文/鄭珊珊 季超（國網(wǎng)江蘇省電力有限公司揚(yáng)州市供電分公司）

檔案的開發(fā)利用工作是供電企業(yè)經(jīng)營管理工作中的重要一環(huán)，是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。電力企業(yè)進(jìn)行全面的檔案開發(fā)利用工作可以充分地了解公司過去和現(xiàn)在的生產(chǎn)狀況，使公司的相關(guān)工作開展有據(jù)可循，同時也可以保障公司進(jìn)行相關(guān)決策。

電力公司的檔案是登記信息的載體和信息收集的重要工具。當(dāng)公司遇到問題時，通過有效的查找文檔，可以幫助管理者快速找到癥結(jié)，利用公司現(xiàn)有技術(shù)來解決相關(guān)的問題，有效利用檔案的開發(fā)利用技術(shù)，可以穩(wěn)定提高公司整體的運(yùn)營效率。電力供應(yīng)公司的檔案應(yīng)予以有效保存，在一定程度上可供其他行業(yè)查閱使用，有效促進(jìn)社會各行業(yè)全面發(fā)展?？梢钥闯?，對于供電公司來說，通過相關(guān)的措施來有效地加強(qiáng)檔案建設(shè)是電力供應(yīng)企業(yè)全面管理的一項重要的工作。

一、檔案開發(fā)工作概述

由于電力企業(yè)的檔案大多都是機(jī)密文件，一般不允許他人隨意查閱，這就導(dǎo)致了很少有人理解開發(fā)利用文檔的重要性，導(dǎo)致一些非常重要的材料和技術(shù)沒有及時的發(fā)現(xiàn)并充分利用，這對電力公司來管理工作是一個巨大的損失。電力公司涉及的部門較多，這就導(dǎo)致了公司內(nèi)部文件較多。靈活使用文檔可以為電力企業(yè)管理帶來許多益處。事實上，文檔的開發(fā)和使用主要是收集和整理公司檔案、提取重要數(shù)據(jù)、分類對其進(jìn)行有效的使用。這個過程雖不需要耗費(fèi)大量的人力物力，但可以獲得很多寶貴的經(jīng)驗。同時，它也是一種非常方便快捷的提高企業(yè)管理水平的方法。在分揀這些材料時，必須派專業(yè)人員對其進(jìn)行科學(xué)合理的分類管理，確保分揀工作的完整和細(xì)致，使分揀工作不會出現(xiàn)重復(fù)分類和錯誤分類的情況，從而有效地提高后續(xù)工作效率。

二、檔案利用工作概述

檔案利用是指電力企業(yè)的檔案室根據(jù)所收集的檔案內(nèi)容的豐富性，通過某種方式和方法，直接提供檔案信息，為企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)的一種經(jīng)營管理活動。

（1）電力企業(yè)需要全面進(jìn)行檔案的利用，以多種方式和手段滿足企業(yè)經(jīng)營中對相關(guān)重要檔案的需求。檔案管理員應(yīng)充分掌握檔案使用的需求和范圍，幫助檔案使用者充分地利用檔案中的相關(guān)信息。

（2）為電力企業(yè)提供提示服務(wù)。當(dāng)企業(yè)的相關(guān)人員到檔案部門檢查（借閱）檔案時，往往是非常緊急的，這就要求檔案的管理人員需要科學(xué)的建立一個高效的查閱系統(tǒng)，使檔案可以充分有效得到利用，確保檔案管理及利用不會失去保存和使用價值。

（3）檔案的編制和使用對于電力供應(yīng)公司的整體運(yùn)作至關(guān)重要，因此供電公司需要加強(qiáng)檔案的整體管理工作，確保檔案可以有效地開發(fā)利用。

三、檔案開發(fā)利用在供電公司全面管理中的重要作用

檔案的開發(fā)利用在供電公司的管理工作中的作用主要有以下幾個方面：

（一）奠定管理基礎(chǔ)

電力企業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)包括設(shè)計項目、建設(shè)項目、單項工程的有關(guān)資料和電力企業(yè)內(nèi)部職工及業(yè)務(wù)往來的基本資料。檔案需要進(jìn)行準(zhǔn)確真實的記錄后交由公司進(jìn)行統(tǒng)一的管理。一方面，可以了解近年來公司員工的組成和職能分配。對于電力企業(yè)的管理人員來說，可以通過檔案來更好地了解員工，并可以結(jié)合其特點來進(jìn)行有效的組織工作分配，不僅可以改善員工以往的工作習(xí)慣，而且可以使員工充分的發(fā)揮自身的作用，有效提升電力企業(yè)的管理及運(yùn)行效率。使公司處于一個和諧的環(huán)境中，運(yùn)營效率自然也會得到提高。此外，管理層將通過檔案對企業(yè)的相關(guān)項目及業(yè)務(wù)環(huán)境也有更深入的了解。

（二）提供決策依據(jù)

供電公司在進(jìn)行相關(guān)事務(wù)的決策時可以參考以往相同或相似案例的處理檔案來進(jìn)行參考。對公司當(dāng)前的發(fā)展有很大的參考價值。當(dāng)供電系統(tǒng)在實際運(yùn)行中出現(xiàn)類似問題時，可以結(jié)合檔案中的處理方法來有效地提升解決問題的效率，在進(jìn)行處理的工作中根據(jù)以前的解決方案和目前的實際情況來進(jìn)行綜合的考慮。相反，若檔案資料缺乏，決策過程的正確與否變得不確定，給供電企業(yè)的發(fā)展帶來了隱患。因此，通過建立檔案信息系統(tǒng)，總結(jié)過去遇到的問題和解決辦法，當(dāng)企業(yè)再遇到類似問題時，管理者可以通過查閱檔案快速做出反應(yīng)，從而為正確的決策提供可靠的科學(xué)依據(jù)，規(guī)避風(fēng)險。

（三）提升經(jīng)濟(jì)效益

作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和日常管理的記錄，電力公司的檔案不僅反映企業(yè)過去的情況，而且最重要的是能夠反映與生產(chǎn)有關(guān)的信息，其中包含的管理和運(yùn)營方面的檔案可有效的幫助目前企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動。

供電公司借用檔案對公司信息進(jìn)行分析，可以解決發(fā)展中遇到的相關(guān)困難，為公司進(jìn)一步創(chuàng)收提供良好的基礎(chǔ)。另一方面,根據(jù)企業(yè)情況和企業(yè)的需要,采取技術(shù)轉(zhuǎn)讓或其他可以利用的方式,為企業(yè)提供方案，結(jié)合檔案中貨物和技術(shù)方面的解決方法，獲得較好的經(jīng)濟(jì)效益。

（四）積累寶貴經(jīng)驗

縱觀電力供應(yīng)企業(yè)的發(fā)展歷程，工程建設(shè)是不可或缺的，但檔案的開發(fā)與管理也不容忽視。電力企業(yè)檔案除書面登記外，還包含大量的專業(yè)數(shù)據(jù)、學(xué)術(shù)文獻(xiàn)、圖片、影像資料等，從這些資料中可以反映出電力供應(yīng)企業(yè)的發(fā)展過程。電力公司在生產(chǎn)過程中留下的寶貴工作經(jīng)驗和技術(shù)核心，對促進(jìn)公司的穩(wěn)定發(fā)展起著非常重要的作用。電力公司檔案保存了公司完整的技術(shù)成果和文化內(nèi)涵，電力公司在發(fā)展中不斷積累經(jīng)驗，促進(jìn)綜合管理水平的提高，促進(jìn)公司的發(fā)展。

（五）維護(hù)合法權(quán)益

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，電力行業(yè)也迎來了較好的發(fā)展機(jī)遇。電力供應(yīng)公司的生產(chǎn)管理逐步規(guī)范，越來越重視檔案的開發(fā)和管理，甚至一些檔案可以作為維護(hù)公司合法權(quán)益的工具。任何企業(yè)的發(fā)展過程中都是不可避免涉及各方權(quán)利和義務(wù)，最原始、最真實的檔案資料是最直接、最有效的證明。對于查閱公司記錄，我們可以準(zhǔn)確確定責(zé)任人，避免不必要的糾紛。如果沒有明確的支持和法律責(zé)任等完整的檔案材料進(jìn)行參考，電力供應(yīng)公司的形象將受到直接影響，可能會降低公司的企業(yè)形象。

四、企業(yè)檔案管理工作的問題及解決方法

（一）供電公司檔案管理人員管理水平普遍偏低

電力企業(yè)檔案內(nèi)容豐富，涉及面廣。從這么多的檔案中很難找到有價值的信息。若想解決這一問題，不僅要有足夠的耐心，還要有高度的專業(yè)精神。然而，許多電力公司的員工不了解供電系統(tǒng)，整體素質(zhì)也不夠高，在這種情況下，檔案的利用不能達(dá)到預(yù)期的效果，實踐中也會出現(xiàn)很多問題，浪費(fèi)大量的人力物力。為了保障檔案發(fā)揮作用，必須對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理人員認(rèn)識到檔案管理在電力事業(yè)發(fā)展中的重要性。

（二）供電公司檔案管理工作受重視程度偏低

隨著社會的快速發(fā)展，企業(yè)和個人都逐漸適應(yīng)了快速的生活方式。人們?nèi)菀仔纬筛≡甑男睦恚魂P(guān)注表面，沉浸于過去。許多電力供應(yīng)公司也沒有對企業(yè)檔案的管理給予足夠的重視，認(rèn)為收集檔案的目的是收集數(shù)據(jù)，不僅不能直接受益，而且浪費(fèi)現(xiàn)有資源。此外，還存在一些管理上的問題，如檔案不完整、不正確等，嚴(yán)重影響了企業(yè)的發(fā)展。因此，檔案管理首先要樹立正確的管理理念，認(rèn)識到檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要保障。

五、供電公司利用信息資源對檔案進(jìn)行開發(fā)的研究

（一）積極探索創(chuàng)造良好的發(fā)展空間

檔案信息建設(shè)是一項非常重要的管理工作，其涉及面較廣。因此，必須對人力和物力資源進(jìn)行全面管理和協(xié)調(diào)，確保檔案管理人員在經(jīng)歷了長期的工作后能夠積累豐富的管理經(jīng)驗。供電公司需要將工作人員的工作經(jīng)驗與相關(guān)的改進(jìn)意見結(jié)合起來，推動檔案工作作用的發(fā)揮。相關(guān)負(fù)責(zé)人重視管理工作，認(rèn)識到待開發(fā)檔案的重要性，仔細(xì)選擇適合當(dāng)前開發(fā)的項目，并充分地對其進(jìn)行專項的利用，以便更好地調(diào)動每個檔案主管人員的積極性，為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的發(fā)展空間。

（二）積極開發(fā)尋求更好的發(fā)展方向

檔案管理中包含的大量信息是最原始的數(shù)據(jù)，涉及面廣，具有很大的參考價值。為了創(chuàng)造更大的效益，供電公司需要依靠合理的檔案資料參考，因此，供電公司可以積極聽取檔案管理人員的反饋信息，將檔案信息融入企業(yè)現(xiàn)實中，逐步使數(shù)據(jù)更加完善。實施有計劃、有針對性的檔案管理開發(fā)和利用。

（三）加強(qiáng)完善管理，提供更有利的保障

在職責(zé)范圍內(nèi)增強(qiáng)工作積極性和高度責(zé)任感，勇于創(chuàng)新，不斷探索適合檔案管理的創(chuàng)新舉措。檔案管理人員應(yīng)該學(xué)習(xí)高科技管理，實現(xiàn)更高的檔案管理技術(shù)水平，推動檔案管理進(jìn)一步發(fā)展，促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化。

供電公司可以經(jīng)常舉辦檔案信息發(fā)展研討會，不斷拓寬視野，豐富思想，提高研究工作的分析能力。

（四）逐步優(yōu)化檔案管理工作，提供可靠的基礎(chǔ)保障

檔案管理信息的不斷完善和豐富，既是檔案建設(shè)的根本任務(wù)，也是檔案可持續(xù)發(fā)展的動力。長期以來，檔案管理人員都將自己的全部精力和經(jīng)驗用于更好地為檔案管理服務(wù)，每個環(huán)節(jié)都需要精細(xì)化的操作。此外，檔案管理人員需要豐富其職業(yè)素養(yǎng)，并不斷改善企業(yè)和人們對檔案信息使用的需求。此外,還要注重檔案在館藏中的應(yīng)用,通過運(yùn)用現(xiàn)有的高新技術(shù),逐步提高利用率，推動電子文件信息管理的廣泛應(yīng)用，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息資源的有序發(fā)展。

六、結(jié)束語

總之，對于電力供應(yīng)企業(yè)來說，檔案的開發(fā)利用對企業(yè)的發(fā)展起著重要的推動作用，是企業(yè)管理能力的直接體現(xiàn)。當(dāng)前,在市場經(jīng)濟(jì)條件下,各行業(yè)之間的競爭日趨激烈,只有不斷提高企業(yè)的自我管理水平，才能在激烈的市場競爭中保持競爭力，謀求企業(yè)的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。