許曉敏

（杭州錢江新城資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理投資有限公司，浙江 杭州 310000）

現(xiàn)有的信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)已朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的方向推進(jìn)，按照檔案管理部門的自身特點(diǎn)，設(shè)計(jì)出滿足企業(yè)需求和個(gè)性化服務(wù)的檔案應(yīng)用模式，才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開(kāi)拓檔案工作的新局面。與此同時(shí)，檔案工作者必須突破傳統(tǒng)思想束縛，轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)，把傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，為企業(yè)制定出應(yīng)有服務(wù)策略。

1.數(shù)字化檔案信息資源的利用特征

1.1 智能化服務(wù)模式

數(shù)字時(shí)代的來(lái)臨讓現(xiàn)代檔案管理部門的建設(shè)手段更加完善，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳達(dá)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程利用、便捷利用，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行充分、全面的整合，進(jìn)行自動(dòng)檢索，建立企業(yè)數(shù)字化環(huán)境匹配的服務(wù)模式，滿足員工利用需求，實(shí)現(xiàn)智能化服務(wù)。比起社會(huì)檔案館，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理部門在數(shù)字化環(huán)境構(gòu)建方面更加具有針對(duì)性，能夠有效借助計(jì)算機(jī)對(duì)資源展開(kāi)分析處理，并根據(jù)文件的內(nèi)容特征在文件之間建立不同的聯(lián)系方法[1]。這樣一來(lái)可以根據(jù)信息檢索要求將所有信息一次性展開(kāi)處理，讓員工能夠精確定位需求，隨時(shí)獲取自己想要的模塊資源。

而數(shù)字化檔案管理人員在數(shù)據(jù)挖掘過(guò)程，可以在實(shí)際應(yīng)用環(huán)節(jié)當(dāng)中，將一些潛在的有用信息和知識(shí)進(jìn)行綜合利用，一方面發(fā)現(xiàn)其中可能被忽略的要素并預(yù)測(cè)信息發(fā)展趨勢(shì)，另一方面可以將獲取的內(nèi)容作為工作輔助元素，從微觀角度到宏觀角度，滿足不同層次的決策需求，實(shí)現(xiàn)資源共享。

1.2 數(shù)字化服務(wù)資源特性

服務(wù)資源的數(shù)字化指的是檔案信息資源，以計(jì)算機(jī)可讀的數(shù)據(jù)形式進(jìn)行存儲(chǔ)，并借助網(wǎng)絡(luò)化手段相互連接，實(shí)現(xiàn)資源共享和服務(wù)資源虛擬化。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理內(nèi)容和手段已經(jīng)突破了傳統(tǒng)整理模式，以網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的方式構(gòu)建虛擬的信息資源特征，對(duì)文件進(jìn)行一體化管理。相比于傳統(tǒng)檔案工作是從文件歸檔收集開(kāi)始的特性，數(shù)字檔案館更能根據(jù)不同員工需求類型來(lái)滿足階段性工作要求。

2.企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源的利用策略

2.1 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

檔案數(shù)字化建設(shè)，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的需要，是加快信息化步伐的需要。推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)，是跟上信息化時(shí)代的必然要求，不存在做不做的問(wèn)題，而是一項(xiàng)必須完成的硬任務(wù)。習(xí)總書(shū)記在2003年調(diào)研浙江省檔案局時(shí)就提出“走向依法管理，走向開(kāi)放，走向現(xiàn)代化”。數(shù)字化時(shí)代，人們的生活已經(jīng)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，隨著時(shí)間的推移形成了大量的電子文件。對(duì)于這些重要的文件如何進(jìn)行科學(xué)管理是我們檔案管理人員必須深入思考的問(wèn)題。

2.2 面向員工展開(kāi)知識(shí)管理

知識(shí)管理對(duì)檔案工作者提出了更高的知識(shí)要求，以服務(wù)為宗旨，通過(guò)建立檔案信息專題數(shù)據(jù)庫(kù)，提高信息的整合度，對(duì)現(xiàn)有的信息資源質(zhì)量進(jìn)行改進(jìn)，做好精準(zhǔn)服務(wù)。這樣一來(lái)可以精確定位員工需求，并且發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，為信息傳播提供有效的共享環(huán)境。例如檔案管理部門可以借助數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)計(jì)員工不同需求，然后對(duì)信息分析結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)估，從成分和利用量分析獲得員工的信息傾向。通過(guò)個(gè)性化信息管理和智能搜索功能服務(wù)了解員工的潛所需服務(wù)，最大限度滿足檔案管理的全過(guò)程，達(dá)到個(gè)性化信息推送。

總而言之，數(shù)據(jù)挖掘作為一種新型的信息架構(gòu)模式，既包含了檔案內(nèi)部數(shù)字信息的利用，也包括外部數(shù)據(jù)的集成和管控，形成滿足不同用戶需求的信息產(chǎn)品，然后將現(xiàn)有的知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行有效整合，為檔案部門的建設(shè)與利用提供重要的技術(shù)支持。我想檔案編研工作是一種很好的知識(shí)型服務(wù)，員工與員工之間在深度對(duì)接后，整合資源，又將信息反饋給員工，提供第二利用。

2.3 建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

2.3.1 數(shù)字檔案資源建設(shè)

一是目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。積極開(kāi)展目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，對(duì)檔案室室藏的文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)、特種載體檔案均建立電子目錄，實(shí)現(xiàn)檢索速度和檢索目標(biāo)一致的最大化。并將檔案實(shí)體與電子目錄一一對(duì)應(yīng)，目錄數(shù)據(jù)錄入符合相關(guān)要求，且完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。二是檔案數(shù)字化工作。目前公司對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行了合理規(guī)劃，制定了檔案數(shù)字化方案。對(duì)保管期限為永久、長(zhǎng)期（或30年）的文書(shū)、業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)檔案、照片等均進(jìn)行了數(shù)字化處理，可以全文查閱。制定了《檔案數(shù)字化安全管理制度》，數(shù)字化實(shí)施操作過(guò)程符合相關(guān)要求。三是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。完成了檔案數(shù)字化納入全文數(shù)據(jù)庫(kù)集中統(tǒng)一管理，有效地改善了工作環(huán)境；對(duì)室藏重要照片、重要聲像、實(shí)物檔案的數(shù)字化；完成可供查閱的專題數(shù)據(jù)庫(kù)建立，集中全面地反映了公司特定的專業(yè)領(lǐng)域，便于利用。四是電子文件歸檔。制定了《電子文件歸檔制度》，明確電子文件的歸檔范圍和保管期限，對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件及時(shí)歸檔，包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。歸檔電子文件做到真實(shí)、完整、可用，實(shí)現(xiàn)對(duì)重要、常用電子文件與數(shù)字化檔案能同時(shí)被檢索，并對(duì)所有電子文件、電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份登記。

2.3.2 數(shù)字檔案數(shù)據(jù)管理

目前公司建立了《電子文件和數(shù)字檔案安全保管和備份制度》，并配有專用的歸檔電子文件和數(shù)字檔案存儲(chǔ)設(shè)備，規(guī)范存放各類檔案數(shù)據(jù)，綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。定期檢查電子檔案的保管情況、檢測(cè)電子檔案的可用性，做好相應(yīng)的遷移、轉(zhuǎn)換工作。

2.3.3 檔案數(shù)據(jù)資源共享利用

利用計(jì)算機(jī)云技術(shù)，通過(guò)建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源共享，統(tǒng)一存儲(chǔ)、統(tǒng)一搜索、統(tǒng)一借閱。在整個(gè)信息的動(dòng)態(tài)化處理環(huán)節(jié)中，檔案管理部門與員工保持密切的互動(dòng)，將基本狀況全面挖掘之后，在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)內(nèi)劃分為不同的員工群體。在實(shí)際利用環(huán)節(jié)可根據(jù)員工需求對(duì)信息服務(wù)模式展開(kāi)調(diào)節(jié)，根據(jù)部門的特性和實(shí)際需要展開(kāi)設(shè)置，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)內(nèi)單點(diǎn)在登錄之后就能根據(jù)自己的需求，選擇相應(yīng)的服務(wù)內(nèi)容和功能保障。當(dāng)然要想獲得更全面的用戶需求信息，還需要在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中設(shè)置借閱功能，借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)將隱性的資源展開(kāi)綜合利用，建立信息定制服務(wù)和信息推送服務(wù)，通過(guò)智能化數(shù)據(jù)庫(kù)以及員工崗位需求以便于展開(kāi)后續(xù)的信息傳播[2]。這樣通過(guò)數(shù)字化能全面提升檔案室的服務(wù)水平。數(shù)字化的軟、硬件設(shè)備推動(dòng)了傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作快速開(kāi)展。

2.4 提供個(gè)性化信息傳播策略

由于數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)部的檔案信息類型較多，提供個(gè)性化信息服務(wù)也需要根據(jù)用員工崗位需求確定不同的主題，實(shí)現(xiàn)單元化和規(guī)?；闹R(shí)提供。在這一過(guò)程當(dāng)中，除了要對(duì)傳統(tǒng)載體的檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)換和收集之外，還需要按照員工需求對(duì)檔案信息展開(kāi)分類和綜合評(píng)比，將其轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的新知識(shí)資源，按照數(shù)據(jù)庫(kù)的不同服務(wù)方式展開(kāi)內(nèi)容的整合和處理。這樣一來(lái)可以將很多分散的網(wǎng)絡(luò)資源按照主題需求進(jìn)行智能化建設(shè)，打造一個(gè)用于訪問(wèn)不同知識(shí)資源類型的界面，為信息個(gè)性化傳遞提供良好的服務(wù)平臺(tái)[3]。

要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，可通過(guò)以軟件應(yīng)用條件下，設(shè)計(jì)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息管理系統(tǒng)，滿足不同類型的設(shè)計(jì)要求，提升個(gè)性化服務(wù)質(zhì)量滿足界面的核心需要，在員工需求的階段展開(kāi)信息推送服務(wù)。這些主動(dòng)的信息提供過(guò)程應(yīng)該是一個(gè)動(dòng)態(tài)的更新過(guò)程，借助信息利用模塊和系統(tǒng)管理模塊完成知識(shí)決策，為員工提供主動(dòng)性服務(wù)。這種服務(wù)過(guò)程強(qiáng)調(diào)通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘等先進(jìn)技術(shù)完成對(duì)信息內(nèi)容的深層次分析處理，滿足智能查詢和個(gè)性化的信息需要[4]。

2.5 確保信息安全策略

在信息技術(shù)條件下，數(shù)據(jù)改動(dòng)更為便捷，數(shù)據(jù)的載體更為脆弱，信息安全是難點(diǎn)，也是底線。因此，必須把數(shù)據(jù)安全放在第一位。一方面檔案信息的原始性特征決定了檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的傳輸性安全要求較高，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中的開(kāi)放性和共享性特征也會(huì)在一定程度上影響信息的安全性能。對(duì)此，檔案系統(tǒng)管理人員要從各個(gè)環(huán)節(jié)確保檔案字檔案信息的可靠性、不泄密性，分清楚哪些是需要開(kāi)放的，哪些是不需要開(kāi)放的，哪些是有安全隱患的，要建立健全安全制度，不定期開(kāi)展信息安全排查。

另一方面由于信息化時(shí)代賦予了個(gè)體更加自由的信息獲取權(quán)，檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)有關(guān)要求設(shè)立權(quán)限和信息使用的規(guī)定，鼓勵(lì)員工利用信息并合理傳播信息，但不會(huì)因此導(dǎo)致信息的損壞情況。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳播的發(fā)展動(dòng)態(tài)情況，及時(shí)規(guī)范檔案信息，對(duì)于某些侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)的信息傳播，要根據(jù)信息屬性對(duì)傳播范圍進(jìn)行嚴(yán)格限制，盡量避免因信息不實(shí)導(dǎo)致的信息真實(shí)性問(wèn)題。數(shù)字化檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與生產(chǎn)過(guò)程，是信息資源的增值過(guò)程，根據(jù)需求對(duì)信息進(jìn)行綜合對(duì)比之外，還需要在信息加工環(huán)節(jié)對(duì)素材進(jìn)行應(yīng)用。

3.結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的改變更新了檔案管理部門的服務(wù)意識(shí)和員工的需求方式，企業(yè)員工對(duì)信息的需求將朝著集成化和縱深化的方向發(fā)展，因此未來(lái)的檔案管理服務(wù)手段和互動(dòng)方式將發(fā)生本質(zhì)改變。企業(yè)數(shù)字化檔案的應(yīng)用策略就是一場(chǎng)針對(duì)傳統(tǒng)資源的改革運(yùn)動(dòng)，服務(wù)模式的創(chuàng)新將根據(jù)員工信息需求的轉(zhuǎn)變進(jìn)行有效推進(jìn)，讓服務(wù)更加人性化而規(guī)范化。