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        干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新

        2021-12-06 23:35:32羅治嫻
        科學(xué)與生活 2021年23期
        關(guān)鍵詞:管理工作檔案管理信息

        羅治嫻

        【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,干部人事檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率有了很大的提升。干部人事檔案管理記載著干部個人經(jīng)歷與社會實踐的重要信息,是進(jìn)行選拔與獎懲功過的關(guān)鍵性依據(jù)。但是,在干部人事檔案管理的實際工作過程中仍然存在著問題與不足。對此,本文就目前干部人事檔案管理所存在的問題及創(chuàng)新優(yōu)化措施進(jìn)行探討分析,旨在提升政府公共管理水平的工作質(zhì)量。

        【關(guān)鍵詞】干部人事檔案;檔案管理制度

        人事檔案承載的信息是反映政治思想與工作努力的重要參考資料,是實現(xiàn)決策人事關(guān)系的關(guān)鍵性依據(jù)。隨著國家政府向服務(wù)型的轉(zhuǎn)型,干部人事檔案管理工作已成為干部管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容,可加快干部人事檔案管理工作是一項非常系統(tǒng)的工作,當(dāng)下也存在著個別創(chuàng)新思想落后于管理利用不規(guī)范地等問題。提高對人事檔案的管理特點(diǎn)的正確認(rèn)識,推動檔案管理的優(yōu)化發(fā)展,尋求創(chuàng)新針對性措施是非常關(guān)鍵的。

        一、干部人事檔案管理特點(diǎn)概述

        (一)立檔單位統(tǒng)一化

        干部人事檔案管理工作是由專門的工作人員進(jìn)行的統(tǒng)一管理,其統(tǒng)一化的立檔形式和立檔單位是干部人事檔案管理的基礎(chǔ)。以一個干部的人事檔案履歷來說,包含個人信息、工作考核、自我鑒定、學(xué)歷信息、系統(tǒng)性評價等內(nèi)容。

        (二)干部材料分散化

        對于人事部門來說,在干部人事檔案管理工作的開展過程中,需要將大部分人事檔案調(diào)查材料予以分散開來,以不同部門、不同類別等形式進(jìn)行分門別類、歸納整理。以一個機(jī)關(guān)單位為例來說,信息資料涵蓋的內(nèi)容是非常廣泛的,工作任務(wù)量也非常大,比如需要整理來自國家、省級或單位發(fā)放的不同等級的獎勵材料,不同部門對干部個人的評價材料等等,實現(xiàn)復(fù)雜材料的有序管理。

        (三)實體檔案流動化

        近些年來,隨著干部人事制度的不斷改革與創(chuàng)新,一個干部不可避免地會經(jīng)歷多個不同的機(jī)關(guān)單位,工作部門也會有著顯著的變化。在崗位調(diào)整與人員調(diào)動的形勢下,會進(jìn)行一系列的人員變動,無形中會出現(xiàn)大量的干部人事檔案的調(diào)取與存入工作。對此類問題就需要加大對干部人事檔案管理工作的創(chuàng)新與改變,以此來滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展的環(huán)境特點(diǎn)。

        二、干部人事檔案管理存在的問題

        (一)干部人事檔案管理重視程度不夠

        在日常的人事管理和利用工作中,是需要耗費(fèi)大量的人力和時間,但是管理得好會不會影響單位的經(jīng)營收益,因此通常不被管理者所重視。首先,很多機(jī)關(guān)單位的檔案室工作人員是兼職,不利于工作管理及銜接,人事檔案的信息也得不到系統(tǒng)、及時地收集、歸檔與更新,對于重要材料、部分檔案資料、在職學(xué)歷、榮譽(yù)獎勵等證明資料的丟失,不能完整地記錄在檔案內(nèi)。其次,檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn),不夠?qū)I(yè)規(guī)范化,在工作中也不夠積極與主動,往往在晉升的時候才對人事檔案內(nèi)容進(jìn)行審核,無法給上級領(lǐng)導(dǎo)提供一個全體職工信息的整體把握。

        (二)干部人事檔案利用效率不高

        人事檔案記錄了個人歷史信息,是連接一個人歷史和現(xiàn)實的紐帶,通過檔案的留痕作用和記憶功能對一個人的經(jīng)歷做出準(zhǔn)確地判斷,同時結(jié)合具體的晉升制度全面靈活地利用干部人事檔案。然而在單位實際工作中,大部分人事檔案采用上級主管部門集中管理的方式,受到時間和空間的約束,很多個人重要的信息資料沒有及時存入檔案,導(dǎo)致人事檔案的基本功能沒有得到充分發(fā)揮,沒有與干部管理相結(jié)合,人事檔案利用效率不高。

        三、干部人事檔案管理的創(chuàng)新途徑

        (一)實現(xiàn)檔案管理制度創(chuàng)新

        首先,要將干部人事檔案管理納入單位的日常運(yùn)營中,與單位的發(fā)展同步規(guī)劃,在日常工作安排和制度實施中要經(jīng)常宣傳人事檔案的重要作用,使各部門能夠主動配合做好干部人事檔案管理工作。其次,要加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識,盡快出臺最新的檔案收集、管理、監(jiān)督制度和流程,將定期收集、普通收集、集中收集相結(jié)合,使所收集到的干部檔案合理有序地存放;出臺不符合歸檔條件的明確處理方法,借閱的檔案嚴(yán)格走流程,保證檔案不遺失、不分散;并規(guī)定檔案管理人員嚴(yán)格遵照此類制度執(zhí)行,提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng),提高工作質(zhì)量。

        (二)加大人事檔案審核力度

        可以采用“三嚴(yán)”,即嚴(yán)把關(guān)口、嚴(yán)守制度、嚴(yán)格流程。嚴(yán)把關(guān)口是在審核資料的過程中對進(jìn)入檔案的資料嚴(yán)格把關(guān),保證資料的準(zhǔn)確性,必要時反復(fù)審核;嚴(yán)守制度是檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守《檔案法》以及《干部檔案工作條例》,做到不違法、不泄密,一切工作以法律制度為準(zhǔn)繩;嚴(yán)格流程包括轉(zhuǎn)接資料、接收檔案、查閱檔案以及其他日常檔案管理程序,秉公辦理,不受人情、權(quán)力等因素干擾,保證檔案管理的公平公正。

        (三)提高干部人事檔案的利用率

        首先應(yīng)該實現(xiàn)檔案管理和人力資源管理、組織管理之間的互聯(lián)互通。這個過程需要引進(jìn)先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù),以方便檔案信息的存儲、使用和傳遞。檔案管理人員不能時刻跟蹤所有檔案者的信息,所以補(bǔ)充和完善干部檔案信息往往比較困難,檔案管理部門可以結(jié)合單位的特點(diǎn),建立網(wǎng)格化檔案管理平臺,開發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)庫,在移動設(shè)備上安裝檔案搜集終端,提高檔案信息獲取的便捷性,打破時間空間界限,挖掘和匯總有價值的檔案資源,分門別類整理和完善,從而發(fā)揮信息技術(shù)對于檔案管理的推動作用,發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢,使存儲信息量更大,功能更加豐富,結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化,提高人事檔案信息的利用率。

        (四)加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督

        單位人事檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展,關(guān)鍵要注重提升檔案管理人員的服務(wù)水平,以及對檔案管理人員的監(jiān)督與指導(dǎo)。既要提升檔案管理人員的素質(zhì),也要提高技術(shù)人員的素質(zhì)。為了保證檔案管理工作能夠做好做出色,單位可以建立專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,對日常檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo),督促相關(guān)工作人員認(rèn)真規(guī)范遵守工作制度,履行工作職責(zé),定期召開檔案管理工作會議,將人事檔案管理存在的問題放在會議上探討,保證工作有效推進(jìn)。

        四、結(jié)束語

        綜上所述,干部人事檔案管理作為整個干部檔案管理工作的重要環(huán)節(jié),其質(zhì)量與水平直接影響國家對干部選拔、任用與考察。對此,在服務(wù)型政府轉(zhuǎn)型發(fā)展中,要進(jìn)一步優(yōu)化干部人事檔案管理與利用水平,以全面提升政府職能機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]曾敏玲.淺談干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā),2019(09):100-101+110.

        [2]霍宵.淺談干部人事檔案的整理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(12):158+160.

        [3]肖瑞芳,潘慶忠.機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理利用效能滿意度影響因素分析[J].濰坊學(xué)院學(xué)報,2019(06):158+160.

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