.利用不同校區(qū)，實(shí)行檔案異地備份?，F(xiàn)在由于高校規(guī)模擴(kuò)建，許多學(xué)校都建有新校區(qū)，尤其是新校區(qū)建在異地的高校，如滿足檔案異地備份的原則，可以探索利用不同校區(qū)實(shí)行檔案異地備份。在建設(shè)新校區(qū)時(shí)，可以按檔案?jìng)浞葜行倪x址的要求選擇合適的區(qū)域，按照檔案?jìng)浞葜行牡慕ㄔO(shè)要求建設(shè)檔案館，老校區(qū)原有的檔案復(fù)制一份存放在新校區(qū)，之后產(chǎn)生的檔案兩地相互備份。利用不同校區(qū)實(shí)行檔案異地備份是最容易實(shí)施的，面臨的阻力相對(duì)來(lái)說比較小，在建有新校區(qū)的高校，這條路應(yīng)該是首選，不用與其他機(jī)構(gòu)合作，由學(xué)校直接統(tǒng)一管理，可以完善檔案管理體系，也可以確保館藏的獨(dú)特性和檔案的完整性和安全性。同時(shí)，方便檔案的借閱和利用，能更好地發(fā)揮檔案的作用。

綜上所述，高校電子檔案異地備份是提高檔案管理安全性的有效方式之一，雖然電子檔案異地備份有很多影響因素的存在，其回報(bào)也是長(zhǎng)久潛在的，只有在遇到不可抗拒因素影響時(shí)才能體現(xiàn)出異地備份的重要性。但是好在各高校都認(rèn)識(shí)到電子檔案異地備份的重要性和必要性，也得到了領(lǐng)導(dǎo)和各方面的支持，有了各方的支持，檔案的異地備份工作也會(huì)像地方各級(jí)各類檔案館一樣順利有序地展開[12]62。因此，各高校要完善電子檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，根據(jù)自身的人力、物力、財(cái)力及館藏實(shí)際情況，設(shè)計(jì)一套切實(shí)可行的檔案數(shù)據(jù)備份方案，加快實(shí)施電子檔案異地備份工作，確保電子檔案的安全。