王睿，石佳杭，薛鈺霦

（中國中元國際工程公司，北京100089）

1 引言

過去10余年，中國城鎮(zhèn)化率從2010年的49.9%提升到2020年的60%之多。城鎮(zhèn)化進程的快速推進，為勘察設(shè)計行業(yè)提供了良好的市場空間，諸多勘察設(shè)計企業(yè)在業(yè)務(wù)增長和多元化拓展方面都取得了優(yōu)異的成績[1]。與此同時，國家大力實施區(qū)域發(fā)展戰(zhàn)略，京津冀協(xié)同發(fā)展、雄安新區(qū)建設(shè)、粵港澳大灣區(qū)、海南自貿(mào)島和長三角一體化建設(shè)，以及東北振興、東部率先、西部大開發(fā)、中部崛起持續(xù)推進，在這樣的背景下，各個設(shè)計院在全國主要城市建立了分支機構(gòu)，積極響應(yīng)國家的區(qū)域發(fā)展戰(zhàn)略，為當?shù)氐慕ㄔO(shè)發(fā)展作出貢獻。同時，也期望總部和分支機構(gòu)實現(xiàn)1+1＞2的協(xié)同效應(yīng)[2]。

全球新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革加速孕育興起，人類已經(jīng)進入從工業(yè)社會向信息社會過渡的轉(zhuǎn)軌期[3]。對勘察設(shè)計行業(yè)而言，近20年來，行業(yè)的信息化水平逐年提升，經(jīng)過“十三五”的發(fā)展，勘察設(shè)計企業(yè)普遍認識到信息化對企業(yè)發(fā)展的支撐和引領(lǐng)作用，認識到信息化具有提升企業(yè)核心競爭力的重要作用。國家“十四五”規(guī)劃和2035年遠景目標綱要，以專門的篇章論述數(shù)字化發(fā)展，提出“加快數(shù)字化發(fā)展 建設(shè)數(shù)字中國”的目標，對勘察設(shè)計企業(yè)的數(shù)字化發(fā)展指明了方向。

為更好滿足企業(yè)總體發(fā)展的需要，提升分支機構(gòu)的管理水平和信息化水平，需要將各分支機構(gòu)的信息系統(tǒng)與總部的信息系統(tǒng)統(tǒng)籌考慮，通過信息化建設(shè)解決“信息孤島”“管理孤島”和“資源孤島”問題，實現(xiàn)信息協(xié)同、業(yè)務(wù)協(xié)同和資源協(xié)同，有效提高工作效率，實現(xiàn)企業(yè)的管理提升、經(jīng)營生產(chǎn)體系和科研體系的變革。

2 總部賦能分支機構(gòu)

2.1 總部管理分支機構(gòu)的模式

總部與各分支機構(gòu)的管理模式，總體上可分為“運營管理”“戰(zhàn)略管理”和“財務(wù)管理”3種模式。

1）運營管理模式下，總部作為經(jīng)營決策中心和生產(chǎn)指標管理中心，對企業(yè)資源進行集中控制和管理，從戰(zhàn)略規(guī)劃制定到實施幾乎什么都管。

2）戰(zhàn)略管理模式下，總部作為戰(zhàn)略決策中心和投資決策中心，管理方式通過戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)計劃體系進行管理。

3）財務(wù)管理模式下，總部作為投資決策中心，管理方式以財務(wù)指標考核、控制為主。

常見的勘察設(shè)計企業(yè)組織架構(gòu)圖如圖1所示。

無論采取何種管理模式，從本質(zhì)上說，就是實現(xiàn)整體利益的最大化。具體說來，是通過處理總部與分支機構(gòu)的關(guān)系，在充分發(fā)揮分支機構(gòu)主動性和創(chuàng)造性的同時，在總部層面上形成整體大于各部分之和（即“1+1﹥2”）的效應(yīng)[4]。

為實現(xiàn)上述目標，就需要總部對各分支機構(gòu)賦能?？偛靠梢詮慕?jīng)營、技術(shù)、管理多個方面為分支機構(gòu)賦能，并輔之以干部梯隊和企業(yè)文化建設(shè)。究其根本，是要實現(xiàn)信息的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)資源的共享。

2.2 分支機構(gòu)綜合管理系統(tǒng)建設(shè)的原則和目標

總部賦能分支機構(gòu)，要做到數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。因此，分支機構(gòu)的綜合管理系統(tǒng)建設(shè)要以“建立統(tǒng)一的分支機構(gòu)信息化標準體系，強化總部與分支機構(gòu)的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同保障”為原則，按照“一套平臺、多級門戶”的整體思路，部署協(xié)同辦公系統(tǒng)，總部和各分支機構(gòu)按級別、按權(quán)限配置不同的企業(yè)門戶，以“開發(fā)適合于分支機構(gòu)發(fā)展的業(yè)務(wù)管理流程，滿足分支機構(gòu)的管理和發(fā)展需要”為目標，做到數(shù)據(jù)庫和表單字段的統(tǒng)一，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通和資源的共享。

3 分支機構(gòu)綜合管理系統(tǒng)建設(shè)的方法

分支機構(gòu)綜合管理系統(tǒng)的建設(shè)，應(yīng)遵循信息化系統(tǒng)建設(shè)的一般規(guī)律，在具體實施過程中，根據(jù)總部和分支機構(gòu)的管理關(guān)系、總部與分支機構(gòu)的信息化水平以及分支機構(gòu)所在地的地域特點，在不同階段要采取有針對性的措施。通常情況下，分支機構(gòu)的建設(shè)方法如下。

3.1 成立工作組

工作組的成員組成，根據(jù)原則和目標確定。目前，多數(shù)勘察設(shè)計企業(yè)的管理模式如圖1所示，管理要求和相關(guān)數(shù)據(jù)根據(jù)職責分工分別在不同的部門中，這就需要將相關(guān)部門的主要負責人納入到工作組中，協(xié)調(diào)相關(guān)流程的制定以及數(shù)據(jù)資源的共享方式。

圖1 典型的勘察設(shè)計企業(yè)組織架構(gòu)圖

3.2 成立各分支機構(gòu)實施小組

各分支機構(gòu)選派系統(tǒng)建設(shè)工作的具體負責人員，與總部信息化管理部門選派人員共同成立各個實施小組，實施小組負責開展系統(tǒng)建設(shè)具體工作，梳理需求、系統(tǒng)表單和流程。分支機構(gòu)綜合管理系統(tǒng)組織架構(gòu)圖如圖2所示。

圖2 分支機構(gòu)綜合管理系統(tǒng)組織架構(gòu)圖

3.3 制定實施計劃

實施計劃一般包括以下幾個階段：需求準備、需求確認、項目實施、系統(tǒng)調(diào)試、系統(tǒng)上線、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及工作計劃評估。

3.4 項目驗收

待上線運行穩(wěn)定后，對照需求和調(diào)整情況，確認最終系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容，并進行驗收。

3.5 分支機構(gòu)綜合管理系統(tǒng)建設(shè)流程圖

分支機構(gòu)綜合管理系統(tǒng)建設(shè)流程圖如圖3所示。

圖3 分支機構(gòu)綜合管理系統(tǒng)建設(shè)流程圖

4 分支機構(gòu)綜合管理系統(tǒng)建設(shè)的實踐

根據(jù)上述原則和方法，筆者所在公司組織相關(guān)部門和人員，開展了分支機構(gòu)綜合管理系統(tǒng)建設(shè)。

4.1 擬定工作方案

工作方案的制定，一般包括指導(dǎo)思想、具體原則、工作目標、重點任務(wù)、組織機構(gòu)、實施步驟、保障措施、責任分工等。其中，需要特別注意的是工作目標。在目標確認過程中，應(yīng)將調(diào)查研究和預(yù)測技術(shù)這兩種科學(xué)方法有機結(jié)合。首先，應(yīng)了解公司總體的戰(zhàn)略目標，并在此基礎(chǔ)上，與各分支機構(gòu)進行溝通，了解其需求，同時，也是對分支機構(gòu)信息化水平的考察。

通過前期調(diào)研工作，公司提出了“相同業(yè)務(wù)統(tǒng)一管理標準，兼顧地方特殊需求”的基本原則，以及參照總部系統(tǒng)當前的標準進行建設(shè)的具體目標。

4.2 成立組織機構(gòu)

首先，成立了由總部各職能部門和各分支機構(gòu)負責人組成的工作組，公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔任組長。該工作組的職責主要是審定分支機構(gòu)系統(tǒng)建設(shè)需求、推進分支機構(gòu)系統(tǒng)建設(shè)進程、推進實現(xiàn)系統(tǒng)的統(tǒng)一協(xié)同等。工作組下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在信息化管理部門。辦公室負責與各分支機構(gòu)的聯(lián)絡(luò)，組織進行需求梳理，向工作組匯報系統(tǒng)建設(shè)情況。

其次，成立各分支機構(gòu)實施小組。實施小組要包括系統(tǒng)開發(fā)人員，讓開發(fā)人員掌握第一手的需求信息，并明確各分支機構(gòu)的系統(tǒng)維護人員，為后期運維做好準備。

最后，召開啟動會，通過正式會議的形式，傳達公司總部的要求、各方職責以及工作目標與計劃。

4.3 制定工作計劃

制定工作計劃時，需要結(jié)合前期初步調(diào)研得出流程表單的預(yù)估量，明確各個階段的時間節(jié)點。這里需要特別注意的是：

1）需求分析階段要留有相對充分的時間，前期需求準確定位，將有助于項目的順利實施；

2）根據(jù)各分支機構(gòu)的信息化水平現(xiàn)狀，有針對性地調(diào)整局部具體節(jié)點；

3）如果有分支機構(gòu)愿意先行先試，可以提前實施，并為其他分支機構(gòu)提供模板；

4）由于要統(tǒng)一標準，各分支機構(gòu)的組織架構(gòu)會因為系統(tǒng)的實施而進行調(diào)整；

5）各分支機構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要納入信息化系統(tǒng)建設(shè)計劃，比如網(wǎng)絡(luò)專線等；

6）明確信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中的里程碑；

7）明確信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中的各類文檔及其標準。

分支機構(gòu)綜合管理系統(tǒng)建設(shè)的詳細計劃以及對應(yīng)文件范例，參見表1。

表1 分支機構(gòu)綜合管理系統(tǒng)建設(shè)工作計劃樣表

4.4 系統(tǒng)建設(shè)成效

根據(jù)上述方法，筆者所在公司按照方案和工作計劃開展了分支機構(gòu)綜合管理系統(tǒng)的建設(shè)。建設(shè)過程順利，滿足了分支機構(gòu)的發(fā)展要求和總部的管控要求。特別要說明的是，通過信息化系統(tǒng)的建設(shè)，各分支機構(gòu)的管理水平和效能顯著提升，在第一階段部署完畢后，各分支機構(gòu)提出了很多新的需求，信息化意識明顯增強。基于統(tǒng)一平臺的綜合管理系統(tǒng)，打通了管理鏈條、實現(xiàn)了數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，為數(shù)字化轉(zhuǎn)型打下了基礎(chǔ)。分支機構(gòu)綜合管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容示意如表2所示。

表2 分支機構(gòu)綜合管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容示意

5 結(jié)語

本文介紹了勘察設(shè)計企業(yè)分支機構(gòu)綜合管理系統(tǒng)方法、流程、注意事項、經(jīng)驗和建設(shè)效果等內(nèi)容。分支機構(gòu)的信息化建設(shè)，要根據(jù)總部與分支機構(gòu)的管理模式進行，有條件的企業(yè)可以采取先行先試、樹立標桿的方式進行建設(shè)，與此同時，要注重標準和制度體系建設(shè)，以期全面提升管理效能。

通過信息系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，企業(yè)可以及時掌握各類運營信息和收集數(shù)據(jù)。全面、實時和準確的數(shù)據(jù)，為企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型打下堅實基礎(chǔ)。