董志梅

（北京航天長(zhǎng)征飛行器研究所，北京 100076）

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通信技術(shù)、信息技術(shù)等在各行業(yè)信息及社會(huì)各管理環(huán)節(jié)中得到廣泛應(yīng)用，極大地影響著管理活動(dòng)的有效開展和落實(shí)。其中作為重要的基礎(chǔ)性管理工作，檔案管理的重要性日益凸顯，并在管理活動(dòng)中發(fā)揮著重要的指導(dǎo)、參考、提示等作用和功能，有效保障和支持各項(xiàng)工作的有序開展支持和保障。同時(shí)需要對(duì)檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)，使檔案管理工作中對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行充分應(yīng)用，促進(jìn)檔案收集、分類、整理、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化處理，并對(duì)相關(guān)管理流程及環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理及規(guī)范化操作，使檔案安全性和保密性得以保障，同時(shí)使管理效率有效提升，人工成本節(jié)約，從而對(duì)檔案信息化建設(shè)起到進(jìn)一步促進(jìn)作用。

1.數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)重要性分析

檔案管理效率提升：在以往的檔案管理中，通常采用人工手動(dòng)方式，存在工作內(nèi)容繁瑣、工作難度大的、工作強(qiáng)度大等問題，在檔案管理過程中，需要相關(guān)工作人員投入大量的精力和時(shí)間進(jìn)行檔案處理，極容易因人為原因而對(duì)檔案的完整性、有效性造成影響。通過信息化技術(shù)的引入，對(duì)檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)，能夠使檔案管理效率有效提升，檔案完整性、可靠性切實(shí)保障。其中利用數(shù)字化技術(shù)，使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行處理，使檔案管理歸檔、整理等速度大幅度提升。另外檔案管理人員工作量大幅度減輕，手工操作及工作步驟減少。因此通過檔案管理信息化建設(shè)，管理人員能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，有效提升工作效率的同時(shí)，進(jìn)一步保證檔案信息準(zhǔn)確性。

社會(huì)發(fā)展需求有效滿足：隨著信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)海量增長(zhǎng)的趨勢(shì)，作為數(shù)據(jù)信息的重要載體，檔案中所覆蓋的數(shù)據(jù)信息的數(shù)量也不斷增加，同時(shí)具有越來越高的應(yīng)用價(jià)值，檔案管理工作的重要性也日益凸顯。同時(shí)傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)和滿足現(xiàn)代社會(huì)及檔案事業(yè)發(fā)展需求，導(dǎo)致檔案管理效用無法有效發(fā)揮。因此需要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)加強(qiáng)重視，有效促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理方式的改進(jìn)和創(chuàng)新，使檔案管理工作能夠更好地滿足人們多樣化、個(gè)性化需求，使信息化檔案管理的重要價(jià)值得以體現(xiàn)。另外檔案管理信息化也進(jìn)一步促進(jìn)信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，更好地順應(yīng)檔案管理方式的改革創(chuàng)新。

創(chuàng)新檔案資源服務(wù)：現(xiàn)階段檔案管理工作面對(duì)越來越多的數(shù)字檔案資源，需要通過加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)突破性發(fā)展。其中通過整合數(shù)字檔案資源以及有效改進(jìn)服務(wù)機(jī)制，使檔案管理工作不斷創(chuàng)新，有利于檔案信息的實(shí)時(shí)共享和及時(shí)傳遞得以實(shí)現(xiàn)，使得檔案服務(wù)能力不斷提升，使檔案資源創(chuàng)新進(jìn)得以充分體現(xiàn)。另外對(duì)檔案信息數(shù)字資源進(jìn)行充分開發(fā)利用，在檔案信息化建設(shè)中加強(qiáng)信息化協(xié)同服務(wù)的有效融合，檔案資料管理質(zhì)量和效率切實(shí)提高，使檔案信息服務(wù)水平最大程度增強(qiáng)，更好地滿足信息化檔案工作未來發(fā)展需要[1]。

滿足用戶檔案數(shù)據(jù)需求：在新時(shí)代背景下，用戶的檔案需求也逐漸朝著個(gè)性化和多樣化發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息已無法滿足用戶的實(shí)際需求。因此，用戶對(duì)檔案數(shù)據(jù)的需求趨于多樣性和個(gè)性化。因此通過檔案信息服務(wù)力度加強(qiáng)的同時(shí)，需要對(duì)用戶的多主體、多元化、多種檔案數(shù)據(jù)需求進(jìn)行分析和總結(jié)，在此基礎(chǔ)上根據(jù)用戶需求，有效整合檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和互通，為用戶提供自主選擇相關(guān)檔案信息的平臺(tái)，從而充分體現(xiàn)檔案數(shù)字資源的協(xié)同性和靈活性，合理利用檔案數(shù)字資源，使檔案管理質(zhì)量、效率及用戶滿意度有效提高。

2.數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)中存在問題分析

對(duì)信息化建設(shè)缺乏重視：現(xiàn)階段不少行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠重視，對(duì)信息化管理的重要性缺乏深入的了解和認(rèn)識(shí)，通常在實(shí)際管理工作中采取觀望的態(tài)度。另外在相關(guān)政策及立法方面，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的支持，從而對(duì)檔案管理工作整體質(zhì)量及效率造成不利影響，管理缺乏規(guī)范性。同時(shí)也導(dǎo)致不少工作人員存在思想認(rèn)識(shí)薄弱的問題，通常將檔案管理工作作為日常事務(wù)性工作，對(duì)其重要性予以忽視，檔案信息化管理缺乏科學(xué)、系統(tǒng)的方法，對(duì)檔案管理工作的整體效果造成不利影響。

電子數(shù)據(jù)安全性不足：在檔案資料中涉及了較多的機(jī)密文件和信息，而不少電子信息管理系統(tǒng)缺乏較高的安全性能，同時(shí)通常借助第三方軟件進(jìn)行電子文檔的保存和傳遞，因此使電子文檔數(shù)據(jù)的安全性受到威脅。另外檔案資料信息還會(huì)受到黑客等非法入侵者的攻擊，使電子數(shù)據(jù)信息存在泄露、篡改以及損壞等風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的安全性造成嚴(yán)重影響。

檔案管理人員素質(zhì)不高：在檔案管理工作中，專業(yè)化的檔案管理人員能夠在提升檔案管理信息化水平中發(fā)揮重要作用。但現(xiàn)階段在不少檔案管理中，普遍存在著檔案管理人員自身思想意識(shí)不足，對(duì)檔案信息化管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)等問題，通常對(duì)紙質(zhì)檔案利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輸入等簡(jiǎn)單處理。但隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息化管理工作需要借助技術(shù)優(yōu)勢(shì)的充分發(fā)揮，提高管理質(zhì)量和水平，而檔案管理人員的綜合素質(zhì)無法滿足數(shù)字化及信息化管理要求，導(dǎo)致檔案管理工作無法順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展需求。

3.數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新策略

信息化管理理念更新：首先相關(guān)檔案管理負(fù)責(zé)人需要對(duì)檔案管理工作的重要性提高認(rèn)識(shí)，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)加深理解，并對(duì)科學(xué)的檔案管理理念進(jìn)行有效樹立。同時(shí)需要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的改革及創(chuàng)新的重要性進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分體現(xiàn)。其次在實(shí)際檔案管理工作中，相關(guān)管理人員應(yīng)通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的內(nèi)涵進(jìn)行學(xué)習(xí)與掌握，自身信息技術(shù)應(yīng)用能力有效提升，使信息技術(shù)的作用充分發(fā)揮，并對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)一步有效推動(dòng)。

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)強(qiáng)化：在檔案管理信息化建設(shè)過程中，為了確保資料信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息，需要對(duì)其中所涉及的各環(huán)節(jié)加強(qiáng)重視。其中在檔案采集、信息傳遞以及數(shù)字處理等環(huán)節(jié)中，需要加大基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，對(duì)良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行營(yíng)造[2]。首先應(yīng)加大硬件設(shè)施建設(shè)力度，對(duì)一系列信息處理設(shè)備進(jìn)行完善，對(duì)良好的硬件環(huán)境進(jìn)行打造。其次需要對(duì)軟件加強(qiáng)建設(shè)，對(duì)信息化管理系統(tǒng)及管理平臺(tái)進(jìn)行科學(xué)構(gòu)建，使檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及智能化管理得以實(shí)現(xiàn)。

檔案數(shù)字管理系統(tǒng)完善：為了有效促進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子化、數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，需要對(duì)檔案管理系統(tǒng)不斷健全和完善，同時(shí)應(yīng)使檔案學(xué)基本原理及方法的重要作用充分發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)電子檔案與數(shù)字化檔案的分類管理及存儲(chǔ)。其次應(yīng)根據(jù)行業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行充分利用，對(duì)檔案數(shù)字管理系統(tǒng)與行業(yè)經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效融合，從而使各項(xiàng)檔案資料加強(qiáng)管理和開發(fā)利用，使信息完整性和準(zhǔn)確性得以保障的同時(shí)使各種信息資料能夠?qū)崿F(xiàn)準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞及更新。另外需要對(duì)云計(jì)算技術(shù)進(jìn)行充分利用，在檔案信息準(zhǔn)確分析及處理中充分發(fā)揮技術(shù)價(jià)值和優(yōu)勢(shì)，并促進(jìn)動(dòng)態(tài)管控與橫縱分析的有效融合，對(duì)檔案信息資料利用縱向時(shí)間線進(jìn)行分析比較。最后應(yīng)通過與同類企業(yè)、其他部門、其他行業(yè)加強(qiáng)橫向分析對(duì)比，對(duì)具有價(jià)值的信息進(jìn)行提取和保留，對(duì)無用信息進(jìn)行剔除，從而使數(shù)據(jù)資料的可靠性和準(zhǔn)確性提高。

安全防護(hù)制度健全完善：在檔案信息化建設(shè)過程中，提高檔案信息利用率的同時(shí)，需要對(duì)檔案信息的安全性加強(qiáng)重視。因此在數(shù)字化背景下，需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全防護(hù)制度進(jìn)行健全和完善，并在檔案信息化建設(shè)過程中，從資金、管理、技術(shù)等方面，對(duì)系統(tǒng)安全保障等內(nèi)容進(jìn)行充分考慮，從而使保障制度進(jìn)一步完善[3]。其次在檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，還應(yīng)對(duì)人力資源及各類機(jī)械設(shè)備加強(qiáng)運(yùn)用，使安全風(fēng)險(xiǎn)管控力度強(qiáng)化，檔案保密工作水平提高。另外需要對(duì)檔案數(shù)字管理系統(tǒng)應(yīng)用范圍及方法進(jìn)行科學(xué)管理，其中涉及內(nèi)容有：信息庫(kù)備份、客戶權(quán)限控制以及對(duì)入侵檢測(cè)及數(shù)據(jù)加密等技術(shù)加強(qiáng)應(yīng)用，使網(wǎng)絡(luò)安全問題得到有效解決和處理，對(duì)黑客攻擊行為進(jìn)行有效防范，使檔案安全性切實(shí)提高。

檔案信息化管理加強(qiáng)規(guī)范：為了使電子檔案數(shù)據(jù)的可靠性及安全性有效提高，需要對(duì)檔案信息化管理加強(qiáng)規(guī)范。首先需要對(duì)電子檔案的保存格式及傳遞方式進(jìn)行有效統(tǒng)一，確保電子檔案在各部門之間進(jìn)行傳遞時(shí)不會(huì)因?yàn)楦袷郊皞鬟f方式等方面存在的不一致等問題而對(duì)檔案?jìng)鬟f的有效性造成影響，出現(xiàn)重收或漏收等現(xiàn)象，對(duì)工作效率及工作效果造成嚴(yán)重影響，所以應(yīng)對(duì)電子檔案編碼制度進(jìn)行統(tǒng)一和完善。其次需要規(guī)范編制文件信息收發(fā)記錄單，有效保證相關(guān)部門之間的電子資料記錄的準(zhǔn)確性和完整性，有利于后續(xù)查詢及使用的便捷性，使工作效率進(jìn)一步提高。另外應(yīng)對(duì)統(tǒng)一的資料收發(fā)機(jī)制進(jìn)行完善，并對(duì)收發(fā)流程進(jìn)行管控。同時(shí)相關(guān)工作人員應(yīng)加強(qiáng)溝通和交流，確保電子檔案資料的完整性和可靠性，使管理中存在的問題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決。

加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)：通過專業(yè)、高素質(zhì)的優(yōu)秀檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，能夠使數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設(shè)工作更高效地開展，使大量復(fù)雜檔案資料能夠及時(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)橛袃r(jià)值的信息資源，為檔案用戶提供將更優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)[4]。由于傳統(tǒng)檔案管理工作中需要信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)應(yīng)用，使檔案信息管理工作能夠促進(jìn)知識(shí)資源轉(zhuǎn)化，因此檔案員管理人員不僅需要具備專業(yè)檔案管理知識(shí)，還需要不斷提高自身實(shí)踐能力及業(yè)務(wù)能力，對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行不斷積累，同時(shí)也應(yīng)對(duì)管理人員加強(qiáng)培養(yǎng)，對(duì)優(yōu)秀綜合型檔案管理人才加強(qiáng)引進(jìn)，從而使檔案管理信息化建設(shè)水平有效提高。

4.結(jié)語(yǔ)

在數(shù)字化背景下，為了提高檔案管理質(zhì)量和水平，更好地滿足社會(huì)發(fā)展及用戶需求，需要對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)及大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)引入，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，通過技術(shù)優(yōu)勢(shì)的充分發(fā)揮，使檔案管理信息化建設(shè)力度強(qiáng)化。同時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)加強(qiáng)建設(shè)，使各種檔案信息資料實(shí)現(xiàn)更科學(xué)、更規(guī)范的管理，使資料的可靠性、完整性及安全性有效保障，使檔案信息資料的應(yīng)用價(jià)值得以充分體現(xiàn)，從而對(duì)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展起到有效促進(jìn)作用。