王興

(黑龍江省八五七農(nóng)場社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局，黑龍江 密山 158322)

引言

在新時(shí)代需要從理念、技術(shù)方法等方面推動(dòng)人事檔案管理工作模式的創(chuàng)新，并結(jié)合人事檔案管理要求對(duì)其制度進(jìn)行優(yōu)化，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作流程進(jìn)行優(yōu)化的目的，使各項(xiàng)工作按照規(guī)章制度的要求來高效落實(shí)，使人事檔案得到有效利用。并且在現(xiàn)代科技的支持下還應(yīng)借助信息技術(shù)來加強(qiáng)檔案資源處理、分析等工作，推動(dòng)檔案工作的信息化建設(shè)，其有利于人事檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型，使檔案工作的效率、質(zhì)量得到有效提高，進(jìn)而推動(dòng)人事檔案管理中各類檔案資源的全面整合及分類。

一、人事檔案管理的重要意義

第一，為人事工作提供基礎(chǔ)依據(jù)，人事檔案需要對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部人事信息進(jìn)行全面的收集，其包含了事業(yè)單位職工的身份、學(xué)歷、資歷等信息，并對(duì)職工的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況進(jìn)行全面的記錄，其與事業(yè)單位內(nèi)部的人事工作緊密掛鉤，因此在人事檔案管理工作中要求及時(shí)對(duì)其工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，從而為事業(yè)單位的發(fā)展提供重要的人事檔案資料。

第二，科學(xué)評(píng)估個(gè)體能力，個(gè)體在工作中的表現(xiàn)及獲得的榮譽(yù)均會(huì)記錄在人事檔案中，根據(jù)對(duì)人事檔案資料的了解，參照事業(yè)單位現(xiàn)有的評(píng)價(jià)機(jī)制，可對(duì)個(gè)體職工的表現(xiàn)、能力有一個(gè)大致預(yù)估，再通過對(duì)職工工作行為信息的動(dòng)態(tài)化收集，了解其實(shí)際能力，從而將其安排到合適的崗位中，貢獻(xiàn)自己的力量。

第三，優(yōu)化檔案資料管理水平，落實(shí)規(guī)范化管理要求，事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展，可完善管理體系及制度要求，保證相關(guān)信息資料的完整性，為后續(xù)人員配置及工作調(diào)整提供可靠的資料支持[2]。

二、新時(shí)代人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）管理制度不夠完善

在新時(shí)代事業(yè)單位內(nèi)部的變化使得檔案工作也需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，根據(jù)國家檔案行政管理部門的指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)來適應(yīng)新時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展形勢。在此情況下固有的人事檔案管理制度存有的局限性也逐漸顯露出來，尤其是在面對(duì)創(chuàng)新的人事檔案管理體系時(shí)，管理制度上的疏漏使其對(duì)檔案工作的控制及約束力度不夠，容易導(dǎo)致在實(shí)際管理過程中出現(xiàn)職責(zé)混淆、流程混亂等情況，不利于檔案工作的順利開展。

（二）管理模式存有不足

目前許多單位為了保證人事檔案管理工作的正常開展，對(duì)于其管理模式通常不會(huì)進(jìn)行較大的改變，此種情況雖然能夠使人事檔案管理正常落實(shí)，但是在新時(shí)代下其管理效率及管理質(zhì)量得不到保障。并且在人事檔案管理中對(duì)信息技術(shù)的利用度不足，未能對(duì)人事檔案信息化管理所具備的功能進(jìn)行充分的發(fā)揮，此種情況要求在實(shí)際中以相關(guān)規(guī)章制度為基礎(chǔ)，結(jié)合人事檔案的情況來進(jìn)行管理模式的優(yōu)化創(chuàng)新。

三、新時(shí)代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新路徑

（一）細(xì)化人事檔案管理制度

對(duì)于人事檔案管理制度需要確保其各項(xiàng)內(nèi)容都符合法律法規(guī)的要求，依據(jù)事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)定及條例的指導(dǎo)來對(duì)管理制度進(jìn)行全面的細(xì)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。在新時(shí)代的背景下事業(yè)單位的改革，使人事檔案管理所需面對(duì)的工作內(nèi)容更為繁雜，因此需要有完善的制度作為支持來開展人事檔案管理工作，通過對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行補(bǔ)充及改進(jìn)，能夠有效地確定在人事檔案工作中的要點(diǎn)，并使檔案工作在執(zhí)行的過程中其各個(gè)環(huán)節(jié)得到有效的規(guī)范及約束，從而減少在檔案管理中的失誤問題。并且考慮到新時(shí)代人事檔案工作的發(fā)展形勢及其轉(zhuǎn)變，對(duì)于制度內(nèi)容還需結(jié)合實(shí)際來進(jìn)行調(diào)整及細(xì)化，這樣可以防止在檔案管理工作中出現(xiàn)職責(zé)混淆的問題，并在制度規(guī)范下利用規(guī)范化管理模式簡化檔案工作流程。

（二）優(yōu)化人事檔案管理流程

首先，對(duì)干部人事檔案收集程序進(jìn)行規(guī)范，在以往的人事檔案管理工作中，主要是對(duì)檔案進(jìn)行簡單的收集、接收、保管，此種情況容易導(dǎo)致在檔案收集的過程中出現(xiàn)缺失、遺漏等情況，因此在檔案收集工作中需要建立起系統(tǒng)化的管理模式，并對(duì)人事檔案進(jìn)行全面的整合、詳細(xì)地記錄，這樣能夠更好地落實(shí)檔案管理工作的責(zé)任及義務(wù)，從而保證干部人事檔案的完整性、安全性。其次，對(duì)干部人事檔案使用手續(xù)進(jìn)行規(guī)范，根據(jù)相關(guān)規(guī)定事業(yè)單位人事檔案在利用、轉(zhuǎn)遞和保密等方面都有嚴(yán)格的要求，例如對(duì)于干部人事檔案的使用需要經(jīng)由檔案管理部門來進(jìn)行移交，在干部人事檔案移交過程中需要由機(jī)要交通或者專人進(jìn)行送取，對(duì)檔案遞交手續(xù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，確保移交單位及接收單位嚴(yán)格按照規(guī)章制度的要求履行各項(xiàng)檔案移交手續(xù)，并在規(guī)定的檔案移交時(shí)限內(nèi)完成檔案的轉(zhuǎn)移。

（三）創(chuàng)新人事檔案管理方法

在新時(shí)代需要結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)及管理理念來對(duì)人事檔案管理方法進(jìn)行改進(jìn)及創(chuàng)新，而人事檔案管理的數(shù)字化、信息化是其重要的發(fā)展方向。對(duì)檔案資料的數(shù)字化處理能夠有效縮減存儲(chǔ)空間、擴(kuò)大存儲(chǔ)容量，并且在檔案的查詢、檢索、利用中電子檔案的調(diào)取更為便捷，有利于提高檔案資源的利用率。同時(shí)在檔案工作信息化建設(shè)中還需對(duì)其功能進(jìn)一步的完善，通過建立起匹配的信息化管理系統(tǒng)來加強(qiáng)對(duì)檔案的處理，信息化管理系統(tǒng)的具備了自動(dòng)錄入、編號(hào)、生成、歸檔等功能，并且在實(shí)際中建立起對(duì)應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫，其便于對(duì)檔案的檢索和調(diào)閱，并重視檔案的安全性、保密性，以規(guī)范化管理為基礎(chǔ)提升檔案管理水平，通過建立起匹配的信息化管理系統(tǒng)來加強(qiáng)對(duì)人事檔案的處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化開展要求。

（四）明確人事檔案管理責(zé)任

檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)直接決定了事業(yè)單位人事檔案管理開展的效率和質(zhì)量，因此在新時(shí)代對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展時(shí)，也要把人事檔案管理責(zé)任機(jī)制落實(shí)作為提升檔案工作效率的重要途徑。通過檔案管理責(zé)任機(jī)制的落實(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)管理人員責(zé)任意識(shí)的全面強(qiáng)化，提升檔案管理人員的工作責(zé)任意識(shí)，保證事業(yè)單位人事檔案管理工作開展的實(shí)效性[4]。在新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理工作創(chuàng)新中，事業(yè)單位就要落實(shí)培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)檔案管理工作人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)及其檔案管理的專業(yè)能力進(jìn)行強(qiáng)化和提升，保證其可以良好地應(yīng)對(duì)新時(shí)代人事檔案管理制度及模式創(chuàng)新所帶來的工作要求。

（五）加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息管理力度

人事資源檔案信息在企業(yè)的發(fā)展過程中具有重要作用，屬于企業(yè)信息體系當(dāng)中的關(guān)鍵組成部分，需要對(duì)信息管理工作予以高度的重視。通過對(duì)現(xiàn)階段的人事檔案管理工作加以分析，可以看出市場會(huì)出現(xiàn)“棄檔“或者“死檔”等多方面的問題，對(duì)企業(yè)的長遠(yuǎn)化發(fā)展造成了嚴(yán)重的阻礙。在使用傳統(tǒng)類型的紙質(zhì)化檔案儲(chǔ)存方法過程中，仍然存在一定程度的弊端和不足，目前可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案儲(chǔ)存模式的轉(zhuǎn)型，采用電子檔案儲(chǔ)存的方法保障數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存的有效性，提高信息的整體利用效率。為此，需要積極的推行人事檔案信息管理工作，利用數(shù)字化信息處理體系，為檔案管理工作提供便利性保障，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理模式的有效創(chuàng)新，基于數(shù)字化的程序?qū)π畔⑦M(jìn)行整理和保存，充分地發(fā)揮出信息技術(shù)在人事檔案管理階段的實(shí)用價(jià)值。不僅如此，在數(shù)字化檔案信息管理工作模式的推行過程中，有助于提高人事檔案管理工作的實(shí)施效率，通過對(duì)空間的合理劃分和科學(xué)使用，保證了人事檔案管理工作的有效性。

（六）提高人事部門人員素質(zhì)水平

對(duì)于人事部門的工作人員來說，其自身的專業(yè)素質(zhì)與管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著直接影響，管理工作的人員需要及時(shí)的學(xué)習(xí)與人事檔案管理工作相關(guān)專業(yè)知識(shí)，并明確掌握此類管理工作在實(shí)施階段的重要作用，對(duì)自身的日常工作行為規(guī)范予以嚴(yán)格的要求，加大對(duì)日常管理工作的監(jiān)督和管理力度。不僅如此，在企業(yè)高效化發(fā)展的過程中，還需要從管理人員入手進(jìn)行監(jiān)督，成立專項(xiàng)、獨(dú)立的監(jiān)督工作小組，并在細(xì)致化的管理制度要求作用下，加大對(duì)員工行為規(guī)范的約束力度。不僅如此，還需要從思想層面入手，為員工提供積極的引導(dǎo)，并定期召開以思想交流為主的會(huì)議和活動(dòng)，及時(shí)的組織人員參與培訓(xùn)和教育活動(dòng)，以此來提高人事部門工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)水平，進(jìn)一步提高整體部門的專業(yè)素養(yǎng)，為企業(yè)人力資源管理工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，對(duì)于人事部門的管理工作人員來說，還需要嚴(yán)格的遵守管理規(guī)定，并塑造良好的道德品質(zhì)，從根本入手避免出現(xiàn)徇私舞弊等情況，以此來保障人事檔案信息的安全性。

（七）對(duì)人事檔案的分類模式加以創(chuàng)新

在人事檔案管理制度的建設(shè)過程中，對(duì)于人事檔案的分類方法尚未出現(xiàn)明顯的變化情況，且至今仍然沿用的是傳統(tǒng)的人事檔案分類方法，即：干部人事檔案、學(xué)生檔案以及普通人事檔案等三種不同的類型，在缺少改革和創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，將干部人事檔案作為了人事檔案管理工作的核心內(nèi)容，而對(duì)于其余兩類人事檔案管理工作來說，在實(shí)施的過程中通常會(huì)參照干部人事檔案管理工作機(jī)制來運(yùn)行，從而導(dǎo)致檔案管理工作呈現(xiàn)出了混亂的狀態(tài)。不僅如此，人事部門在前期階段的人員流動(dòng)性相對(duì)較差，并且降低了對(duì)人事檔案的需求總量，然而在現(xiàn)階段社會(huì)經(jīng)濟(jì)高效化發(fā)展的過程中，不僅提高了人員的整體流動(dòng)性，同時(shí)還加大了對(duì)人事檔案相關(guān)信息的需求，提高了對(duì)此類信息數(shù)據(jù)的利用效率?；趩我换秃喴仔缘娜耸聶n案管理工作模式，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化人事檔案管理工作所提出的要求，并且對(duì)人事檔案信息的開發(fā)和利用造成了一定程度的限制。為此，需要充分的針對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行分析，從類別入手對(duì)人事檔案信息進(jìn)行細(xì)致化處理，可以按照職業(yè)類別對(duì)人事檔案信息進(jìn)行分類處理，或者直接以人才屬性為主加以分類。除此之外，還需要基于與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展理念，加快檔案管理信息化建設(shè)的整體進(jìn)程，并將其融入人事檔案管理工作過程當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理工作模式的有效創(chuàng)新。檔案管理機(jī)構(gòu)需要對(duì)信息化建設(shè)予以高度的重視，在利用信息化檔案的同時(shí)，減少對(duì)空間和資源的投入，為檔案信息的補(bǔ)充和完善提供了便利性保障，避免檔案信息與實(shí)際情況出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，保障了檔案信息與實(shí)發(fā)狀況的有效銜接，基于統(tǒng)一化的管理工作規(guī)范和檔案整理格式，加大對(duì)電子人事檔案的防護(hù)力度，結(jié)合多種不同類型的關(guān)鍵技術(shù)，保障人事檔案信息的安全性。

四、結(jié)語

上文從多個(gè)角度分析了現(xiàn)今人事檔案管理工作所需面的變化及挑戰(zhàn)，并以事業(yè)單位的特點(diǎn)及對(duì)檔案工作的要求，提出了在實(shí)際中人事檔案管理工作的開展要點(diǎn)，從創(chuàng)新的角度研究了如何對(duì)其管理制度、模式進(jìn)行改進(jìn)，以此來實(shí)現(xiàn)強(qiáng)化人事檔案管理效力的目的。同時(shí)在新時(shí)代下還應(yīng)從標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的角度來對(duì)人事檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化，使創(chuàng)新的管理制度、模式能夠在檔案工作中得到高效落實(shí)，使人事檔案管理能夠?yàn)槭聵I(yè)單位運(yùn)作及發(fā)展提供助力。