孫益龍

（連云港市人力資源和社會保障信息中心，江蘇 連云港 222000）

在社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中，使用實體檔案文件的檔案管理體系已經(jīng)很完備，但是隨著社會保險制度改革不斷深入，社會保險政策措施逐步完善，落實相關(guān)政策等工作量也急劇增加，社保檔案數(shù)量逐年倍增。實體檔案的查閱變得異常復(fù)雜、存取不便，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中不方便攜帶、流轉(zhuǎn)和閱覽不便嚴(yán)重影響著業(yè)務(wù)效率，檔案數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)發(fā)掘完全處于空白。為了能夠更好地規(guī)范管理社會保險業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的各類紙制檔案以及歷史形成的檔案，建設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)的一體化系統(tǒng)。一方面，通過對現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的改造，完成業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)的一體化；另一方面，針對歷史檔案，制定從實體檔案到電子檔案的實施方案。不斷提升人力資源和社會保障部門的辦事效率，使檔案能夠更好地服務(wù)于廣大人民群眾；并且為金保工程實現(xiàn)“管理上移，業(yè)務(wù)下沉”提供了條件和內(nèi)控稽核提供了基礎(chǔ)。

一、建設(shè)目標(biāo)

為了能夠更好地規(guī)范管理業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的各類紙制檔案以及歷史形成的檔案，按照人力資源和社會保障部統(tǒng)一規(guī)劃，以“精細(xì)管理，便民利民”為宗旨，以“優(yōu)化經(jīng)辦業(yè)務(wù)”為目標(biāo)，建立全市統(tǒng)一的電子檔案系統(tǒng)。實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案資源管理、檔案信息服務(wù)利用的信息化檔案管理機制。以高效率的信息化檔案業(yè)務(wù)管理、高可靠的信息資源服務(wù)為宗旨，以滿足檔案管理者和檔案利用者需求為目標(biāo)，基于檔案智能檢索技術(shù)和電子化管理技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和檔案管理現(xiàn)代化。

二、建設(shè)內(nèi)容

為了更好地實現(xiàn)資源共享，減少重復(fù)建設(shè)，使投資效益最大化，建立一套全市人社系統(tǒng)統(tǒng)一的涵蓋市本級的業(yè)務(wù)檔案一體化的電子檔案信息化管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)社保檔案為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的目標(biāo)。主要建設(shè)內(nèi)容包括：建設(shè)電子檔案信息管理系統(tǒng)。實現(xiàn)檔案管理，以及檔案利用；金保工程系統(tǒng)軟件的改造，實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案的一體化建設(shè)。

三、項目建設(shè)方案

（一）總體建設(shè)思路

作為“數(shù)字人社”的重要內(nèi)容，擬在我市“金保工程”業(yè)務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)上，運用檔案數(shù)字化技術(shù)，建立檔案管理服務(wù)系統(tǒng)。通過檔案影像化軟件分類掃描成圖像文件，并進(jìn)行科學(xué)的分類存儲，實現(xiàn)人社業(yè)務(wù)檔案的電子化。建設(shè)集中統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人社檔案電子化全過程（收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、編研）管理，實現(xiàn)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化和程序化。

按照“一人一檔”“以人管檔”的檔案存儲新模式，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)齊備的檔案基礎(chǔ)資源庫，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的全生命周期管理。以檔案電子化為起點，將人社業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理相結(jié)合，實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理自動歸集和更新檔案信息、檔案信息為業(yè)務(wù)處理提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支持的良性循環(huán)，優(yōu)化業(yè)務(wù)處理模式，提高業(yè)務(wù)處理效率，形成一體化的人社業(yè)務(wù)聯(lián)動體系。本項目建設(shè)在明確系統(tǒng)定位的基礎(chǔ)之上，既要考慮為后續(xù)持續(xù)建設(shè)夯實基礎(chǔ)，也要考慮本期系統(tǒng)建成能夠凸現(xiàn)效益，以利于系統(tǒng)建設(shè)成功推進(jìn)。

（二）系統(tǒng)架構(gòu)方案

1.總體架構(gòu)

總體架構(gòu)圖

一體化聯(lián)動支撐：利用SOA 架構(gòu)面向檔案全生命周期管理和利用服務(wù)的一體化支撐，是檔案管理服務(wù)平臺對外服務(wù)的統(tǒng)一窗口。檔案管理：按照國家檔案管理相關(guān)規(guī)定，涉及檔案的整理、排列、編號、庫房、統(tǒng)計、借閱、編研、打包、鑒定等各個檔案管理環(huán)節(jié)。人員基礎(chǔ)資源庫、單位基礎(chǔ)資源庫：建成以人和單位為核心管理單元的基礎(chǔ)資源庫，逐步擴展到社?？ê凸芾矸?wù)機構(gòu)資源庫，各類檔案信息必須與基礎(chǔ)資源相關(guān)聯(lián)。數(shù)據(jù)交換與共享：完成各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)間的基礎(chǔ)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入導(dǎo)出功能。檔案影像化：利用高拍儀、掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理形成電子文件的過程。

2.技術(shù)架構(gòu)。企業(yè)服務(wù)總線（ESB）：通過傳統(tǒng)中間件技術(shù)與XML、Web 服務(wù)等技術(shù)相結(jié)合，利用企業(yè)服務(wù)總線技術(shù)，對外實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理和利用接口服務(wù)，在檔案管理和利用上實現(xiàn)了統(tǒng)一管理、統(tǒng)一授權(quán)、統(tǒng)一運維的高效服務(wù)體驗。數(shù)據(jù)加工處理（ETL）：在檔案加工處理的過程中，除了手工錄入檔案信息外，大量的檔案信息來自現(xiàn)有各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這些基礎(chǔ)或業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)需要通過ETL（抽取、轉(zhuǎn)換和加載）的過程進(jìn)入檔案系統(tǒng)，減輕檔案錄入的工作量的同時可以保證的數(shù)據(jù)的一致性和有效性。

（三）系統(tǒng)功能方案

1.檔案目錄。以檔案局（管）對電子檔案的規(guī)范要求，結(jié)合連云港人社當(dāng)前階段對檔案管理服務(wù)系統(tǒng)的迫切需求，創(chuàng)建符合連云港人社特色鮮明、有理有據(jù)的檔案目錄。

2.檔案影像化。為了滿足我局檔案管理人員對日常紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的需求，該系統(tǒng)需要提供檔案掃描功能，需要保證經(jīng)數(shù)字化加工、掃描處理后能夠轉(zhuǎn)成符合實際需要的電子文件，保證經(jīng)過該系統(tǒng)掃描處理后產(chǎn)生的數(shù)字化檔案文件符合檔案紙質(zhì)化的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和我局對數(shù)字化檔案的質(zhì)量要求。系統(tǒng)還需要支持多種掃描設(shè)備，除支持高速掃描儀和平板掃描儀，還支持?jǐn)?shù)碼相機、拍攝儀等設(shè)備。

3.檔案管理。（1）基本要求。①檔案管理軟件應(yīng)具備業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動抽取、數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實體管理及根據(jù)用戶特殊需求增擴其他相應(yīng)功能。②檔案管理軟件的開發(fā)研制與功能設(shè)計必須符合國家有關(guān)檔案工作和計算機信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。③檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須具有嚴(yán)格的安全保密機制。④檔案管理軟件應(yīng)具備較強的數(shù)據(jù)獨立性，確保在軟、硬件環(huán)境發(fā)生變化時數(shù)據(jù)的完整、安全遷移及有效利用。⑤檔案管理軟件應(yīng)具有良好的實用性、兼容性及可擴展性，并做到界面友好，用語規(guī)范，操作簡單，使用方便。⑥檔案管理軟件應(yīng)配有完備的安裝與使用技術(shù)資料，主要包括：用戶手冊、系統(tǒng)管理員手冊、數(shù)據(jù)實體關(guān)聯(lián)圖等。（2）具體功能要求。①提供業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成功能。前人社局存在社保五險、勞動就業(yè)、人事人才等業(yè)務(wù)系統(tǒng)。檔案系統(tǒng)要充分利用目前人社局已有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，進(jìn)行檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化自動抽取，建立統(tǒng)一的、新型的、標(biāo)準(zhǔn)的各類檔案及目錄信息，同時提取符合檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式，初始化檔案管理目錄信息。要求原業(yè)務(wù)系統(tǒng)界面能夠直接查閱檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)，同時業(yè)務(wù)辦理時也將自動更新維護(hù)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)；②提供數(shù)字檔案管理功能；③提供整理編目功能。整理編目模塊應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等基本功能，并能根據(jù)用戶需要增設(shè)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號的自動標(biāo)引功能；④檔案檢索查詢和借閱功能。檢索查詢模塊應(yīng)具備對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行多種途徑檢索查詢的基本功能，并具備借閱管理等輔助功能。檢索查詢模塊中必須設(shè)置題名、責(zé)任者、形成時間、主題詞、分類號等檢索項。根據(jù)用戶需求，還可設(shè)置文件編號、檔號等輔助檢索項；⑤檔案信息訂閱功能?？梢愿鶕?jù)自己的檔案利用需求，設(shè)置相應(yīng)的訂閱條件，每當(dāng)檔案系統(tǒng)中有更新的檔案信息并與用戶的訂閱條件相符合時，系統(tǒng)會按照系統(tǒng)權(quán)限的限制，自動將更新的檔案信息推送給用戶，實現(xiàn)檔案主動服務(wù)；⑥數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能；⑦檔案的打印輸出。要求系統(tǒng)具有滿足日常檔案管理需求的打印輸出功能。建立了電子檔案后，可以打印輸出成紙質(zhì)檔案，減少對原始紙質(zhì)檔案的復(fù)印，但要求系統(tǒng)對打印功能具有權(quán)限控制，設(shè)立復(fù)印、打印許可制度，明確哪些檔案可以復(fù)印和打印，哪些不可復(fù)印和打印。要求系統(tǒng)支持打印各種輸出各種表冊，例如卷皮、卷內(nèi)目錄等；⑧系統(tǒng)管理和設(shè)置；⑨庫房管理；⑩檔案檢索、檔案利用等。

4.業(yè)務(wù)系統(tǒng)改造。以提高人社對社會提供更高質(zhì)量的服務(wù)為目標(biāo)，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)同檔案系統(tǒng)緊密結(jié)合，從連云港人社的領(lǐng)先型、高效性、精確性等幾個特點出發(fā)，提出事前預(yù)掃、事中采集、事后歸檔三種模式，按照不同業(yè)務(wù)的實際經(jīng)辦情況將三種模式混合搭配。根據(jù)我們在電子檔案項目中實施的經(jīng)驗，在現(xiàn)有已經(jīng)建設(shè)完成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)上進(jìn)行改造，應(yīng)本著業(yè)務(wù)流程調(diào)整最小，業(yè)務(wù)功能改動最小的原則，通過技術(shù)手段，盡量做到操作人員的工作不增加或者少增加，不影響業(yè)務(wù)系統(tǒng)的正常操作，進(jìn)而使業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)能夠平穩(wěn)對接。1.事前模式。在業(yè)務(wù)開始經(jīng)辦之前，將操作對象的材料進(jìn)行預(yù)掃描，形成電子檔案，在實際的業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中調(diào)用電子檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)經(jīng)辦。事前的模式改造，是將檔案采集工作前置。方法是建立檔案采集中心，在檔案系統(tǒng)中開發(fā)一個檔案采集的功能，可嵌入到網(wǎng)上辦事大廳或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，采取專人操作這自助的模式，把業(yè)務(wù)經(jīng)辦需要的檔案材料進(jìn)行電子化后提交檔案系統(tǒng)中預(yù)審。為確保業(yè)務(wù)審核時的便捷性，系統(tǒng)對采集的檔案分宗立卷，生成二維碼，設(shè)置有效期。檔案預(yù)掃結(jié)束后，打印二維碼的回執(zhí)，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦時向操作人員提供回執(zhí)，操作人員通過掃碼槍進(jìn)行讀取，直接調(diào)用已經(jīng)收集好的電子檔案，省略了現(xiàn)場掃描的工作，提高了工作效率和業(yè)務(wù)準(zhǔn)確性；2.事中模式。市民在進(jìn)行業(yè)務(wù)經(jīng)辦時，因業(yè)務(wù)的特殊性，需要進(jìn)行多部審批的操作。市民向經(jīng)辦窗口提交相關(guān)材料，操作人員通過掃描儀、高拍儀等采集設(shè)備，對市民提供的材料進(jìn)行電子化，形成電子檔案。后續(xù)業(yè)務(wù)在進(jìn)行審批、審核時，參考已經(jīng)掃描的電子檔案進(jìn)行經(jīng)辦。電子檔案可以在多個窗口完成掃描，也可以在一個窗口對所有檔案進(jìn)行掃描，確保已經(jīng)掃描的檔案在全程業(yè)務(wù)中得到利用，避免重復(fù)采集。為一站式服務(wù)提供了便利的條件。事中模式的改造，是在業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中直接采集檔案。方法是收集業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中的檔案要求，分為必須提供和選擇提供兩種類型，業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要根據(jù)檔案要求進(jìn)行系統(tǒng)改造。事中模式主要是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中增加檔案采集的按鈕，通過調(diào)用檔案系統(tǒng)提供的接口進(jìn)行現(xiàn)場采集，隨后歸檔；3.事后模式。在業(yè)務(wù)經(jīng)辦結(jié)束時還沒有對材料進(jìn)行電子化的情況，由專人負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行統(tǒng)一接收、統(tǒng)一掃描、統(tǒng)一入庫，為以后的業(yè)務(wù)經(jīng)辦提供查檔服務(wù)。事后模式改造，是在業(yè)務(wù)經(jīng)辦后對相關(guān)檔案進(jìn)行采集。方法是業(yè)務(wù)系統(tǒng)在業(yè)務(wù)經(jīng)辦時調(diào)用檔案接口來判斷檔案歸檔模式，確認(rèn)是時候歸檔的業(yè)務(wù)，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成二維碼并打印，業(yè)務(wù)經(jīng)辦后有專人對檔案進(jìn)行掃描。

四、常用檔案復(fù)用

針對常用檔案，系統(tǒng)專門針對此設(shè)計了復(fù)用功能。例如身份證的使用，參保人在提供一次身份證原件，通過高拍儀將身份證存入到系統(tǒng)中，當(dāng)參保人下次來辦理業(yè)務(wù)需要提供身份證時，業(yè)務(wù)系統(tǒng)可以直接調(diào)用檔案中的身份證圖片，而不需要再次進(jìn)行采集。主要流程如下：

（一）證件采集

在業(yè)務(wù)經(jīng)辦點需要采集身份證，調(diào)用高拍儀（掃描儀）將身份證拍下存入系統(tǒng)中，根據(jù)固定的規(guī)則進(jìn)行存儲，包含：命名規(guī)則，使用期限，存放路徑。非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，不進(jìn)入數(shù)據(jù)庫存儲，以文件的形式存放在某設(shè)備中；結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，存放在數(shù)據(jù)庫中，包含路徑、名稱、使用期限等，方便查閱和調(diào)用。

（二）證件使用

需要使用身份證經(jīng)辦的業(yè)務(wù)時，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中增加按鈕（或自動）調(diào)取已經(jīng)存在的證件信息，確認(rèn)已經(jīng)存在的證件信息可以使用，沒有信息的情況下需要采集。證件如果過期或其他原因，需要對證件進(jìn)行重新采集。圖片調(diào)用后，需要進(jìn)行打印的，可以直接進(jìn)行打印。