李乙文（海南省委宣傳部）

■ 引言

信息化作為驅動社會經(jīng)濟發(fā)展的主要動力，各個行業(yè)領域都要在發(fā)展浪潮之下對自己的角色作出重新定位。早在《國家檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中就明確提出要全面推進檔案資源存量數(shù)字化，且2016 年召開的全國檔案局長館長會上，也提到了檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略與檔案信息化建設要求。對如何借助互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息資源的共享，利用最大限度發(fā)揮內涵和價值，才能成為今后工作的主要方向。

■ 數(shù)字化技術在檔案管理中的應用作用

（一）促進數(shù)字經(jīng)濟的形成

檔案的數(shù)字化應用在保存和管理方面進行了重要突破，拓展了檔案利用的價值和工作內涵。在拓展使用范圍的前提下，可以讓檔案突破現(xiàn)有的“信息孤島”，并且讓更多人了解到檔案內容和檔案管理工作的新內涵。特別是在檔案管理部門制定管理制度后，可以通過數(shù)字化手段讓檔案面向大眾開放，以虛擬化展示的方式將內容全部展現(xiàn)在人們眼前。

數(shù)字信息已經(jīng)上升到國家戰(zhàn)略層面，加速了中國數(shù)字經(jīng)濟的落地和實質化發(fā)展。在數(shù)字經(jīng)濟的沖擊下，文件的生命周期理論再次受到考驗，檔案管理工作在經(jīng)濟時代下有著新內涵，不僅要具備管理功能，還要具備控制功能，加速電子經(jīng)濟事務的規(guī)范化管理。

（二）延長數(shù)字檔案利用時間

一直以來，傳統(tǒng)的檔案管理以紙質檔案為主，紙質檔案本身易受潮，影響紙張使用壽命，導致文字模糊、破損等現(xiàn)象，在長期保存的過程中，必然會面臨外部損傷風險，且這種損傷通常是不可逆的。一旦出現(xiàn)檔案問題，不僅會導致重要信息丟失，同時也會給今后的檔案管理工作帶來新困難。在用傳統(tǒng)物理手段修復中，可以制作紙質檔案的數(shù)字化副本，通過數(shù)字化副本應用來減少原件受損情況，有效延長檔案的利用時間。對于一些已經(jīng)破損的紙質檔案，也可以借助數(shù)字圖像等關鍵技術展開修復，使檔案內容恢復應有價值。

（三）推動數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展

數(shù)字化技術的應用可以讓檔案部門在管理模式上發(fā)生改變，通過建立數(shù)據(jù)庫或紙質檔案數(shù)字化轉存的方式，能夠讓原有的檔案信息資源得到綜合整理，提升檔案部門的協(xié)同效率和管控水準。例如2019 年國家檔案局同財政部、商務部、國家稅收總局啟動了電子發(fā)票電子化報銷入賬與歸檔試點工作，這樣一來全流程管理成本下降明顯，為電子發(fā)票的規(guī)范管理提供了示范要求。在今后的經(jīng)濟活動中，檔案管理還可以在數(shù)字化技術的支持下，實現(xiàn)對紙質檔案內容的信息深化與拓展，通過數(shù)字化手段將事后管理轉變?yōu)榍岸丝刂啤?/p>

基于信息資源展開的公共服務本質上是一種市場化產(chǎn)品，在了解用戶的個性需求定位后，才能實現(xiàn)檔案管理模式的深度轉型，將各類數(shù)字化資源進行有效應用，打造綜合服務交互平臺和業(yè)務服務平臺，完成數(shù)據(jù)接收和內容管理等多個方面的服務功能。

■ 經(jīng)濟數(shù)字化技術的應用目標

（一）滿足經(jīng)濟發(fā)展需求

經(jīng)過長期的數(shù)字化工作，檔案部門已經(jīng)積累了大量的紙質檔案數(shù)字化資源，實現(xiàn)了狹義概念下的數(shù)字化管理。從今后的發(fā)展目標來看，會借助數(shù)字化技術開展對紙質檔案的開放鑒定工作，明確檔案數(shù)據(jù)開放細則并增加數(shù)字化紙質檔案的種類。

檔案工作要向前延伸，就需要做好前端控制，轉變發(fā)展理念和發(fā)展思路，在數(shù)字經(jīng)濟環(huán)境下進行業(yè)務拓展，讓檔案管理部門朝著規(guī)范化的方向而轉變，為經(jīng)濟活動提供信息支持，社會大眾作為檔案部門的主要服務對象，需要將大眾需求作為檔案工作的出發(fā)點，建立服務型機構，并完善紙質檔案的數(shù)據(jù)庫建設工作，實現(xiàn)紙質檔案數(shù)字化分步實施和數(shù)字化成果的集中利用，保障信息的有序化增長和資源的共享應用，力求為提升檔案數(shù)字化的效率與質量做出有益的嘗試，為數(shù)字化實踐提供助力。

（二）平衡資源發(fā)展過程

基于全國范圍來看，實現(xiàn)紙質檔案的數(shù)字化無疑是一項相對復雜的系統(tǒng)工程，因受到多方面因素影響，實現(xiàn)這一過程的難度較大，需要在問題分析的基礎上逐步推進紙質檔案數(shù)字化工作開展。早在2002 年，國家檔案局就發(fā)布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，并且對檔案信息化建設進行了綜合戰(zhàn)略布局。時至今日，我國紙質檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)開展了20 年，數(shù)字化技術的應用目標在于平衡不同地區(qū)的發(fā)展過程和發(fā)展要求。紙質檔案數(shù)字化的開展需要建立在數(shù)字加工體系基礎之上，包括基礎設施建設和人力資源管理等，這些都會給財政預算和數(shù)字化成果轉化帶來新的壓力。因此，檔案部門會積極爭取數(shù)字化專項資金，以滿足發(fā)展過程的實際需求，并著力培養(yǎng)檔案數(shù)字化人才，做好檔案的前端管理工作。必要時還應該開展各項社會實踐，豐富現(xiàn)有的檔案資源，為數(shù)字化工作的有序開展打好基礎。

（三）明確主體職責

從長遠看，通過服務形式的改進，促進紙質檔案數(shù)字化是未來檔案館管理建設的主流方向，檔案部門會對檔案服務企業(yè)起到應有的監(jiān)管責任，必要時引進社會力量參與到檔案數(shù)字化進程中，為檔案部門職能轉變提出發(fā)展方向。例如，從監(jiān)管的角度看，檔案服務企業(yè)會通過部門備案來確定責任與數(shù)字化成果檢驗標準，重點提升數(shù)字化檔案應用效率。檔案管理部門也會制定相應流程，以便于確定企業(yè)在數(shù)字化過程當中的工作職責。雖然現(xiàn)階段檔案服務處于產(chǎn)業(yè)發(fā)展的關鍵階段，但如果能夠實現(xiàn)檔案服務企業(yè)和檔案部門的優(yōu)勢互補，就能進一步促進檔案事業(yè)發(fā)展。

■ 經(jīng)濟數(shù)字化技術在檔案管理工作中的運用

（一）賦能數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展

在進行檔案管理的過程中，數(shù)字化人員會進行檔案掃描等工作，將各項內容進行數(shù)字化處理。具體是在檔案掃描之前會檢查紙質檔案的頁碼與卷內目錄是否相同，確定不存在編寫錯誤之后逐頁進行掃描，然后對掃描后的數(shù)字圖像和紙質檔案進行核對，確保每個檔案的編頁與原有的紙質檔案保持一致。

今后的檔案管理工作要完成從檔案室向檔案局、檔案館、檔案室三合一的轉變，加快推進檔案數(shù)字化工作，建立健全數(shù)據(jù)共享應用體系，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)在經(jīng)濟建設和業(yè)務流程方面的支撐作用，項目實施環(huán)節(jié)，實現(xiàn)全生命周期管理，支撐區(qū)域數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展。

總體而言，檔案標準化和規(guī)范化水平涵蓋了檔案工作各個方面的業(yè)務要求，檔案標準要有效實施并真正落實就需要提升系統(tǒng)的整體水平，實現(xiàn)與現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)的無縫集成，在保障系統(tǒng)綜合能力的過程中，推廣檔案資源的深度利用。

（二）服務反饋機制

基于服務內容的信息反饋機制，可以對檔案館現(xiàn)存資源的結構進行調整，充分發(fā)揮資源的經(jīng)濟效益，將未來資源服務模式轉換為信息推送模式。與此同時，知識管理服務模式將成為檔案館的發(fā)展趨勢，借助數(shù)字管理系統(tǒng)和數(shù)字資源平臺為依托，讓每一名用戶都成為知識經(jīng)濟綜合體當中的重要節(jié)點。知識經(jīng)濟時代下檔案館連接的眾多用戶群體，不僅能夠充實基礎資源庫，還能完成信息的交流與共享，充分發(fā)揮社會效益。

（三）綜合體現(xiàn)數(shù)字檔案資源的經(jīng)濟效益

數(shù)字化負責人員需要嚴格按照數(shù)字化技術的應用要求，對掃描處理后的圖像進行檢查、存儲和備份，對于完成的數(shù)據(jù)內容要確定建設單位和項目名稱等關鍵信息。要想完成這項工作，需要重點提高檔案人員的信息化管理水平，借助檔案化信息知識來更新原有的內容結構，做好重點知識的更新和消化，學會利用計算機網(wǎng)絡和多媒體技術進行存儲和開發(fā)利用。知識經(jīng)濟時代下，我們要做好檔案信息資源的合理推送，關注信息的經(jīng)濟價值定位，以個性化服務模式在互聯(lián)網(wǎng)時代下實現(xiàn)豐富多彩的自主資源利用，從而節(jié)約檔案信息服務成本。與此同時，應處理好檔案館用戶需求和服務模式設計之間的關系。無論是檔案本身的知識或對應的信息價值，都可以帶來潛在的經(jīng)濟效益。以會計學的視角作出判斷，借助數(shù)字手段展開資產(chǎn)管理，能反映出檔案的真實價值。

■ 總結

科學管理已經(jīng)成為檔案工作者需要履行的職責，而現(xiàn)代化技術迅猛發(fā)展，讓數(shù)字化檔案的挖掘潛在價值變得更高，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化技術運營已經(jīng)成為今后工作的主要趨勢。因此，我們需要建立并完善電子檔案在各個方面的利用價值，順應時代和技術發(fā)展潮流，強化科學管理手段，使其在現(xiàn)代檔案與管理過程中發(fā)揮更加穩(wěn)定的作用。通過這種方式，能夠讓數(shù)字化成果為更多人提供優(yōu)質服務，實現(xiàn)檔案館數(shù)字資源的共建共享。