文/王玨（河北省保定市交通運(yùn)輸局）

在持續(xù)深化機(jī)構(gòu)和行政體制改革的進(jìn)程中，事業(yè)單位政事分開(kāi)、管辦分離是一項(xiàng)既漫長(zhǎng)又艱巨的系統(tǒng)性工程。實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)地界定和實(shí)施分開(kāi)與分離工作不僅考驗(yàn)著各單位的管理技巧，更需要結(jié)合歷史、傳統(tǒng)與未來(lái)目標(biāo)確立科學(xué)、系統(tǒng)和規(guī)范的發(fā)展機(jī)制與模式。這就要求事業(yè)單位充分了解和全面掌握本單位既往發(fā)展歷程中的優(yōu)勢(shì)與不足，通過(guò)揚(yáng)長(zhǎng)避短、取長(zhǎng)補(bǔ)短推動(dòng)各項(xiàng)改革事務(wù)提質(zhì)增效，而檔案則成為助力事業(yè)單位立足現(xiàn)實(shí)、科學(xué)決策、因地制宜的關(guān)鍵要素之一。古人尚且知道以史為鑒，今天的事業(yè)單位更加需要通過(guò)強(qiáng)化檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用繼往開(kāi)來(lái)，在充分汲取歷史經(jīng)驗(yàn)、繼承優(yōu)良傳統(tǒng)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。

一、事業(yè)單位檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用的基本狀態(tài)

（一）流程相對(duì)完整，模式基本固定

事業(yè)單位日常工作的每個(gè)環(huán)節(jié)與步驟都會(huì)產(chǎn)生不同類型、數(shù)量的檔案，填寫(xiě)、提交、整理、歸檔早已成為事業(yè)單位常態(tài)化工作的組成。因此，檔案管理與事業(yè)單位管理系統(tǒng)之間既具有部分和整體的關(guān)系，也有同時(shí)啟動(dòng)、同步發(fā)展的主要特點(diǎn)。正是由于與組織整體之間存在這些典型又鮮明的關(guān)聯(lián)性，因此檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用在絕大多數(shù)事業(yè)單位中已經(jīng)形成了相對(duì)完整的流程和基本固定的模式。而這也是多數(shù)事業(yè)單位檔案管理工作最直觀和有代表性的狀態(tài)之一。

正是在這種極為成熟的狀態(tài)下，幾乎所有事業(yè)單位內(nèi)部人員也很快形成了對(duì)檔案管理的固有觀念，并且對(duì)現(xiàn)有的管理形式、流程、內(nèi)容等早已習(xí)以為常，往往不會(huì)意識(shí)到其中潛在的不足之處或可能的漏洞與缺失等。

（二）保管存貯為主，開(kāi)發(fā)利用為輔

正是由于流程、模式基本固化，不少事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作也形成了以保管存貯為主、開(kāi)發(fā)利用為輔的慣性思維和實(shí)踐機(jī)制。無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)干部或一線工作人員無(wú)不認(rèn)為檔案送到檔案室就等于實(shí)現(xiàn)了閉環(huán)管理。只要檔案能夠在規(guī)定時(shí)間上交并且做到無(wú)缺失、不遺漏，檔案管理工作就達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)，完成了要求。

然而，極少有人意識(shí)到，作為珍貴的信息載體，檔案的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止故紙堆那樣簡(jiǎn)單，檔案資源在管理基礎(chǔ)上的開(kāi)發(fā)利用才是檔案管理最大的意義與作用。只是由于漫長(zhǎng)且慣性的狀態(tài)束縛了許多事業(yè)單位人員的思想，導(dǎo)致其對(duì)檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用的認(rèn)識(shí)程度、實(shí)踐水平長(zhǎng)期停留在最基礎(chǔ)和原始的水平。

二、事業(yè)單位檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）重視相對(duì)有限

相較各種專業(yè)管理或技術(shù)服務(wù)，事業(yè)單位檔案管理屬于相對(duì)間接和隱性的價(jià)值創(chuàng)造工作。一方面，檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用有足夠的數(shù)量和時(shí)間積淀才能由量變到質(zhì)變，因此產(chǎn)生價(jià)值的周期較長(zhǎng)。另一方面，受到更多人為因素制約，檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用更難實(shí)現(xiàn)量化，且對(duì)其他業(yè)務(wù)或事務(wù)的促進(jìn)作用也存在中間環(huán)節(jié)的遞增或遞減影響，因此更加不確定、不穩(wěn)定。這些是阻礙檔案資源管理和開(kāi)發(fā)利用的多重因素，而這些客觀情況也在更大程度上影響到了事業(yè)單位管理者的思想觀念，其具體表現(xiàn)就是對(duì)檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用的重視程度相對(duì)有限。

包括制定規(guī)章制度在內(nèi)，部分事業(yè)單位自上而下都不自覺(jué)地將檔案管理工作置于管理系統(tǒng)的外圍或相對(duì)邊緣的位置。同時(shí)，相當(dāng)數(shù)量的內(nèi)部人員缺乏主動(dòng)協(xié)助檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新的積極意識(shí)，且滿足于陳舊的管理機(jī)制和模式而不自知。加之其中鮮少有成員認(rèn)識(shí)到開(kāi)發(fā)利用檔案資源的價(jià)值與意義，以上各種不利情況綜合之下，這些事業(yè)單位檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用呈現(xiàn)出整體漠視、全員忽視的不良狀態(tài)。

（二）投入有所不足

由于思想觀念上不夠關(guān)注，部分事業(yè)單位在檔案管理工作上的投入有所不足。無(wú)論是物質(zhì)層面的資金投入還是時(shí)間和精力的投入方面，這些事業(yè)單位都有頻率低、數(shù)量少、斷斷續(xù)續(xù)等共性問(wèn)題。缺乏投入不僅導(dǎo)致這些事業(yè)單位檔案管理工作陳舊落后的面貌無(wú)法徹底改善，始終存在程度不一的缺陷與漏洞，而且隨著時(shí)間推移，投入不足的后果是更新受限、創(chuàng)新止步。久而久之，這些單位檔案資源管理和開(kāi)發(fā)利用便遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于客觀現(xiàn)實(shí)要求，導(dǎo)致機(jī)制僵化、模式老化、技術(shù)退化，最終結(jié)果則是珍貴的檔案信息被束之高閣白白浪費(fèi)。

三、事業(yè)單位檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用的重要價(jià)值

（一）查缺補(bǔ)漏，防范風(fēng)險(xiǎn)

作為記錄各種歷史數(shù)據(jù)與信息的主要載體，檔案并不局限在一成不變的內(nèi)容重現(xiàn)，而是可以基于人的經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)的變遷及未來(lái)發(fā)展方向等多重因素實(shí)現(xiàn)潛在價(jià)值的多次挖掘。這不僅是做好檔案管理工作至關(guān)重要的作用所在，也是檔案作為珍貴信息資源的核心意義體現(xiàn)。不過(guò)，就事業(yè)單位而言，做好檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用最直觀和直接的價(jià)值則是對(duì)既往各項(xiàng)事務(wù)或業(yè)務(wù)的反省、對(duì)照，從而查缺補(bǔ)漏，防范風(fēng)險(xiǎn)。特別是在一段較長(zhǎng)時(shí)間間隔后，通過(guò)對(duì)比檔案中記載的工作方法、管理機(jī)制、服務(wù)模式，包括領(lǐng)導(dǎo)干部和基層人員在內(nèi)的各崗位、職務(wù)的成員都能迅速、清晰地發(fā)現(xiàn)歷史與現(xiàn)實(shí)的差異。比如改革之初政事之間、管辦之間往往彼此交叉、混淆不清，各項(xiàng)管理工作常常具有極其鮮明的行政化色彩，導(dǎo)致事業(yè)單位管理與服務(wù)工作違反市場(chǎng)規(guī)律的情況比比皆是。持續(xù)推進(jìn)改革至今，政事分開(kāi)、管辦分離不僅讓事業(yè)單位剝離了越來(lái)越多不應(yīng)負(fù)擔(dān)的額外事務(wù)，而且更加尊重和遵循市場(chǎng)規(guī)律，在管理和服務(wù)工作中體現(xiàn)出更多以人為本的人文性、人本性。這對(duì)大幅提高事業(yè)單位管理效率和服務(wù)效益都極其有益。

可見(jiàn)，從檔案中挖掘歷史不僅是對(duì)陳舊落后的反思，也是在指導(dǎo)當(dāng)下更加科學(xué)地發(fā)展，并且規(guī)避和防范各種可能的漏洞或陷阱。

（二）優(yōu)化資源配置，提升管理效能

從整體上看，多數(shù)事業(yè)單位都是所謂的“清水衙門(mén)”，也就是各種資金、資金來(lái)源渠道較單一、數(shù)量相對(duì)匱乏。特別是僅有財(cái)政撥款一種資金渠道的事業(yè)單位更是需要處處精打細(xì)算。而這些資金和資源匱乏的現(xiàn)狀決定了事業(yè)單位必須利用一切手段或渠道實(shí)現(xiàn)最科學(xué)合理的資源配置。而檔案恰恰有助于優(yōu)化資源配置，提升管理效能。

僅僅從財(cái)務(wù)管理角度看，不同時(shí)期檔案數(shù)據(jù)之對(duì)比中就能發(fā)現(xiàn)新舊財(cái)務(wù)制度的重大影響。比如傳統(tǒng)模式下的收付實(shí)現(xiàn)制與新財(cái)務(wù)制度要求的權(quán)責(zé)發(fā)生制，二者不僅是財(cái)務(wù)制度的改變，更會(huì)從根本上影響事業(yè)單位財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性與可靠度。利用檔案資源管理和開(kāi)發(fā)利用不僅能夠掌握事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理機(jī)制和模式的優(yōu)缺點(diǎn)、長(zhǎng)短處，更能通過(guò)分析檔案數(shù)據(jù)重新計(jì)算、規(guī)劃、分配相對(duì)有限的資金、資源。這對(duì)提高事業(yè)單位資金與資源利用合理性、針對(duì)性、有效性都是至關(guān)重要的優(yōu)化與改革措施。

四、事業(yè)單位檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用的優(yōu)化路徑

（一）科學(xué)定位，消除偏見(jiàn)，完善規(guī)則設(shè)計(jì)

要從根本上解決長(zhǎng)期以來(lái)存在的各種管理缺陷問(wèn)題，僅僅著眼于技術(shù)手段的簡(jiǎn)單改良遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。只有從管理理念上給予檔案管理工作更加科學(xué)的定位，同時(shí)全面消除事業(yè)單位內(nèi)部各成員對(duì)于檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用的思想偏見(jiàn)，事業(yè)單位檔案管理才能從粗淺的保管提高到對(duì)資源的管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)有理有序的開(kāi)發(fā)利用。

因此，事業(yè)單位從領(lǐng)導(dǎo)到中層干部直至基層工作人員都需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，端正對(duì)于檔案管理工作的態(tài)度。同時(shí)，要加快完善檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用的各項(xiàng)規(guī)則設(shè)計(jì)。

比如制定標(biāo)準(zhǔn)化與精細(xì)化的管理規(guī)則。強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化與精細(xì)化管理規(guī)則就是要求統(tǒng)一檔案規(guī)范，確保檔案各歸各類且有一致和明確的填報(bào)格式、形制。要通過(guò)制度的完善徹底改變檔案填寫(xiě)隨心所欲的不良狀態(tài)；要通過(guò)制度的剛性要求提升檔案的標(biāo)準(zhǔn)化水平；要不斷細(xì)化檔案管理規(guī)則的原則和內(nèi)容，使事業(yè)單位檔案分類精細(xì)、填報(bào)精準(zhǔn)、保質(zhì)保量按時(shí)提交管理部門(mén)。又如，要讓專業(yè)的人做專業(yè)的事。即，要在事業(yè)單位檔案管理規(guī)章制度中明確規(guī)定專人專職專崗。只有在管理規(guī)則的層面明確并強(qiáng)化專門(mén)性，事業(yè)單位檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用才能杜絕業(yè)余、外行、兼職等問(wèn)題的出現(xiàn)，才能從源頭堵住檔案管理粗放、隨意、得過(guò)且過(guò)、濫竽充數(shù)的漏洞和弊端。再如，要強(qiáng)化檔案管理的獨(dú)立性。即，要設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，確保檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用不再處于從屬地位。機(jī)構(gòu)設(shè)置的獨(dú)立性不僅有助于防止非專業(yè)人員從事專業(yè)的檔案管理工作，而且有利于提高專業(yè)檔案管理人員的職業(yè)自信心與自尊心。這也是從獨(dú)立性角度提高專業(yè)化程度的重要保障。

不僅如此，事業(yè)單位檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用不是檔案室一個(gè)部門(mén)的單打獨(dú)斗，而是需要各部門(mén)、機(jī)構(gòu)和人員通力合作的系統(tǒng)與鏈條。因此，要在管理規(guī)則層面強(qiáng)調(diào)協(xié)助和協(xié)作的重要性。具體來(lái)說(shuō)就是要在檔案管理規(guī)章中明確單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)與全體人員都有責(zé)任和義務(wù)協(xié)助進(jìn)行檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用。凡違反規(guī)定或不予協(xié)助者需要接受相應(yīng)的懲處或責(zé)罰。

（二）加快構(gòu)建信息化管理模式，保持科學(xué)、合理、持續(xù)投入

資源的管理、開(kāi)發(fā)和利用大多伴隨著不菲的資金投入、技術(shù)革新、人員參與，檔案資源也不例外。傳統(tǒng)模式下的檔案管理之所以存在各種管理、開(kāi)發(fā)、利用的缺陷，一個(gè)根本原因就是要素缺乏，也就是資金、技術(shù)、人員三要素只居其一。只有寥寥無(wú)幾的檔案管理人員顯然無(wú)法勝任繁重和復(fù)雜的管理、開(kāi)發(fā)與利用任務(wù)。幸運(yùn)的是，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全面普及與不斷深入應(yīng)用，信息化管理正在成為加快傳統(tǒng)行業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的強(qiáng)大驅(qū)動(dòng)力量。信息技術(shù)的使用不僅能夠從根本上解決人少事多的矛盾，而且更能基于信息技術(shù)快速迭代不斷提高人工智能水平。不過(guò)，一切技術(shù)應(yīng)用都離不開(kāi)充分的投入，包括物質(zhì)層面的投入和時(shí)間與精力的投入等。

因此，新時(shí)期事業(yè)單位強(qiáng)化檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用還需要加快構(gòu)建信息化管理模式，保持科學(xué)、合理、持續(xù)投入。一方面，事業(yè)單位要盡快打通檔案管理信息化平臺(tái)與組織內(nèi)信息化平臺(tái)之間的互聯(lián)互通，只有實(shí)現(xiàn)全面、整體的信息化覆蓋，檔案信息化管理平臺(tái)才能實(shí)時(shí)獲取數(shù)據(jù)信息，才能實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的完全融入和充分滲透。這不僅是避免信息壁壘、防止數(shù)據(jù)缺失的前提和保障，也是最大程度發(fā)揮信息化管理積極作用的先決條件之一。另一方面，要在制度設(shè)計(jì)的層面確保檔案信息化管理始終能夠得到可持續(xù)的投入。包括資金、技術(shù)、人力等各方面的投入都需要保持連續(xù)性。只有持之以恒的投入才能確保事業(yè)單位檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用與時(shí)俱進(jìn)。時(shí)斷時(shí)續(xù)或時(shí)有時(shí)無(wú)的投入都將不同程度地阻礙檔案作為珍貴信息資源開(kāi)發(fā)利用的針對(duì)性與時(shí)效性。尤其是對(duì)各種技術(shù)性檔案資源而言，斷斷續(xù)續(xù)的開(kāi)發(fā)利用將不斷加大與最先進(jìn)技術(shù)的差距。倘若任由這些缺陷累積，久而久之就會(huì)逐漸喪失技術(shù)檔案開(kāi)發(fā)利用的巨大價(jià)值。

（三）加強(qiáng)溝通交流，強(qiáng)化監(jiān)督反饋，保持動(dòng)態(tài)調(diào)整

無(wú)論是做好檔案資源管理還是強(qiáng)化開(kāi)發(fā)利用，一切挖掘工作的目的都為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，也就是要通過(guò)檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用為事業(yè)單位現(xiàn)實(shí)中的事務(wù)或業(yè)務(wù)提供可供優(yōu)化或改良的參考輔助。因此，事業(yè)單位檔案管理工作始終需要加強(qiáng)溝通交流，強(qiáng)化監(jiān)督反饋，保持動(dòng)態(tài)調(diào)整，才能實(shí)現(xiàn)資源管理與開(kāi)發(fā)利用的有的放矢和恰如其分。

比如在日常工作中強(qiáng)化檔案室與各辦公室、部門(mén)之間的互動(dòng)。可以采取每周一小會(huì)、每月一大會(huì)、每季度全面總結(jié)會(huì)議的形式；也可以嘗試一周兩到三次、每月保持至少十次的交流頻率。這些溝通交流的形式可以多種多樣，但主題始終要圍繞檔案資源對(duì)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)或事務(wù)的改進(jìn)作用，或者聽(tīng)取各部門(mén)對(duì)現(xiàn)有檔案資源開(kāi)發(fā)利用的意見(jiàn)建議等。又如，利用信息化平臺(tái)構(gòu)建線下結(jié)合線上的監(jiān)督模式。包括監(jiān)督檔案管理部門(mén)管理和開(kāi)發(fā)利用檔案資源的進(jìn)度、形式、內(nèi)容的水平、效果；也可涉及檔案管理工作制度優(yōu)化、服務(wù)水平改進(jìn)的程度等。再如，要定期清理和總結(jié)現(xiàn)有檔案資源管理和開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題、缺點(diǎn)、漏洞，通過(guò)優(yōu)化制度設(shè)計(jì)清除已過(guò)時(shí)、無(wú)顯著作用的內(nèi)容，再結(jié)合現(xiàn)實(shí)要求及時(shí)補(bǔ)充和更新更有針對(duì)性和實(shí)效性的內(nèi)容等。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案資源的管理與開(kāi)發(fā)利用歷來(lái)屬于事業(yè)單位管理事務(wù)體系中的必要組成部分。然而，長(zhǎng)期以來(lái)，不少事業(yè)單位對(duì)于檔案資源的管理與開(kāi)發(fā)利用并未給予足夠的關(guān)注和重視。究其原因，除了檔案管理工作本身較少體現(xiàn)出直接的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益外，也在于傳統(tǒng)模式下的檔案管理早已形成了固化模式、僵化套路，對(duì)單位內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)或業(yè)務(wù)缺乏實(shí)質(zhì)性的幫助。加之不少事業(yè)單位自上而下形成了對(duì)檔案管理的意識(shí)偏見(jiàn)，只重保管而輕開(kāi)發(fā)，導(dǎo)致檔案管理低質(zhì)低效問(wèn)題普遍存在，這也在很大程度上制約了事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化和資源利用的水平。因此，新時(shí)期事業(yè)單位優(yōu)化檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用不僅需要加強(qiáng)各種先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)和使用，更需要端正思想態(tài)度，給予檔案管理工作正確和科學(xué)的定位。只有從思想上認(rèn)識(shí)到檔案作為珍貴信息資源的價(jià)值并著力挖掘、深入開(kāi)發(fā)、充分利用，事業(yè)單位檔案管理才能突破多年來(lái)固化僵化的瓶頸問(wèn)題。同時(shí)，要通過(guò)加快完善信息化管理模式構(gòu)建將人的時(shí)間和精力從陳舊落后的狀態(tài)下解放出來(lái)，使檔案管理人員能夠更加專注于檔案資源的分析研究，并基于技術(shù)的自動(dòng)化與智能化實(shí)現(xiàn)資源開(kāi)發(fā)與利用的常態(tài)化和長(zhǎng)效化。這不僅是新時(shí)期事業(yè)單位優(yōu)化檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用的重要手段，也是新形勢(shì)下基于檔案管理科學(xué)化與現(xiàn)代化發(fā)展助力事業(yè)單位改革持續(xù)深入并有序推進(jìn)的必由之路。

相關(guān)鏈接

檔案資源，是指保障一個(gè)國(guó)家或社會(huì)檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作開(kāi)展的，各種社會(huì)條件以及由檔案事業(yè)和檔案工作自身對(duì)社會(huì)產(chǎn)生的各種作用和影響因素的總合。主要包括兩方面：一方面是一個(gè)國(guó)家或社會(huì)對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作開(kāi)展所提供的各種保障條件，此方面包括政策（法律）資源、教育資源、人才（技術(shù)）資源、財(cái)力資源、物力（設(shè)施、設(shè)備、物資）資源等；另一方面是指由檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作開(kāi)展而對(duì)社會(huì)產(chǎn)生的作用和影響，即檔案產(chǎn)出或效益資源，主要是指檔案信息資源。兩個(gè)方面互為因果、相互影響、相互作用，共同影響一個(gè)國(guó)家或社會(huì)檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案工作的開(kāi)展，而最終影響檔案信息資源建設(shè)及其社會(huì)作用的發(fā)揮。