趙琳
(福建省九建建筑工程有限公司,福建 寧德 352100)
引言:在企業(yè)管理過程中,人事檔案對(duì)于工作人員的教育程度、工作經(jīng)歷和獎(jiǎng)懲狀況等重要信息都做了較為詳細(xì)地記錄,是企業(yè)在對(duì)人員進(jìn)行升職所需要的參考資料,在建筑施工企業(yè)中更能夠?yàn)槿藛T的培訓(xùn)和錄用等過程進(jìn)行相關(guān)的記錄工作,并做出更為客觀地評(píng)價(jià),對(duì)人員進(jìn)行有效管理。在新形勢(shì)之下,人事檔案的管理工作也將面臨新的挑戰(zhàn),因此,需要對(duì)其工作的重要性具有足夠的重視程度,并通過相關(guān)的措施,以更好地發(fā)揮建筑施工企業(yè)人事檔案工作的重要性,使得相關(guān)管理工作能夠更具成效。
在信息化時(shí)代的背景下,人事檔案的管理可以借助信息技術(shù),以提升檔案的管理效率。在檔案管理過程中,可以使用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理,其能夠通過系統(tǒng)將人事檔案存入到數(shù)據(jù)庫(kù)之中,并對(duì)文件進(jìn)行編輯操作,方便了對(duì)人事檔案的管理,提升了管理效率。
同時(shí),通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),可以將檔案信息的變更進(jìn)行即時(shí)上傳,實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的實(shí)時(shí)更新,增強(qiáng)檔案的時(shí)效性,簡(jiǎn)化檔案管理工作的環(huán)節(jié),提升檔案信息的準(zhǔn)確度,使得檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性得到保障,讓檔案信息能夠更好地得到應(yīng)用,管理效率更高。
除了能對(duì)檔案的變更進(jìn)行實(shí)時(shí)更新,還能夠通過云端進(jìn)行對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)用。通過服務(wù)器和云計(jì)算等技術(shù)的使用,能夠通過檔案管理系統(tǒng)對(duì)云端數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢,從而更加方便的對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)用,提高檔案數(shù)據(jù)的使用率。此外,借助此方式,還可通過對(duì)檔案數(shù)據(jù)的調(diào)用過程進(jìn)行詳細(xì)查詢,確保檔案數(shù)據(jù)的安全[1]。
對(duì)于建筑施工企業(yè)的人事檔案管理,需要考慮到人員年齡、工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)歷等內(nèi)容,其對(duì)于人員的選用、職位的晉升等事項(xiàng)具有極大的參考價(jià)值,因此,需要將相關(guān)人事檔案的收集、整理與管理工作做好,這也是建筑施工企業(yè)在進(jìn)行人事管理過程中所需要關(guān)注的部分。
根據(jù)相關(guān)的條例,建筑施工企業(yè)不得隨意對(duì)檔案進(jìn)行涂改,或者偽造相關(guān)人員的信息,以免為人事檔案的管理帶來不必要的麻煩。這就意味著,在進(jìn)行人事檔案工作的過程中,需要對(duì)檔案中的各種重要信息進(jìn)行嚴(yán)格審查,確保建筑施工企業(yè)的職工的人事信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性。
在審查檔案的過程中,人員的年齡對(duì)于部分建筑施工企業(yè)的人員管理來說是重要的參考數(shù)據(jù);工作經(jīng)驗(yàn)為人員的工作水平提供一定程度的參考,工作經(jīng)驗(yàn)越豐富,則對(duì)于相應(yīng)的工作更加得心應(yīng)手;學(xué)歷水平?jīng)Q定了人員的知識(shí)水平,特別是對(duì)于理論知識(shí)的掌握。
以往,人事檔案的管理通常使用紙質(zhì)保存,需要占用較大的空間進(jìn)行存放,并且調(diào)取工作也不具有靈活性,對(duì)于工作效率造成了較大的影響,同時(shí),也影響到檔案的使用率,且由于紙質(zhì)檔案易受到外部環(huán)境的直接影響,使其更容易受到損壞,對(duì)于檔案內(nèi)容的完整性和安全性造成了威脅。
因此,在如今信息技術(shù)高速發(fā)展的大背景下,需要引入各種先進(jìn)的信息技術(shù),以有效對(duì)人事檔案的管理進(jìn)行優(yōu)化,提升檔案管理的效率與質(zhì)量。因此,需要檔案管理部門轉(zhuǎn)變過去的工作理念,將信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮,完善人事檔案管理的信息化建設(shè)。
此外,通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),建立專門的信息化檔案管理系統(tǒng),通過將檔案進(jìn)行數(shù)字化存檔,將管理流程進(jìn)行優(yōu)化,從而提高人事檔案管理工作的效率,并配合相應(yīng)的軟件,提高檔案調(diào)用與管理的效率。
建筑施工企業(yè)的人事檔案管理目前仍存在理念落后的問題,相關(guān)檔案的管理工作仍舊著重記錄,對(duì)于人員實(shí)際工作狀況并不做什么過問,僅僅是對(duì)人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行記錄,忽視其在工作中的實(shí)際表現(xiàn),使得人員檔案的利用價(jià)值在一定程度上大打折扣。同時(shí),因?yàn)闄n案管理方法的陳舊,使得管理工作的效率低下,實(shí)際管理過程中也只是對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行檢查,而忽視了檔案的內(nèi)容,使得檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性得不到有效保障。
為此,企業(yè)的人事檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)相應(yīng)的人員建設(shè),必須立足于實(shí)際,將人事檔案的管理意識(shí)進(jìn)行不斷創(chuàng)新,并通過對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)工作,使其對(duì)人事檔案管理工作的重要性擁有足夠清晰的認(rèn)知,將管理工作進(jìn)行規(guī)范。此外,管理人員必須樹立正確的管理意識(shí),通過自身能力對(duì)管理工作進(jìn)行強(qiáng)化,勇于探索新思路、嘗試新方法,以提高人事檔案的管理水平。
人事檔案管理過程中,管理人員是相關(guān)工作的直接執(zhí)行者,其能力素質(zhì)對(duì)于檔案管理的工作質(zhì)量具有直接影響,同時(shí)也影響到管理工作的效率。在檔案管理過程中,部分人員并不是專業(yè)人士,并沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的專業(yè)理論學(xué)習(xí),在相關(guān)技能方面存在欠缺之處,且工作理念落后,缺乏足夠的責(zé)任感和專業(yè)素養(yǎng),為人事檔案管理工作帶來諸多不必要的麻煩。
為了提高人事檔案管理工作的質(zhì)量,需要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)和教育工作,通過科學(xué)的方法提升管理人員的專業(yè)能力與個(gè)人素養(yǎng),在根源處提升企業(yè)人事檔案管理的工作質(zhì)量,提高檔案的利用價(jià)值。由于人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作,對(duì)于管理人員的耐心有著較高的考驗(yàn),需要對(duì)各項(xiàng)檔案信息進(jìn)行仔細(xì)核實(shí),嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行檔案管理工作,以確保檔案的真實(shí)性和時(shí)效性。
在人事檔案管理的過程中,一套完善的管理制度必不可少,其能夠?yàn)槿耸聶n案管理工作的質(zhì)量和效率提供可靠保障,因此一套完善的相關(guān)制度必不可少,其能夠?yàn)槿耸聶n案的管理作出有效規(guī)范,從而有效杜絕管理工作執(zhí)行過程中出現(xiàn)的各種問題,保障管理工作的有序開展。
通過對(duì)規(guī)范、科學(xué)的相關(guān)制度,使得人事檔案管理工作中的一些行為能得到有效約束,確保相關(guān)工作的開展能夠真正做到有序進(jìn)行。關(guān)于制度的健全與完善,可通過建立責(zé)任人與聯(lián)絡(luò)員制度,落實(shí)相關(guān)工作的監(jiān)管措施,確保各種材料都能夠在第一時(shí)間得到歸檔。此外,相關(guān)管理規(guī)范的制定必不可少,根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度提出的各項(xiàng)要求,以制定一套完善的人事檔案管理規(guī)范,使得各項(xiàng)管理工作能夠依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行[2]。
一些建筑施工企業(yè)對(duì)于新形勢(shì)下的人事檔案管理工作缺乏重視程度,管理過程中仍舊存在些許不合理的地方,例如檔案的臨時(shí)突擊現(xiàn)象、不能將管理工作進(jìn)行常態(tài)化、無法將檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新,使得檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性得不到應(yīng)有的保障,對(duì)于人員的實(shí)際狀況無法進(jìn)行全面了解,對(duì)于人員的選用和考核以及晉升等工作是極為不利的。
因此,建筑施工企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人員的人事檔案工作的重視程度,對(duì)于人事檔案管理工作的重要意義具有清晰的認(rèn)知,要求各個(gè)單位和部門將檔案管理工作的關(guān)系進(jìn)行梳理,在成立相關(guān)組織部門的同時(shí)還能夠?qū)蛡驅(qū)I(yè)人員負(fù)責(zé)人事檔案的管理,通過多重管理形成各司其職的管理格局,確保檔案管理工作的開展能夠得以有序進(jìn)行。通過加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作的重視程度,讓檔案的各項(xiàng)管理工作得以正常開展,不同科室之間也能夠配合相關(guān)工作,形成良好的管理局面。
如今,部分建筑施工企業(yè)在人事檔案的管理方面仍存在信息化水平低的情況,管理過程依舊使用手工管理的方法,不但過程繁瑣,且工作效率低下,甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案受到人為篡改的問題,人事檔案管理工作無法得到規(guī)范有序地開展,外加人員素質(zhì)的影響,更是讓人事檔案的管理質(zhì)量受到影響。
為此,建筑施工企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理的信息化程度,通過建設(shè)一套完善的信息化檔案管理系統(tǒng),借助信息采集設(shè)備將紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化之后錄入計(jì)算機(jī),并將其存入相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫(kù),為人事檔案的管理發(fā)揮重要作用,同時(shí)為人事檔案管理的工作質(zhì)量和效率提供可靠保障。
為了能夠提升人事檔案管理的信息化程度,需要加大對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備的投入,并進(jìn)行相應(yīng)的維護(hù),同時(shí)還要對(duì)設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新,從而確保信息化系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。人事檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)與更新,能夠提升人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化程度。此外,人事檔案作為人員的重要資料,需要加強(qiáng)資料信息的共享,通過信息化系統(tǒng)的建立,實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享,提升檔案資料的利用率。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)本身存在著一定的風(fēng)險(xiǎn),因此必須要重視檔案管理過程中的保密工作,加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全防護(hù)工作,在信息共享的同時(shí)也為各種軟硬件設(shè)施提供保護(hù),確保檔案信息的安全性[3]。
對(duì)于人事檔案管理工作,必須要擁有足夠的重視程度,加強(qiáng)相關(guān)工作的審核工作,并且在人員檔案管理方面需要配備專職人員進(jìn)行管理,確保人員的人事檔案能夠得到全面管理,并能夠真正得到落實(shí),提升管理工作的質(zhì)量。人員管理方面,要不斷提升人員的專業(yè)素養(yǎng),使其能夠在檔案管理的第一線發(fā)揮出應(yīng)有的作用,同時(shí)還要對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn),使得管理工作的質(zhì)量能夠得到進(jìn)一步提升。
對(duì)于日常管理工作,需要建立一套完善的管理體系,對(duì)于檔案材料從形成到歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)都需要制定相應(yīng)的細(xì)則,從而使得相關(guān)的程序能夠更加規(guī)范,同時(shí)加大相應(yīng)的監(jiān)管力度,確保相應(yīng)的責(zé)任能夠得到落實(shí)。此外,對(duì)于檔案造假的問題,一定要進(jìn)行嚴(yán)格處理,將其進(jìn)行有效遏制[4]。
結(jié)論:在新形勢(shì)之下,檔案管理工作更加信息化,通過電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理,并實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)據(jù)更新上傳,通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用調(diào)用云端數(shù)據(jù),為檔案管理提供了便利。在新形勢(shì)下,人事檔案能夠?yàn)槿藛T的管理提供更加有效的參考資料,同時(shí)也能夠作為人員的招聘和培訓(xùn)提供參考。為了能夠?qū)⑷耸聶n案工作的重要性充分發(fā)揮,需要將管理方法進(jìn)行優(yōu)化,并轉(zhuǎn)變管理意識(shí),提高相關(guān)人員的素質(zhì),完善相關(guān)的制度,同時(shí)加強(qiáng)認(rèn)知程度,強(qiáng)化信息化程度。此外,還需要提高對(duì)檔案管理的重視程度,并在多個(gè)層面上下功夫,對(duì)日常管理的不斷強(qiáng)化,還要加大對(duì)于檔案造假的處理力度,將其進(jìn)行遏制,從而將人事檔案工作的重要性充分體現(xiàn)。