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        新時(shí)期關(guān)于機(jī)構(gòu)編制檔案管理思考

        2021-11-30 03:16:04付瑤
        魅力中國 2021年50期
        關(guān)鍵詞:機(jī)構(gòu)編制事業(yè)單位機(jī)構(gòu)

        付瑤

        (黑龍江哈爾濱市方正縣機(jī)構(gòu)編制電子政務(wù)中心,黑龍江 哈爾濱 150800)

        引言:對于主管機(jī)構(gòu)籌備部門開展的不同工作,檔案管理部門應(yīng)提供文件和相關(guān)工作文件的收集,加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制檔案管理,可以為開展各項(xiàng)準(zhǔn)備工作提供更好的依據(jù),使制定各項(xiàng)管理決策更加科學(xué)有效。

        一、規(guī)范機(jī)構(gòu)編制檔案管理的重要意義

        (一)規(guī)范機(jī)構(gòu)編制檔案是依法治理的必然要求

        黨中央正在加快國家管理體制和管理能力的現(xiàn)代化建設(shè),事業(yè)單位的建立是國家管理體制和管理能力現(xiàn)代化的重要制度保障,機(jī)構(gòu)編制檔案記錄創(chuàng)建、運(yùn)營和發(fā)展機(jī)構(gòu)的歷史過程,并記錄機(jī)構(gòu)治理的基本原則,這是所有部門和單位完成任務(wù)和分配員工的法律基礎(chǔ)。在沒有這些檔案的情況下,很難恢復(fù)案件處理過程,因此,規(guī)范機(jī)關(guān)檔案收集工作,是貫徹落實(shí)依法管理的重要舉措和必然要求的具體體現(xiàn),促進(jìn)國家管理體系和管理能力的現(xiàn)代化。

        (二)機(jī)構(gòu)編制檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化是大眾服務(wù)的實(shí)際需要

        檔案的創(chuàng)建不僅包括集體事業(yè)單位的創(chuàng)建,還包括事業(yè)單位的重要人事問題,這是今后檔案利用的重要信息資料,特別是在實(shí)行真正的標(biāo)準(zhǔn)制度之后,必須準(zhǔn)確地記錄各機(jī)構(gòu)雇員的基本信息和訪問權(quán)限。它們是審查和分配資金和保險(xiǎn)服務(wù)的基礎(chǔ),具有法律效力,只有充分堅(jiān)持這些行動(dòng),我們才能為大多數(shù)工人和雇員提供有效的服務(wù),以保護(hù)他們的權(quán)益,并確保適當(dāng)?shù)纳鐣?huì)、政治和經(jīng)濟(jì)待遇。

        (三)編制歸檔標(biāo)準(zhǔn)化是做出科學(xué)決策的有效方法

        機(jī)構(gòu)資源是重要的政治和治理資源,治理機(jī)構(gòu)的重要任務(wù)之一是優(yōu)化這些治理資源的配置,并采取有效行動(dòng),實(shí)現(xiàn)國家管理體系和管理能力的現(xiàn)代化機(jī)構(gòu)。是與機(jī)構(gòu)活動(dòng)發(fā)展相關(guān)的重要文件,尤其是機(jī)構(gòu)發(fā)展、職能分配、責(zé)任限制、職位數(shù)量和管理職位,做好機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作,可以為黨政領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù),保證決策過程的合法性、科學(xué)性和有效性。

        二、當(dāng)前機(jī)構(gòu)編制檔案管理存在的主要問題

        由于機(jī)構(gòu)編制檔案的內(nèi)容各不相同,比較枯燥,缺乏專家,檔案管理效率不高。為適應(yīng)新時(shí)期下檔案管理的需要,一些檔案因管理不善而丟失,嚴(yán)重影響了事業(yè)單位在檔案編制中的作用。

        (一)單位負(fù)責(zé)人考慮不夠

        目前,該機(jī)構(gòu)的管理機(jī)構(gòu)非常重視該機(jī)構(gòu)的具體管理工作,但一些機(jī)構(gòu)不了解機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的內(nèi)涵,也不深入了解與檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度,因此,他們沒有充分重視機(jī)構(gòu)管理過程中創(chuàng)建的檔案的收集、分類和使用,也沒有參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng),這導(dǎo)致了檔案管理的不當(dāng)分發(fā)、實(shí)施和監(jiān)督。

        (二)收集不完整數(shù)據(jù)

        目前,一些事業(yè)單位對事業(yè)單位檔案的收集方式比較統(tǒng)一,主要集中在少數(shù)檔案上,對事業(yè)單位編制檔案管理過程中形成的檔案進(jìn)行收集,特別是附件中的相關(guān)文件。例如,沒有收集到關(guān)于締約方和國家機(jī)構(gòu)改革以及行政部門調(diào)整的材料。

        (三)日常管理不夠好

        在日常管理中,一些機(jī)構(gòu)只對機(jī)構(gòu)性文件進(jìn)行簡單的收集和分類,管理不夠好,沒有制定好收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)等方面的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的管理流程,貸款等檔案管理。例如,一些檔案的標(biāo)題不清楚或使用不當(dāng)。此外,一些檔案缺乏數(shù)量,或檔案沒有標(biāo)明頁碼等。

        (四)員工工作水平不夠

        本機(jī)構(gòu)編制檔案管理目前主要由其他員工兼職進(jìn)行,他們幾乎沒有接受職業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì),也缺乏學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性。這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足新時(shí)代檔案機(jī)構(gòu)的要求。

        (五)檔案館的基礎(chǔ)工作還不夠

        檔案管理比較簡單,引進(jìn)可比檔案和目錄需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力來改進(jìn)。目前,大多數(shù)單位的檔案質(zhì)量較低,如果想引用或證明一些有價(jià)值的資源只能依靠搜索模糊的資源,因此效率低下。

        (六)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度低

        檔案管理是系統(tǒng)化的工作,如果沒有標(biāo)準(zhǔn)化的約束和管理,檔案資源的損失是不可避免的。從這個(gè)角度來看,檔案管理應(yīng)該協(xié)調(diào)一致,并引起管理人員的注意,所有員工運(yùn)用格子能力合作健全機(jī)構(gòu)編制檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化,增加專業(yè)檔案技能或增加資本投資,盡一切努力培訓(xùn)單位的專業(yè)檔案員,盡快實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化。

        (七)檔案材料使用不足

        一些單位的檔案幾乎沒有完整錄入,長期封閉,資料整理不系統(tǒng),某些資料更難以查閱。此外,由于檔案收集有限,有些檔案沒有妥善保管,如電子資源很難維護(hù),過一段時(shí)間就會(huì)消失,將來也很難查閱。

        (八)缺乏長期和可持續(xù)發(fā)展原則

        雖然機(jī)構(gòu)編制檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化,并在短時(shí)間內(nèi)取得了一些成果,但在達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)后沒有二級(jí)權(quán)力,沒有長期的連續(xù)性,由于部分員工在檔案綜合管理中參與不夠,也不了解檔案在本單位的重要性,有的甚至認(rèn)為縮略語是一個(gè)參照點(diǎn),導(dǎo)致執(zhí)行和計(jì)劃外的歸檔工作,有些任務(wù)沒有執(zhí)行,有些有形式但沒有影響的現(xiàn)象。

        (九)通過辦公室自動(dòng)化不更新和轉(zhuǎn)換檔案管理方法

        目前,檔案是通過管理計(jì)算機(jī)軟件的方法來管理的。檔案的管理、訪問和使用無法滿足檔案網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的要求,無法滿足日益增長的檔案使用需求。

        三、新時(shí)期規(guī)范機(jī)構(gòu)編制檔案管理的策略建議

        (一)加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制的規(guī)范性管理

        作為一個(gè)機(jī)構(gòu),我們應(yīng)該詳細(xì)審查公共機(jī)構(gòu)的管理,加快制定和公布詳細(xì)的科學(xué)規(guī)則以及設(shè)置和配置,以及在法律層面上對公共機(jī)構(gòu)設(shè)置的限制和標(biāo)準(zhǔn)化,應(yīng)同時(shí)建立和完善機(jī)構(gòu)人力資源管理體系和公共機(jī)構(gòu)監(jiān)督控制體系。例如,紀(jì)律和監(jiān)督部門一起監(jiān)督與公共機(jī)構(gòu)設(shè)立、法人注冊和年度控制有關(guān)的機(jī)構(gòu)事項(xiàng)的實(shí)施,并根據(jù)評估結(jié)果徹底了解和控制公共機(jī)構(gòu)活動(dòng)的績效和發(fā)展及其在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用,作為撤銷、合并、拘留、撤銷、增加和撤銷機(jī)構(gòu)的重要依據(jù)。

        (二)披露政府事務(wù)和提高員工意識(shí)

        加強(qiáng)政府在機(jī)構(gòu)建設(shè)方面的開放意味著通過引入真正的機(jī)構(gòu)指定制度和披露機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)社會(huì)管理和公共服務(wù)的部門和機(jī)構(gòu)任務(wù)的非約束性機(jī)構(gòu)內(nèi)容,可以理解內(nèi)部機(jī)構(gòu)的數(shù)量、管理和管理職位的數(shù)量以及接受社會(huì)監(jiān)督和大量人群的實(shí)際工作人員,樹立依法、依紀(jì)、依規(guī)管理機(jī)構(gòu)人員的理念,把機(jī)構(gòu)人員的理念深入人心,提高認(rèn)識(shí),理解溝通,按程序辦事。

        (三)提高檔案管理工作的落實(shí)效果

        編制部門的檔案管理不僅限于檔案的整理和儲(chǔ)存,也是檔案管理的一項(xiàng)重要任務(wù),為管理決策創(chuàng)造科學(xué)、真實(shí)的依據(jù)。在檔案管理過程中,要協(xié)調(diào)處理好保密原則和公開原則,應(yīng)結(jié)合不同的保密限制和條款,制定不同的管理策略和制度。這些在工作中普遍使用,保密時(shí)間和保密程度相對較少,有必要增加其相應(yīng)的易用性,將其作為重要的信息源進(jìn)行管理,創(chuàng)造良好的使用條件,充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值,實(shí)事求是地整理工作成果,根據(jù)寶貴的經(jīng)驗(yàn)可以在以后的管理中作出決定,從而使檔案資源的價(jià)值最大化。

        (四)創(chuàng)新管理方式

        在檔案管理方面,其理念和管理方法需要不斷更新,檔案管理發(fā)展應(yīng)積極利用外部先進(jìn)技術(shù),在理念和管理方法上不斷創(chuàng)新。檔案管理可以結(jié)合機(jī)構(gòu)的需要,搭建科學(xué)有效的信息管理平臺(tái),通過信息管理平臺(tái)對檔案進(jìn)行管理,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)歸檔管理、輸出、檢索、統(tǒng)計(jì)、歸檔和匯總功能,以及過去對管理的一些限制已經(jīng)取消。在信息時(shí)代,檔案管理主要由計(jì)算機(jī)進(jìn)行,適當(dāng)?shù)臋n案管理人員應(yīng)深刻了解電子檔案管理的基本特點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn),并具有一定的能力和知識(shí)水平,網(wǎng)絡(luò)保護(hù)能有效保證電子檔案信息的安全性和完整性。

        (五)提高檔案管理人員自身的專業(yè)能力水平

        與一般檔案管理相比,機(jī)構(gòu)編制檔案管理的發(fā)展具有更強(qiáng)的業(yè)務(wù)性和服務(wù)性,對檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)要求也更高,具有良好的創(chuàng)新意識(shí),充分利用檔案資源,解釋不同崗位員工的職責(zé),有效保障員工的專業(yè)素質(zhì)。例如,在選擇檔案管理人員時(shí),選擇具有強(qiáng)烈政治意識(shí)、高度責(zé)任感、良好素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)的人員,引導(dǎo)他們積極參加各種培訓(xùn)課程,提高檔案管理質(zhì)量和整個(gè)檔案管理質(zhì)量,拓寬視野,了解檔案管理技術(shù)的發(fā)展和創(chuàng)新理念,使檔案管理人員能夠更好、更清晰地了解檔案管理工作,克服傳統(tǒng)的管理限制,進(jìn)行質(zhì)的改變,以改進(jìn)機(jī)構(gòu)編制檔案的管理。

        (六)提升機(jī)構(gòu)編制檔案管理的社會(huì)服務(wù)水平

        檔案管理作為一種管理服務(wù),其服務(wù)水平的高低直接影響到各部門的績效,做好新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作,要不斷提高檔案事業(yè)單位管理水平,充分尊重檔案事業(yè)單位管理在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用,提高檔案管理服務(wù)水平。首先,做好檔案解密工作,在保密的基礎(chǔ)上以開放的心態(tài),為有需要的部門和人員提供最新、高質(zhì)量的檔案管理服務(wù),提高機(jī)構(gòu)檔案查閱效率,確保檔案統(tǒng)一使用。其次,認(rèn)真開展數(shù)據(jù)收集。定期(通常限于五年)重組檔案信息,深入處理并創(chuàng)建機(jī)構(gòu)的信息和實(shí)用年鑒,或根據(jù)完整的指南進(jìn)行編輯,編輯關(guān)于年份、機(jī)構(gòu)發(fā)展、記憶、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等的文件。注意到在機(jī)構(gòu)工作人員發(fā)展方面取得的新成就和新經(jīng)驗(yàn),為各級(jí)管理層的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展和科學(xué)決策提供全面、準(zhǔn)確的檔案依據(jù),并強(qiáng)調(diào)檔案的作用。

        結(jié)論

        綜上所述,在新時(shí)代計(jì)算機(jī)化的背景下,機(jī)構(gòu)和檔案管理的重要性逐漸變得重要,機(jī)構(gòu)的檔案管理對社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出了重大貢獻(xiàn),必須不斷提高機(jī)構(gòu)的檔案管理和服務(wù)水平,為相關(guān)人員和部門提供充足、有效和可靠的檔案。

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