愚人

使用審閱功能快速找出修改內(nèi)容

如果需要快速找出文檔修改過(guò)的內(nèi)容，我們可以借助PowerPoint自帶的比較功能。先在PowerPoint中打開(kāi)原來(lái)的PPT（假設(shè)為文檔1），在菜單欄中依次點(diǎn)擊“審閱→比較”，在打開(kāi)的窗口中選擇對(duì)方已審閱過(guò)的文檔（假設(shè)為文檔2），點(diǎn)擊“合并”（圖1）。

接著返回到PPT窗口中，在右側(cè)的“修訂窗格”中會(huì)清晰地顯示修改的文檔內(nèi)容在哪幾頁(yè)幻燈片中，按照這個(gè)提示定位到修改過(guò)的幻燈片。在修改處會(huì)顯示編輯圖標(biāo)，展開(kāi)后即可看到詳細(xì)的修改信息（即文檔2的修改內(nèi)容），勾選后可以看到修改的內(nèi)容（圖2）。如果確認(rèn)修改，只需依次點(diǎn)擊“接受→接受修訂”即可。對(duì)有疑問(wèn)的修改，則可以記下修改的內(nèi)容，然后再與對(duì)方商榷。

使用PPT的協(xié)作功能快速查找變化的內(nèi)容

上述的方法比較適合修改次數(shù)比較少的文檔。如果是需要和同事協(xié)作的共享文檔，前后修改的內(nèi)容比較多，那么我們可以將協(xié)作文檔的歷史記錄和比較文檔的方法結(jié)合起來(lái)，快速找到最終修改的內(nèi)容。

對(duì)于需要協(xié)作的文檔，可以利用PowerPoint自帶的共享功能來(lái)完成。首先在PowerPoint中完成自己的設(shè)計(jì)部分，接著依次點(diǎn)擊“文件→保存”，按提示將文檔保存在OneDrive網(wǎng)盤(pán)中。然后點(diǎn)擊右上角的“共享”，在打開(kāi)的窗格中輸入同事的OneDrive賬號(hào)，權(quán)限設(shè)置為“可編輯”，將共享邀請(qǐng)發(fā)送給同事（圖3）。

這樣同事收到邀請(qǐng)鏈接后就可以進(jìn)行共享文檔的編輯了，不過(guò)桌面版的PowerPoint無(wú)法查看修改的歷史記錄。如果文檔經(jīng)過(guò)自己和同事多次修改，那么我們可以先在資源管理器中打開(kāi)OneDrive網(wǎng)盤(pán)目錄（默認(rèn)為“C：＼User s＼當(dāng)前用戶＼OneDrive＼”），找到協(xié)作的文檔后右擊并選擇“歷史記錄”，這樣在打開(kāi)的窗口中可以看到文件的修改記錄，按提示找到最近時(shí)間修改的歷史版本，然后依次點(diǎn)擊“更多選項(xiàng)→下載”（圖4），將最近修改的版本下載到本地。然后再使用前面介紹的文檔比較的方法，將下載的文檔和原始文檔進(jìn)行比較，即可快速找出修改的內(nèi)容了。

使用第三方協(xié)作工具快速找出變化的內(nèi)容

PowerPoint的協(xié)作功能借助OneDrive網(wǎng)盤(pán)服務(wù)有時(shí)候訪問(wèn)起來(lái)不方便。如果要更方便地找到修改內(nèi)容，還可以使用第三方的協(xié)作服務(wù)。以金山文檔的操作為例，在PowerPoint中完成文檔的編輯后，在瀏覽器中打開(kāi)“https：//w w w.kdocs.cn/”，使用自己的微信掃碼登錄。成功登錄后點(diǎn)擊“上傳文件”（也可以在線新建），然后將PPT文檔上傳到金山文檔。打開(kāi)上傳的文檔并點(diǎn)擊“分享”，將“權(quán)限”設(shè)置為“任何人可編輯”，點(diǎn)擊“創(chuàng)建并分享”按鈕（圖5）。這樣同事打開(kāi)鏈接即可進(jìn)行編輯。我們?cè)陔娔X上可以隨時(shí)登錄金山文檔，打開(kāi)協(xié)作文檔后點(diǎn)擊“協(xié)作記錄”，這樣每個(gè)同事編輯的內(nèi)容會(huì)自動(dòng)顯示在窗格中，便可以知道文檔的修改內(nèi)容（圖6）。

如果有時(shí)我們沒(méi)有在電腦邊（如外出辦事或者在通勤的路上），也可以在手機(jī)中及時(shí)找出變化的部分。以使用手機(jī)微信（支持iPhone和Android手機(jī)）操作為例，啟動(dòng)微信后搜索并找到“金山文檔”小程序，進(jìn)入小程序后依次點(diǎn)擊“我的→文檔”，打開(kāi)協(xié)作的文檔后點(diǎn)擊左上角的菜單并選擇“協(xié)作記錄”（圖7）。這樣在打開(kāi)的頁(yè)面中也可以很方便地看到同事的協(xié)作記錄。如果需要撤銷(xiāo)同事的修改，點(diǎn)擊其后的“撤銷(xiāo)”按鈕，在彈出的窗口中點(diǎn)擊“確定”即可。當(dāng)然，我們?cè)谑謾C(jī)中也可以進(jìn)行文檔的在線修改（圖8）。