王華衛(wèi)

（駐馬店市公路規(guī)劃勘察設(shè)計(jì)院，河南 駐馬店 463000）

一、辦公室后勤管理存在的問題

（一）管理制度滯后，規(guī)章有待完善

1.管理制度滯后。隨著社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化的不斷發(fā)展變革，辦公室后勤的現(xiàn)狀與最初制定的管理制度不相符合，不再適用于辦公室后勤工作的開展。2.管理制度不清晰。辦公室后勤工作具有種類繁多、事務(wù)雜亂等特征，同時(shí)多伴有突發(fā)性狀況，若缺乏妥帖有序的管理制度，管理者極易遇事慌張，無章可循，出亂出錯(cuò)。此外，很多企業(yè)并沒有將辦公室后勤事務(wù)進(jìn)行明確的分工，存在職責(zé)和職能交叉重疊的問題，所以很難落實(shí)職責(zé)。

（二）專業(yè)人員短缺

在進(jìn)行辦公室綜合管理的工作中，各企業(yè)都有自己的特點(diǎn)。這就要求了從事辦公室綜合管理工作的人員具有很強(qiáng)的專業(yè)能力。目前，在市場上專業(yè)性較強(qiáng)的管理人才比較稀少，以至于部分企業(yè)從事辦公室綜合管理的人員是由企業(yè)的管理人員擔(dān)任的，如此一來，他們的工作量增大，難度系數(shù)也變大，在辦公室的管理工作中也會(huì)出現(xiàn)問題。

（三）員工素質(zhì)不高，亟須專業(yè)人才

專業(yè)人才的缺乏是辦公室后勤管理所面臨的重要挑戰(zhàn)之一。后勤保障團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)偏低，具體表現(xiàn)在年齡結(jié)構(gòu)老化、技術(shù)水平不高、文化程度較低、管理人才匱乏等方面。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有較高比例的后勤員工的教育背景、工作經(jīng)歷大相徑庭，素質(zhì)水平參差不齊。很多后勤員工并非通過應(yīng)聘選拔而是通過關(guān)系獲得的工作，因此其專業(yè)素質(zhì)水平較低。同時(shí)，出于資金短缺、時(shí)間緊迫等等原因，許多后勤員工在開展具體工作前并沒有接受相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，而專業(yè)技能方面的不足，使這些員工不能夠很好地適應(yīng)高校的實(shí)際情況和發(fā)展變革。

二、提升辦公室后勤管理的策略

（一）完善后勤管理制度

辦公室后勤管理的基本內(nèi)容包括環(huán)境管理物資、設(shè)備管理、生活管理、醫(yī)療管理和接待工作管理。精細(xì)化管理的實(shí)施不是無止境的，而是需要以制度的形式加強(qiáng)。實(shí)施精細(xì)化管理，必須依靠堅(jiān)實(shí)的制度支撐。比如物流生活管理，針對(duì)食堂管理，需要在工作中優(yōu)先制定精細(xì)化管理政策，并在此基礎(chǔ)上開展精細(xì)化管理工作。我們可以通過以下管理規(guī)章制度對(duì)食堂進(jìn)行精細(xì)化管理，加強(qiáng)食堂管理，如《食品采購與索票管理?xiàng)l例》《食品粗加工管理?xiàng)l例》《食堂從業(yè)人員管理?xiàng)l例》《食堂食品采購與索票條例》《食堂餐（用）具洗滌》《消毒管理?xiàng)l例》《食堂餐廚廢棄物處置管理?xiàng)l例》《食堂衛(wèi)生管理?xiàng)l例》《食堂消防安全管理制度》，對(duì)于后勤環(huán)境管理，要對(duì)公共場所、辦公室和個(gè)人辦公區(qū)、宿舍和走廊的衛(wèi)生要求、重點(diǎn)場所的個(gè)人衛(wèi)生要求、衛(wèi)生和秩序要求、機(jī)關(guān)條幅、標(biāo)語、廣告牌和廣告牌的管理規(guī)范進(jìn)行監(jiān)督。

（二）工作流程優(yōu)化

辦公室的后勤管理工作相對(duì)其他部門的工作來說綜合性較強(qiáng)，更加復(fù)雜，為提高管理效率，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)簡約的工作流程變得十分重要。類似企業(yè)工廠中的流水線生產(chǎn)方式，對(duì)產(chǎn)品的生產(chǎn)過程進(jìn)行整體性分解，分解為流水線上的每一個(gè)小環(huán)節(jié)，再根據(jù)邏輯性對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有序銜接，從而使得各個(gè)員工能夠依照流程辦事。對(duì)該流程而言，設(shè)計(jì)時(shí)要確保目的明確，各環(huán)節(jié)間無縫銜接，各員工間有效配合。這樣的流程優(yōu)化對(duì)于實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的辦公室后勤管理能起到極大的促進(jìn)作用，特別是在對(duì)任務(wù)或工作的分析和處理上，能夠做到快速準(zhǔn)確，及時(shí)完成目標(biāo)任務(wù)。管理者能更為直觀地審查結(jié)果，并更為快捷和高效地提出相應(yīng)決策方案。因此，在辦公室后勤管理中，不斷優(yōu)化和完善的工作流程，是管理質(zhì)量提升的保障和前提。

（三）培養(yǎng)專業(yè)性人才

實(shí)現(xiàn)辦公室后勤管理對(duì)每位員工的素質(zhì)水平都提出了更高的要求，為培養(yǎng)更專業(yè)的后勤員工，可從以下兩方面著手：1.加強(qiáng)針對(duì)性招聘。人事辦公室應(yīng)不斷完善人才選用標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)公平、公正、公開的招聘原則廣納專業(yè)人才。通過這種方式招納的員工具備專業(yè)性基礎(chǔ)，更利于后期培養(yǎng)和提升。2.加強(qiáng)專業(yè)性培養(yǎng)。管理者應(yīng)積極為員工創(chuàng)造學(xué)習(xí)進(jìn)修機(jī)會(huì)，夯實(shí)員工的專業(yè)技術(shù)，提高員工的素質(zhì)水平。管理者應(yīng)不斷對(duì)員工提出職業(yè)化要求，使每位員工的職業(yè)素質(zhì)和技能融入日常工作中，逐漸形成精細(xì)化工作習(xí)慣，從而提升整體后勤團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)能力。

（四）明確后勤管理辦公室各崗位具體職責(zé)

作為該廳后勤管理的一部分，需要明確界定后勤管理廳每個(gè)員工的具體責(zé)任，并以問責(zé)制度的形式賦予每個(gè)員工。后勤管理廳每個(gè)員工的具體職責(zé)如下:辦公室主任、辦公室副主任、基礎(chǔ)設(shè)施管理干事、伙食管理干事、公用事業(yè)管理干事、財(cái)產(chǎn)管理干事。(1)關(guān)于辦公室主任一職，需要說明的是，他是整個(gè)后勤管理辦公室的主席，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)生產(chǎn)、營銷、公共部門等部門之間的工作關(guān)系。并規(guī)定了該部工作人員的具體專業(yè)責(zé)任；(2)需要建立后勤管理系統(tǒng)，起草后勤辦公室年度工作計(jì)劃、摘要、報(bào)告等。并組織相應(yīng)計(jì)劃的實(shí)施。

結(jié)束語

后勤辦公室是整個(gè)后勤工作的一個(gè)運(yùn)行中心辦公室，若想高效完成工作任務(wù)，就必定從后勤辦公室的工作抓起。在此過程中，必定也需要經(jīng)常去實(shí)踐和思考，總結(jié)出相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。更需要每一位全體辦公室的工作人員，盡心盡力的配合，努力地工作，提高自身的思想文化修養(yǎng)，運(yùn)用更加科學(xué)的方法去發(fā)展后勤工作，真正提高后勤辦公室工作的效能。