付丹

（博興縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 濱州 256500）

基于《中華人民共和國(guó)檔案法》頒布及實(shí)施的背景下，各大企業(yè)及單位均非常重視自身檔案管理工作的強(qiáng)化[1]。而從人力資源和社會(huì)保障局角度考慮，做好個(gè)人檔案管理工作，有助于記錄單位員工的成長(zhǎng)經(jīng)歷，促進(jìn)單位員工在職場(chǎng)的可持續(xù)發(fā)展；同時(shí)，還能夠優(yōu)化單位人才結(jié)構(gòu)，為單位人才發(fā)展提供信息數(shù)據(jù)支持。但是，由于現(xiàn)狀人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理工作存在一些問(wèn)題，比如：個(gè)人檔案管理制度及結(jié)構(gòu)有待健全、檔案信息化管理水平有待提升等。因此，為了提升人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理工作的效率及質(zhì)量，本文圍繞“人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理的措施”進(jìn)行分析研究?jī)r(jià)值意義顯著。

一、人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題分析

（一）個(gè)人檔案管理制度及結(jié)構(gòu)有待健全

基于新形勢(shì)下，人力資源和社會(huì)保障局在個(gè)人檔案管理工作中，需確保與社會(huì)發(fā)展需求相符，并對(duì)自身內(nèi)部管理制度及結(jié)構(gòu)加以健全。但是，因管理部門(mén)在崗位設(shè)置方面不夠規(guī)范、合理，同時(shí)現(xiàn)有制度不夠健全，使得個(gè)人檔案管理工作難度加大；同時(shí)，在管理工作人員配置不夠的情況下，難以提高個(gè)人檔案管理工作的效率。此外，管理制度不夠健全，難以對(duì)管理人員起到規(guī)范、約束的作用，使得對(duì)個(gè)人檔案管理的積極性及責(zé)任意識(shí)不高，最終導(dǎo)致個(gè)人檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（二）個(gè)人檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有待強(qiáng)化

在人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，檔案管理人員扮演著非常重要的角色。倘若檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平不夠高，則難以提升個(gè)人檔案管理工作的效率及質(zhì)量。從目前來(lái)看，人力資源和社會(huì)保障局面臨的個(gè)人檔案管理信息資料繁雜，面對(duì)個(gè)人“卷”、“件”等檔案信息，如果在管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)及業(yè)務(wù)能力水平不足的情況下，便難以完成龐大的收集、分析、歸檔、存儲(chǔ)等管理工作任務(wù)，進(jìn)而使個(gè)人檔案管理的效率及質(zhì)量難以得到有效提升[2]。

（三）個(gè)人檔案信息化管理水平有待提升

由于人力資源和社會(huì)保障局產(chǎn)生的個(gè)人檔案信息資料繁多，現(xiàn)狀下難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化與同區(qū)域管理，進(jìn)而出現(xiàn)檔案管理庫(kù)房在布局上較為分散的現(xiàn)象。而檔案管理庫(kù)房分散，則會(huì)增加管理工作的成本費(fèi)用，且需配置更多的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施設(shè)備。與此同時(shí)，現(xiàn)狀下相關(guān)人力資源和社會(huì)保障局工作單位在檔案管理部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上不夠統(tǒng)一，尤其是在信息化管理水平方面還有待提升。顯然，在信息化管理水平不高的情況下，個(gè)人檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量、安全性及均受到影響，并且個(gè)人檔案的信息共享、利用率也會(huì)受到很大程度的影響。因此，提升個(gè)人檔案信息化管理水平刻不容緩。

二、人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理的具體措施分析

（一）健全個(gè)人檔案管理制度及人員配置結(jié)構(gòu)

一方面，需在個(gè)人檔案管理現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)行改進(jìn)并完善，重視個(gè)人檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的制定、實(shí)施及普及，提高檔案管理人員的法律意識(shí)，并對(duì)日常管理工作起到一定的約束、規(guī)范作用[3]。同時(shí)，重視獎(jiǎng)懲機(jī)制的落實(shí)，對(duì)管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、高效的人員給予精神方面與物質(zhì)方面的獎(jiǎng)勵(lì)；針對(duì)管理工作不積極、不負(fù)責(zé)的人員給予一定懲罰及引導(dǎo)，促進(jìn)個(gè)人檔案管理工作效率及質(zhì)量的全面提升。另一方面，還有必要健全檔案管理人員配置結(jié)構(gòu)，針對(duì)個(gè)人檔案的特點(diǎn)、內(nèi)容，對(duì)人員進(jìn)行合理配置，明確分工及責(zé)權(quán)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，提高檔案管理人員在自身崗位工作的積極性及責(zé)任態(tài)度；同時(shí)，對(duì)個(gè)人檔案管理工作所需設(shè)施設(shè)備合理配置，確保數(shù)量充足，性能優(yōu)化，以此為個(gè)人檔案管理工作高效性的實(shí)現(xiàn)提供有效支持。

（二）強(qiáng)化個(gè)人檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)能力

為了使個(gè)人檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)能力得到有效強(qiáng)化，人力資源和社會(huì)保障局需針對(duì)檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，培訓(xùn)側(cè)重“理論＋實(shí)踐”能力的培訓(xùn)，保證通過(guò)培訓(xùn)能夠提升檔案管理人員的理論知識(shí)水平及業(yè)務(wù)實(shí)踐能力水平。并且，需指導(dǎo)檔案管理人員深入學(xué)習(xí)電子化、信息化、智能化檔案管理方法技巧，聘請(qǐng)專(zhuān)家、行業(yè)技術(shù)人才來(lái)單位指導(dǎo)教學(xué)，進(jìn)一步為提升單位個(gè)人檔案信息化管理水平奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)[4]。

（三）提升個(gè)人檔案信息化管理水平

為了全面提升個(gè)人檔案信息化管理水平，需改進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的不足，加強(qiáng)信息化檔案管理庫(kù)房建設(shè)，針對(duì)人力資源和社會(huì)保障局的個(gè)人檔案信息資料進(jìn)行統(tǒng)籌分析、整理、分類(lèi)歸檔、合理利用。同時(shí)，構(gòu)建統(tǒng)一化的個(gè)人檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，使個(gè)人檔案信息資料的整合、利用效率提升。配置數(shù)量充足的信息化軟硬件設(shè)備、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才等，為信息化管理的實(shí)現(xiàn)奠定良機(jī)。此外，還需重視數(shù)字加密技術(shù)、訪問(wèn)權(quán)限技術(shù)的應(yīng)用，保證個(gè)人檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的安全性；通過(guò)訪問(wèn)權(quán)限技術(shù)的利用，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，使具備權(quán)限的人員能夠在權(quán)限范圍內(nèi)合理利用個(gè)人檔案信息資源，不具備訪問(wèn)權(quán)限的人員則“拒之門(mén)外”。如此，既實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，又保證了檔案信息的安全性。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)狀下人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理工作存在多方面的問(wèn)題，因此需要健全個(gè)人檔案管理制度及人員配置結(jié)構(gòu)，并強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)能力，進(jìn)一步提升檔案信息化管理水平，以此使人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升，最終促進(jìn)人力資源和社會(huì)保障局整體管理工作的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展。