李璐

廣西柳州市柳鐵中心醫(yī)院 廣西 柳州 545007

引言

隨著我國現(xiàn)代社會科學(xué)和信息化技術(shù)的發(fā)展和完善，醫(yī)院開始積極地運用現(xiàn)代信息化的方式來管理人事檔案，該技術(shù)的廣泛應(yīng)用，極大程度上解決了我國各級醫(yī)療機構(gòu)在人事檔案的管理中普遍存在的諸多問題。在新的時代下，如何有效地利用信息化的手段管理和監(jiān)督醫(yī)院的人事檔案工作，已經(jīng)成為一個重大而不可忽視的熱點話題。

1 我國醫(yī)院的人事檔案管理信息化工程建設(shè)的價值

傳統(tǒng)的檔案管理方式工作量大、工作周期長、管理的難度高；而且由于醫(yī)院人事檔案管理上的工作人員數(shù)量相對較少，導(dǎo)致他們無法按照規(guī)定地完成高技術(shù)要求、重復(fù)性的工作任務(wù)，使得檔案的管理工作變得失去了真正意義，而招聘更多的人才和工作人員面臨資金籌措、成本增大等問題[1]。針對這一困難，信息化的政府檔案管理服務(wù)模式就應(yīng)運而生，它的成功出現(xiàn)和廣泛使用不僅大大減輕了我們在傳統(tǒng)的管理模式下政府檔案管理服務(wù)過程工作中的各種工作量、工作困難，更是極大有效提升了政府檔案管理相關(guān)工作的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

2 現(xiàn)階段我國公立醫(yī)院人事檔案工作中存在的一些問題

2.1 重視程度不足

雖然我國各級醫(yī)院對于人事檔案管理工作具有不可忽視的重要性，但是現(xiàn)在許多大型醫(yī)院對于它的認(rèn)識卻存在明顯的不足，對于我國各級醫(yī)院的人事檔案管理工作重視的程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠[2]。一些大型醫(yī)院在針對人事檔案的情況下進(jìn)行管理時，沒有針對性地設(shè)置特定的專職崗位，更沒有針對性地雇用專門的管理人才，而是從自己醫(yī)院的各個崗位中充分調(diào)動根本就沒有從業(yè)經(jīng)歷的員工來對其情況進(jìn)行管理，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案的管理工作出現(xiàn)諸多困難。

2.2 工作方式落后

如今，對于各級機關(guān)人事檔案的辦公管理，大都還只是那種處于早期采取舊式紙質(zhì)本版人事檔案的一種[3]。在傳統(tǒng)方式辦公管理方法中，這樣的人事檔案往往都不過是由于相關(guān)工作人員以“手動”的歸檔形式對其內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)記錄而逐漸衍生呈現(xiàn)出來的。這一記錄方式存在的一個主要缺陷是，醫(yī)院檔案正常保存工作周期短，檔案中的相關(guān)文件和照片字跡隨著保存時間的慢慢流逝而開始逐漸模糊，紙張也因此在相應(yīng)的地方慢慢變老，在醫(yī)院檔案的正常保存中也容易被他人遺棄，而且一旦檔案丟失也很難及時找到，這種記錄方式往往存在檔案時間長，工作量大，記錄不全等問題，嚴(yán)重影響了我國各大醫(yī)院人事檔案的正常保存。

3 新醫(yī)改形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)

3.1 重視專業(yè)人才的培養(yǎng)

首先，重視對醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理者進(jìn)行選拔、任用。在我院招收企業(yè)的管理者時，應(yīng)該優(yōu)先選取經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)及專門培訓(xùn)的技術(shù)型人才，這種類型人才的整體綜合素質(zhì)通常都比較高，對于自己的工作也會比較認(rèn)真負(fù)責(zé)。在我院招收到一些管理者之后，對于其他的管理者也需要多方面的專門培訓(xùn)。培訓(xùn)的整個過程本身就是一個提升管理者的專業(yè)技術(shù)能力的過程，又相當(dāng)于一次考核。

3.2 計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)化的管理不但簡單可靠，節(jié)約了空間，同時還有著十分詳盡的信息分類，便于瀏覽和查詢，是醫(yī)院管理數(shù)據(jù)庫的最好選擇。所以，對于一家醫(yī)院的人事檔案管理，也許是可以由一家醫(yī)院的檔案管理者在互聯(lián)網(wǎng)上自己開設(shè)一個專門的網(wǎng)站用來管理和存放一家醫(yī)院的個人檔案。這樣，紙質(zhì)的檔案就能夠做到只把一個醫(yī)院全體員工的日常生活和學(xué)習(xí)中最為重要的組成部分，而將許多煩瑣的資料全部保存到電腦空間中，減少醫(yī)院的人事檔案儲藏和存放需要使用的空間。同時，紙質(zhì)的檔案和電腦同時進(jìn)行了記錄，這樣就相當(dāng)于對數(shù)據(jù)庫資料進(jìn)行了一次雙重的備份，更加有利于數(shù)據(jù)庫資料的保管，即使電腦上的紙質(zhì)檔案丟了，也能夠通過電腦上的數(shù)據(jù)庫資料再重新復(fù)印成電腦上的紙質(zhì)數(shù)據(jù)庫資料；同樣，若是電腦上的信息錯誤或者文件格式錯誤，則可以直接通過電子郵件或其他方式將紙質(zhì)信息重新發(fā)送到電腦。

3.3 完善相關(guān)管理制度

為了能夠更好地保護(hù)和維持醫(yī)院的人事檔案，醫(yī)院就要相應(yīng)的制定更加健全和完善的人事檔案制度，相關(guān)部門也都應(yīng)該相繼出臺更加健全和完善的相關(guān)法律措施。醫(yī)院在研究和制定服務(wù)管理制度時，要嚴(yán)格遵守工作規(guī)范，主要目的就是為了針對每位工作人員存在的記錄方面問題，一定要真實可靠；對于濫吹亂造，不好好管理自己檔案的負(fù)責(zé)人，要予以嚴(yán)肅懲戒，甚至將其清除。另外，對于工作的流程上也需要建立一套體系，使得管理者能夠更清晰地認(rèn)識和了解此項工作，提高其效率。相關(guān)部門在研究和制定相關(guān)的法律時，主要目的就是針對那些重大事故和可能影響到他人利益的事件而做出相應(yīng)的法律性條文。但是若醫(yī)院的管理者在進(jìn)行信息庫的管理過程中丟失了對于醫(yī)院一些重要的信息和檔案，在醫(yī)院出了信息庫的事故之后，管理者就需要自己承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，醫(yī)院也將因此而受到懲罰。若是管理者通過修改自己的檔案給醫(yī)院工作人員帶來了經(jīng)濟(jì)上的損失，管理者也必須依法予以賠償。

4 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院的人事檔案管理工作在我們醫(yī)院人事檔案的管理過程中具有很重要的意義。但是，目前我國各級醫(yī)院的人事檔案管理中仍然還是存在很多的困難。必須提高管理者的專業(yè)技術(shù)能力和職業(yè)道德素質(zhì)，同時要運用信息化的手段加強對檔案的管理，實現(xiàn)新醫(yī)改的大背景下我國各級公立醫(yī)療機構(gòu)人事檔案的保護(hù)和管理信息化，讓我國各級公立醫(yī)療機構(gòu)的人事檔案能夠在社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中得到更好的充分利用。