郝林翔

（寧德市公安局，福建 寧德 352100）

引言：公安機(jī)關(guān)針對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作，要充分考慮到其主要的影響因素，從而及時(shí)采取措施，減少對(duì)檔案使用的影響。檔案民警要提高對(duì)檔案保護(hù)工作的重視，不斷增進(jìn)對(duì)保護(hù)工作的認(rèn)識(shí)和了解，增加對(duì)該檔案重要性的理解和掌握，有效降低工作中對(duì)該檔案的損壞，提升保護(hù)的質(zhì)量和效率。

一、紙質(zhì)檔案管理的重要性

紙質(zhì)檔案的管理和使用為公安機(jī)關(guān)的工作提供便利，在信息化技術(shù)的發(fā)展下，做好檔案的管理工作，保護(hù)好案件卷宗檔案、文件材料，確保工作的效果和效率，在其使用中，可以為舉證工作提供有效保證，使用方便，穩(wěn)定性強(qiáng)，保證公安機(jī)關(guān)辦公的質(zhì)量[1]。該檔案的管理工作需要基層民警注意其法律性和責(zé)任性，依法履行職責(zé)，做好保護(hù)，延長其使用時(shí)間，以此來促進(jìn)檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展。

二、影響紙質(zhì)檔案保護(hù)的因素

（一）內(nèi)在因素

受內(nèi)在因素的影響，案件卷宗檔案在使用和保存方面，主要是材質(zhì)的變化，在經(jīng)過長時(shí)間的放置后，容易產(chǎn)生氧化反應(yīng)，對(duì)其整體的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生影響，若是紙張遇到水分，會(huì)產(chǎn)生水解反應(yīng)，產(chǎn)生侵染，縮短其使用壽命，紙張的表面出現(xiàn)明顯的變化，且變化速度較快，無法繼續(xù)使用。

（二）外部因素

外部因素的影響，主要表現(xiàn)在五個(gè)方面。第一是溫度，案件檔案所處環(huán)境的溫度對(duì)紙質(zhì)的影響較大，當(dāng)溫度大于其標(biāo)準(zhǔn)溫度時(shí)，紙張的水分被蒸發(fā)，出現(xiàn)干巴巴的狀態(tài)，使用質(zhì)量下降，當(dāng)溫度小于規(guī)定溫度時(shí)，紙張的所含水分過多，整體的使用強(qiáng)度變差，其性能受到影響，使用壽命驟降。第二是濕度，該檔案放置環(huán)境的濕度數(shù)值提升，對(duì)其使用性能產(chǎn)生一定的破壞。當(dāng)空氣中的濕度過高時(shí)，會(huì)損壞字跡，促進(jìn)細(xì)菌的滋生和生長，破損情況嚴(yán)重，造成相應(yīng)的損失，若濕度的環(huán)境情況惡劣，紙張的變形速度加快，彎曲程度較大，影響使用。第三是污染物，該方面的影響是會(huì)產(chǎn)生相互間的作用反應(yīng)，其耐用程度和強(qiáng)度下降，發(fā)生降解反應(yīng)，影響檔案的效用。第四是光的輻射，受到輻射的影響，在長時(shí)間的照射環(huán)境下，紙張出現(xiàn)裂開的問題情況，產(chǎn)生脆化的反應(yīng)，造成紙張的損壞[2]。第五是有害生物，該方面主要是由于材料所含有成分的影響，出現(xiàn)細(xì)菌和蟲卵，對(duì)紙張進(jìn)行破壞，影響其使用。

三、公安機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案保護(hù)措施

（一）完善檔案保護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施

公安機(jī)關(guān)在開展案件檔案的保護(hù)工作時(shí)，需要增加經(jīng)濟(jì)資金的投入，確?；A(chǔ)設(shè)施的正常使用，為案件卷宗提供有效的保護(hù)，減少各方面因素對(duì)檔案的影響，延長其使用壽命，保證質(zhì)量。根據(jù)案件檔案保護(hù)要求，開展具體的保護(hù)工作，首先，為保證檔案的使用價(jià)值，對(duì)其存放的環(huán)境進(jìn)行管控，盡量選擇位置、濕度、溫度、光線等方面符合存檔標(biāo)準(zhǔn)要求的環(huán)境來進(jìn)行檔案文件的保存工作，注意做好各方面的保護(hù)，減少對(duì)其的影響，還要做好文件材料保護(hù)的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備相關(guān)的防護(hù)工具，確保保護(hù)工作的順利開展。然后，針對(duì)溫度和濕度對(duì)其產(chǎn)生的影響，要提高機(jī)關(guān)民警的重視，通過調(diào)節(jié)的方式來減少影響的范圍，并利用光的折射來改變光線的方向，增加保護(hù)的效果，還可以通過室內(nèi)環(huán)境的改變來進(jìn)行保護(hù)。最后，注意細(xì)菌的生長，做好清潔和防霉的處理控制工作，保證環(huán)境的穩(wěn)定，避免細(xì)菌產(chǎn)生的影響。

機(jī)關(guān)要制定科學(xué)、合理的檔案管理機(jī)制，在該制度的管理和控制下，開展檔案管理方面的一系列工作，規(guī)范管理人員的操作，保證紙質(zhì)檔案的有效性。為提高管理工作的效率，為基層民警提供培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)和培養(yǎng)工作，提升人員的專業(yè)技術(shù)水平和綜合能力，促進(jìn)管理工作的順利開展，為優(yōu)秀人員提供獎(jiǎng)勵(lì)和表揚(yáng)，提升檔案管理工作的參與感，對(duì)此，還需要加強(qiáng)管理人員的責(zé)任感，增加紙質(zhì)檔案保存的安全性，以此來延長文件的使用時(shí)長。為檢測檔案民警的學(xué)習(xí)效果，通過參加市局和省廳舉辦的檔案技能比武來查看人員的工作能力，并以此方式促進(jìn)民警參與的積極性。

（二）做好檔案清潔去污工作

在紙質(zhì)檔案保護(hù)工作開展過程中，針對(duì)管理工作的需求和要求，嚴(yán)格按照規(guī)范操作的標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)其進(jìn)行清潔和去污工作，在此過程中，可以增加相關(guān)技術(shù)的使用和應(yīng)用，提高紙張清潔的效率和質(zhì)量。檔案在存放過程中會(huì)出現(xiàn)污染的情況，對(duì)此，需要擴(kuò)大清潔技術(shù)的使用范圍，加快清潔的速度，減少污染的影響，降低其擴(kuò)散的速度，在具體的操作過程中，主要是查看紙張和字跡的情況，使用合適的方式來進(jìn)行去除工作，在操作時(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)定來進(jìn)行，避免出現(xiàn)問題殘留的狀況[4]。在清潔工作開展時(shí)，制定詳細(xì)的清潔計(jì)劃，并設(shè)定清潔次數(shù)和時(shí)間、清潔的范圍和內(nèi)容，從而將灰塵清理干凈，針對(duì)較難清潔的位置，需要使用相關(guān)的工具來進(jìn)行輔助，提高工作的效率。

（三）加強(qiáng)檔案保護(hù)宣傳力度

為實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)，在檔案管理工作中，要開展檔案保護(hù)的宣傳工作，公安機(jī)關(guān)增加對(duì)其保護(hù)工作的重視，提高宣傳的工作力度，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案達(dá)到有效保護(hù)，提升整體的保護(hù)效率。通過宣傳，提升檔案民警對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和理解，激發(fā)其工作熱情。根據(jù)管理制度的要求，在開展管理工作時(shí)，要對(duì)各個(gè)部門和人員的工作內(nèi)容和責(zé)任進(jìn)行詳細(xì)的劃分，以此來穩(wěn)定管理的效果，發(fā)揮出管理人員在工作中的最大效用，實(shí)現(xiàn)檔案保護(hù)的最終目標(biāo)。在具體的管理工作中，針對(duì)人員操作不當(dāng)?shù)膯栴}，需要根據(jù)制度內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行批評(píng)和處理，為檔案管理工作的質(zhì)量提供保證，促進(jìn)其系統(tǒng)化發(fā)展進(jìn)程。檔案民警在進(jìn)行文件材料的管理時(shí)，注意查看該檔案的保管期間，以此為依據(jù)來進(jìn)行保護(hù)。

在檔案管理宣傳工作中，通過宣傳，提高管理人員的應(yīng)變能力，在遇到突發(fā)事件時(shí)，根據(jù)預(yù)防保護(hù)措施，對(duì)其進(jìn)行處理，確保保護(hù)的效果。針對(duì)機(jī)密程度較高的文檔，需要對(duì)其進(jìn)行分類，并單獨(dú)存放個(gè)保管，設(shè)立專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行管理，加強(qiáng)對(duì)其的管控，保證檔案文件材料的使用，確保其發(fā)揮出憑證的作用。在檔案管理工作中，檔案民警不斷提升自身保護(hù)意識(shí)的提升，對(duì)其開展系統(tǒng)化的分類和整理，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的管理要求，增加工作投入力度，穩(wěn)定檔案的質(zhì)量管理，保證其正常的使用，促進(jìn)管理保護(hù)工作的開展。

（四）開展檔案維護(hù)修整工作

公安機(jī)關(guān)重視開展檔案的維護(hù)和修復(fù)工作，一方面，做好紙張的防護(hù)保護(hù)措施，減少因其他因素影響產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)損失，對(duì)放置的環(huán)境進(jìn)行控制，避免酸性環(huán)境的形成，并對(duì)可能出現(xiàn)霉菌的位置進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，避免其出現(xiàn)變形情況，防止檔案的載體發(fā)生破壞。針對(duì)案件卷宗檔案，重點(diǎn)查看字跡和紙張，檢查其文件材料的標(biāo)號(hào)和頁號(hào)的自己情況，對(duì)于字跡模糊和破損的文件材料，對(duì)其進(jìn)行加邊和維護(hù)，對(duì)較大的文件材料進(jìn)行折疊，避免影響其使用，將材料的金屬物進(jìn)行清除。

另一方面，對(duì)其已經(jīng)出現(xiàn)問題的紙質(zhì)檔案進(jìn)行及時(shí)的修復(fù)，通過開展恢復(fù)作業(yè)，使其可以繼續(xù)使用。使用修復(fù)技術(shù)進(jìn)行修整，通過相關(guān)設(shè)備來進(jìn)行檢測，查看需要修復(fù)的位置和具體情況，制定科學(xué)的修整計(jì)劃和方案，對(duì)其進(jìn)行處理。針對(duì)字跡的處理，不同的問題狀況需要使用不同的處理方式，根據(jù)其效果來選擇物理或者化學(xué)的方式進(jìn)行處理，保證恢復(fù)的效果。

在修整技術(shù)的使用方面，主要有兩種方式。一種是物理方式，使用信息化和多媒體技術(shù)來進(jìn)行恢復(fù)，該方式的使用優(yōu)點(diǎn)是速度快。另一種是化學(xué)方式，根據(jù)藥劑的反應(yīng)原理，使用高效率的藥水來進(jìn)行字跡的再現(xiàn)，該方式的優(yōu)勢是效果顯著。

（五）重視紙質(zhì)檔案的修裱保護(hù)

在開展檔案的管理工作時(shí)，加強(qiáng)機(jī)關(guān)民警對(duì)檔案保護(hù)的重視，使用修裱的方式對(duì)其進(jìn)行保護(hù)，可以有效延長其使用時(shí)長，保證其完整性。在進(jìn)行具體的工作時(shí)，操作人員需要提升自身的操作水平，避免因操作不當(dāng)對(duì)其造成二次影響，注意提高操作的規(guī)范性。紙質(zhì)檔案的修裱主要是解決檔案保存過程中出現(xiàn)的性能、強(qiáng)度變差的問題，通過該方式來進(jìn)行恢復(fù)，以此來延長使用壽命，減少資金的損失。該方式使用粘合劑來進(jìn)行紙質(zhì)檔案的粘合工，在用紙方面，使用的紙質(zhì)的性能要選擇雜質(zhì)少、耐久性強(qiáng)的紙張來作為用紙，針對(duì)磨損比較嚴(yán)重的問題情況，需要利用技術(shù)手段對(duì)其進(jìn)行處理和修補(bǔ)，在此過程中，重點(diǎn)關(guān)注紙張的厚薄程度，降低影響，避免出現(xiàn)變形的問題情況。通過對(duì)檔案文件進(jìn)行修補(bǔ)，提高檔案的使用價(jià)值。對(duì)于該技術(shù)的使用，針對(duì)不嚴(yán)重的問題情況，選擇補(bǔ)缺的方式來進(jìn)行具體的操作，通常是對(duì)整頁的紙張進(jìn)行修復(fù)。若是情況較為嚴(yán)重的，則選擇用拖補(bǔ)的修補(bǔ)方式進(jìn)行操作，對(duì)紙張的局部進(jìn)行修復(fù)，該方式的靈活性較強(qiáng)。

（六）建立健全的檔案數(shù)字化應(yīng)用

為保證公安機(jī)關(guān)對(duì)于檔案的使用，在管理工作開展時(shí)，針對(duì)影響檔案使用的因素，要開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理和應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上，提高檔案保存的效果，充分發(fā)揮出使用數(shù)字化管理的優(yōu)勢，降低檔案的老化速度，增加檔案管理的工作質(zhì)量。重視科學(xué)技術(shù)的使用，利用技術(shù)來提高保護(hù)的效果，減少檔案的損害，延緩檔案的老化時(shí)間，增加其使用期限。檔案民警開展統(tǒng)一管理，做好紙質(zhì)管理工作，減少材料的破損，促進(jìn)保護(hù)工作效率的提升。

（七）制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募堎|(zhì)檔案管理制度

在開展紙質(zhì)檔案的管理工作時(shí)，為延長檔案管理的使用壽命，增加檔案的安全性，要制定檔案的管理制度，并根據(jù)管理工作中出現(xiàn)的問題和情況，對(duì)其進(jìn)行不斷的優(yōu)化和改進(jìn)，確保管理制度的完善。在管理方面，對(duì)其安全需求展開工作，做好消防設(shè)施的放置工作，有效降低檔案管理工作的安全問題的出現(xiàn)概率，提高民警人員對(duì)管理工作對(duì)檔案保護(hù)的重視，保證公安機(jī)關(guān)案件檔案的保護(hù)質(zhì)量。

在檔案的制度規(guī)定中，嚴(yán)格規(guī)定公安機(jī)關(guān)檔案取用放回的要求，并制定其具體的使用時(shí)間和歸還時(shí)間，確保穩(wěn)定性。針對(duì)案件檔案的管理，要設(shè)定使用的審批手續(xù)，確保檔案的安全，避免出現(xiàn)失密的問題情況，在進(jìn)行查閱時(shí)，需要有公安機(jī)關(guān)主管民警領(lǐng)導(dǎo)的審批方可進(jìn)行查看，不得對(duì)其文件材料進(jìn)行涂改、損毀、丟失和偽造。在使用中，對(duì)于不及時(shí)歸還的，需要采取措施進(jìn)行處理，避免檔案出現(xiàn)丟失的問題情況。

結(jié)論：綜上所述，紙質(zhì)檔案的保護(hù)需要對(duì)其進(jìn)行定期的清理工作，并使用相關(guān)的保護(hù)設(shè)施來進(jìn)行保護(hù)，在公安機(jī)關(guān)中開展宣傳工作，提高檔案民警人員的保護(hù)意識(shí)，做好文件材料的維護(hù)修整工作，對(duì)其進(jìn)行繡裱，提高保護(hù)效果，重視開展檔案數(shù)字化管理工作，確保保護(hù)的成效。