江春慧

（海南科技職業(yè)大學(xué)檔案館，海南 ?？?571126）

隨著社會(huì)的發(fā)展，數(shù)字化、信息化、科技化時(shí)代已然到來(lái)，在科技社會(huì)盛行的當(dāng)下，信息變得通達(dá)、無(wú)處不在。針對(duì)企業(yè)的檔案管理工作，科技信息幫助企業(yè)檔案管理部門解決了傳統(tǒng)管理模式下所遺留的檔案保存問(wèn)題，又為檔案信息管理帶來(lái)了新的困境，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息平臺(tái)的共享，保證檔案信息安全成為企業(yè)檔案管理部門的首要任務(wù)，如何高效利用信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行高效管理，成為檔案管理部門所要面臨的問(wèn)題。保障人才信息的安全，才能為企業(yè)的發(fā)展不斷填充人力，為企業(yè)后續(xù)的成長(zhǎng)，以及企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)節(jié)站穩(wěn)腳跟都有很大的幫助。

一、什么是大數(shù)據(jù)

隨著科技的進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸成熟和發(fā)展，人們可以通過(guò)各種渠道來(lái)了解并得知各式各樣的信息消息，大數(shù)據(jù)就是通過(guò)科技與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行的一種數(shù)據(jù)管理方式，通過(guò)建立多平臺(tái)形式，實(shí)現(xiàn)資源管理以及各行業(yè)資源共享的一種形式。企業(yè)將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的重要標(biāo)志，也是企業(yè)創(chuàng)新工作模式的重要內(nèi)容，通過(guò)信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理部門的工作，提高檔案管理部門的管理水平和管理效率，提高企業(yè)對(duì)檔案的利用率，同時(shí)也促進(jìn)了企業(yè)的管理水平和經(jīng)營(yíng)水平的提升［1］。

二、大數(shù)據(jù)下檔案管理的優(yōu)勢(shì)

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)的檔案管理部門，將檔案信息科技化、數(shù)字化，改掉了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，節(jié)省出為存留紙質(zhì)檔案信息所利用的大量的有限的辦公區(qū)域，可以將有限的物力投入到更需要的部門當(dāng)中，將資源進(jìn)行合理、高效的利用?，F(xiàn)在的檔案管理工作，以計(jì)算機(jī)為主體，將檔案信息直接以數(shù)字化的形式，錄制在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，再進(jìn)行合理的編碼，節(jié)省了企業(yè)因查閱人才檔案時(shí)所浪費(fèi)的時(shí)間，方便了檔案部門調(diào)取人才的檔案信息，提高了檔案信息的管理工作，同時(shí)也提高了人才檔案信息的使用效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案因?yàn)槔眉垙堖M(jìn)行書(shū)寫保留，極容易因?yàn)榇娣诺攸c(diǎn)潮濕或者紙張本身的原因，導(dǎo)致人才檔案信息不能很好地保存下來(lái)，極容易導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部諸多檔案信息丟失或者損壞，影響了企業(yè)對(duì)人才管理的效率和水平，數(shù)字化的檔案信息管理模式，通過(guò)檔案上傳到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，只需保證計(jì)算機(jī)完好，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)安全，就可以長(zhǎng)期保留人才的檔案信息，使檔案可以一直存留，也方便了人才在晉升時(shí)直接調(diào)取檔案進(jìn)行查閱。

三、大數(shù)據(jù)下檔案管理面臨的問(wèn)題

（一）檔案管理工作沒(méi)有明確的規(guī)章制度

企業(yè)的檔案管理部門從紙質(zhì)檔案管理模式向數(shù)字化檔案管理模式轉(zhuǎn)變時(shí)，企業(yè)重點(diǎn)重視工作模式的轉(zhuǎn)變，而忽略了相應(yīng)的規(guī)章制度的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的規(guī)章制度已經(jīng)不再適用大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的企業(yè)檔案管理工作，沒(méi)有明確的規(guī)章制度來(lái)約束與規(guī)范檔案管理部門的工作，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理部門的工作人員管理檔案信息水平不高，管理思想陳舊，阻礙了檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

（二）對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)不高

隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展，企業(yè)檔案管理部門借助互聯(lián)網(wǎng)科技實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效管理，極大提高了管理水平，但因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)信息存在安全問(wèn)題，而企業(yè)在檔案信息管理方面的工作，缺乏對(duì)管理人員以及管理環(huán)境進(jìn)行安全教育，導(dǎo)致管理人員的信息安全意識(shí)不強(qiáng)，管理環(huán)境以及管理系統(tǒng)的安全建設(shè)不到位，極容易使檔案管理系統(tǒng)受到外部的攻擊，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息受到損壞，影響企業(yè)的正常發(fā)展。

（三）當(dāng)出現(xiàn)機(jī)器故障時(shí)沒(méi)有應(yīng)對(duì)策略

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，雖然方便了企業(yè)檔案管理部門的工作，但對(duì)于檔案管理工作環(huán)節(jié)中，出現(xiàn)意外情況的事情，檔案管理部門的工作人員往往缺乏對(duì)應(yīng)急事件的處理對(duì)策，導(dǎo)致檔案信息丟失或者受損，為企業(yè)對(duì)人才管理帶來(lái)不必要的問(wèn)題，人才檔案信息的丟失，也直接影響了企業(yè)對(duì)人才的管理水平和掌握，為企業(yè)的健康發(fā)展帶來(lái)影響。

（四）沒(méi)有先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)

雖然現(xiàn)在信息技術(shù)日漸成熟和發(fā)展，但依舊沒(méi)有一款絕對(duì)安全的管理系統(tǒng)，可以提供給企業(yè)進(jìn)行檔案信息安全的管理，企業(yè)內(nèi)部沒(méi)有專業(yè)工作人員對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)和檢查，致使檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)增加，加大檔案管理工作人員的工作難度，如遇到系統(tǒng)遭到攻擊或受到損害，檔案管理人員無(wú)法應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況，導(dǎo)致檔案信息受損。

（五）管理人員的管理能力不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作，要求檔案管理工作人員掌握一定的信息技術(shù)和管理能力，對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行高效管理。但因?yàn)楣芾砣藛T的綜合實(shí)力普遍有限，管理人員對(duì)檔案信息管理技術(shù)的掌握只停留在管理界面的基本操作上，只掌握了檔案管理的基本操作，沒(méi)有更加熟練地掌握檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致在檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)卡頓情況時(shí)，管理人員無(wú)法利用專業(yè)知識(shí)進(jìn)行調(diào)整與修復(fù)，從而增加了檔案管理系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，為檔案管理工作帶來(lái)困難［2］。

四、大數(shù)據(jù)下檔案管理的應(yīng)對(duì)策略

（一）建立相應(yīng)的檔案管理制度

企業(yè)在推動(dòng)檔案管理部門現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，數(shù)字化、信息化的檔案管理模式，需要大量的資金作為支撐，需要先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備作為保障，確保檔案信息的安全。因此企業(yè)要明確規(guī)定檔案管理部門的工作，明確檔案管理部門所需的資金投入，重視檔案管理部門的管理工作，明確規(guī)定檔案管理的數(shù)字化建設(shè)流程，規(guī)定管理工作進(jìn)程，利用規(guī)章制度來(lái)約束管理人員的工作效率，通過(guò)規(guī)則將責(zé)任落實(shí)到企業(yè)檔案管理的相關(guān)負(fù)責(zé)人身上，規(guī)范管理人員的工作流程，加強(qiáng)對(duì)管理人員的建設(shè)，使管理人員可以高效地對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、整理和錄用的操作，并按照規(guī)定給各個(gè)部門的人才檔案進(jìn)行編碼，方便日后查閱和調(diào)取。運(yùn)用科技信息技術(shù)，通過(guò)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行約束，來(lái)規(guī)范管理人員的工作流程。

（二）加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息的安全建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)字化檔案信息最重要的就是安全問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員安全意識(shí)教育，并在相應(yīng)的計(jì)算機(jī)上安裝正版安全軟件，設(shè)立防火墻，防止計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)被入侵，攻入檔案管理系統(tǒng)，造成檔案信息受損。提升管理人員的安全意識(shí)，提醒管理人員檔案管理系統(tǒng)的賬號(hào)以及密碼，應(yīng)牢記于心，不要圖一時(shí)的方便，就直接放在桌面的顯眼位置，或直接寫在紙條上，方便工作人員的輸入；要提醒管理人員對(duì)檔案管理系統(tǒng)的賬號(hào)密碼進(jìn)行定期的修改，利用數(shù)字與英文相組合的形式，加強(qiáng)密碼的強(qiáng)度，不要圖方便省事設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，極容易遭受外部的破解；定期對(duì)電腦的安全環(huán)境進(jìn)行檢查，定期維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的安全，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全建設(shè)，避免因人為因素所產(chǎn)生的事情，導(dǎo)致檔案信息受到損失。

（三）及時(shí)做好檔案信息的備份

數(shù)字化的檔案信息管理，極大方便了工作人員對(duì)檔案信息的管理工作，檔案部門應(yīng)制定一套完整的檔案管理工作流程，并及時(shí)地將檔案信息進(jìn)行備份，防止電腦出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致磁盤損壞，數(shù)據(jù)丟失的情況出現(xiàn)，影響企業(yè)對(duì)人才檔案信息的管理和掌控。在應(yīng)對(duì)突發(fā)問(wèn)題導(dǎo)致人才檔案信息丟失時(shí)，檔案管理人員可以通過(guò)備份數(shù)據(jù)的形式，來(lái)保障檔案信息的完好無(wú)損，也避免了人才檔案信息的丟失所帶來(lái)的影響。對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的備份管理，也方便了檔案管理工作人員的管理工作，在計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代的時(shí)候，可以直接將備份好的數(shù)據(jù)恢復(fù)到新的設(shè)備上，節(jié)省了檔案管理人員的工作時(shí)間，降低了檔案管理的工作難度［3］。

（四）主動(dòng)尋求與大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)的合作

企業(yè)在推動(dòng)檔案管理部門現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程時(shí)，應(yīng)及時(shí)地與外界的大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)合作，建設(shè)較為完善的管理體系與管理系統(tǒng)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與成熟，沒(méi)有絕對(duì)安全的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，因此，企業(yè)可以借助大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)的先進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與科技，不斷完善檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理系統(tǒng)的安全系數(shù)。通過(guò)大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，并結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)，開(kāi)發(fā)出適合本企業(yè)檔案管理工作模式的系統(tǒng)，降低互聯(lián)網(wǎng)科技所帶來(lái)的安全隱患，還可以將互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)與本企業(yè)的特色進(jìn)行有機(jī)融合，開(kāi)發(fā)出適合企業(yè)發(fā)展特點(diǎn)的檔案管理系統(tǒng)，增加企業(yè)對(duì)檔案信息的管理水平。同時(shí)依托先進(jìn)的信息技術(shù)，及時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)，保障檔案管理系統(tǒng)的工作環(huán)境，減少檔案管理系統(tǒng)被入侵的事件出現(xiàn)，從而加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理的安全建設(shè)。

（五）加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門人員的培訓(xùn)

隨著檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)步伐的推進(jìn)，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的建設(shè)，建設(shè)出一支高水平、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。企業(yè)可以通過(guò)多方位的培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)管理人員的技術(shù)水平的建設(shè)，提高檔案管理人員的工作效率。通過(guò)開(kāi)展專業(yè)的檔案管理工作交流會(huì)，與經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理工作人員進(jìn)行交流，學(xué)習(xí)其中所蘊(yùn)含的管理知識(shí)和管理技巧，來(lái)強(qiáng)化自身的實(shí)力，增加檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。通過(guò)對(duì)管理人員的互聯(lián)網(wǎng)技能培訓(xùn)，增加管理人員對(duì)互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)操作水平的提升。加強(qiáng)對(duì)管理人員的能力建設(shè)，強(qiáng)化管理人員的操作能力；加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案管理系統(tǒng)的熟悉與操作，在管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障問(wèn)題時(shí)，管理人員可以通過(guò)自身所掌握的知識(shí)和技能，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的修改和調(diào)整，及時(shí)維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的安全，并修復(fù)檔案系統(tǒng)所出現(xiàn)的漏洞情況，保障檔案信息的安全［4］。

總而言之，檔案管理是企業(yè)高效選拔和管理人才的重要環(huán)節(jié)，人才檔案信息的安全，影響著企業(yè)的安全生產(chǎn)與發(fā)展。因此，保障人才檔案信息的安全，是檔案管理部門在大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)科技時(shí)代的重要工作，同樣也是影響著能否促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重點(diǎn)。企業(yè)要不斷深化創(chuàng)新技術(shù)，將檔案管理工作與現(xiàn)代社會(huì)趨勢(shì)相結(jié)合，提高檔案管理人員的安全意識(shí)與管理水平。在大數(shù)據(jù)的背景下，可以有效利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行高效的管理和利用，提高企業(yè)對(duì)人才信息檔案的利用，提高企業(yè)對(duì)人才信息的掌握，為企業(yè)的發(fā)展補(bǔ)充充足的人才，增加企業(yè)在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中的實(shí)力，提升企業(yè)的管理能力，提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)水平，為企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中提供有力的支持和幫助。