崔淑賢，張志娟

（遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院科技信息研究所，遼寧沈陽(yáng)110161）

農(nóng)業(yè)科研檔案真實(shí)記錄了科研人員的研究活動(dòng)，是科學(xué)技術(shù)共享的重要信息資源。在信息化飛速發(fā)展的今天，科研檔案的信息化進(jìn)程緩慢，尤其是農(nóng)業(yè)科研檔案，數(shù)字化程度不高、管理不規(guī)范、開(kāi)發(fā)利用少、共享程度低，制約了科研檔案的價(jià)值挖掘。為此，筆者開(kāi)展了農(nóng)業(yè)科研檔案社會(huì)化共享研究，對(duì)目前農(nóng)業(yè)科研檔案社會(huì)化共享中存在的問(wèn)題、困境進(jìn)行了剖析，提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下推進(jìn)農(nóng)業(yè)科研檔案社會(huì)化共享的優(yōu)化方案。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案屬性特點(diǎn)

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科技工作者在農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)過(guò)程中所形成的各種文字、聲像、電子材料等的總稱，主要包括農(nóng)、林、牧、副、漁業(yè)科學(xué)研究中從課題立項(xiàng)、申報(bào)、進(jìn)程、總結(jié)、結(jié)題到成果鑒定等一系列過(guò)程中形成的各種檔案材料。它是農(nóng)業(yè)科技檔案的重要組成部分，是重要的農(nóng)業(yè)科研、生產(chǎn)信息資源，具有信息資源的知識(shí)性、共享性、時(shí)效性、開(kāi)發(fā)性等屬性。同時(shí)，由于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)具有廣泛性、周期性、地域性、季節(jié)性等特點(diǎn)，農(nóng)業(yè)科研檔案具有農(nóng)業(yè)信息資源的獨(dú)有屬性，包括動(dòng)態(tài)發(fā)展性、綜合成套性、時(shí)效性、區(qū)域性、實(shí)用性、復(fù)用性等特點(diǎn)。

2 農(nóng)業(yè)科研檔案開(kāi)發(fā)利用與共享的現(xiàn)狀

2.1 政策形勢(shì)

在大數(shù)據(jù)發(fā)展的今天，農(nóng)業(yè)科研檔案的價(jià)值挖掘和社會(huì)化共享依然是今后一個(gè)時(shí)期的一項(xiàng)重要任務(wù)。早在2002年，國(guó)家檔案局在《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中就提出了“適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局”。2006年，全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展十一五規(guī)劃首次提出了開(kāi)展省級(jí)檔案館數(shù)字化試點(diǎn)工作。2017年，為深化科技體制改革，創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展，國(guó)家檔案局會(huì)同科技部對(duì)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（1987年）進(jìn)行修訂，制定《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，2020年11月1日起施行?！犊茖W(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》除完善了科研檔案的定義和范圍、歸檔范圍外，增加了科研電子文件的管理要求，突出了電子環(huán)境下科研檔案管理要求，提出了科研電子文件歸檔接口設(shè)置、科研電子文件僅以電子形式歸檔保存具體條件等內(nèi)容，更加符合當(dāng)前信息化發(fā)展趨勢(shì)，強(qiáng)調(diào)了科研檔案的開(kāi)放利用，鼓勵(lì)科研檔案的開(kāi)放共享。

2.2 開(kāi)發(fā)利用與共享

目前，農(nóng)業(yè)科研檔案依然處于收藏管理、淺層次開(kāi)發(fā)利用，檔案材料不完整、管理機(jī)制不健全、政策不力、資金支持不足、共享意識(shí)淡薄，人才老化，資源開(kāi)發(fā)利用服務(wù)體系尚未完善。相比醫(yī)院和高校系統(tǒng)科研檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)滯后，共享渠道傳統(tǒng)，共享技術(shù)、共享安全策略處于改進(jìn)和完善階段，共享還停留在理論探討層面和局部共享范圍，信息孤島問(wèn)題嚴(yán)重。

農(nóng)業(yè)高校和農(nóng)業(yè)科研院所加大力度開(kāi)展了科研檔案開(kāi)發(fā)利用和共享研究與實(shí)踐，其中，福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院于2010年研制成功數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了科研人員、管理人員的高度共建共享，為農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化建設(shè)提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院自2009年開(kāi)始集中力量進(jìn)行數(shù)字化圖書(shū)檔案館建設(shè)，一是加大投入力度，改善數(shù)字化環(huán)境建設(shè)；二是機(jī)構(gòu)整合，優(yōu)化人才隊(duì)伍建設(shè)；三是加大資源整合力度，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，嘗試對(duì)農(nóng)業(yè)文獻(xiàn)信息資源和農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源進(jìn)行整合，推進(jìn)了圖書(shū)館檔案館數(shù)字化、信息化建設(shè)，為農(nóng)業(yè)科研檔案資源與農(nóng)業(yè)文獻(xiàn)信息資源整合數(shù)字化建設(shè)提供了借鑒，推進(jìn)了科研檔案資源社會(huì)化共享進(jìn)程。

3 農(nóng)業(yè)科研檔案共享面臨的問(wèn)題及困境

3.1 農(nóng)業(yè)科研檔案資源分散，缺少整合，難以實(shí)現(xiàn)共享

農(nóng)業(yè)科研檔案往往分散于不同的職能部門，如科研處、項(xiàng)目組、業(yè)務(wù)研究單位、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室等，各部門按照職能分工整理自己的科研檔案，這造成了很多相似或相同的信息因?yàn)樗鶎俨块T不同只是完成了物理實(shí)體上的檔案歸檔，沒(méi)有對(duì)所涉及的信息進(jìn)行有機(jī)的整合加工，各相關(guān)科研項(xiàng)目檔案在收集、加工、保管、整理、服務(wù)過(guò)程中缺乏必要的聯(lián)系，既形成了信息孤島，又重復(fù)了很多工作，不利于檔案信息資源的獲取和利用?？蒲袡n案信息缺少整合和加工，導(dǎo)致檔案信息資源孤立或者重復(fù)。

3.2 缺乏有效的信息資源管理和深層次的信息資源加工

目前，科研單位深層次的科研檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重不足。雖然有些單位已經(jīng)開(kāi)始著手信息化科研檔案建設(shè)工作，但是缺乏深層次的信息加工，尚停留在開(kāi)發(fā)科研檔案檢索工具的初級(jí)加工階段，亟須開(kāi)展更深層次的信息資源高級(jí)加工工作。

3.3 科研檔案共享意識(shí)淡薄，制約科研信息共享

科研人員缺少檔案管理意識(shí)，他們或者認(rèn)為自己的科研成果不需要?dú)w檔，或者不放心資料放在檔案館，或者擔(dān)心課題內(nèi)容泄漏從而降低競(jìng)爭(zhēng)力等。他們不愿意將原始文件及時(shí)上交，造成了資料缺失，對(duì)科研檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性造成了影響。

3.4 檔案管理人員提供科研檔案共享的能力不足

檔案管理人員對(duì)資源共享認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案資料編研不夠?？蒲腥藛T在項(xiàng)目申報(bào)、研究過(guò)程中，所需資料大多從網(wǎng)上或者圖書(shū)館獲得，很少有人主動(dòng)去檔案館查詢相關(guān)資料。科研檔案中的信息，往往是圖書(shū)館和網(wǎng)上查不到的。傳統(tǒng)的觀念和行為導(dǎo)致了檔案資源編研不夠、利用不多、共享不足。

3.5 農(nóng)業(yè)科研檔案共享平臺(tái)建設(shè)不完善

目前，高校、醫(yī)院等檔案管理系統(tǒng)和服務(wù)平臺(tái)建設(shè)趨于完善，但多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和服務(wù)平臺(tái)建設(shè)尚處于起步階段，實(shí)現(xiàn)社會(huì)化共享任重道遠(yuǎn)。

3.6 科研檔案數(shù)據(jù)挖掘處于空白

科研檔案價(jià)值挖掘可以最大限度地利用科研成果推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步，可以提高科研資金的利用效率，能夠促進(jìn)產(chǎn)學(xué)研良性循環(huán)。目前科研檔案價(jià)值挖掘面臨以下問(wèn)題：一是缺乏科研檔案數(shù)據(jù)挖掘意識(shí)，二是缺乏制度保障，三是利用和共享手段傳統(tǒng)，主要通過(guò)檔案管理部門開(kāi)具證明、提供檔案復(fù)印件、現(xiàn)場(chǎng)查詢等，分享渠道固化。因此，農(nóng)業(yè)科研檔案利用還處于傳統(tǒng)、初級(jí)、簡(jiǎn)單的查閱利用和編研，還遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案的數(shù)據(jù)挖掘利用。

3.7 農(nóng)業(yè)科研檔案管理利用與知識(shí)管理服務(wù)脫節(jié)

目前，絕大多數(shù)單位科研檔案管理與文獻(xiàn)資源建設(shè)分開(kāi)管理，存在兩個(gè)團(tuán)隊(duì)。且科研檔案管理仍處于傳統(tǒng)管理，共享利用較少，而數(shù)字化圖書(shū)館建設(shè)、文獻(xiàn)資源管理早已進(jìn)入知識(shí)管理和知識(shí)服務(wù)時(shí)代。已經(jīng)建立起了資源共享平臺(tái)和信息服務(wù)平臺(tái)，設(shè)施設(shè)備先進(jìn)，技術(shù)手段現(xiàn)代，人才隊(duì)伍專業(yè)優(yōu)化，服務(wù)管理趨于成熟。相比之下，農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化處于起步階段，只有部分單位建立起了共享平臺(tái)，功能不盡完善，無(wú)法滿足社會(huì)化共享需求。

4 農(nóng)業(yè)科研檔案社會(huì)化共享優(yōu)化方案

針對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案歸檔管理和數(shù)字化與共享服務(wù)中存在的問(wèn)題，結(jié)合遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院圖書(shū)檔案館科研檔案共享實(shí)踐情況，提出了農(nóng)業(yè)科研檔案社會(huì)化共享的依據(jù)、原則和共享?xiàng)l件、方式、內(nèi)容，并提出了共享優(yōu)化措施。

4.1 農(nóng)業(yè)科研檔案社會(huì)化共享?xiàng)l件及共享方式

要實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案社會(huì)化共享，必須具有：①完善的軟硬件設(shè)施環(huán)境。主要包括服務(wù)器、終端、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)及其他配套設(shè)備，操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，涉及格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)交換、全文檢索等系統(tǒng)軟件和工具軟件；②規(guī)范的農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)據(jù)。包括數(shù)字化數(shù)據(jù)和紙質(zhì)材料；③完善的農(nóng)業(yè)科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)；④具備知識(shí)管理與服務(wù)能力的人才隊(duì)伍。農(nóng)業(yè)科研檔案社會(huì)化共享，首先需要掌握信息技術(shù)、具備數(shù)據(jù)分析能力、熟悉科研檔案業(yè)務(wù)、具有檔案編研能力的復(fù)合型人才隊(duì)伍來(lái)支撐。具備知識(shí)服務(wù)與管理能力的復(fù)合型人才是農(nóng)業(yè)科研檔案實(shí)現(xiàn)共享的必要條件；⑤完善的信息安全策略。農(nóng)業(yè)科研檔案共享是在數(shù)據(jù)安全條件下的共享，是符合知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、符合檔案管理法律法規(guī)的約束性共享。

農(nóng)業(yè)科研檔案社會(huì)化共享將在信息安全前提下實(shí)現(xiàn)，可根據(jù)檔案保密性質(zhì)采取開(kāi)放式共享、半開(kāi)放式共享、內(nèi)部共享、不共享。

4.2 農(nóng)業(yè)科研檔案共享內(nèi)容

社會(huì)化共享時(shí)代，農(nóng)業(yè)科研檔案內(nèi)容的共享可以理解為狹義的農(nóng)業(yè)科研檔案共享，而廣義的農(nóng)業(yè)科研檔案共享包括科研檔案數(shù)據(jù)、科研檔案人才、科研檔案管理系統(tǒng)和服務(wù)平臺(tái)等。只有共享設(shè)備、人才、數(shù)據(jù)，才能充分發(fā)揮設(shè)備作用、人才優(yōu)勢(shì)、系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理和利用，才能發(fā)揮專業(yè)人才優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)知識(shí)管理和農(nóng)業(yè)知識(shí)服務(wù)。促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研檔案的開(kāi)發(fā)利用和數(shù)據(jù)挖掘，實(shí)現(xiàn)共享效率最大化。

4.3 農(nóng)業(yè)科研檔案社會(huì)化共享措施

4.3.1 構(gòu)建科研檔案信息資源管理體系。構(gòu)建科研檔案信息資源管理體系，包括：①按照學(xué)科體系、專業(yè)領(lǐng)域分門別類地建立各類專題數(shù)據(jù)庫(kù)和各類全文數(shù)據(jù)庫(kù)，為利用者提供便于查詢的信息資源系統(tǒng)。②以用戶需求為導(dǎo)向，選擇典型專題，綜合整理相關(guān)科研信息內(nèi)容，加以研究分析，形成可供利用的專業(yè)性綜述材料。③利用信息化技術(shù)建立相關(guān)信息之間的關(guān)聯(lián)，提供高效服務(wù)利用。

4.3.2 科研檔案與機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)共建共享。機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)是機(jī)構(gòu)科研產(chǎn)出的集合，即成果性的“產(chǎn)品”和過(guò)程文件，包括期刊論文、學(xué)位論文、多媒體與視聽(tīng)資料、參考文獻(xiàn)、特種文獻(xiàn)、學(xué)習(xí)資料、數(shù)據(jù)集合、專利、軟件等，還包括圖像、地圖、設(shè)計(jì)圖、技術(shù)研究報(bào)告、工作報(bào)告、工作文檔、科研項(xiàng)目信息、科研獎(jiǎng)勵(lì)、研究手稿、科研檔案、工作報(bào)告、實(shí)驗(yàn)結(jié)果等所有的科研信息資源。機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)和科研檔案庫(kù)形成于科研人員，服務(wù)于科研人員，二者資源互有重合。整合機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)和科研檔案庫(kù)實(shí)現(xiàn)共建共享，將會(huì)避免資源重復(fù)建設(shè)，提高資源利用率。

4.3.3 構(gòu)建農(nóng)業(yè)科研檔案知識(shí)管理服務(wù)體系。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，增強(qiáng)科研工作者和科研管理部門的檔案意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立大數(shù)據(jù)科研檔案觀，將工作重心轉(zhuǎn)移到科研檔案開(kāi)發(fā)利用上，以需求為導(dǎo)向，以用戶為中心，滿足科研工作者對(duì)科研檔案的需求。

將科研檔案管理納入知識(shí)管理體系。從科學(xué)數(shù)據(jù)中獲取有價(jià)值的內(nèi)容。運(yùn)用科研檔案大數(shù)據(jù)，獲得科研思路，確定科研方向。

將農(nóng)業(yè)科研檔案工作納入科研信息資源體系建設(shè)及科研創(chuàng)新服務(wù)體系建設(shè)，轉(zhuǎn)變觀念，從情報(bào)、信息的角度去認(rèn)識(shí)科研檔案工作，改變以往為管理者和機(jī)構(gòu)服務(wù)的理念，樹(shù)立面向客戶的知識(shí)服務(wù)理念，由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)，將農(nóng)業(yè)科研檔案管理納入情報(bào)咨詢服務(wù)，為機(jī)構(gòu)所有客戶服務(wù)提供深層次數(shù)據(jù)分析數(shù)據(jù)挖掘服務(wù)，使農(nóng)業(yè)科研檔案在交流和使用中發(fā)揮技術(shù)情報(bào)價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。

農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源豐富，為更好地開(kāi)發(fā)利用科研檔案資源，引入知識(shí)管理技術(shù)，構(gòu)建科研檔案知識(shí)庫(kù)，實(shí)施有限“開(kāi)放獲取”策略，營(yíng)造科研檔案資源共享環(huán)境，培養(yǎng)知識(shí)管理人才梯隊(duì)，構(gòu)建農(nóng)業(yè)科研檔案知識(shí)管理體系，開(kāi)展知識(shí)發(fā)現(xiàn)、智能代理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源的知識(shí)傳遞與共享。

4.3.4 創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科研檔案共享模式?？蒲袡n案共享有多種方式。根據(jù)農(nóng)業(yè)科研特點(diǎn)和農(nóng)業(yè)科研人員的需求，創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科研檔案特色化共享模式和面向科研人員的個(gè)性化共享模式，將大大提高農(nóng)業(yè)科研檔案的利用率，發(fā)揮其潛在的價(jià)值。

農(nóng)業(yè)科研檔案共享，除了傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)借閱、服務(wù)、指導(dǎo)外，還可有以下方式：①通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、微博、公眾號(hào)等各種網(wǎng)絡(luò)方式實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案信息共享；②采取面積對(duì)象的主動(dòng)推送實(shí)現(xiàn)個(gè)性化共享；③按需資源傳遞或者按主題匯編推送；④深層次科研檔案數(shù)據(jù)挖掘服務(wù)；⑤以產(chǎn)品為主導(dǎo)的共享。

4.4 重視信息安全，構(gòu)建農(nóng)業(yè)科研檔案安全策略

信息時(shí)代，信息安全是科研檔案管理首要考慮的問(wèn)題。需要根據(jù)科技內(nèi)容確定科研檔案的開(kāi)放、半開(kāi)放、保密形式。由于電子文檔信息安全風(fēng)險(xiǎn)比紙質(zhì)文檔安全風(fēng)險(xiǎn)大得多，需要建立一整套包括電子文件安全監(jiān)測(cè)、備份、存儲(chǔ)和傳輸?shù)男畔⒈Ｃ茈娮訖n案安全管理制度和管理系統(tǒng)運(yùn)行安全策略，確?？蒲袡n案數(shù)據(jù)資源的安全性、完整性和可靠性。

以國(guó)家《科學(xué)數(shù)據(jù)管理辦法》（2018年）為依據(jù)，健全完善農(nóng)業(yè)科研數(shù)據(jù)及科研檔案管理法律法規(guī)，將進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范農(nóng)業(yè)科學(xué)數(shù)據(jù)管理，保障科學(xué)數(shù)據(jù)安全，提高開(kāi)放共享水平，優(yōu)化農(nóng)業(yè)科研檔案大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)利用的環(huán)境，促進(jìn)科研檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性。