馬小春，王艷云

(山東華宇工學(xué)院，山東 德州 253034)

為加快數(shù)字中國(guó)建設(shè)，我國(guó)積極實(shí)施“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)，推進(jìn)實(shí)施寬帶中國(guó)戰(zhàn)略和國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略等。檔案管理工作是對(duì)高校管理水平進(jìn)行評(píng)估的主要標(biāo)準(zhǔn)之一，具有不可替代的作用與地位。在數(shù)字中國(guó)背景下，高校紛紛對(duì)內(nèi)部管理及教學(xué)等方面進(jìn)行了改革，檔案管理工作也隨之發(fā)生了相應(yīng)的變化。在實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化及數(shù)字化檔案建設(shè)后，檔案管理工作落實(shí)效率得到了切實(shí)提升，檔案信息化、數(shù)字化也得到了有效利用與開發(fā)，這對(duì)于高校發(fā)展是十分有利的。

1 高校檔案數(shù)字化的概念和工作流程

1.1 高校檔案數(shù)字化的概念

檔案數(shù)字化又稱數(shù)字化加工或數(shù)字化轉(zhuǎn)換，是指通過一定的技術(shù)手段將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的信息的過程。

1.2 高校檔案數(shù)字化的工作流程

高校檔案數(shù)字化的工作流程包括管理流程和業(yè)務(wù)流程兩個(gè)方面，管理流程以檔案數(shù)字化工作為管理對(duì)象，通過指揮、計(jì)劃、組織、控制等手段對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行部署，并保證順利實(shí)施。業(yè)務(wù)流程以檔案信息資源為操作對(duì)象，通過模數(shù)信號(hào)轉(zhuǎn)換、目錄錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、軟件應(yīng)用等手段獲得有序、可用的數(shù)字化信息。

按照工作內(nèi)容，業(yè)務(wù)流程又可以分為應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)流程和數(shù)字化資源建設(shè)流程兩個(gè)方面。應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)流程負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、調(diào)試、維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，為數(shù)字化檔案的加工、處理、存儲(chǔ)、利用和保存提供工具。高校檔案數(shù)字化資源建設(shè)流程則借助于檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建、管理數(shù)字化檔案，并向用戶提供多樣化的利用服務(wù)，如圖1所示。

圖1 檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)流程Fig.1 Work flow of archives digitization

2 高校推行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案建設(shè)的意義

2.1 實(shí)現(xiàn)高效化業(yè)務(wù)處理模式

高校實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效提高檔案業(yè)務(wù)處理效率。通過推行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案建設(shè)與管理模式，可以利用互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)性信息收集與傳遞，且可以在規(guī)定允許范圍內(nèi)，給予各部門一定的檔案使用與閱讀權(quán)限，充分挖掘檔案信息的價(jià)值，為高校各部門提供有效輔助。在數(shù)字檔案管理模式實(shí)施后，檔案管理人員一年上交一次信息歸類清單即可，可以有效利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)，完成相應(yīng)數(shù)據(jù)信息的傳遞與歸檔，壓縮了檔案信息輸入時(shí)間。

2.2 符合時(shí)代發(fā)展需要

實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案管理模式是高校檔案管理與時(shí)代發(fā)展需求接軌的直觀表現(xiàn)。在互聯(lián)網(wǎng)大范圍普及的今天，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)已經(jīng)融入到了人們的日常生活中，人們也更加習(xí)慣通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行辦公與信息獲取。實(shí)施數(shù)字化建設(shè)模式可以打破檔案管理以往地域及時(shí)間的束縛，創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境，靈活開展檔案管理工作，使檔案管理人員有更多時(shí)間用于檔案管理調(diào)整與優(yōu)化，形成良性循環(huán)，確保檔案工作向著智能化方向發(fā)展。

3 高校檔案數(shù)字化工作的要求

在注重效益、統(tǒng)籌規(guī)劃、需求導(dǎo)向、保障安全四大檔案信息化發(fā)展原則的指導(dǎo)下，檔案數(shù)字化工作應(yīng)滿足以下幾方面要求。

3.1 目標(biāo)合理

高校檔案數(shù)字化的目標(biāo)在于建立高質(zhì)量的、便于使用的數(shù)字化資源，可以長(zhǎng)久保存、反復(fù)使用，可以被廣泛、方便地獲取，可以應(yīng)用于不同的環(huán)境，具體包括方便用戶查詢利用、支持電子化業(yè)務(wù)流程、保護(hù)檔案原件、匯集分散保存的檔案信息。

3.2 遵守法規(guī)

檔案數(shù)字化加工和服務(wù)要在法律框架和行業(yè)規(guī)范下進(jìn)行，以保護(hù)合法權(quán)益，避免非法利用。檔案數(shù)字化工作需要遵守四類法規(guī)：一是檔案公開和保密的法規(guī)。二是保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法規(guī)。三是隱私權(quán)保護(hù)的法規(guī)。四是網(wǎng)絡(luò)服務(wù)行為規(guī)范。

3.3 遵循標(biāo)準(zhǔn)

在高校數(shù)字化建設(shè)過程中，標(biāo)準(zhǔn)問題一直廣受重視，但目前效果不佳。如果高校檔案數(shù)字化的檔案信息資源只為內(nèi)部使用，沒有跨部門、跨機(jī)構(gòu)、跨地區(qū)的共享，則標(biāo)準(zhǔn)化程度影響不大。

3.4 管理集成

管理集成也是注重效益原則的要求，即將檔案數(shù)字化融入檔案館(室)的整體工作中，與日常管理工作相結(jié)合，具體體現(xiàn)在基礎(chǔ)工作集成、信息服務(wù)集成、管理系統(tǒng)集成三方面。

3.5 互助協(xié)作

加強(qiáng)檔案部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門、咨詢部門及其他信息資源管理部門等有關(guān)方面的互助合作，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，共享成果和經(jīng)驗(yàn)，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高檔案數(shù)字化效率。各有關(guān)方面的互助協(xié)作主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：檔案數(shù)字化成果的交換共享；檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗(yàn)的交流共享；檔案數(shù)字化課題的聯(lián)合攻關(guān)；檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的外包共建。

4 高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)策略

4.1 規(guī)范高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作

規(guī)范檔案建設(shè)工作是高校實(shí)施數(shù)字化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)與關(guān)鍵。管理人員要嚴(yán)格按照相應(yīng)規(guī)范規(guī)定，對(duì)實(shí)物檔案展開數(shù)字化轉(zhuǎn)換與處理，并按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)共享。在進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)化及儲(chǔ)存過程中，需要采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求各項(xiàng)工作的開展，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、統(tǒng)一化的檔案管理模式，保證檔案歸納的完整性，確保后續(xù)數(shù)字化建設(shè)與管理工作順利實(shí)施。

4.2 加大軟件開發(fā)力度

軟件開發(fā)是保證數(shù)字化檔案建設(shè)的前提，各高校要在現(xiàn)有管理軟件的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身檔案工作實(shí)際需要，有針對(duì)性地開展各項(xiàng)軟件開發(fā)工作。在軟件開發(fā)過程中，要從設(shè)計(jì)階段開始，將用戶檔案管理的不確定性及多變性考慮在內(nèi)，保證檔案業(yè)務(wù)管理的通用性及適應(yīng)性，確保軟件可以在不同環(huán)境中得到有效應(yīng)用。同時(shí)，要切實(shí)增強(qiáng)軟件的可拓展性及易用性，提高軟件提示引導(dǎo)及容錯(cuò)能力水平，并按照高校戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，制定科學(xué)的軟件編程方案。

4.3 強(qiáng)化檔案信息安全

數(shù)字化檔案很容易出現(xiàn)信息泄露或其他安全問題，技術(shù)人員應(yīng)加大對(duì)檔案信息安全的保護(hù)力度，構(gòu)建較為完善的檔案信息安全保密機(jī)制，利用高校教育資源優(yōu)勢(shì)，通過宣傳教育等方式，強(qiáng)化管理人員安全保密意識(shí)，做到職責(zé)細(xì)分，切實(shí)優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，具體把控檔案信息各項(xiàng)情況，及時(shí)升級(jí)防火墻及殺毒軟件。要通過數(shù)據(jù)加密及用戶身份驗(yàn)證等技術(shù)的運(yùn)用，提升檔案系統(tǒng)安全等級(jí)，以防檔案信息受到黑客或惡意病毒的攻擊。此外，還應(yīng)做好實(shí)物檔案保管工作，實(shí)現(xiàn)雙重保障。

4.4 增加資金投入

各項(xiàng)建設(shè)工作開展與資金投入數(shù)額有著直接關(guān)聯(lián)，高校還要給予該項(xiàng)工作足夠的資金支持，一方面要補(bǔ)充與更換現(xiàn)有信息化設(shè)施設(shè)備，及時(shí)淘汰老舊設(shè)備，為檔案建設(shè)工作提供良好助力；另一方面要構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案管理、儲(chǔ)存及查詢等操作，減輕人員工作強(qiáng)度，提高整體工作效率。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高?？蓪n案數(shù)字化建設(shè)工作納入日常管理工作中，設(shè)立專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)，確保做到?？顚Ｓ?，為檔案信息化建設(shè)提供資金支持。

5 高校檔案數(shù)字化加工技術(shù)

5.1 構(gòu)建Web服務(wù)體系

推行數(shù)字化檔案建設(shè)的目的是為了更好地服務(wù)高校，要構(gòu)建Web服務(wù)體系，按照訪問便捷、高效的目標(biāo)，合理設(shè)置服務(wù)體系的各個(gè)環(huán)節(jié)。高校檔案主要以閱讀及查詢服務(wù)為主，為用戶提供的信息結(jié)構(gòu)以網(wǎng)狀為主，在進(jìn)行服務(wù)體系設(shè)置時(shí)，要保證閱讀靈活性及自由性，確保用戶可以及時(shí)了解各項(xiàng)信息。

5.2 建立高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

為達(dá)到最佳的檔案建設(shè)與管理模式，各高校要通過上述手段保證檔案業(yè)務(wù)處理效率與準(zhǔn)確度，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。按照創(chuàng)新精神引導(dǎo)，研究分布式處理模式，分析多應(yīng)用、多用戶任務(wù)環(huán)境實(shí)際需求，按照分析結(jié)果調(diào)整數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，確保系統(tǒng)可以適應(yīng)高校各種復(fù)雜環(huán)境。此外，開發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)相應(yīng)功能，通過對(duì)互聯(lián)工具功能進(jìn)行深度開發(fā)與不斷完善的方式，結(jié)合Web技術(shù)為使用者創(chuàng)造更加方便的Web站點(diǎn)服務(wù)體系，為其提供更加優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)使用體驗(yàn)。檔案管理部門要建立統(tǒng)一的高標(biāo)準(zhǔn)多媒體數(shù)據(jù)管理體系及全文數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過與其他高校合作的方式，實(shí)現(xiàn)資源的有效共享，深度挖掘資源利用價(jià)值。

6 結(jié)語(yǔ)

鑒于高校實(shí)施數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案建設(shè)的意義與重要性，各院校應(yīng)加大對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)的研究力度，結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求及高校綜合情況，科學(xué)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，確保網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用達(dá)到最佳效果，高校檔案管理工作可實(shí)現(xiàn)理想化的工作模式，保障高校整體檔案管理、建設(shè)水平。