阮玲 黃名鳳 何小珍

（廣西外國語學(xué)院，廣西 南寧 530222）

一、會(huì)計(jì)檔案的背景

會(huì)計(jì)檔案管理主要是對(duì)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料建立的檔案管理。每個(gè)單位都會(huì)有屬于自己單位的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案是對(duì)一個(gè)單位所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映，領(lǐng)導(dǎo)者可以通過會(huì)計(jì)檔案了解到每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展，也可以根據(jù)會(huì)計(jì)檔案看出單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的走向以及可以檢查單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律、在會(huì)計(jì)資料中是否存在弄虛作假和違法亂紀(jì)等不良行為?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定了中國企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會(huì)計(jì)檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)主要?jiǎng)澐譃橛谰煤投ㄆ趦深?，永久的?huì)計(jì)檔案是不可以銷毀的檔案，定期的會(huì)計(jì)檔案分為3年、5年、10年、15年和25年。

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)的成熟，各行業(yè)的電子化、信息化規(guī)模逐漸擴(kuò)大，會(huì)計(jì)行業(yè)電子化也進(jìn)入新的征程。為了更大程度地推進(jìn)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)電子化的進(jìn)程，不僅要求會(huì)計(jì)核算記賬等日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)電子化的改革，也要求著會(huì)計(jì)檔案管理能夠緊跟上電子信息時(shí)代的發(fā)展，加快電子會(huì)計(jì)檔案的管理和應(yīng)用。為了電子會(huì)計(jì)檔案管理能得到高效而有秩序的應(yīng)用發(fā)展，2012年起財(cái)政部和國家檔案局結(jié)合現(xiàn)下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，經(jīng)過多次的試點(diǎn)工作對(duì)原來的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行了修改和完善，在2015年12月財(cái)政部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并于2016年開始實(shí)施。修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理有著明確的相關(guān)法律管理規(guī)定，也是修訂管理辦法中的重點(diǎn)內(nèi)容。

二、電子會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)勢

（一）電子會(huì)計(jì)檔案管理存檔便捷

會(huì)計(jì)檔案管理的電子化使得紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理得到升華，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展也在逐年倍增，單位在建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀的過程中就需要投入更多的人力、物力和財(cái)力。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化會(huì)計(jì)檔案需要對(duì)審核正確入賬后的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行裝訂入冊放在檔案室統(tǒng)一留存，隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量的增加，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案也隨之不斷地增加，并且隨著時(shí)間長久的存放和在工作中需要查找檔案而反復(fù)翻閱造成的紙張破損等問題，同時(shí)對(duì)存放的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檔案室也是有諸多要求，在存放紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的時(shí)候要注意檔案室的清潔防蟲蟻啃食檔案、還要保證通風(fēng)條件，保持室內(nèi)的干燥放潮濕、同時(shí)檔案室還要配備滅火器來防火等，以免會(huì)計(jì)檔案發(fā)生損失。會(huì)計(jì)檔案的電子化管理降低了保管成本，電子會(huì)計(jì)檔案也減少了檔案室的存放空間利用，會(huì)計(jì)檔案電子化管理是將電子會(huì)計(jì)檔案分類好后統(tǒng)一存放在系統(tǒng)里，在有需要查找相關(guān)檔案信息的時(shí)候只需要搜索相關(guān)內(nèi)容就可以很方便快捷地查詢到，對(duì)此可以節(jié)約了很多翻閱資料的時(shí)間來提高工作效率。

（二）電子會(huì)計(jì)檔案管理節(jié)約成本

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是紙質(zhì)化的，每月經(jīng)濟(jì)活動(dòng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)單據(jù)、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表還有其他會(huì)計(jì)項(xiàng)目資料，分門別類的整理歸檔下來是需要大量的紙張來承載，如此常年積累下來就需要耗費(fèi)大量的紙張，那也間接地破壞了綠色環(huán)境，造成資源的浪費(fèi)。會(huì)計(jì)檔案的電子化管理是對(duì)來源真實(shí)有效的電子會(huì)計(jì)資料進(jìn)行使用管理，電子會(huì)計(jì)檔案可以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案無紙化，無紙化的電子會(huì)計(jì)檔案是通過電子信息產(chǎn)品傳輸使用，它可以方便快捷的分析統(tǒng)計(jì)，也可以節(jié)約紙張的浪費(fèi)和檔案管理所需要存放檔案室的空間。

（三）電子會(huì)計(jì)檔案管理提高工作效率

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是全人工手動(dòng)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的歸類整理，根據(jù)原始單據(jù)制會(huì)計(jì)憑證、裝訂會(huì)計(jì)憑證、制會(huì)計(jì)賬簿、計(jì)算分析做會(huì)計(jì)報(bào)表，日?qǐng)?bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)，每個(gè)會(huì)計(jì)期間都有很多會(huì)計(jì)資料需要?dú)w檔。因此會(huì)消耗大量的人力，工作效率差，同時(shí)出現(xiàn)紕漏也不容易發(fā)現(xiàn)。會(huì)計(jì)檔案電子化管理以后，可以使用專用的會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)電子會(huì)計(jì)資料進(jìn)行準(zhǔn)確的、完整的信息讀取，并且能夠制定出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，只需要在程序上設(shè)定好經(jīng)辦人、審核人、審批人等日常工作中必要的審簽流程就可以實(shí)現(xiàn)無紙化電子會(huì)計(jì)檔案形成。在電子化的會(huì)計(jì)檔案管理中對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行歸類，只需要運(yùn)用專用的檔案管理系統(tǒng)對(duì)審核通過的正確的會(huì)計(jì)資料信息進(jìn)行錄入，然后根據(jù)提前開設(shè)好的會(huì)計(jì)資料類別進(jìn)行自動(dòng)分類、歸檔，從而大大地提升了員工的工作效率，也可以一定程度上降低工作中的出錯(cuò)率。最后要對(duì)已經(jīng)錄入存檔的電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行排編碼，這個(gè)排編碼不僅能方便篩查統(tǒng)計(jì)還能方便后續(xù)的賬目復(fù)核與記賬。電子會(huì)計(jì)檔案管理辦法的出臺(tái)， 加上電子信息化獨(dú)特的高效性和信息傳播的便捷性， 成功地推進(jìn)了會(huì)計(jì)電子化的進(jìn)程，不僅能提高了會(huì)計(jì)工作人員的工作效率，還加速了電子會(huì)計(jì)信息資源的傳遞速度， 更是提升了電子會(huì)計(jì)檔案的利用率。

（四）電子會(huì)計(jì)檔案管理促進(jìn)會(huì)計(jì)管理轉(zhuǎn)型

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理的收集、整理和歸檔需要財(cái)務(wù)人員投入大量的時(shí)間精力來完成，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案查閱的復(fù)雜繁瑣，對(duì)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理方面的使用較少。會(huì)計(jì)檔案電子化管理以后，會(huì)計(jì)檔案可以以電子形式制作、保管，只需要在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中根據(jù)工作職責(zé)對(duì)工作人員進(jìn)行授權(quán)，提高了財(cái)務(wù)工作人員的工作效率，真正地將財(cái)務(wù)人員從繁雜瑣碎的計(jì)算分析和歸整會(huì)計(jì)工作中抽身出來，進(jìn)而財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員可以利用更多的時(shí)間來對(duì)會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行研究分析，從以前的單純的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)記賬核算過渡到剖析過去、管控當(dāng)下、規(guī)劃將來的管理型會(huì)計(jì)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員的數(shù)據(jù)分析能力得到提升，可以充分地利用財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行深層次的分析來提高財(cái)務(wù)管理能力。財(cái)務(wù)人員從原來的財(cái)務(wù)記賬會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型到管理會(huì)計(jì)，更多的可以從事財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算、績效評(píng)價(jià)、財(cái)務(wù)報(bào)表分析等管理會(huì)計(jì)的財(cái)務(wù)工作。

三、電子會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

電子會(huì)計(jì)檔案管理的落實(shí)給行業(yè)帶來更多便捷的同時(shí)，其本身在運(yùn)行的過程中自帶的一些重要性問題也逐漸顯露出來，為了保證電子會(huì)計(jì)檔案的管理能更加規(guī)范更加安全的開發(fā)利用，正視突顯出的問題尋求相應(yīng)的正確的解決方案。

（一）電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)電子信息的依賴性很強(qiáng)，它的開發(fā)使用是完全依附在整個(gè)計(jì)算機(jī)的硬件和軟件系統(tǒng)上，因此電子會(huì)計(jì)檔案在保存時(shí)突顯出的最大、最重要的一個(gè)問題，就是要確保電子會(huì)計(jì)檔案的保密性和安全性，保管電子磁性介質(zhì)不僅要做到防水、防火，還要防消磁和防病毒的入侵。各單位在建立健全的電子檔案系統(tǒng)時(shí)要對(duì)檔案數(shù)據(jù)的格式和權(quán)限做相關(guān)的設(shè)置，在借閱方面要使用只讀格式，只能讀取相關(guān)的信息數(shù)據(jù)而不得擅自修改；設(shè)置權(quán)限是為了提高電子會(huì)計(jì)檔案的保密性。關(guān)于磁性介質(zhì)容易消磁這一大問題，目前不僅體現(xiàn)在電子信息設(shè)備上，在我們?nèi)粘Ｉ钪谐Ｓ玫男酒瓶ㄒ彩呛苋菀滓驗(yàn)橥饨绲挠绊懚?，那么為了保證電子會(huì)計(jì)檔案的穩(wěn)定性和安全性，可以多一步備份的工作。除此之外，還要安裝防火墻來進(jìn)一步提升電子會(huì)計(jì)檔案的安全性，用于防止不法分子的非法入侵，盜取或傳播病毒使得電子會(huì)計(jì)檔案的丟失或無法使用。

（二）電子會(huì)計(jì)檔案管理的制度體系在不斷地根據(jù)國內(nèi)信息技術(shù)的發(fā)展做改革和修訂，會(huì)計(jì)檔案電子化的管理是近幾年才開始實(shí)施，其中很多單位在電子會(huì)計(jì)檔案的管理中的各項(xiàng)相關(guān)管理制度、工作規(guī)范也都沒能立即跟上。各單位應(yīng)根據(jù)自己的單位模式建立正確的適合本單位使用的電子會(huì)計(jì)檔案制度體系，管理制度的規(guī)范，可以讓每個(gè)工作人員的自身工作責(zé)權(quán)得到清楚的劃分，避免出現(xiàn)工作重復(fù)和越權(quán)操作。單位要不斷地根據(jù)自身的發(fā)展需要對(duì)制度體系做出更新，只有不斷地創(chuàng)新和完善單位的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，才能更好地施展會(huì)計(jì)工作，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的探索與實(shí)施。

（三）實(shí)施檔案電子化管理首當(dāng)其沖的就是先完善電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)要建立好共享對(duì)接，會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)主要是用于電子會(huì)計(jì)資料的輸入與輸出，而檔案系統(tǒng)則是負(fù)責(zé)要對(duì)電子會(huì)計(jì)資料進(jìn)行接收、處理和保存。各個(gè)系統(tǒng)要有明確的業(yè)務(wù)操作流程，要設(shè)置好人員認(rèn)證權(quán)限以及屬性問題，更有效地保證了電子會(huì)計(jì)檔案的安全性和可靠性。

（四）定期地給財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德素質(zhì)，提高財(cái)務(wù)人員的職業(yè)技能。信息技術(shù)發(fā)展不是停滯不前的，工作人員的知識(shí)水平也是需要跟著信息時(shí)代的發(fā)展不斷的提高。統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，培養(yǎng)電子化的管理人才，促使電子會(huì)計(jì)檔案管理能夠更好更快地趨向成熟化發(fā)展。

四、結(jié)語

隨著現(xiàn)代信息科技的不斷發(fā)展，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)都趨向信息化、自動(dòng)化迅速發(fā)展，會(huì)計(jì)是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中的重要組成部分，電子會(huì)計(jì)檔案管理也應(yīng)該向著前進(jìn)的信息化方向發(fā)展。發(fā)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理的過程中，在享受電子信息化帶來便利的同時(shí)，更要重視電子會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題，要完善制度體系、完善應(yīng)用系統(tǒng)、明確職責(zé)、加強(qiáng)安全保障、提升工作人員職業(yè)道德素質(zhì)與業(yè)務(wù)操作水平，進(jìn)一步規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案的管理。只有不斷地發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題才能不斷地及時(shí)做出更新完善，以此更好地實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)管理的信息規(guī)范化、一體化和現(xiàn)代化信息管理模式，才能提高企業(yè)在經(jīng)營管理中提取單位會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，也為企業(yè)單位能夠持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。