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        檔案信息化管理的優(yōu)勢與安全問題研究

        2021-12-06 23:35:32謝福良
        科學(xué)與生活 2021年23期
        關(guān)鍵詞:優(yōu)勢

        謝福良

        【摘要】隨著近年來科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展,檔案管理也隨之悄悄發(fā)生了改變,逐漸由傳統(tǒng)的管理方式改變?yōu)樾畔⒒芾?,這使得檔案管理變得較為簡單與方便,但是它在網(wǎng)絡(luò)上的安全,日常的信息化管理也給我們帶來了挑戰(zhàn);所以在大數(shù)據(jù)的運用之下,以優(yōu)化提升檔案信息化管理為指南,在保證其科技優(yōu)勢的情況下,安全有效地方便我們?nèi)粘5臋n案信息化管理。本文將針對檔案信息化管理的優(yōu)勢與安全問題進(jìn)行深刻的研究。

        【關(guān)鍵詞】檔案信息化管理;優(yōu)勢;安全問題

        【正文】在檔案信息化管理的過程當(dāng)中,有電子檔案,大數(shù)據(jù)檔案,數(shù)字檔案等一些特殊的信息化內(nèi)容。單位的檔案工作管理人員要能夠?qū)@些檔案技術(shù)進(jìn)行深刻的掌握,在單位需要一些個人能力信息的時候,要及時能夠進(jìn)行備查、調(diào)用,更好的把有效信息提供給領(lǐng)導(dǎo)決策和展示在大眾面前,以方便提高人才的運用程度,也能夠讓這些工作人員去找到適合自己的崗位或工作領(lǐng)域,在自己工作的部分發(fā)光發(fā)熱,更好地為單位服務(wù)。進(jìn)行檔案信息化管理,有效的是檔案庫能夠24小時對外服務(wù),不會受到時間的限制,當(dāng)單位想要調(diào)用一些專業(yè)人員時,可以迅速的找到相關(guān)的人才。但是除了快捷之外,還存在個人信息的安全問題,在管理過程當(dāng)中,要時刻注重這些安全細(xì)節(jié),便能提高單位效率,也能夠保證個人效益。

        一、進(jìn)行管理制度的構(gòu)建

        在進(jìn)行檔案信息化管理的過程當(dāng)中,要能夠?qū)ο鄳?yīng)的工作有一個制度明確,讓他們是了解在何種情況下可以進(jìn)行人員調(diào)動以及信息化的管理方式。當(dāng)構(gòu)建了相應(yīng)的制度之后,就能保證信息化管理的安全性,單位也可以對在職人員的每一項工作進(jìn)行責(zé)任分擔(dān),讓他們可以對自己的部分提高重視程度,更好地參與到工作當(dāng)中。管理制度構(gòu)建之后,可以在出現(xiàn)問題時及時的責(zé)任到人,找到問題的出現(xiàn)點,迅速解決問題,恢復(fù)安全性。

        例如,單位在建立管理制度的過程當(dāng)中,要能夠把檔案信息化管理的過程分成每個小部分,把小部分都分配到相應(yīng)的工作人員手中,讓他們能夠利用自己的專業(yè)知識進(jìn)行工作,提高工作效率。在制度當(dāng)中也要確定工作人員是否對人員的信息進(jìn)行備份,保證在信息化出現(xiàn)紕漏的時候,能夠有效的進(jìn)行二次利用,提高單位對個人信息的了解掌握;同時,單位要在檔案信息化管理的過程當(dāng)中分配一部分人員去對整個檔案管理進(jìn)行一個有效監(jiān)督,讓他們能夠更好對整個單位的檔案工作進(jìn)行安全、優(yōu)化、系統(tǒng)管理,以此提高檔案管理工作的工作效率。

        二、提高工作人員的工作能力

        在進(jìn)行檔案信息化管理的過程當(dāng)中,可能有些人員已經(jīng)從事這部分工作,但是不會對現(xiàn)代化的一些科技和信息化進(jìn)行充分的掌握,所以單位可以采取一些手段,讓他們提高對工作的認(rèn)知,并且可以利用現(xiàn)代的一些數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行檔案的管理,提高對于信息的運用。單位要提高工作人員的安全意識,讓他們能夠保證在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檔案管理的同時,也必須對其個人信息進(jìn)行保密。

        例如,單位可以開展相應(yīng)的培訓(xùn)工作,讓工作人員去進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí),并及時邀請檔案工作保密專家去給他們講解檔案信息化的運用,要讓他們進(jìn)行保密工作的訓(xùn)練,以期更好地掌握檔案信息化管理。除了要給本單位的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的保密工作培訓(xùn)之外,也要及時給單位其他人員,傳達(dá)學(xué)習(xí)相關(guān)檔案信息化管理知識,要人人知曉檔案的重要性,更好的管理好個人的檔案。也要根據(jù)需要,引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)性人才充實到檔案信息化管理隊伍中,為單位的檔案工作以及他工作做出貢獻(xiàn)。同時,單位的管理人員要能夠把握住整個檔案信息化的管理機制以及流程,個人在進(jìn)入工作之前就要提高自己對網(wǎng)絡(luò)意識的了解程度,也要讓他們能夠把握住相應(yīng)的信息化管理,提高對工作的認(rèn)知。檔案信息化管理最重要的就是要保證數(shù)據(jù)庫當(dāng)中每一個信息的安全,信息不被泄露;所以要提高每一個工作人員的安全意識,讓他們在進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中簽訂保密協(xié)議,對自己所從事的檔案信息管理負(fù)責(zé)。

        三、進(jìn)行檔案信息化的加密系統(tǒng)

        單位在進(jìn)行檔案信息化的管理過程當(dāng)中,除了要對工作人員進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)以外,也要能夠?qū)λ玫南到y(tǒng)提高保護(hù)機制,不讓外來人員能夠輕易地突破,侵入檔案信息化系統(tǒng)。單位要引進(jìn)一些先進(jìn)的檔案信息化管理系統(tǒng),并加強對檔案信息化技術(shù)數(shù)據(jù)庫的建立;在對人員檔案信息化管理的過程當(dāng)中,讓工作人員熟練掌握一種特殊的密碼,才能進(jìn)入檔案的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中,從而有效的保護(hù)和預(yù)防外來病毒以及故意侵害。

        例如,單位要聘用專業(yè)的技術(shù)人才為檔案信息化的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保護(hù)機制,并且要能夠建立起屬于本公司的保護(hù)內(nèi)容,這樣在一般情況下,非專業(yè)人員就不能進(jìn)入到檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中,提取信息更好地保證到了其中個人信息的私密性。技術(shù)人員要能夠?qū)⒃谶M(jìn)行傳輸?shù)奈募?nèi)容設(shè)置加密的效果,這樣能夠保證在傳輸?shù)倪^程當(dāng)中,不會被別有用之人所破解,以獲取到他人的信息。在加密的過程當(dāng)中,專業(yè)技術(shù)人員能夠給工作人員一種密碼,保證他們可以利用自己的方式安全的進(jìn)入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中提取信息,更高效地進(jìn)行管理。當(dāng)檔案數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)一小部分問題時,要能夠迅速找到專業(yè)人員進(jìn)行處理,單位也要能更好地為數(shù)據(jù)庫制造一個完整且有效的管理機制和監(jiān)督機制,讓每一個工作人員都能夠良好地完成工作過程。

        【結(jié)束語】檔案對一個單位來說,掌控著單位每個部門的人員資料以及工作資料,進(jìn)行檔案信息化管理,能夠有效地進(jìn)行調(diào)取和調(diào)用相關(guān)信息,更好地為單位進(jìn)行服務(wù)。在進(jìn)行檔案管理的人員要能夠?qū)π畔⒒渥愕恼莆?,可以在單位需要檔案的時候迅速的調(diào)去以及運用。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]張爽. 國有企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2021,No.366(13):121-122.

        [2]王仁霞. 改制企業(yè)檔案信息化管理新思路——以襄陽市中小企業(yè)發(fā)展服務(wù)中心為例[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2021,No.363(10):104+192.

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