尹慧琳

摘 ?要：伴隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，信息化技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域之中。檔案可謂是社會(huì)發(fā)展的重要承載者，其管理水平和社會(huì)的發(fā) 展具有十分密切的關(guān)聯(lián)，將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，使原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦碾娮訖n案。這既提高了檔案管理的安全性，同樣也提升 了對(duì)檔案信息的管理水平。本文主要探究檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)以及在管理過(guò)程中出現(xiàn)的一些問(wèn)題，并提出有效解決方案。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;優(yōu)勢(shì);安全;策略

引言

在社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的過(guò)程中，單位檔案管理工作的重要性和價(jià)值日益凸 顯，在信息技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用的背景下，檔案管理逐漸朝著數(shù)字化和信息化管 理的方向發(fā)展。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，信息化管理在安全和保密方 面具有較大的優(yōu)勢(shì)，能夠有效地提高檔案管理的質(zhì)量，為相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)提 供基礎(chǔ)保障。

1 檔案信息化管理的重要性

檔案信息化管理是指將計(jì)算機(jī)技術(shù)科學(xué)合理融入到檔案管理中，這樣 不但可以提高檔案管理的技術(shù)水準(zhǔn)，還可以減小檔案存儲(chǔ)空間、增大檔案 儲(chǔ)存容量。檔案信息化管理符合時(shí)代的發(fā)展需求，對(duì)企事業(yè)與國(guó)家的經(jīng)濟(jì) 發(fā)展至關(guān)重要。

2 檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 ?查詢更加準(zhǔn)確

在檔案管理中儲(chǔ)存較多的檔案資料同屬一個(gè)類型，當(dāng)想要查詢有關(guān) 資料時(shí)，會(huì)出現(xiàn)較多類似信息，這就加大了工作人員的工作難度。因?yàn)檫@ 些相似檔案信息需要利用人眼來(lái)甄別、判斷，而且所涉及到的資料內(nèi)容繁 重、復(fù)雜，所以在篩選時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)差錯(cuò)。假如利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行處理， ?就可以輕松解決這些難題。在篩選檔案資料時(shí)，只要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入 簡(jiǎn)單的關(guān)鍵詞，就可以篩選出想要的資料，過(guò)濾掉一些無(wú)用信息，進(jìn)而降 低工作人員的壓力，提高工作效率。

2.2 ?工作效率高，質(zhì)量好

紙質(zhì)檔案的安全性極低，紙質(zhì)材質(zhì)不僅要防盜、防損毀，還要防蟲(chóng) 蛀、防水、防潮等，因而保存不易，查詢不易。信息化與檔案管理有機(jī)融 合之后，通過(guò)電子檔案來(lái)完成對(duì)檔案信息的管理，既安全又高效。且因互 聯(lián)網(wǎng)具有不受地域、時(shí)間限制等優(yōu)勢(shì)，管理人員可以隨時(shí)隨地通過(guò)各種有 效方式來(lái)調(diào)取檔案，這樣不僅方便快捷，且效率高、管理質(zhì)量好，是新時(shí) 代檔案信息化發(fā)展的重要原因之一[1]。

2.3 提高檔案的利用率

目前多數(shù)企業(yè)都在提倡無(wú)紙化辦公，因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法再 滿足社會(huì)的發(fā)展需求，滯后性十分的明顯。但建立電子檔案，可以減少對(duì) 紙質(zhì)材料的使用，提升檔案資料的使用率，達(dá)到環(huán)保的目的。

3 檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

3.1 ?檔案管理人員的安全意識(shí)較弱

相關(guān)工作人員在管理檔案信息時(shí)，缺乏一定的安全意識(shí)，這對(duì)檔案 信息化管理造成了重大影響，其主要原因是由于檔案管理人員專業(yè)能力不 足，并沒(méi)有重視起檔案信息化管理工作，在對(duì)其管理過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)操作 失誤、工作疏忽等現(xiàn)象，最終導(dǎo)致信息化管理工作產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)不完整或 者缺失等情況。與此同時(shí)，一些檔案管理人員缺乏保密意識(shí)，對(duì)檔案的密 碼與賬戶管理不妥善，極易發(fā)生檔案密碼安全等級(jí)低或泄露于外的危險(xiǎn)情 況，假如被非法分子盜取單位內(nèi)部檔案信息，對(duì)單位會(huì)產(chǎn)生一定的威脅[2]。

3.2 ?缺乏安全保障體系，系統(tǒng)安全性低

以往的紙質(zhì)檔案，所有操作都需要領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章，在一定程度上保障 了檔案的安全性。而如今，隨著信息化技術(shù)的滲透融合，電子檔案被隨意 拷貝的風(fēng)險(xiǎn)大增，特別是一些網(wǎng)絡(luò)黑客利用遠(yuǎn)程操控對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行破壞，導(dǎo) 致信息系統(tǒng)安全性大減，難以百分之百確保檔案的安全與可靠性，無(wú)法為 相關(guān)單位提供完整有效的檔案服務(wù)。

3.3 ?檔案安全受到諸多因素影響，需要相關(guān)的技術(shù)防范措施

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷高速發(fā)展，檔案管理的安全問(wèn)題是人們十分關(guān) 注的一項(xiàng)內(nèi)容，這同樣是阻礙信息化技術(shù)應(yīng)用的主要原因之一。檔案信息 的安全問(wèn)題和人員操作、計(jì)算機(jī)軟、硬件等具有十分密切的聯(lián)系，因此信 息的安全也受到了諸多因素的影響。電子檔案雖然不會(huì)出現(xiàn)紙張丟失或損 毀的現(xiàn)象，但在實(shí)際工作中，檔案管理會(huì)因?yàn)槭艿狡渌蛩氐挠绊懏a(chǎn)生安

全隱患，進(jìn)而造成信息的丟失或是損壞等問(wèn)題，因此必須要有完善的技術(shù) 防范手段。

4 檔案信息化管理解決策略

4.1 ?增加檔案管理人員的安全意識(shí)

我們要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)檔案管理的 相關(guān)制度與法規(guī)，培養(yǎng)他們樹(shù)立健全的檔案信息管理意識(shí)。檔案管理人員 在實(shí)際工作中，要不斷提升檔案資料的存儲(chǔ)安全、錄入安全、應(yīng)用安全、 共享安全以及傳輸安全。此外，還要強(qiáng)化檔案信息化管理人員的計(jì)算機(jī)水 平，使其能夠?qū)n案信息化軟件可以規(guī)范、熟練的操作，減少因人為因素 引發(fā)檔案資料安全問(wèn)題。檔案信息化管理人員也要掌握資料加密技術(shù)，例 如要保證檔案信息體系密碼與賬戶具有超高的安全等級(jí)，在傳輸檔案資料 時(shí)需采用多種加密方式，避免在檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中產(chǎn)生盜竊現(xiàn)象。在日常工 作期間，還需加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的宣傳工作，例如在職工大會(huì)上滲透 檔案信息化管理的保密法規(guī)、普及有關(guān)檔案資料管理的安全方面知識(shí)等， ?從根本上提升廣大員職工的安全意識(shí)與保密意識(shí)，進(jìn)而提高檔案信息化管 理的安全與工作效率[3]。

4.2 ?完善保障體系，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)

積極落實(shí)解決策略，保障信息使用安全。單位要積極加強(qiáng)并落實(shí)檔案 安全管理體系，以適當(dāng)?shù)牟呗詠?lái)完成對(duì)信息化檔案管理程序和流程的優(yōu)化 提升，促進(jìn)其科學(xué)性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性，使其不斷升級(jí)完成蛻變，確保信 息使用安全。同時(shí)，單位還要設(shè)置統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、專職管理人員，實(shí)現(xiàn) 措施到位、責(zé)任到位，確保檔案分類得當(dāng)、信息精準(zhǔn)、系統(tǒng)完整。重視防 病毒軟件的安裝，做好網(wǎng)絡(luò)備份。作為檔案管理人員，必須要經(jīng)常對(duì)殺毒 軟件進(jìn)行升級(jí)，以降低電腦病毒感染的幾率。同時(shí)，還要不斷更新軟件、 硬件設(shè)施，確保在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中能有足夠的支撐與后盾。另外， ?對(duì)重要數(shù)據(jù)做好網(wǎng)絡(luò)、本地備份也是非常有效的管理手段。該方法能幫助 單位在遺失數(shù)據(jù)時(shí)以最快速度恢復(fù)數(shù)據(jù)，減少單位壓力，增強(qiáng)單位管理的 安全性。權(quán)責(zé)明確，雙重保障。完善的責(zé)任機(jī)制是有效激發(fā)檔案信息化管 理優(yōu)勢(shì)，解決其安全問(wèn)題的重要手段，單位在實(shí)際工作中做到責(zé)任到人， ?提高職工的權(quán)責(zé)意識(shí)，避免出現(xiàn)遇事推諉拖拉等現(xiàn)象，這樣就能極大提高 檔案信息化管理的安全性與可靠性。

4.3 ?優(yōu)化管理技術(shù)，加強(qiáng)傳輸管理

針對(duì)檔案資源的傳輸安全問(wèn)題則要重視監(jiān)控技術(shù)以及權(quán)限控制，在優(yōu) 化管理的過(guò)程中要對(duì)檔案信息平臺(tái)訪問(wèn)的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證，避免非法用 戶傳輸檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)還要設(shè)置用戶層次，根據(jù)用戶等級(jí)提供不同保密等 級(jí)的檔案資源服務(wù)，從而保障檔案數(shù)據(jù)的機(jī)密性。要優(yōu)化監(jiān)控技術(shù)，根據(jù) 實(shí)際信息化管理現(xiàn)狀，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)防火墻的建設(shè)，制定相應(yīng)的檔案?jìng)鬏?/p>

協(xié)議，加密傳輸通道，提高檔案資源傳輸?shù)陌踩訹4]。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，信息化技術(shù)也被應(yīng)用于檔 案管理工作當(dāng)中，為檔案管理信息化建設(shè)起到了很好地促進(jìn)作用。所以管 理人員要深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，針對(duì)其存在的安全問(wèn)題，采 取有效措施，進(jìn)而全面保障檔案信息化管理的安全性，發(fā)揮檔案資源的實(shí)

際功能和作用，推動(dòng)檔案管理事業(yè)發(fā)展進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

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[4]吳沛騰.檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問(wèn)題分析[J].才智，2018，（34）：200.