張雨航 陳凱敏 季瑋瑋 吳堅
安徽省軟件評測中心 安徽合肥 230000
在高速發(fā)展的現(xiàn)代社會,產(chǎn)品質(zhì)量在激烈的市場競爭中至關(guān)重要。X公司根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要,在對質(zhì)量管理體系的流程改進(jìn)過程中,通過體系審核及日常工作的不符合項(xiàng)分析,不斷優(yōu)化質(zhì)量管理流程,增強(qiáng)項(xiàng)目過程質(zhì)量控制能力,滿足用戶要求,從而使核心競爭力大幅提高。
根據(jù)X公司2017-2019年質(zhì)量管理體系審核開具的不符合項(xiàng)報告(包括內(nèi)部審核和第三方審核共計6次),結(jié)合GB/T19001-2016質(zhì)量管理體系要求的判標(biāo)情況,對X公司的質(zhì)量管理體系運(yùn)行現(xiàn)狀進(jìn)行統(tǒng)計分析[1]。X公司近三年質(zhì)量管理體系審核時出具的不合格項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)條款號統(tǒng)計結(jié)果如下:
(1)條款號7.5.3共計37項(xiàng),占比39.8%;
(2)條款號8.2.3和8.3.4,均為8項(xiàng),占比8.6%;
(3)條款號7.1.5、8.2.2及8.3.3,均為7項(xiàng),占比7.5%;
(4)條款號8.3.5共計6項(xiàng),占比6.5%;
(5)條款號8.4.1、8.5.1,均為5項(xiàng),占比5.4%;
(6)條款號9.1.2共計3項(xiàng),占比3.2%。
根據(jù)上述結(jié)果,2017-2019年質(zhì)量管理體系審核的不合格項(xiàng)共計涵蓋10項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)條款號,其中7.5.3成文信息的控制不合格項(xiàng)占比最高,達(dá)到39.8%,因此把7.5.3成文信息的控制作為X公司質(zhì)量管理體系運(yùn)行改進(jìn)研究的主要對象[1]。
根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求,7.5.3成文信息的控制不合格項(xiàng)主要表現(xiàn)在:記錄控制程序?qū)嵤┎坏轿?,缺乏對記錄?shí)施階段的監(jiān)督、評審、記錄和控制。
根據(jù)2017-2019年X公司質(zhì)量管理體系控制過程中的實(shí)施問題,針對7.5.3成文信息的控制進(jìn)行改進(jìn)研究。
針對7.5.3成文信息的控制條款給出的不符合項(xiàng)報告,對X公司現(xiàn)行的記錄控制相關(guān)程序及流程進(jìn)行改進(jìn)。遵循PDCA循環(huán)的要求[2-3],對質(zhì)量記錄過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行識別,并開展各項(xiàng)關(guān)鍵點(diǎn)活動的細(xì)節(jié)。質(zhì)量記錄控制流程圖如圖1所示[4]。
圖1 質(zhì)量記錄控制程序圖
2.2.1 確定質(zhì)量記錄的范圍與形式
質(zhì)量記錄分為兩種類型:①質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄,包括質(zhì)量管理體系審核、管理評審、糾正和預(yù)防措施等;②與生產(chǎn)過程有關(guān)的記錄,包括裝配過程記錄等。
質(zhì)量記錄包括表格、圖表、報告、照片或視頻等形式[1]。
2.2.2 確定質(zhì)量記錄清單
各部門協(xié)管員依據(jù)GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)各條款對質(zhì)量記錄的要求,結(jié)合實(shí)際工作過程中的質(zhì)量控制情況,編制本部門質(zhì)量記錄清單,品管部負(fù)責(zé)匯總,確定現(xiàn)行的質(zhì)量記錄清單。
2.2.3 記錄樣表的設(shè)計與審核
各部門協(xié)管員組織本部門員工進(jìn)行部門工作質(zhì)量管理的宣貫和培訓(xùn),主管領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合本部門的實(shí)際工作情況需要,組織部門員工進(jìn)行記錄樣表的設(shè)計工作。記錄樣表應(yīng)涵蓋該項(xiàng)工作的重點(diǎn)事項(xiàng),確定相關(guān)負(fù)責(zé)人和審批人員。最后由品管部對各部門設(shè)計的記錄樣表進(jìn)行審核,審核通過后發(fā)放至相關(guān)使用部門,未通過審核的記錄樣表應(yīng)返回至設(shè)計部門進(jìn)行重新設(shè)計后再審核[2]。
2.3.1 質(zhì)量記錄填寫
各部門按照質(zhì)量管理體系要求的記錄形式,在日常工作中對各項(xiàng)質(zhì)量活動進(jìn)行記錄和填寫。質(zhì)量記錄的填寫應(yīng)注意以下幾點(diǎn):①填寫時應(yīng)保證數(shù)據(jù)真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰,不得隨意涂改;②在完成某項(xiàng)質(zhì)量活動后,相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時填寫質(zhì)量記錄;③記錄更改時應(yīng)在更改后的數(shù)據(jù)上加蓋或簽上更改人的印章或姓名以及時間。
2.3.2 質(zhì)量記錄收集與標(biāo)識
生產(chǎn)活動的開展過程中會產(chǎn)生相應(yīng)的質(zhì)量記錄,該項(xiàng)活動的責(zé)任人應(yīng)在活動結(jié)束后,整理該項(xiàng)活動的質(zhì)量記錄,并提交相關(guān)部門,各部門的協(xié)管員負(fù)責(zé)收集質(zhì)量記錄;質(zhì)量記錄應(yīng)按類別整理,并做好標(biāo)識、保存,便于查閱。品管部對質(zhì)量管理體系的有效文件進(jìn)行等級編號,各部門應(yīng)辦理受控標(biāo)識,同時做好發(fā)放記錄。
2.3.3 質(zhì)量記錄檢索與使用
各部門的質(zhì)量記錄由協(xié)管員負(fù)責(zé)登記、建賬或歸檔,建立索引目錄。需要時,提供給相關(guān)部門進(jìn)行使用。
2.3.4 質(zhì)量記錄保存與處置
質(zhì)量記錄的保存期限按照《記錄控制程序》的相關(guān)規(guī)定和要求執(zhí)行,對于已滿保存期的記錄,由責(zé)任部門填寫記錄銷毀登記表,部門領(lǐng)導(dǎo)審核,管理者代表批準(zhǔn)后,可予以銷毀。
根據(jù)各部門質(zhì)量目標(biāo)的分解要求和實(shí)際情況,品管部對質(zhì)量管理體系文件的完善結(jié)果進(jìn)行監(jiān)視和測量,及時確認(rèn)記錄的適用性和可行性。其中對質(zhì)量管理體系監(jiān)視和測量的過程包括內(nèi)部審核、過程的監(jiān)視和測量。
通過對記錄的適用性和可行性進(jìn)行監(jiān)視和測量后,判斷質(zhì)量記錄格式是否合格,合格的質(zhì)量記錄列入質(zhì)量管理體系文件中,不合格的記錄格式需要重新進(jìn)行調(diào)整和修訂,再對調(diào)整后的質(zhì)量記錄進(jìn)行重新確認(rèn)[3]。
本文對X公司質(zhì)量管理體系運(yùn)行現(xiàn)狀進(jìn)行分析,重點(diǎn)利用2017-2019年X公司質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核中出現(xiàn)的不合格報告信息,對X公司質(zhì)量管理體系運(yùn)行現(xiàn)狀進(jìn)行了分析,并找出了其存在的關(guān)鍵問題,即記錄控制的程序?qū)嵤┍O(jiān)控不夠完善。針對X公司記錄控制程序不完善的問題,采用PDCA的管理方式及過程方法,進(jìn)行了記錄控制程序的改進(jìn)設(shè)計,并提出了基于PDCA循環(huán)原理的記錄控制程序流程圖,對其控制程序進(jìn)行了改進(jìn)和完善,以實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)。