馬凱

(山西醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院，山西 太原 030001)

醫(yī)院的檔案包括各種醫(yī)院文件、基建圖紙、會(huì)計(jì)憑證、科研課題等資料，是記載醫(yī)院診療情況和發(fā)展過程的權(quán)威憑證，也是寶貴的歷史資料，存儲(chǔ)價(jià)值非常大，一旦管理不善、發(fā)生毀壞或丟失，其損失是難以估量的。因此，一定要加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理，特別是近些年隨著醫(yī)療改革的逐步深入，很多醫(yī)院的規(guī)模也在不斷發(fā)展壯大，檔案工作也會(huì)面臨更多的問題。

1 公立醫(yī)院檔案工作的重要性

檔案是無形的寶貴資產(chǎn)，是日常工作中的重點(diǎn)，對(duì)于任何單位來說都十分重要。如果想要高效率地完成各類檔案的日常工作，就一定要增強(qiáng)檔案意識(shí)，重視檔案管理[1]。工作中所產(chǎn)生的各類文件、會(huì)計(jì)憑證、榮譽(yù)證書、版匾、聲像等資料需要進(jìn)行系統(tǒng)、專業(yè)的分類管理，確保檔案資料的完整性、安全性和有效性，并有效利用檔案資料，服務(wù)好廣大群眾。因此，必須重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決問題，使各項(xiàng)工作向高質(zhì)量、高效率的方向發(fā)展，更好地完成歸檔工作[1]。

2 公立醫(yī)院檔案工作存在的問題

2.1 檔案管理工作的意識(shí)不強(qiáng)

首先，醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案管理意識(shí)比較薄弱。長(zhǎng)久以來，都有重醫(yī)療服務(wù)、輕檔案管理的思想，認(rèn)為檔案管理的好壞和醫(yī)院的整體發(fā)展直接關(guān)系不太大，也不能為醫(yī)院帶來很多經(jīng)濟(jì)效益，因此把檔案管理的工作遺忘在“角落”，并不會(huì)將檔案管理列入醫(yī)院的工作重點(diǎn)中，檔案工作在醫(yī)院中地位低。其次，對(duì)檔案工作不太重視。一些醫(yī)務(wù)人員認(rèn)為，只有檔案部門的工作人員才應(yīng)該負(fù)責(zé)醫(yī)院的檔案管理，自己主要是為患者服務(wù)，檔案管理的好壞與自己無關(guān)，導(dǎo)致收集檔案資料困難，缺乏系統(tǒng)性、完整性和真實(shí)性。

2.2 檔案管理力量比較薄弱

大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員都是半路出家的非檔案專業(yè)的工作人員，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)技能培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平普遍偏低，都是在“干中學(xué)、學(xué)中干”，對(duì)于檔案管理沒有規(guī)范、系統(tǒng)的概念，導(dǎo)致檔案管理工作無法科學(xué)、有效地進(jìn)行[2]。醫(yī)院在不斷發(fā)展，所形成的檔案資料也在不斷增加，這就要求檔案管理工作人員不斷進(jìn)步，及時(shí)吸納外界新的管理模式與管理理念。

2.3 醫(yī)院檔案管理硬件設(shè)備投入不足

在檔案管理工作中，信息化建設(shè)非常重要，陳舊的檔案管理軟件已不能滿足全面的日常工作，使工作流程更加繁瑣，給檔案工作人員帶來不便，工作效率低。現(xiàn)階段，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)仍停留在計(jì)算機(jī)的日常管理上，使用單機(jī)版的檔案管理軟件，而且網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)據(jù)得不到共享和傳遞，無法實(shí)現(xiàn)大幅度提升檔案電子信息化管理水平。

3 改進(jìn)策略

3.1 提高醫(yī)院各級(jí)人員對(duì)檔案工作的重視程度

首先，醫(yī)務(wù)人員必須改變傳統(tǒng)的理念，正確理解醫(yī)院檔案管理的意義，認(rèn)識(shí)到其必要性和重要性，明確加強(qiáng)檔案管理不僅可以為醫(yī)院的科研發(fā)展提供科學(xué)依據(jù)，也可以總結(jié)醫(yī)院各方面的管理經(jīng)驗(yàn)，提高醫(yī)院的整體管理水平[3]。檔案管理工作的本質(zhì)其實(shí)是一種服務(wù)，所以要在工作中加強(qiáng)服務(wù)精神，強(qiáng)化服務(wù)理念，拓展服務(wù)范圍，從而發(fā)揮檔案的價(jià)值。其次，還要加強(qiáng)檔案部門工作人員對(duì)工作的主動(dòng)性和重視程度。檔案部門的工作人員應(yīng)改變以往傳統(tǒng)的檔案管理方式和工作理念，從過去的“要”“等”“靠”的被動(dòng)式、封閉式管理變?yōu)橹鲃?dòng)式、開放化管理，做到主動(dòng)服務(wù)、跟蹤管理，最大化利用檔案[4]。與此同時(shí)，檔案工作人員也要樹立現(xiàn)代化的檔案?jìng)鞑ヒ庾R(shí)，加強(qiáng)各科室、各層級(jí)醫(yī)務(wù)人員對(duì)各類檔案的收集意識(shí)，這樣檔案工作才能真正做到為醫(yī)院管理和科研、教學(xué)服務(wù)。

3.2 進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院的檔案管理工作特點(diǎn)是專業(yè)性高、機(jī)密度高、保管性強(qiáng)，且檔案的管理工作所涉及的內(nèi)容也比較繁雜，所以必須制訂一套完善的科學(xué)的檔案管理體系，要根據(jù)現(xiàn)今檔案管理的現(xiàn)狀和主要問題，嚴(yán)格按照《檔案法》和《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等相關(guān)的管理?xiàng)l款和制度，建立起一套適合醫(yī)院的可行性較高的檔案管理辦法，統(tǒng)一管理不同部門的各類檔案材料，還要制訂適合的考核制度[5]。同時(shí)也要加強(qiáng)規(guī)范檔案資料的登記、傳達(dá)制度，達(dá)到檔案資料動(dòng)態(tài)考核管理，從而在發(fā)生資料遺失和泄漏時(shí)方便追蹤和查找，保障醫(yī)院檔案的完整性和保密性。

3.3 加大對(duì)醫(yī)院檔案硬件設(shè)施的投入

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展和需求，不僅人力資源投入大，而且效率低，給每年檔案統(tǒng)計(jì)工作帶來很大困難，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，準(zhǔn)確率不高。檔案工作人員一定要打破舊的管理思維，采用適合檔案管理的新型辦公軟件，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料共享，做到足不出戶就可以在互聯(lián)網(wǎng)上查到自己想要的資料，方便快捷，準(zhǔn)確率高。這就需要我們?cè)跈n案管理過程中加大軟硬件投入，提升電子信息化水平。建設(shè)系統(tǒng)化、信息化的檔案管理流程，對(duì)實(shí)物檔案和信息類檔案的保存都會(huì)大有益處。對(duì)于檔案資料的使用和借閱，也要有信息化的管理平臺(tái)，做到借出和歸還有電子記錄，從而減少檔案資源的流轉(zhuǎn)時(shí)間和統(tǒng)計(jì)過程，并且能夠及時(shí)準(zhǔn)確地保存檔案資料，大幅度地提升檔案的使用效率[5]。

3.4 提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平和政治素質(zhì)

檔案工作人員應(yīng)該熟悉檔案管理的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟練掌握檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)和檔案整理操作技能，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)自身專業(yè)水平。檔案管理人員還要加強(qiáng)自身政治理論素養(yǎng)和職業(yè)道德。檔案管理工作是一項(xiàng)機(jī)密性、政治性很高的工作，檔案工作人員不僅業(yè)務(wù)精，還要立場(chǎng)硬，遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，時(shí)刻保持高度的組織紀(jì)律性，堅(jiān)決不能發(fā)生泄密現(xiàn)象。定期進(jìn)行思想政治理論培訓(xùn)，提升自身的政治素質(zhì)和敬業(yè)精神，這樣才能培養(yǎng)出專業(yè)性強(qiáng)、政治素質(zhì)高的檔案管理工作人員，大大提升檔案工作的效率和水準(zhǔn)。

總而言之，檔案工作是日常工作的基礎(chǔ)，是平時(shí)工作的重要資源和憑證。時(shí)代在發(fā)展，檔案管理工作也要緊緊跟上時(shí)代的步伐，進(jìn)而推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治文化建設(shè)的全面發(fā)展。