○ 文/陳紅芳

工會療養(yǎng)院作為全區(qū)服務(wù)勞模職工的重要陣地，承擔(dān)著保障療養(yǎng)人員身心健康的重要任務(wù)。療養(yǎng)院信息化建設(shè)是促進其全面發(fā)展，提高服務(wù)質(zhì)量的重要手段，也為療養(yǎng)院管理方式的轉(zhuǎn)變提供機遇。為更好地服務(wù)廣大職工群眾，緊跟現(xiàn)代療養(yǎng)醫(yī)學(xué)發(fā)展趨勢，開發(fā)療養(yǎng)院檔案信息資源統(tǒng)計服務(wù)平臺，創(chuàng)新構(gòu)建智慧型療養(yǎng)管理模式。

一 、后勤檔案信息化建設(shè)的重要性

現(xiàn)代社會是信息化社會，數(shù)字化的發(fā)展也慢慢深入到了檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)越來越不能滿足社會的需要，因此檔案數(shù)字化建設(shè)必定是檔案管理未來發(fā)展的趨勢。近年來，內(nèi)蒙古工人療養(yǎng)院信息化平臺逐步得到運用，療養(yǎng)工作質(zhì)量和管理水平得到大幅提高[1]，作為療養(yǎng)院運作中重要一環(huán)的后勤保障部門，特別是后勤檔案統(tǒng)計管理，隨著全院規(guī)模的不斷擴大，合作醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷拓展，傳統(tǒng)后勤粗放式管理已經(jīng)不能滿足臨床的需要，內(nèi)蒙古工人療養(yǎng)院根據(jù)實際情況，制定了符合自身需求的后勤檔案信息化建設(shè)方案，建立了后勤檔案統(tǒng)計信息化管理平臺，讓信息化成為后勤檔案在服務(wù)、管理、統(tǒng)計、決策中的重要工具，為全院發(fā)展提供保障。后勤檔案涉及基建、設(shè)計圖紙、裝修、招投標(biāo)有關(guān)資料；設(shè)備采購運營管理；水、電、氣運營管理；食堂管理；綠化、保潔、修理物業(yè)管理；醫(yī)療垃圾管理。隨著時代的進步，許多工作進行了外包，這就涉及到合同等其他檔案的管理[2]。因此，療養(yǎng)院后勤檔案具有交互性、時效性、復(fù)雜性、多樣性、共享性、綜合性等特點，其見證了療養(yǎng)院的發(fā)展歷史，檔案統(tǒng)計信息化有利于提高工作效率，推動療養(yǎng)院后勤工作的精細化、科學(xué)化發(fā)展。

二、后勤檔案管理的信息化建設(shè)是療養(yǎng)院發(fā)展的必然要求

隨著療養(yǎng)院改革發(fā)展，療養(yǎng)院信息化建設(shè)的深入推進，療養(yǎng)院管理工作對后勤檔案統(tǒng)計資源的開發(fā)及

利用效率的要求也在不斷提高。檔案信息化是指檔案管理模式從以往的檔案實體保管轉(zhuǎn)向檔案實體的數(shù)字化信息保管。要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，高速掃描技術(shù)等手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。因此，檔案統(tǒng)計管理人員樹立較強的責(zé)任感和服務(wù)意識，實現(xiàn)被動服務(wù)向主動服務(wù)的成功轉(zhuǎn)型，增強和使用者的溝通和交流，更好地滿足不同用戶的信息需求，真正解決他們的實際問題。檔案統(tǒng)計管理者要善于借助網(wǎng)絡(luò)檔案信息的資源優(yōu)勢，積極開發(fā)和拓展新的數(shù)字檔案信息資源，豐富檔案信息的內(nèi)容和統(tǒng)計形式，為使用者提供全方位的信息服務(wù)。

三、后勤檔案管理的信息化建設(shè)是更新管理及服務(wù)手段的需要

目前療養(yǎng)院后勤傳統(tǒng)檔案管理及服務(wù)手段已經(jīng)遠遠滯后于信息時代的發(fā)展步伐。后勤檔案管理的信息化建設(shè)不僅有助于檔案管理及服務(wù)水平的逐步改進，還有利于療養(yǎng)院管理工作效率的提高。檔案信息化應(yīng)遵循規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作信息化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要，實現(xiàn)室藏檔案信息化，通過接收電子文件進室，但不管是室藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)，信息輸出標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞和利用等工作都實現(xiàn)有序化，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。由此可見，加快療養(yǎng)院后勤檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的現(xiàn)實意義。

四、療養(yǎng)院后勤檔案信息化建設(shè)的措施

后勤檔案管理工作必須要擁有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，信息的采集、存儲、使用和傳輸?shù)纫磺袡n案管理工作都要在這個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的約束下進行有效落實。

（一）完善后勤檔案硬件設(shè)施建設(shè)

必須將后勤檔案信息化建設(shè)納入療養(yǎng)院總體規(guī)劃工作中，完善后勤檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，全面推進計算機管理進程，不斷提高療養(yǎng)院后勤檔案部門的辦公自動化水平，全面發(fā)揮檔案部門的各項功能。與此同時，加快建立內(nèi)部局域網(wǎng)，盡快實現(xiàn)后勤檔案網(wǎng)絡(luò)和辦公網(wǎng)絡(luò)的有效連接，并在療養(yǎng)院網(wǎng)上構(gòu)建后勤檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)后勤不同部門向后勤檔案部門的遠程化歸檔，全面推動療養(yǎng)院后勤檔案工作的數(shù)字化發(fā)展。

（二）強化后勤檔案信息資源建設(shè)

采用先進檔案管理軟件，有重點、有層次、有步驟地推動后勤檔案的信息化建設(shè)[3]。1.文檔一體化，是檔案信息化納入到辦公自動化之中，與辦公自動化融為一體同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需要。2.歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則，雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔，檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路，是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求。由于檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣性，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有截然不同的方法，一方面，療養(yǎng)院后勤各部門應(yīng)注重將該年度所產(chǎn)生的各類歸檔文件移交后勤檔案部門，以使管理人員及時掌握工作情況，盡快實現(xiàn)后勤檔案信息資源的全面共享；另一方面，后勤檔案部門應(yīng)組織人員盡快將現(xiàn)存后勤檔案的案卷目錄轉(zhuǎn)變?yōu)闄C檢數(shù)據(jù)。遵循“紙質(zhì)文件與電子文件并存”等原則，采用電子、紙質(zhì)文件雙軌歸檔制，有重點、有層次、有步驟地開展后勤檔案資料的數(shù)字化處理工作。這就對管理人員提出了更高的要求，只有把人才問題解決好了，檔案信息化建設(shè)才能朝著正確的方向發(fā)展，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。

（三）后勤檔案管理系統(tǒng)建設(shè)必須遵循規(guī)范性、實用性及先進性原則

加快后勤檔案信息資源的建庫入網(wǎng)，將檔案數(shù)據(jù)庫作為療養(yǎng)院最為重要的資源，并納入自動化辦公總體格局中，建立全院范圍內(nèi)的后勤檔案數(shù)據(jù)庫。全面發(fā)揮網(wǎng)站功能，在網(wǎng)站上注重檔案宣傳工作及信息服務(wù)工作。利用療養(yǎng)院網(wǎng)絡(luò)平臺，構(gòu)建后勤檔案網(wǎng)站，有步驟、有計劃地上傳開放檔案目錄及文件資源目錄，積極上傳公開化的全文檔案信息，并提供查詢及使用功能，以便為療養(yǎng)院職工及外來各種審計、巡視提供全面、周到的服務(wù)。

五、推動后勤檔案信息化建設(shè)的保障措施

（一）成立后勤檔案管理信息化建設(shè)小組

檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，要實現(xiàn)檔案的信息化管理，需要全院各職能科室的積極參與配合，檔案隊伍的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，只有各部門通力合作，才能適應(yīng)時代的發(fā)展和全院檔案管理現(xiàn)代化的需求，才能為臨床、行政提供更好的檔案信息資料。因此療養(yǎng)院后勤檔案管理信息化建設(shè)工作必須進行組織和協(xié)調(diào)，明確專職檔案部門，專門負責(zé)后勤檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，其他部門應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)，確立近期與長期工作目標(biāo)，嚴(yán)格依據(jù)信息化建設(shè)的要求，做好信息的生成、利用、傳播及共享工作。

后勤檔案管理信息化建設(shè)是一項投入龐大的工程。因此，必須加大資金投入力度，緩解信息化建設(shè)中資金缺乏、供需嚴(yán)重失衡等問題。只有加大對療養(yǎng)院后勤檔案管理的資金投入，才能使療養(yǎng)院的信息化管理得以順利實施。

（二）實現(xiàn)后勤檔案建設(shè)的規(guī)范化及信息化

依據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)的要求，結(jié)合實際情況，推動后勤檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范化及科學(xué)化。后勤檔案的歸檔工作是療養(yǎng)院檔案信息資源統(tǒng)計利用的基礎(chǔ)，完善檔案信息資源統(tǒng)計的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案“五同步”管理，即布置、檢查、總結(jié)、驗收、統(tǒng)計。要使檔案查找快捷、方便，需要編制一套簡便易行的檔案檢索統(tǒng)計工具，檔案檢索統(tǒng)計工具是實現(xiàn)檔案價值的媒介，此外，應(yīng)注重提高管理人員的綜合素質(zhì)。加大管理人員的培訓(xùn)力度，鼓勵后勤有關(guān)人員加強學(xué)習(xí)，逐步提高自身綜合素質(zhì)，為后勤檔案管理信息化建設(shè)培養(yǎng)一批既精通信息技術(shù)，又熟悉檔案管理的復(fù)合型人才。

（三）做好檔案的開發(fā)利用實現(xiàn)檔案價值利用

確立服務(wù)思想，檔案工作者與其服務(wù)對象的關(guān)系是相輔相成，相互依存的。如果只有檔案的收集整理而沒有開發(fā)利用，就無法實現(xiàn)檔案的價值。檔案信息資源的開發(fā)利用，有賴于一支具備良好職業(yè)道德和奉獻精神的檔案工作隊伍，既要有一定業(yè)務(wù)水平，還要有愛崗敬業(yè)的精神，因為檔案工作不只是管理性、知識性的工作，還是服務(wù)性的工作，檔案工作者要始終把自己放在服務(wù)的位置上，為服務(wù)對象提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進檔案信息資源的開發(fā)和利用。

總之，隨著“數(shù)字化療養(yǎng)院”建設(shè)的逐步深入，療養(yǎng)院后勤檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為其重要的組成部分，它是借助于現(xiàn)代化信息技術(shù)，對后勤檔案資源進行收集、處理、傳輸及利用，以逐步提高后勤檔案的管理水平，實現(xiàn)后勤資源的充分共享，推動療養(yǎng)院后勤工作的科學(xué)化發(fā)展，以便更好地為療養(yǎng)院工作提供服務(wù)。