鄭曉蓉

（重慶市黔江區(qū)黃溪鎮(zhèn)人民政府，重慶 黔江 409000）

眾所周知，檔案管理是一項較為繁瑣且雜難的工作，需要工作者具備較強的管理能力以及較高的政治素質(zhì)。作為一名檔案管理員，筆者深知此項工作的艱難，但要想提高工作效率，每一位工作者都應該掌握檔案管理的方法并熟悉檔案管理的流程，這樣才能做好這份至關(guān)重要的工作。在下文中，筆者將對如何做好檔案管理工作提出幾點建議。

一、檔案管理員應具備政治素質(zhì)

檔案是伴隨著每一位居民和工作人員的重要資料，檔案中不僅包含人們的基本信息、受教育經(jīng)歷，還包含著人們一生的榮譽和懲罰，可以毫不夸張地說，檔案能在一定程度上反映人們的真實情況。隨著社會的不斷發(fā)展和進步，越來越多的地區(qū)開始重視檔案管理工作，并且也對檔案管理員提出了更高的要求，如何做好檔案管理工作也成為了每一位檔案管理員必須認真思考的問題。檔案管理工作和其他工作有一定的不同之處，這主要體現(xiàn)在處理的對象不同，檔案管理員每天都需要處理檔案資料，而檔案資料是一種具有特殊性質(zhì)的資料，資料中涉及到諸多個人隱私問題。作為一名檔案管理員，應先具備政治素質(zhì)，即應認真恪守工作職責，嚴格遵守規(guī)章制度。一般情況下，相關(guān)部門都會嚴格要求每一位檔案管理員，即要求他們應注意保護檔案資料的隱私，切勿泄露檔案資料的秘密，眾所周知，一旦個人檔案資料被泄露，必將造成不可挽救的錯誤。在談及如何做好檔案管理工作之時，很多工作人員都會絞盡腦汁地探尋檔案管理方法，依筆者的觀點而言，無論探尋何種優(yōu)良的檔案管理方法，管理員都應該先提高自己的政治覺悟，即在自己的工作范圍內(nèi)保護檔案資料，避免檔案資料以不正當?shù)姆绞搅鱾鞒鋈ァ．斎幻恳晃粰n案管理者也應該尊重檔案人的個人隱私，不得以個人理由窺探別人的檔案資料，保護檔案人的個人隱私是每一位檔案工作者必須具備的政治素質(zhì)。從小的方面來說，檔案管理是一項整理實際資料的工作；而從大的方面來說，這是一項政治性的工作，只有檔案管理員具備政治素質(zhì)，才能把這項工作做得盡善盡美。

二、檔案管理員應細心對待工作

管理檔案是一項極為細致的工作，需要工作者始終以細心的態(tài)度來對待工作，這樣才能確保這項工作在不出任何差錯的情況下得以完成。一旦在管理檔案資料的過程中出現(xiàn)任何紕漏，都會嚴重影響檔案人的個人前途和生活。管理檔案的最佳方法就是管理者應足夠細心，并以全神貫注的態(tài)度來對待工作，在工作的過程中切勿做一些與工作無關(guān)的事情，這樣只會使管理員在工作的過程中分散注意力，從而影響工作效率的提高。據(jù)了解，很多檔案管理員都會在整理檔案的過程中播放音樂，雖然音樂的確能促進工作者舒緩心情，使工作者能在愉悅的環(huán)境中工作，但“一心不能二用”這句話不無道理，在音樂的熏陶下，很多管理員都不能集中精力地從事檔案整理工作，有些管理員甚至還會沉醉在音樂中，在這種情況下辦公極易出現(xiàn)工作上的失誤。要想做好檔案管理工作，每一位檔案管理員都應該從內(nèi)心深處認識到細心辦公的重要性，即時刻嚴格要求自己應仔細對待每一份檔案，切勿以急躁之心整理資料。當然要想保證管理員能細心地處理檔案資料，打造安靜的工作環(huán)境也是極其重要的，只有在極其安靜的工作環(huán)境中，工作者才能不受外界打擾細心地工作。管理員是否能細心地工作不僅取決于他們的工作態(tài)度，還取決于工作環(huán)境，因此管理員應在工作期間盡量避免與外界進行不必要的接觸，頻繁的接觸只會擾亂他們工作的心思，從而影響工作的效果。

在從事檔案管理工作的過程中，經(jīng)常都會涉及到檔案存檔和調(diào)離檔案的工作，由于檔案資料具有一定的隱私性，因此，在處理這類工作時，每一位管理員都應該極其細心地整理或處理相關(guān)檔案。例如，管理員應要求檔案人自己持有本人身份證來提取檔案，并在檔案人提供身份證時仔細核對是否是其本人，如若發(fā)現(xiàn)不是本人，則應上報上級部門，并停止檔案提取工作，這樣才能在工作中做到萬無一失。只有細心地對待檔案管理工作，才能避免出現(xiàn)工作上的失誤，確保能更高效地管理檔案。

三、管理員應提高自身的工作能力

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，我國已全方位進入了信息化時代，不同領域的工作者都開始借助于信息化技術(shù)進行辦公，信息化技術(shù)不能為工作者們提供便利，還能簡化工作過程，從而提高人們的工作效率。有的管理員會抱怨檔案分類工作較為繁瑣，當然筆者并不否認檔案分類是一項較為重要的工作，并且要想將繁雜的檔案進行分類的確存在一定的難度，但如果借助于信息化技術(shù)進行分類就能有效地解決這一問題。檔案分類不僅要在電腦中記錄分類信息，還需要在檔案架上根據(jù)不同類別的信息陳列不同的檔案便于查找。在政府檔案館中會涉及到大量的檔案袋，這為管理員的工作帶來了一定的難度，要想在檔案架上快速找到需要的檔案的確需要花費不少時間，而如若管理員能將檔案分類信息錄入在電腦中，則能快速通過電腦查找出所需檔案的確切位置。當然要想高效完成檔案分類和查找工作，每一位管理員都應該提高自身的工作能力，加強信息技術(shù)的學習。信息技術(shù)能提高工作效率，同時也能使工作現(xiàn)代化，雖然檔案資料仍然是紙質(zhì)資料，但在管理檔案的過程中信息技術(shù)仍然是管理員不可或缺的。這就要求每一位管理員都應該提高自己的思想認識，認識到信息技術(shù)的重要性，同時還應該利用業(yè)余時間加強信息技術(shù)學習。和信息技術(shù)相關(guān)的內(nèi)容較為豐富，不僅包括電腦操作技術(shù)，還包括和信息技術(shù)相關(guān)的專業(yè)知識，只有管理員以謙遜的態(tài)度進行學習，他們才能熟練地運用信息技術(shù)處理工作，從而避免陷入繁雜的環(huán)境中工作。

綜上所述，雖然管理檔案是一項較為繁瑣的工作，但只要每位管理員能始終持有細心的態(tài)度，并極力提高自身的工作能力，則能在一定程度上提高工作效率。