張 嶺（雙遼市工業(yè)和信息化局）

■ 前言

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)各領(lǐng)域檔案資源管理工作具有重要的價(jià)值，能有效促進(jìn)重要資源信息在經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)活動(dòng)中發(fā)揮出更大的作用。檔案是人類(lèi)寶貴的財(cái)富，是反映歷史事實(shí)、服務(wù)現(xiàn)代社會(huì)的載體。在人類(lèi)發(fā)展的各個(gè)階段，檔案的名稱(chēng)有所不同，檔案的載體也不斷變化，但檔案的特性不會(huì)改變，檔案的價(jià)值和作用也日益凸顯。新時(shí)期，檔案在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，檔案綜合反映著政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的情況，具有豐富的信息容量，成為黨和政府制定經(jīng)濟(jì)政策的重要信息渠道。檔案工作做得好是檔案轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的關(guān)鍵。同樣，經(jīng)濟(jì)發(fā)展也決定著檔案管理的環(huán)境條件，二者相輔相成、互相促進(jìn)。

在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)沒(méi)有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，為了避免出現(xiàn)重大決策失誤，事業(yè)單位從檔案資源中尋找依據(jù)和參考，充分發(fā)揮檔案服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的職能。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理向網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式過(guò)渡。網(wǎng)絡(luò)信息化模式下的檔案管理大大提高了工作效率，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的快速查詢(xún)和完整保存，給檔案的存儲(chǔ)、搜索提供了極大的便利。同時(shí)也大大降低了檔案管理成本，促使檔案能夠更好地為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。

■ 現(xiàn)階段檔案資源服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展管理中存在的問(wèn)題

為更好地適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)加速度發(fā)展的全球經(jīng)濟(jì)一體化的大環(huán)境，不論是企事業(yè)單位，還是政府機(jī)關(guān)，都需要切實(shí)做好做實(shí)重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)信息檔案的管理工作。但是，在檔案資源管理助力經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，依然存在著一些不足之處。

（一）檔案管理經(jīng)濟(jì)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，思想決定行為

部分機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案工作與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的聯(lián)系認(rèn)識(shí)不清。片面地認(rèn)為檔案管理工作只是政府機(jī)關(guān)的一種簡(jiǎn)單的、事務(wù)性工作而已，是無(wú)足輕重的。因此，機(jī)關(guān)單位在經(jīng)費(fèi)、人員和設(shè)備方面對(duì)檔案工作的支持力度十分有限，導(dǎo)致部分檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，傳統(tǒng)檔案管理模式與現(xiàn)代化企業(yè)辦公模式無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效銜接，檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)職能不能得到充分發(fā)揮。此外，部分檔案管理人員工作積極性不高，缺乏成就感，被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)很普遍，導(dǎo)致檔案管理與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不協(xié)調(diào)。

（二）檔案管理信息化程度不足

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的發(fā)展，機(jī)關(guān)單位檔案信息化工作已經(jīng)完全展開(kāi)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公逐步被淘汰，借助計(jì)算機(jī)等信息化手段來(lái)進(jìn)行檔案資料的整理和搜索已經(jīng)成為常態(tài)。但是部分機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化水平一直徘徊不前，特別是基層機(jī)關(guān)單位的檔案信息化建設(shè)。檔案信息化管理需要將原來(lái)的紙質(zhì)資料掃描或者轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，限于人力和物力的不足，很多紙質(zhì)檔案依然沒(méi)有被錄入系統(tǒng)，處于分散狀態(tài)。另外，在檔案信息化管理過(guò)程中存在建檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理程序不規(guī)范等問(wèn)題，檔案信息化受到極大的阻礙，甚至出現(xiàn)重要檔案資料丟失的問(wèn)題，帶來(lái)安全隱患。

（三）檔案管理制度不健全

完善的制度是提高檔案管理水平的重要保障。一直以來(lái)，由于對(duì)檔案管理工作不重視，部分機(jī)關(guān)單位沒(méi)有將檔案管理工作納入工作規(guī)劃中，既沒(méi)有制定完善的檔案管理規(guī)定和制度，也沒(méi)有明確劃分檔案管理的責(zé)任，更沒(méi)有指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)專(zhuān)門(mén)的檔案類(lèi)別。隨著工作的進(jìn)行，檔案管理中的弊端開(kāi)始顯現(xiàn)，例如檔案借調(diào)時(shí)沒(méi)有登記好往來(lái)記錄，造成檔案資料丟失，也無(wú)法進(jìn)行追責(zé)。

（四）檔案管理經(jīng)濟(jì)服務(wù)實(shí)效弱

首先，檔案管理人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，檔案工作被動(dòng)性和單一性問(wèn)題一直存在。檔案工作人員不能主動(dòng)了解檔案用戶(hù)的需求，不能有針對(duì)性地提供檔案服務(wù)，制約了檔案的服務(wù)質(zhì)量和范圍。其次，受法律制度、工作性質(zhì)等因素的影響，部分檔案沒(méi)有列入政務(wù)公開(kāi)的范疇，檔案信息不對(duì)外開(kāi)放，導(dǎo)致檔案利用率下降，檔案轉(zhuǎn)化生產(chǎn)力的功能較弱。最后，部分檔案缺乏完整性和系統(tǒng)性，有的僅僅收集了文書(shū)材料，忽視了聲像資料；有的在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)丟失或磨損；有的檔案信息系統(tǒng)缺乏檢索工具，導(dǎo)致檔案資料查詢(xún)困難，這些因素都會(huì)影響檔案服務(wù)能力。

（五）檔案管理人員水平有待提高

檔案管理人員的素質(zhì)良莠不齊，有的檔案管理人員缺乏上進(jìn)心和事業(yè)心，工作中敷衍了事、得過(guò)且過(guò)。也缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，不能創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。再加上檔案工作既繁雜又枯燥，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，身心疲憊且待遇水平不高，因此檔案管理人員流失現(xiàn)象比較普遍。盡管有的檔案人員工作熱情高，事業(yè)心和責(zé)任心比較強(qiáng)，但并非檔案專(zhuān)業(yè)出身，專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平不足。再加上機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足，管理人員頻繁更替，不能為檔案管理人員提供系統(tǒng)的、專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員的素質(zhì)和能力滯后于檔案管理促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展工作的需要。

■ 加強(qiáng)檔案資源管理服務(wù)經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展的策略

加強(qiáng)檔案資源管理，助力經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展，必須立足于檔案資源管理的服務(wù)價(jià)值，從經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)活動(dòng)的實(shí)際需要出發(fā)，并與之高度契合，真正實(shí)現(xiàn)優(yōu)化檔案資源管理工作，進(jìn)一步助力經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展。

（一）加強(qiáng)宣傳、增強(qiáng)對(duì)檔案管理服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)意識(shí)

思想決定行為，只有從思想上重視起來(lái)，真正認(rèn)識(shí)到檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性，才能切實(shí)提高檔案管理與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平。檔案管理是一項(xiàng)全局性、系統(tǒng)性的工作，需要機(jī)關(guān)全體人員的積極參與和配合。新檔案法明確規(guī)定了機(jī)關(guān)單位在檔案管理工作的職責(zé)所在。作為機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)，要認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，要積極學(xué)習(xí)和貫徹《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)，將檔案管理規(guī)范化建設(shè)納入機(jī)關(guān)管理議事日程，認(rèn)清檔案工作的新形勢(shì)、新特點(diǎn)，把檔案工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)上來(lái)。圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心，使檔案工作與經(jīng)濟(jì)發(fā)展同步進(jìn)行，對(duì)檔案管理更加科學(xué)、有效，同時(shí)密切關(guān)注經(jīng)濟(jì)建設(shè)的新發(fā)展、新動(dòng)向，隨時(shí)了解社會(huì)對(duì)檔案信息的需求情況，及時(shí)提供服務(wù)。同時(shí)，還要加大宣傳力度，在機(jī)關(guān)單位內(nèi)部大力宣傳檔案管理規(guī)范化建設(shè)的意義，讓機(jī)關(guān)全體工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與自己密切相關(guān)，能夠主動(dòng)配合檔案管理部門(mén)的工作，充分發(fā)揮檔案信息化管理的作用。

（二）提高檔案管理信息化水平

檔案信息化管理是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。作為檔案管理部門(mén)，要加快檔案信息化建設(shè)的步伐，加強(qiáng)檔案工作的數(shù)字化建設(shè)。隨著行政機(jī)關(guān)工作的開(kāi)展，檔案資料越來(lái)越多，為了方便管理，需要將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，以圖片、文本和音頻的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，不僅查詢(xún)方便，而且實(shí)現(xiàn)了海量存儲(chǔ)。針對(duì)紙質(zhì)文件較多的特點(diǎn)，可以借助掃描技術(shù)來(lái)進(jìn)行快速掃描。值得注意的是，有些紙質(zhì)文件上有領(lǐng)導(dǎo)簽名，掃描的話(huà)可能無(wú)法識(shí)別，我們可以通過(guò)保留圖像的方式來(lái)存儲(chǔ)。除此之外，檔案管理部門(mén)還要建立由編研成果目錄、專(zhuān)題目錄、檔案目錄等組成的索引目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將散落各部門(mén)的材料及時(shí)收集起來(lái)充實(shí)到數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，以便查詢(xún)和檢索需要。另外，人工智能、大數(shù)據(jù)等新型技術(shù)的進(jìn)步也給檔案信息化管理帶來(lái)了契機(jī)，新興數(shù)字技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，將在檔案文本挖掘、數(shù)據(jù)整合等方面發(fā)揮更加重要的作用。例如作為新興信息技術(shù)，云計(jì)算技術(shù)用于檔案管理工作中，可以將檔案信息存儲(chǔ)于多個(gè)數(shù)據(jù)中心，并建立副本，即便數(shù)字檔案丟失，也可以在云端對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，大大提高了可靠性。

（三）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

機(jī)關(guān)單位要不斷完善檔案制度建設(shè)，用制度來(lái)指導(dǎo)、約束和激勵(lì)檔案管理人員的行為。首先，結(jié)合檔案管理工作崗位的職能要求，完善管理規(guī)章，制定檔案收集、整理、歸檔、保存、共享、使用的制度規(guī)范，明確檔案管理流程，確認(rèn)檔案的保存期限、歸檔范圍、安全防護(hù)、分類(lèi)等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。其次，明確檔案管理責(zé)任，嚴(yán)格考核制度，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。定期開(kāi)展考核，對(duì)考核不合格的人員進(jìn)行批評(píng)教育，嚴(yán)重的進(jìn)行處罰或者轉(zhuǎn)崗。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。最后，落實(shí)檔案保密制度。檔案管理關(guān)乎行政機(jī)關(guān)職能的發(fā)揮，涉及經(jīng)濟(jì)、政治領(lǐng)域的諸多國(guó)家機(jī)密，具有重要的價(jià)值。如果泄露出去將對(duì)國(guó)家安全和人民生活帶來(lái)巨大的風(fēng)險(xiǎn)，因此機(jī)關(guān)部門(mén)要建立嚴(yán)格的檔案安全制度，一方面對(duì)存儲(chǔ)檔案的計(jì)算機(jī)安裝防火墻和殺毒軟件，使用數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行保護(hù)。另一方面，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，檔案管理人員憑借密碼登錄，不相干人員禁止登錄或者下載檔案資料。

（四）強(qiáng)化檔案管理的經(jīng)濟(jì)服務(wù)價(jià)值

檔案不僅對(duì)本單位有重要的參考作用，而且服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面作用顯著。檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)檔案服務(wù)功能的開(kāi)發(fā)。一方面，國(guó)家工作人員通過(guò)了解檔案可以提高服務(wù)效能、優(yōu)化人力資源管理、做出合理經(jīng)濟(jì)決策。另一方面，努力將涉及民生的檔案開(kāi)發(fā)出來(lái)，滿(mǎn)足人民群眾的查檔要求。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)在依法公開(kāi)政務(wù)信息的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步做好企業(yè)信息公開(kāi)工作，逐步擴(kuò)大信息公開(kāi)范圍，最大限度發(fā)掘和提取可利用的檔案信息，并將其匯編成高質(zhì)量的檔案資源庫(kù)，加強(qiáng)檔案的服務(wù)功能，把檔案工作者的積極性調(diào)動(dòng)到為經(jīng)濟(jì)發(fā)展做貢獻(xiàn)上來(lái)。